信箱管理制度?目的為加強公司內部溝通與信息傳遞，規范信箱使用，確保各類信息及時、準確、安全地流通，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及來訪人員使用的公司內部信箱，包括但不限于實體信箱、電子信箱等。基本原則1.及時高效原則：確保信件的收發處理迅速，不延誤重要信息的傳遞。2.安全保密原則：保護信件內容的安全與機密性，防止信息泄露。3.規范有序原則：明確信箱使用流程和責任，保證信件管理規范。信箱分類與設置實體信箱1.在公司指定地點設置實體信箱，用于接收和投遞紙質信件、文件等。2.實體信箱應標識清晰，注明所屬部門或收件人姓名。電子信箱1.為員工配備統一格式的公司電子信箱，格式為：[員工姓名拼音全拼]@[公司域名]。2.根據工作需要，設立特定用途的電子信箱，如客服信箱、投訴信箱等。信箱使用規范員工信箱使用1.賬號管理員工入職時，由人力資源部門負責開通電子信箱賬號，并告知初始密碼。員工應妥善保管個人信箱賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。若員工離職，其電子信箱賬號應及時停用。2.郵件收發員工應定期查看電子信箱，及時處理郵件。重要郵件應在收到后[X]小時內進行回復或處理。發送郵件時，應確保主題明確、內容準確、格式規范。收件人、抄送人和密送人應填寫準確。涉及公司機密信息的郵件，應按照公司保密制度進行加密處理，并在郵件中標明"機密"字樣。3.信箱清理員工應定期清理電子信箱，刪除無用郵件，避免信箱空間占滿。對于已處理的重要郵件，應進行分類存檔，以便日后查閱。來訪人員信箱使用1.登記備案來訪人員如需使用公司信箱，應在前臺進行登記，注明姓名、單位、來訪目的、聯系電話等信息。前臺工作人員應將來訪人員信息記錄在專門的登記簿上，并告知信箱使用注意事項。2.信件投遞與領取來訪人員可將信件投遞至指定的實體信箱或發送至相關部門的電子信箱。如需領取信件，應在前臺出示有效證件，并說明信件相關信息，經核實后領取。信件收發流程收信流程1.實體信箱每天定時開啟實體信箱，取出信件。將信件按照收件人或部門進行分類整理。2.電子信箱郵件系統自動接收外部郵件，并按照設定的規則進行分類，如將重要郵件標記為重點關注。由專人負責定期查看收件箱，對郵件進行初步篩選，將緊急、重要郵件及時通知相關人員。發信流程1.內部郵件員工撰寫郵件時，應選擇正確的收件人、抄送人和密送人。檢查郵件內容無誤后，點擊發送按鈕。如需發送重要郵件，可先進行預發送，由其他人員進行審核，確認無誤后再正式發送。2.外部郵件涉及與外部單位溝通的郵件，需經部門負責人審核后發送。發送外部郵件時，應確保郵件內容符合公司對外形象和政策要求。信件處理與跟蹤信件處理1.緊急信件對于緊急信件，收件人應立即處理，并在[X]小時內給予回復或反饋處理結果。2.一般信件一般信件應在收到后的[X]個工作日內進行處理，根據信件內容進行相應的回復、轉發或存檔。3.重要信件重要信件需由專人負責跟蹤處理進度，確保處理結果符合要求。處理完成后，應將處理情況及時反饋給相關領導和部門。信件跟蹤1.建立信件跟蹤記錄，詳細記錄信件的收發時間、處理進度、處理結果等信息。2.定期對信件跟蹤記錄進行檢查和分析，發現問題及時解決，確保信件處理流程順暢。信箱安全與保密安全措施1.定期對實體信箱進行檢查，確保其正常使用，無損壞或被盜風險。2.加強電子信箱系統的安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止郵件被惡意攻擊或病毒感染。3.設定合理的信箱訪問權限，只有授權人員才能訪問和操作相關信箱。保密要求1.涉及公司機密信息的信件，應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息不泄露。2.處理保密信件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.未經授權，任何人不得擅自查閱、復制或傳播保密信件內容。考核與獎懲考核標準1.信件處理及時性：考核員工對郵件的回復和處理是否在規定時間內完成。2.郵件質量：評估郵件主題是否明確、內容是否準確、格式是否規范。3.信箱清理情況：檢查員工是否定期清理電子信箱，避免信箱空間不足。獎勵措施1.對于信件處理及時、質量高、表現突出的員工，給予通報表揚、績效加分等獎勵。2.提出創新性的信箱使用建議并被公司采納的員工，給予一定的物質獎勵。懲罰措施1.對信件處理不及時、影響工作的員工，進行批評教育，并視情節輕重給予績效扣分。2.因郵件內容錯誤、格式混亂等給公司造成不良影響的員工，給予警告處分，并要求其采取措施挽回影響。3.違反信箱安全保密規定，導致公司信息泄露的員工，按照公司相關規定進