檔案公司管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統性和完整性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項業務活動和歷史面貌。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.有效利用原則：充分發揮檔案的作用，為公司的決策、經營、管理等提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立公司檔案管理部，負責公司檔案管理的日常工作。其主要職責包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對公司各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀等工作。5.推進檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平。（二）各部門檔案管理員各部門設立兼職檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并配合檔案管理部做好檔案的移交等工作。其主要職責包括：1.負責本部門文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部。4.協助檔案管理部開展檔案的查詢、借閱等利用工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監事會會議文件，公司規章制度，行政公文，證照印章管理文件等。2.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等相關文件。3.財務審計類：財務預算、決算報告，會計憑證，審計報告，稅務文件等。4.業務合同類：各類業務合同、協議，招投標文件等。5.項目管理類：項目立項、可行性研究報告，項目實施過程中的各類文件，項目驗收文件等。6.技術研發類：技術方案、研發成果、專利文件等。7.市場營銷類：市場調研報告，營銷策劃方案，客戶資料等。8.其他類：不屬于以上分類的其他文件材料。（二）檔案編號檔案編號采用分類號+年度+順序號的方式。分類號按照上述檔案分類進行編制，年度為檔案形成的年份，順序號為每類檔案在該年度內的流水號。例如：行政管理類檔案編號為XZGL20XX001，其中XZGL為行政管理類分類號，20XX為年份，001為順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像等資料，均應納入檔案收集范圍。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.對于重要會議、重大活動等形成的文件材料，應在活動結束后及時收集。3.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章等手續齊全。（三）整理要求1.檔案管理部和各部門檔案管理員按照檔案分類標準對收集的文件材料進行分類。2.對每份文件材料進行編號，并編制目錄，目錄應包括文件編號、文件題名、日期、來源等信息。3.對紙質文件進行裝訂，保持文件的整齊、牢固。4.電子文件應按照規定的格式和命名規則進行整理存儲，確保文件的可讀性和可檢索性。五、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后一個月內完成歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理員將整理好的檔案移交至檔案管理部，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部對接收的檔案進行檢查、核對，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案管理部將歸檔的檔案按照分類和編號順序排列上架存放。六、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。同時，應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度控制設備、消防設備等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的完整和安全。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據溫濕度情況及時采取調節措施。（三）電子檔案保管1.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。2.定期對電子檔案進行檢查、維護，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.建立電子檔案的訪問權限管理制度，嚴格控制電子檔案的訪問和使用。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因法律法規規定或工作需要，經公司批準后可查閱相關檔案。（二）利用流程1.內部查閱員工填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后提交至檔案管理部。檔案管理部對查閱申請進行審核，審核通過后安排查閱，并在檔案查閱登記表上記錄查閱情況。員工應在檔案管理部指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱完畢后，應及時歸還檔案。2.內部借閱員工填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、內容、用途、借閱期限等信息，經所在部門負責人和檔案管理部負責人簽字同意后辦理借閱手續。檔案管理部將借閱的檔案交付借閱人，并在檔案借閱登記表上記錄借閱情況。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、涂改檔案內容。如需復印、摘錄檔案，應經檔案管理部同意。借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續。3.外部查閱外部單位來人查閱檔案，應持有單位介紹信，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等信息。檔案管理部對查閱申請進行審核，經公司分管領導批準后安排查閱，并在檔案查閱登記表上記錄查閱情況。外部查閱人員應在檔案管理部指定的地點查閱檔案，查閱過程中應有檔案管理部人員陪同，不得擅自將檔案帶出或復制、摘錄檔案內容。查閱完畢后，查閱人員應在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）利用登記檔案管理部應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用檔案名稱、利用目的、歸還時間等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對公司檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保存價值和歷史意義，結合公司實際情況，制定檔案鑒定標準。鑒定標準應考慮檔案的形成時間、內容重要性、業務關聯性等因素。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組按照鑒定標準，對公司保管的檔案進行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。2.對確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應包括檔案編號、題名、日期、來源等信息。3.檔案銷毀清單經檔案管理部負責人、公司分管領導審核批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應有專人負責監督，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，監督人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。九、檔案的統計與移交（一）統計工作檔案管理部應建立檔案統計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統計分析，并向上級主管部門和公司領導報送檔案統計報表。（二）移交工作1.公司機構變動或檔案管理部負責人變動時，應辦理檔案移交手續。2.檔案移交應編制檔案移交清冊，詳細記錄移交檔案的名稱、數量、狀況等信息。移交清冊經雙方簽字確認后存檔。十、檔案管理人員職責（一）檔案管理部人員職責1.檔案管理部負責人負責檔案管理部的全面工作，制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。審核檔案管理制度、業務流程和工作計劃，確保檔案管理工作規范、有序開展。組織檔案鑒定、銷毀等工作，審核檔案鑒定報告和銷毀清單。協調與公司其他部門的關系，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。2.檔案管理人員負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。按照檔案管理制度和業務流程，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。做好檔案庫房的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。辦理檔案的查閱、借閱等利用手續，登記檔案利用情況。協助檔案鑒定工作小組開展檔案鑒定工作，參與檔案銷毀監督工作。推進檔案信息化建設，負責檔案信息系統的維護和管理。（二）各部門檔案管理員職責1.負責本部門文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部。4.協助檔案管理部開展檔案的查詢、借閱等利用工作。十一、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，公司給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于：通報表揚、獎金獎勵、晉升等。（二）處罰對違反檔案管理制度的部門和個人，公司視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；造成檔案損失的，應依法追究相關人員的責任。處罰方式包括但不限于：1.對未按規定收集、整理、歸檔檔案的部門和個人，給予批評教育，并責令限期改正。2.對擅自銷毀、涂改、偽造檔案的人員，給予警告