檔案歸檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的檔案歸檔管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.完整性原則：應確保檔案內容的全面性和完整性，反映公司各項經營管理活動的真實面貌。3.準確性原則：檔案內容應準確無誤，符合實際情況，便于日后查閱和使用。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司文件：包括公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議、公司發展規劃、年度工作計劃與總結等。2.行政公文：上級機關來文、公司對外發文、內部行政公文等。3.會議文件：各類會議的通知、議程、報告、記錄、紀要等。4.人事檔案：員工個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄、考核評價、獎懲記錄等。5.資質證照：公司營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、各類資質證書、許可證等。6.印章管理檔案：印章使用申請、審批記錄、印章保管登記表等。（二）財務檔案1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：資產負債表、利潤表、現金流量表等。4.財務預算與決算：年度財務預算報告、決算報告等。5.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告等。6.財務審計檔案：內部審計報告、外部審計報告等。（三）業務檔案1.市場營銷檔案：市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同、招投標文件等。2.采購檔案：采購計劃、采購合同、供應商資料、采購發票等。3.生產檔案：生產計劃、工藝流程文件、產品質量檢驗報告、生產設備檔案等。4.研發檔案：研發項目立項報告、研發過程記錄、技術成果文件等。5.項目管理檔案：項目可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。（四）其他檔案1.合同檔案：各類經濟合同、租賃合同、服務合同等。2.基建檔案：工程項目的立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收文件等。3.聲像檔案：公司重大活動照片、錄像、錄音等。4.電子檔案：存儲在電子介質上的各類文件資料。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應按照本制度規定的檔案分類范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料。（二）收集要求1.齊全完整：應確保收集的檔案材料齊全，能夠全面反映相關工作的過程和結果。2.真實有效：檔案材料應真實可靠，符合實際情況，并有相關人員的簽字或蓋章。3.格式規范：紙質文件應字跡清晰、格式統一；電子文件應格式規范，易于存儲和查閱。（三）收集時間1.日常收集：各部門應在文件材料形成后及時整理收集，定期移交綜合管理部門。2.階段性收集：對于重要項目、活動等，應在項目結束或活動完成后及時收集相關檔案材料。3.年度收集：每年年終，各部門應將全年形成的檔案材料進行全面整理，移交綜合管理部門。（四）收集程序1.部門整理：各部門負責將本部門形成的文件材料進行初步整理，分類編號，填寫檔案移交清單。2.部門審核：各部門負責人對本部門移交的檔案材料進行審核，確保材料的完整性和準確性。3.移交綜合管理部門：各部門將審核后的檔案材料及移交清單一并移交至綜合管理部門。綜合管理部門接收后，應對移交的檔案材料進行核對，如發現問題，及時與移交部門溝通解決。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規律：按照文件材料的形成時間、來源、內容等進行分類整理，保持文件之間的有機聯系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應便于查找、借閱和統計，提高檔案管理的工作效率。（二）紙質檔案整理1.分類：按照檔案分類方案，對紙質文件進行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，目錄應打印清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案卷內，一份單獨成冊。4.裝訂：將每份檔案材料按順序排列整齊，左側裝訂，確保裝訂牢固，不掉頁。（三）電子檔案整理1.分類：按照檔案分類方案，對電子文件進行分類存儲。2.命名：電子文件的命名應規范統一，反映文件的主題、日期、作者等信息，便于查找和識別。3.元數據錄入：為電子文件錄入必要的元數據，如文件編號、題名、日期、保管期限、密級等，以便于檢索和管理。4.存儲：電子文件應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合檔案室：公司設立綜合檔案室，用于集中保管各類檔案。綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.部門檔案柜：各部門可設置檔案柜，用于臨時存放本部門常用的檔案材料，但應定期整理移交綜合檔案室。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案上架1.排列順序：檔案應按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。2.標識清晰：在檔案架上應標明檔案類別、年度等信息，便于識別。（四）檔案盤點1.定期盤點：綜合管理部門應定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.不定期抽查：綜合管理部門可不定期對部分檔案進行抽查，檢查檔案的保管情況和利用情況。3.盤點記錄：每次盤點應做好記錄，包括盤點時間、范圍、結果等，發現問題應及時查明原因并采取措施進行處理。（五）檔案安全保護1.防火：綜合檔案室應配備滅火器材，嚴禁在檔案室吸煙和使用明火。定期檢查電器設備，防止火災隱患。2.防潮：保持檔案室干燥通風，采取防潮措施，如放置干燥劑、除濕機等。對受潮的檔案應及時進行處理，防止霉變。3.防蟲：定期對檔案進行檢查，發現蟲害應及時采取措施進行防治，如使用防蟲藥品、清理檔案環境等。4.防盜：加強檔案室的安全防范措施，安裝防盜門窗、監控設備等。嚴格限制無關人員進入檔案室，確保檔案的安全。5.防光：檔案室應采用防光窗簾、燈罩等措施，避免檔案直接受光照射，防止檔案褪色、老化。6.防塵：保持檔案室清潔衛生，定期清掃，防止灰塵對檔案的污染。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各相關部門負責人為成員。檔案鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.保管期限已滿：根據檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定。2.失去保存價值：檔案內容已無利用價值，如已完成的項目文件、過期的規章制度等。3.重復文件：同一內容的文件有多個副本，且已無保存必要的。（三）鑒定程序1.初步審查：綜合管理部門對到期檔案進行初步審查，提出擬銷毀檔案清單。2.小組鑒定：檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進行審核鑒定，確定是否需要銷毀。3.審批：經檔案鑒定小組鑒定后，報公司主管領導審批。（四）銷毀方式1.紙質檔案：采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。2.電子檔案：采用數據擦除、格式化等方式進行銷毀，并對存儲介質進行物理破壞，確保數據無法恢復。（五）銷毀記錄銷毀檔案時，應詳細記錄銷毀時間、檔案名稱、數量、銷毀方式等信息，由檔案鑒定小組成員簽字確認，并將銷毀記錄歸檔保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.內部查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個人提供檔案查閱的，應填寫檔案查閱申請表，經公司主管領導簽字同意后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱手續1.登記：查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱：如需借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.歸還：借閱人員應按時歸還檔案，歸還時綜合管理部門應檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應照價賠償。（三）查閱利用規定1.查閱范圍：查閱人員應按照申請的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍。2.禁止行為：查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經綜合管理部門同意，并在指定地點進行。3.保密要求：查閱人員應對所查閱的檔案內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。（四）利用效果反饋綜合管理部門應定期對檔案的利用情況進行統計分析，了解檔案的利用需求和利用效果，及時調整檔案管理工作，提高檔案的服務質量。對于重要的檔案利用情況，應及時向公司領導匯報。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統功能要求1.檔案錄入：能夠實現檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案。3.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。只有經過授權的人員才能訪問和操作相關檔案。4.借閱管理：實現檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，方便快捷地辦理借閱手續。5.統計分析：能夠對檔案的利用情況、保管期限等進行統計分析，為檔案管理決策提供數據支持。（三）數據備份與安全1.數據備份：定期對檔案管理信息系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。2.安全防護：加強檔案管理信息系統的安全防護措施，設置防火墻、入侵檢