機要件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司機要件管理，確保機要件的安全、準確、及時傳遞，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部機要件的收、發、傳遞、保管等環節的管理。（三）定義機要件：指公司生產經營活動中涉及的重要文件、資料、數據、合同、協議等具有一定機密性和重要性的物品。（四）管理原則1.嚴格保密原則：確保機要件在流轉過程中的機密性，防止信息泄露。2.準確及時原則：保證機要件的收發、傳遞準確無誤，及時送達目的地。3.規范操作原則：明確各環節的操作流程和標準，確保管理工作規范有序。二、機要件的分類與標識（一）分類1.機密文件：涉及公司核心技術、商業秘密、重大決策等內容，一旦泄露將對公司造成重大損失的文件。2.重要文件：包括重要會議文件、重要業務合同、重要財務資料等，對公司正常運營有重要影響的文件。3.一般文件：除機密文件和重要文件外的其他機要件。（二）標識1.在機要件首頁左上角加蓋"機密""重要""一般"字樣的印章。2.根據文件的密級，在文件上標注相應的密級標識，如"絕密""機密""秘密"等。三、機要件的收發管理（一）收文管理1.簽收公司設立專門的機要件收發崗位，負責機要件的簽收工作。收到機要件時，收發人員應核對機要件的數量、包裝是否完好，并在機要件收發登記簿上詳細記錄機要件的名稱、編號、來源、數量、收到日期等信息。對機要件的外觀進行檢查，如發現有破損、缺頁等情況，應及時與發送方聯系，并做好記錄。2.登記建立機要件收文登記簿，對每一份收文進行詳細登記。登記內容包括機要件的編號、標題、密級、來源、收文日期、份數、分發部門等。3.分發根據機要件的內容和分發要求，及時將機要件分發給相關部門或人員。在分發機要件時，應填寫機要件分發清單，注明機要件的編號、標題、密級、分發部門、分發日期等信息，并由接收人簽字確認。對于機密文件和重要文件，應嚴格按照規定的范圍進行分發，確保文件的安全。（二）發文管理1.擬稿各部門根據工作需要擬寫機要件文稿，確保文稿內容準確、規范、完整。擬稿人應在文稿上注明機要件的密級、緊急程度等信息。2.審核機要件文稿擬好后，由部門負責人進行審核，重點審核文稿的內容、格式、密級標注等是否符合要求。審核通過后，部門負責人在文稿上簽字確認。3.簽發經部門負責人審核后的機要件文稿，報公司領導簽發。公司領導根據文稿的內容和重要性進行簽發，并注明簽發意見和日期。4.編號機要件文稿簽發后，由機要人員進行編號，編號應遵循唯一性和連續性的原則。編號格式為：年份+部門代碼+順序號，如202301001，表示2023年公司第一部門的第1份機要件。5.印制根據機要件的簽發意見和編號，機要人員安排印制工作。在印制過程中，應確保機要件的印刷質量，嚴格按照規定的格式和份數進行印制。對印制好的機要件進行核對，確保機要件的內容、格式、編號等準確無誤。6.用印機要件印制完成后，需加蓋公司印章的，應按照公司印章管理制度的規定辦理用印手續。用印時，應在機要件的指定位置加蓋印章，確保印章清晰、端正。7.封裝將印制好并加蓋印章的機要件進行封裝，確保機要件在傳遞過程中的安全。封裝材料應選用符合保密要求的材料，如專用信封、文件袋等，并在封裝處加蓋密封章。8.發送根據機要件的緊急程度和發送要求，選擇合適的傳遞方式進行發送。對于機密文件和重要文件，應采用專人送達或機要通信等安全可靠的方式進行傳遞。在發送機要件時，應填寫機要件發送清單，注明機要件的編號、標題、密級、發送部門、發送日期、接收部門等信息，并由接收人簽字確認。四、機要件的傳遞管理（一）傳遞方式1.專人送達：對于重要且緊急的機要件，由專人直接送達接收部門或人員。2.機要通信：通過機要通信渠道傳遞機密文件和重要文件，確保文件的安全。3.內部網絡傳輸：對于一般性機要件，可通過公司內部網絡進行傳輸，但應采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）傳遞要求1.傳遞機要件時，應嚴格按照規定的傳遞方式和流程進行操作，確保機要件的安全、準確、及時傳遞。2.專人送達機要件時，送達人員應將機要件直接交給接收人，并要求接收人在機要件收發登記簿上簽字確認。3.通過機要通信傳遞機要件時，應按照機要通信的相關規定辦理手續，確保機要件的傳遞安全。4.在內部網絡傳輸機要件時，應設置相應的權限和密碼，只有授權人員才能訪問和下載機要件。同時，應定期對網絡傳輸的機要件進行備份，防止數據丟失。五、機要件的保管管理（一）保管場所1.設立專門的機要室，用于存放機要件。機要室應具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設施。2.在機要室內，應根據機要件的密級和類別，設置不同的文件柜或存儲設備，對機要件進行分類存放。（二）保管要求1.機要人員應定期對機要件進行整理和盤點，確保機要件的存放有序，賬實相符。2.對于機密文件和重要文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件被盜、丟失或損壞。3.機要室內應保持清潔、干燥，溫度和濕度應符合文件保管的要求。4.嚴格限制機要室的訪問權限，只有經過授權的人員才能進入機要室。進入機要室時，應進行登記，并遵守機要室的相關管理制度。（三）借閱管理1.因工作需要借閱機要件時，借閱人應填寫機要件借閱申請表，注明借閱機要件的編號、標題、密級、借閱原因、借閱期限等信息，并經部門負責人簽字同意后，報機要人員審批。2.機要人員根據借閱申請表的內容進行審核，對于符合借閱條件的，予以批準，并在機要件借閱登記簿上進行登記。3.借閱人應在規定的借閱期限內歸還機要件，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人在借閱機要件期間，應妥善保管機要件，不得擅自轉借、復印、泄露機要件的內容。如發現機要件有損壞或丟失情況，應及時向機要人員報告，并承擔相應的責任。（四）銷毀管理1.對于已失去保存價值的機要件，應按照公司的相關規定進行銷毀。2.銷毀機要件時，應填寫機要件銷毀申請表，注明銷毀機要件的編號、標題、密級、銷毀原因等信息，并經部門負責人簽字同意后，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，由機要人員負責組織銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保機要件的信息無法恢復。4.在銷毀機要件過程中，應安排專人進行監督，并填寫機要件銷毀記錄，注明銷毀機要件的編號、標題、密級、銷毀日期、銷毀方式、監督人等信息。六、機要件的安全保密管理（一）保密措施1.加強對機要人員的保密教育，提高機要人員的保密意識和責任心。2.與機要人員簽訂保密協議，明確機要人員的保密義務和責任。3.在機要件的收發、傳遞、保管等環節，采取必要的保密措施，如加密存儲、專人護送、限制訪問等。4.對涉及機要件管理的計算機、存儲設備等進行加密管理，并定期進行病毒查殺和數據備份。（二）監督檢查1.公司定期對機要件管理工作進行監督檢查，及時發現和解決存在的問題。2.監督檢查內容包括機要件的收發、傳遞、保管、安全保密等方面的工作情況。3.對于違反機要件管理制度的行為，應及時進行糾正，并按照公司的相關規定進行處理。七、責任追究（一）責任界定1.因機要人員的疏忽或失職，導致機要件丟失、損壞、泄露等情況發生的，機要人員應承擔相應的責任。2.因借閱人擅自轉借、復印、泄露機要件內容等原因，導致機要件信息泄露的，借閱人應承擔相應的責任。3.因部門負責人審核不嚴，導致機要件文稿出現錯誤或不符合要求的，部門負責人應承擔相應的責任。（二）追究方式1.對于違反機要件管理制度的行為，公司將視情節輕重，給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理。2.對于因違反