常規材料管理制度?一、總則1.目的為加強公司常規材料的管理，規范材料的采購、驗收、存儲、發放、使用及報廢等流程，確保材料供應及時、質量合格、成本合理，滿足公司生產經營活動的需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及常規材料管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產部門、研發部門等。3.基本原則統一管理原則：公司對常規材料實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一核算，以提高材料管理效率和效益。成本控制原則：在保證材料質量和滿足生產需求的前提下，通過合理的采購、庫存管理等措施，降低材料采購成本和庫存成本。質量保證原則：嚴格把控材料質量，確保所采購和使用的材料符合相關標準和要求，為產品質量提供保障。高效運作原則：優化材料管理流程，減少不必要的環節，提高材料流轉速度，確保生產經營活動的順利進行。二、管理職責1.采購部門負責根據公司生產經營計劃和實際需求，編制常規材料采購計劃，并組織實施采購工作。選擇合格的供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。簽訂采購合同，跟蹤采購合同執行情況，確保按時、按質、按量到貨。負責采購成本的控制和核算，進行采購價格分析和談判，爭取有利的采購條件。2.倉庫管理部門負責常規材料的驗收入庫、存儲保管、發放領用等工作。建立健全倉庫管理制度，確保倉庫物資的安全、完整，防止物資損壞、變質和丟失。定期對倉庫物資進行盤點清查，做到賬實相符，及時發現和處理庫存異常情況。協助采購部門做好材料到貨的驗收工作，對驗收不合格的材料及時通知采購部門處理。3.生產部門根據生產計劃，向倉庫管理部門提出材料領用申請，合理安排材料的使用，提高材料利用率。負責對生產過程中剩余材料的回收和退庫工作，配合倉庫管理部門做好庫存盤點工作。反饋生產過程中材料使用的質量問題和需求變化情況，為采購和倉庫管理提供參考依據。4.研發部門在新產品研發過程中，及時向采購部門提供所需新材料的技術要求和規格型號等信息，協助采購部門進行采購。對新材料的試用和使用情況進行跟蹤和評估，為材料的選型和改進提供技術支持。5.財務部門負責常規材料采購資金的審核和支付，對材料采購成本進行核算和分析。參與材料采購合同的審核，監督采購資金的使用情況，確保資金使用合規、安全。根據倉庫盤點結果，進行相關賬務處理，保證財務賬目的準確性。三、采購管理1.采購計劃編制采購部門應定期收集各部門的材料需求信息，結合公司生產經營計劃、庫存狀況等因素，編制常規材料采購計劃。采購計劃應明確材料的名稱、規格型號、數量、需求時間等詳細信息。采購計劃應根據實際情況進行動態調整，如生產計劃變更、市場供應變化等，確保采購計劃的準確性和及時性。2.供應商選擇與管理采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等進行綜合評估，選擇合格的供應商建立合作關系。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、供應產品情況、合作歷史、評估結果等內容。定期對供應商進行評估，對于不符合要求的供應商及時進行淘汰或整改。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂后，應嚴格按照合同執行，確保雙方權益。3.采購實施采購人員應根據采購計劃和選定的供應商，及時下達采購訂單。采購訂單應清晰準確地填寫材料的各項信息，確保供應商能夠準確理解需求。跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，及時掌握生產進度、發貨情況等，確保按時、按質、按量到貨。如出現交貨延遲、質量問題等異常情況，應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施減少對公司生產經營的影響。對于重要材料或采購金額較大的項目，應進行采購過程的監控，必要時可派人到供應商現場進行監造或檢驗，確保產品質量符合要求。4.采購成本控制采購人員應進行市場調研，了解材料價格走勢，通過與供應商談判、招標、詢價等方式，爭取有利的采購價格。分析采購成本構成，尋找降低成本的途徑，如優化采購批量、選擇合適的運輸方式、合理安排付款時間等。建立采購價格分析機制，定期對采購價格進行對比分析，評估采購成本的合理性，及時發現價格異常情況并采取措施進行調整。四、驗收管理1.驗收準備倉庫管理部門在材料到貨前，應做好驗收場地、工具、人員等方面的準備工作，確保驗收工作順利進行。根據采購合同和相關標準要求，準備好驗收所需的文件資料，如質量標準、檢驗規范等。2.驗收流程材料到貨后，倉庫管理部門應及時通知采購部門、質量檢驗部門等相關人員共同進行驗收。驗收人員首先核對到貨材料的名稱、規格型號、數量、供應商等信息是否與采購訂單一致。按照質量標準和檢驗規范對材料的外觀、尺寸、性能等進行檢驗，檢查材料是否存在質量問題。對于需要進行理化檢驗的材料，應送專業檢驗機構進行檢驗。驗收合格的材料，驗收人員應在驗收記錄上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的材料，應及時填寫不合格報告，注明不合格原因，通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.驗收記錄驗收過程中應詳細記錄驗收情況，包括到貨日期、材料名稱、規格型號、數量、供應商、驗收人員、驗收結果等信息。驗收記錄應妥善保存，作為材料質量追溯和后續管理的依據。對于驗收不合格的材料，應單獨建立不合格材料臺賬，記錄不合格材料的處理情況，如退貨時間、換貨情況、補貨情況等。五、存儲管理1.倉庫規劃根據公司材料的種類、特性、用量等因素，合理規劃倉庫布局，劃分不同的存儲區域，如原材料區、半成品區、成品區、不合格品區等，并設置明顯的標識牌。按照材料的存儲要求，配備相應的倉儲設備和設施，如貨架、貨柜、托盤、溫濕度控制設備、消防設備等，確保材料存儲安全、合理。2.入庫管理驗收合格的材料應及時辦理入庫手續，倉庫管理人員根據驗收記錄，將材料準確無誤地存放到指定的存儲區域，并填寫入庫單。入庫單應注明材料的名稱、規格型號、數量、入庫日期、供應商等信息。對入庫材料進行分類存放，遵循先進先出、方便存取的原則，確保材料存儲有序，便于查找和盤點。3.存儲保管倉庫管理人員應定期對存儲的材料進行檢查，查看材料的存儲狀態是否良好，有無損壞、變質、受潮等情況。對于易受潮、易腐蝕、易氧化等特殊材料，應采取相應的防護措施，如密封包裝、防潮處理、通風換氣等。做好倉庫的安全管理工作，加強防火、防盜、防蟲、防鼠等措施，確保倉庫物資的安全。定期檢查消防設備和設施，保證其處于良好的備用狀態。控制倉庫的溫濕度環境，根據不同材料的存儲要求，采取相應的溫濕度調節措施，確保材料質量不受環境因素影響。4.庫存盤點定期對倉庫庫存進行盤點清查，確保賬實相符。盤點周期可根據公司實際情況確定，一般分為月度盤點、季度盤點和年度盤點。盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，整理庫存物資，核對賬目，確保盤點數據的準確性。盤點過程中，應認真清點物資數量，檢查物資質量，如實記錄盤點結果。對盤點中發現的賬實不符情況，應及時查明原因，編制盤點差異報告，說明差異情況、產生原因及處理建議。經審批后，進行相應的賬務調整和庫存處理。六、發放管理1.領用申請生產部門等需要領用材料的部門，應根據生產計劃和實際需求，填寫材料領用申請表，注明材料的名稱、規格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人審批簽字。領用申請表應提前提交給倉庫管理部門，以便倉庫管理人員做好備料準備工作。2.發放流程倉庫管理人員收到經審批的領用申請表后，按照申請表上的信息進行備料。備料完成后，核對領用材料的名稱、規格型號、數量等信息，確認無誤后辦理發放手續，填寫出庫單。出庫單應注明材料的名稱、規格型號、數量、領用部門、領用日期、發放人員等信息。發放人員和領用人員應在出庫單上簽字確認。倉庫管理人員應按照先進先出的原則發放材料，確保庫存材料的合理周轉。3.限額領料對于有消耗定額的材料，實行限額領料制度。倉庫管理部門根據生產計劃和材料消耗定額，核定各部門的領料限額，并發放限額領料單。各部門應在限額范圍內領用材料，如需超限額領料，應辦理相應的審批手續。倉庫管理人員應嚴格按照限額領料單發放材料，對超限額領料情況進行記錄和監控。4.退料管理生產過程中產生的剩余材料、邊角料等，應及時辦理退庫手續。退料時，由生產部門填寫退料單，注明退料的名稱、規格型號、數量、原因等信息，并經部門負責人簽字確認。倉庫管理人員對退庫材料進行驗收，核對退料單信息與實物是否一致，驗收合格后辦理入庫手續，在退料單上簽字確認。七、使用管理1.使用部門職責各使用部門應合理安排材料的使用，按照生產工藝要求和操作規程進行操作，確保材料的正確使用和合理消耗。加強對部門員工的培訓，提高員工對材料使用和節約意識，避免浪費現象發生。定期對本部門材料使用情況進行統計分析，總結經驗教訓，提出改進措施，不斷提高材料利用率。2.監督檢查生產管理部門等相關部門應定期對各部門材料使用情況進行監督檢查，查看材料使用是否符合規定要求，是否存在浪費現象等。對于發現的問題，及時提出整改意見，要求責任部門限期整改。對浪費材料等違規行為，應按照公司相關規定進行處理。3.材料消耗考核建立材料消耗考核制度，對各部門的材料消耗情況進行量化考核。考核指標可包括單位產品材料消耗量、材料利用率、材料損耗率等。根據考核結果，對材料消耗控制較好的部門進行獎勵，對材料消耗超標的部門進行懲罰，以激勵各部門加強材料使用管理，降低材料消耗。八、報廢管理1.報廢鑒定當材料出現損壞、變質、過期、淘汰等情況，無法繼續使用時，使用部門應填寫材料報廢申請表，詳細說明報廢原因、材料名稱、規格型號、數量等信息，并提交給相關部門進行鑒定。質量檢驗部門、技術部門等相關人員應根據材料的實際情況，按照相關標準和規定進行報廢鑒定，確認是否符合報廢條件。2.報廢審批經鑒定符合報廢條件的材料，報廢申請表應依次提交給部門負責人、財務部門、公司領導等進行審批。審批通過后，方可進行報廢處理。財務部門應審核報廢材料的賬面價值，確保報廢處理符合財務規定。公司領導應根據公司整體利益和實際情況，對報廢申請進行最終審批。3.報廢處理倉庫管理部門根據審批通過的報廢申請表，對報廢材料進行清理和登記，填寫報廢清單。報廢清單應注明報廢材料的名稱、規格型號、數量、報廢日期、處理方式等信息。報廢材料的處理方式可根據實際情況選擇，如變賣、回收、銷毀等。對于有回收價值的報廢材料，應聯系相關回收單位進行變賣處理，變賣收入應及時上繳公司財務。對于無回收價值或需要保密的報廢材料，應進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。九、信息化管理1.建立材料管理信息系統公司應建立完善的材料管理信息系統，實現采購、驗收、存儲、發放、使用、報廢等環節的信息化管理。通過信息系統，實時記錄和更新材料的各項信息，提高管理效率和數據準確性。材料管理信息系統應具備采購計劃編制、供應商管理、采購訂單跟蹤、庫存管理、領料管理、盤點管理、報廢管理等功能模塊，滿足公司材料管理的實際需求。2.數據維護與共享安排專人負責材料管理信息系統的數據維護工作，