文件筐管理制度?（一）目的為了規范公司文件筐的管理，確保文件的妥善保管、高效流轉和有效利用，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工涉及的各類文件筐的管理。（三）基本原則1.集中統一原則：公司文件筐管理工作由行政部門統一負責，確保文件管理的規范性和一致性。2.分類管理原則：根據文件的性質、來源、用途等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件泄露、丟失和損壞，對涉及公司機密的文件嚴格保密。4.高效便捷原則：優化文件流轉流程，提高文件處理效率，方便員工獲取和使用文件。二、文件筐的分類與編號（一）分類1.行政文件筐：包括公司行政事務的各類文件，如通知、報告、規章制度、會議紀要等。2.財務文件筐：涵蓋財務報表、預算、報銷憑證、審計報告等財務相關文件。3.業務文件筐：根據公司業務類型劃分，如銷售業務文件筐（客戶資料、銷售合同、市場調研報告等）、生產業務文件筐（生產計劃、工藝文件、質量檢驗報告等）。4.人事文件筐：包含員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。（二）編號為便于管理和查找，對每個文件筐進行編號。編號規則如下：1.采用字母加數字的組合方式。2.第一位字母表示文件筐所屬類別，如"A"代表行政文件筐，"F"代表財務文件筐，"B"代表業務文件筐（根據不同業務類型再細分），"P"代表人事物文件筐。3.后面的數字為順序號，從001開始依次編排。例如：行政文件筐中第一個文件筐編號為"A001"，財務文件筐中第三個文件筐編號為"F003"。三、文件的收集與整理（一）收集1.各部門指定專人負責本部門文件的收集工作，確保文件及時、完整地收集。2.文件形成后，承辦人應在規定時間內將文件原件或復印件送交本部門文件收集負責人。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，由相關接收人員及時登記并送交行政部門統一整理。（二）整理1.收集到的文件由行政部門統一進行整理。2.按照文件分類標準，對文件進行分類。同一類文件按照時間順序或重要程度進行排列。3.去除文件中的金屬物、訂書釘等，保持文件整齊。4.對破損或褪色的文件進行修復或復制，確保文件內容清晰可讀。四、文件的歸檔（一）歸檔范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件。2.上級部門下發的與公司相關的重要文件。3.公司與外部單位簽訂的合同、協議等文件。（二）歸檔時間1.當年形成的文件，在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的文件，在辦結后的次年上半年歸檔。（三）歸檔要求1.文件應齊全完整，字跡清楚，簽署完備。2.歸檔文件應按照分類編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、編號、年度等信息。3.編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案盒存放，一份單獨裝訂成冊，便于查找。五、文件的保管（一）保管方式1.設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.電子文件應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、核心機密、長期歷史記錄等文件。2.定期保管：根據文件的重要程度和性質，分別設定保管期限為3年、5年、10年等。到期后，經鑒定確無保存價值的文件，按照規定程序銷毀。（三）保管責任1.檔案管理人員負責文件的日常保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保文件安全。2.如發現文件有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。六、文件的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息。2.部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續。3.檔案管理人員按照申請表內容提供文件，并在《文件借閱登記薄》上登記借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。5.借閱人應妥善保管借閱文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、標記、污損，確保文件完好歸還。（二）查閱1.員工因工作需要查閱文件的，可直接到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應提供必要的協助，確保查閱工作順利進行。3.查閱重要文件或涉及機密的文件，需經相關領導批準。七、文件的利用與統計（一）利用1.鼓勵各部門充分利用文件筐中的文件，為公司決策、業務開展、工作研究等提供支持。2.對文件的利用情況進行跟蹤和反饋，及時發現問題并加以改進。（二）統計1.檔案管理人員定期對文件的收進、移出、借閱、查閱等情況進行統計。2.統計結果以報表形式上報行政部門負責人，并抄送相關部門。八、文件的清理與銷毀（一）清理1.定期對文件進行清理，檢查文件的保管期限是否到期，是否還有保存價值。2.對已過保管期限且無保存價值的文件，列出清單。（二）銷毀1.經鑒定需要銷毀的文件，填寫《文件銷毀申請表》，報行政部門負責人審核，公司領導批準。2.銷毀文件時，應指定專人負責監銷，確保文件徹底銷毀，防止文件內容泄露。3.銷毀完畢后，監銷人員在《文件銷毀登記表》上簽字確認。九、文件筐管理的監督與檢查（一）監督1.行政部門定期對各部門文件筐管理工作進行監督，檢查文件的收集、整理、歸檔、保管等環節是否符合規定。2.設立舉報信箱和舉報電話，接受員工對文件筐管理中違規行為的舉報。（二）檢查1.每年組織一次全面的文件筐管理檢查，對發現的問題及時下達整改通知，要求相