檔案數字化加工整理項目投標書技術方案

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檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案一、項目需

求理解程度、難點分析及解決方

案

1.對本項目需求的理解

1.1對項目概述的理解

（一）項目預算理解

本項目財政預算金額為

（二）項目概況理解

1.項目背景：檔案管理工作是中心各項工作的基礎。中心

元（人民幣）。

在日常公積金業務審批活動中，形成大量的公積金業務檔

案,

包括公積金歸集、提取和貸款三大類業務的檔案。據檔案

管理的有關要求，為實現

檔案的規范化和數字化管理，需對日常工作中產生的各類

檔案進行同步整理、掃描，

形成數字檔案提供查詢利用，提高檔案服務能力和水平。

2,項目整體情況；中心目前保存的這些公積金業務檔案資

料中，大部分均已由前臺柜員打上頁號；已打印文件材料

清單（相當于卷內目錄）。

前臺柜員在辦理業務時，已將該紙制檔案高清拍照并保存

在業務系統中；但大多

數電子影像需圖像處理。公積金業務檔案類別及數量詳情

如下表：

檔案類別

公積金業務檔案（包括：歸集類、

預計數量（卷/份）預計每卷檔案頁數

不少于450萬卷3-15頁

提取類、貸款類檔案）

整理、掃描場地由中襟方提供，且場地的相關安保設施等

需符合檔案局的檢

查要求；檔案整理工作中所有設備、工具、維修與耗材費

用（包括卷皮、檔案盒、

不銹鋼裝訂夾、復印件等）等均由中才票方承擔。

（三）項目目的及目檄理解完成存量的公積金業務檔案約

450萬卷（份）的

整理、補錄、補掃描及電子

影像的圖像處理與復核工作。

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檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

（四）項目依據及參考襟準理解1.《中華人民共

和國檔案法》。

2.《歸檔文件整理規則》①A/T22-2000）。

3.《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）o

4.《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》。

5.《紙制檔案數字化技術規范》（DA/T3L2005）。

6.《深圳市住房公積金管理中心業務檔案整理規范》。

按以上規范進行整理、

著錄、掃描后的檔案要達到深圳市檔案館進館質量要求。

（五）項目采購范圍理解中糕方通過人員、設備、技術、

管理等，對接收的

實體檔案進行專業化的歸

檔、整理、著錄、掃描等加工，形成規范的入庫檔案和規

范的檔案電子數據庫6

（六）項目完成期限理解本項目完成期限為自合

同簽訂之日起18個月。

（七）付款方式理解按財政委員會相關規定進行。

1.2對技術要求的理解

（一）歸檔、整理、掃描工作流程和服務內容理解。1,檔

案接收；要對檔

案資料的完整性進行檢查；登記移交清單，對檔案實體

內容按移交清單逐一進行清點，并登記份數與頁數。

2.編檔號：對每份業務檔

案按檔案整理要求分類編號，以方便檔案的查詢

利用。

3.組卷整理：包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環節。

中襟方應嚴格按

照《檔案整理規則》（DA/T22-2000）進行整理。

4.部分著錄：在核對紙制檔案的基礎上，對系統內不全

的檔案信息進行補

錄。中襟方應嚴格按照《檔案著錄規則》①A/T18-1999)

進行著錄°

5.掃描：包括部分檔案的掃描處理、圖像處理、二校處

理、批量上載、合

卷處理等環節。

6,總體檢查；檢查檔案實體與電子檔案管理系統內容是

否一致；檢查接收

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檔案數字化加工整理項目投才票書技術方案

記錄與入庫記錄是否一致；檢查檔案整理、著錄、掃描等

各工序是否符合檔案整

理、著錄、掃描要求，是否符合深圳市檔案館進館要求。

7.入庫上架：辦理檔案移交手續，點數核實后入庫，按

照檔案類別的檔案

順序擺放在檔案柜相應的位置，并做箱柜指引，以方便查

詢利用。

8.協助檔案管理工作：協助檔案室查檔、庫房整理及與

檔案相關的其它工

作Q

（二）掃描圖像質量要求理解。掃描后的原始圖像需要進

行優化處理，使得

成品圖像清晰、端正。根據檔案

掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理：1.圖像歪斜;

采用自動或手動糾偏

功能，調整圖像角度°圖像偏斜度不超

過2度，對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱

讀習慣。2.圖像臟點、

臟斑：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、

八空\\

線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循保

持檔案原貌的原則。

3.字跡泅透：采月字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。

4.圖像深淺不一：采用平衡功能，調整圖像深淺一致。

（三）檔案裝訂要求理解。檔案整理、掃描完成后，要進

行細致認真的裝

訂。具體裝訂要求如下：1.遵循盡可能俁持檔案原貌的

原則，對掃描后的

檔案進行裝訂Q

2.檔案裝訂應按照歷史檔案原有的裝訂方向進行，不可

更換裝訂的位置。

3.對于裝訂時某些頁面必須進行折疊的情況，應以盡可

能地減少折痕數為

原則，能不折疊就盡量不折疊。

（四）檔案裝具、卷盒要求理解。檔案卷皮、卷盒的制作,

參照國家檔案

局“DA/T24-2000無酸檔案卷皮卷盒

用紙及紙板‘,票準制作，其它裝具必須符合國家關于檔案

整理裝具的要求。發襟

方將中襟方提供的每一批次進貨中抽檢檔案卷皮、卷盒、

裝訂的裝具送往相關質

檢部門質檢，如發現不合要求的，責令中檬方更換，直到

符合要求為止。

（五）主要設備及工具耗材要求理解。1.臺式電腦、高

速掃描儀、復印機、

打印機（A3幅面）等，具體數量由

中襟方根據工作量自行考慮，前述設備由中襟方提供

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檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

2.設備所需工具耗材由中襟方提供，符合國家關于檔案

掃描工具耗材的要

求；設備維修費用由中襟方承擔。

3.按發檄方的保密、安全要求進行設備處理及網絡布線,

以及數字化加工

中的軟硬件及網絡的維護工作Q

（六）數字化上傳要求理解。檔案完成數字化掃描后，條

目數據和原文數據

都應在規定時限內由本地上傳

到中心服務器；檔案數字化加工應用管理軟件是由發檄方

提供。

（七）檔案整理安全保密、規范性要求理解。將歸檔資料

全部按規范整理、

掃描入庫，要求安全、保密、規范。中襟方需

提供保證檔案實體和檔案信息安全的具體措施和承諾，并

與發襟方簽訂保密承諾

書。1.安全保密性：保持資料的完整，出庫入庫保持一

致，檔案內容不得外泄。

2.規范性：在發才票方提供整理、掃描的軟件環境中，中

襟方必須有嚴格的操作

規范流程。在檔案的清理、整理、掃描、加工過程中，必

須嚴格遵守發襦方的相

關檔案管理制度，在檔案的清理、掃描、加工的各個環節

均應進行詳細的登記，

在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄；經過

整理、掃描的檔案，保

證分類清晰，條目準確，滿足檔案查閱的規范要求。

3.中襟方由于管理不善造

成檔案的損壞、遺失或內容外泄，除賠償一定的經濟損失

外，情節嚴重的送往相

關部門追究其刑事責任。具體如下，

(1)損壞一卷檔案承擔違約金1萬元；外泄檔案內容，

經查實一次承擔違約金

5千元；丟失檔案一卷承擔違約金10萬元。

(2)以上情況出現，發襟方有權解除合同。

(3)中襟方因檔案的損壞、遺失或內容外泄等對發襟方

造成重大損失的，按檔

案相關法律，追究中襟方相應法律責任。

1.3對項目管理要求的理解

（一）組織實施要求理解中檄方應結合采購方的檔案管理

制度制定一套符

合完成本項目工作實際的

檔案整理管理規定及操作流程，以確保檔案整理規范、符

合進館質量要求。并要

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檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

求項目負責人和核心技術人員常駐發襟方現場。

（二）項目人員安排要求理解投才票人在投襟書中所寫項目

組成員一定是參

與本項目服務的管理或者工作人員，不得隨意更改，否則

視同違約。本項目要求

安排項目負責人1人，主要技術人員

不少于10人，中襟方需按要求確保崗位人員的穩定性。

項目負責人及主要技術

人員情況將作為評分考察的重點內容。

（三）項目驗收要求理解發棵方指定質檢員對檔案文本實

體、電子數據抽樣

甚至逐件檢查，保證質量；

掌握整理、掃描的進度和數量統計。對符合入庫要求的檔

案由雙方在入庫單上簽

字確認，作為當批量檔案整理、掃描完成的驗收憑證。項

目具體驗收要求如下；

1.按照深圳市檔案質量襟準及深圳市住房公積金管理中

心對專業檔案的規

范化整理、掃描要求進行整理、掃描處理，保證原檔案的

完整性。

2.確保在整理、掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。

3,符合國家襟準《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T

31-2005)o

4.保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。

5.生成的檔案掃描分辨率不低于200dpi,彩色。

6.檔案掃描圖像云黑邊、圖紙掃描圖像去藍底。

7.生成的數字化檔案，分辨清晰、圖像清楚、密級設置

無誤，滿足檔案數

字化的規范要求。

8.檔案文本實體與檔案掃描影像數據一一對應。

9.發檄方按批次提供案卷給中檬方?發糕方對中楝方質

檢后的掃描圖像進

行抽檢，抽檢率為10%o當抽檢圖像合格率達到98%s

發襟方可提供下一批次案

卷，但中襟方需對錯誤數據重新檢查修改，直到合格率達

100%；如抽檢合格率

低于98%,發襟方有權不予提供錯誤數據并且不再提供

下一批案卷，發襟方將該

批案卷全部退回給中襟方重新檢查修改，直到質檢合格，

由此造成的后果由中襟

方負責。

（四）項目結算和違約責任理解1.結算：項目結算時，

各類檔案的中襟綜

合單價不變，實際完成的數量發

生變化時，按市政府采購相關管理規定執行。

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檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

2.違約責任：對中襟方達不到合同時限要求的，中才票方

承擔以下違約責任：

（1）未按時限要求完成的量在100卷內（含100卷）的,

違約金人民幣1000

元；

（2）未按時限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下

（含1000卷）的,

違約金人民幣10萬元；

（3）未按時限要求完成的量在1000卷以上的，違約金

10萬元外,解除合

同。

1.4對報價要求的理解

（一）投才票單價：本項目投才票單價為公積金業務檔案采購

數量的整理、掃描

綜合單價，以實體檔案卷（份）數為準。

（二）投襟方所提交的《報價詳細構成》必須滿足以下要

求：1.明確各類

檔案的每卷檔案整理、掃描綜合單價。

2.預計數量僅為初步估計，合同執行時的最終數量以實

際結算為準。

序號檔案類別

公積金業務檔案（包括歸集類、

提取類、貸款類）

預計數

量（卷）

綜合單價

（元/卷）

1450萬

3.投襟方所報的各類檔案整理/掃描的綜合單價應包括

（且不限于）直接費、

間接費、設備費、設備維修費、材料費、耗材、各種管理

費、利潤以及稅金等全

部費用。投襟方中才票后不得在原報價的基礎上再提出任何

增加費用的要求。

4.檔案單位（卷）定義：原則上一次業務辦理過程形成

的文件組成一個案卷，

實體按業務類別分類，并按檔號順序整理立卷排架。無論

材料多少，均以一次辦

文編號組卷。

5.報價幣種為人民幣。

1.5對注意事項的理解

1、中糕人不得將項目非法分包或轉包給任何單位和個人Q

否則，采購單位

有權即刻終止合同，并要求中襟人賠償相應損失。

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檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

2、投檄人若認為招檄文件的技術要求或其他要求有傾向

性或不公正性，可

在招襟答疑階段提出，以維護招襟行為的公平、公正。

3、投襟人使用的襟準必須是國際公認或國家、或地方政

府頒布的同等或更

高的檄準，如投襟人使用的襟準低于上述襟準，評襟委員

會將有權不予接受，投

檄人必須列表將明顯的差異詳細說明。

4、投襟人所提交的投襟文件對技術參數R各項要求的響

應應是列出具體內

容。如果投一人只注明“符合”或“滿足”,將被視為“不符

合”，并可能嚴重影

響評襟結果。

5、按照市檔案局文件要求，本項目不得外包給有外資背

景或外籍人員的公

司Q

2.本項目的難點分析及解決方案

2.1難點一：人員流動風險及解決方案

檔案服務外包工作既是知識密集型也是勞動密集型產業，

項目組工作人員

的穩定性成為了制約項目實施成敗的關鍵因素。人員業務

水平不高、責任心不強

及人員流動性過大等因素都有可能會導致項目失敗的風險。

鴻橋集團將會從公司

現有員工中，挑選最熟練、最精干的項目姓人員，組成一

支技術嫻熟的骨干加工

隊伍，作為項目組的中堅力量；挑選對計算機軟硬件精通

的技術人員，保證加工

環境的正常運作。做好和用戶的溝通工作，保證本項目的

順利開展。

根據我方人力資源政策與項目管理相關規定，項目組的任

何員工辭職必須至

少提前1個月向項目經理及部門負責人提出書面辭職申請。

公司在接到員工辭職

申請后，要在第一時間由項目經理與辭職員工積極溝通，

對績效良好的員工努力

挽留，了解離職原因，反饋問題。員工提出辭職獲批準，

部門將保證至少提前一

周通知客戶員工離職事宜，員工應按規定辦理相應的離職

審批手續，首先應辦理

項目的工作移交手續，項目經理應安排項目組其他人員接

替其工作和職責，并經

客戶方簽字認可，為保證工作的連續性。項目經理重點負

責審查辭職員工以下方

面情況：項目文檔、資料、源程序、電腦、辦公用品及其

它公物的完全移交；

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檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

審查其了解項目機密的程度；審查其負責工作、進度、成

果物移交的完整性和有

效性；

其次，針對本項目的重要性特點，除采用相關福利與激勵

措施外，部分項

目組成員采用以下策略保證項目組的核心成員的連續性和

穩定性，從而降低人員

流動對項目帶來的風險，保障項目順利地成功實施。具體

策略如下：

項目經理AB角制度：項目經理是項目管理中最重要的角

色，其能力與穩定

性都直接決定項目的成敗。我們除采用公司內部選拔的方

式選用最優秀的人員擔

當該項目的項目經理一職外，將同時選拔一名項目副經理

（項目主管）協助項目

經理承擔部分的工作。一旦人員有變動可能性，及時調整

和進行人員的補充工作，

全面確保不對項目的進程和項目質量產生不良影響。

核心崗位雙兼制度：除項目經理外，項目的關鍵成功因素

就是項目組內的

核心崗位和成員。這些崗位人員的穩定與否也嚴重影響項

目的工期與成敗！因此，

我們在項目角色明確分工的基礎上，采用相鄰崗位雙兼替

補制。當某個崗位有員

工流動，將從其它小組中選拔補充;

項目組成員充足略剩原則：由于項目工期和工作量是一定

的，未來如何很

好地保證和提升項目實施水平，提前完成項目，所以我司

在人員構成、崗位設定

上采取充足略剩原則。即使人員流動將造成項目組成員部

分崗位的臨時空缺，但

是不影響項目的正常運營。而且，項目部門采用項目組成

員隨時流動，隨時增補

機制。其選拔機制與前期項目組成員選拔方式相同。并且,

為保證新增人員迅速

展開工作，在項目進行過程中，部門將同步組織項目內容

學習與培訓。當項目組

有員工離職時，及時尋找合適的替補人員進行工作交接。

鴻橋集團采取“定人定崗”的配置原則，決不任意調撥已確

定好或者正在

實施的工作人員，最大限度確保所實施項目人員的穩定性°

如出現員工個人主動

離職的情況，我方將及時進行人員補充及垮訓，保證項目

組的人員穩定并向采購

方如實匯報情況°

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檔案數字化加工整理項目投檬書技術方案

2.2難點二：設備風險及解決方案

鴻橋集團公司專業從事檔案整理、數字化掃描加工業務多

年，對于項目必

須用的設備，有著較為充足的儲備，公司配備有專門的設

備維護組，不管是購置

全新的硬件設備還是使用已有的設備，項目組配備有專門

的硬件工程師對項目所

使用的電腦、打印機及掃描儀等硬件設備定期進行維護和

檢修，發現問題及時維

護和修理，確保所有的硬件設備性能處于最佳狀態。對項

目臨時出現的設備使用

問題，情況緊急的可以從就近的項目實現緊急調配，其他

情況可以實現12小時

內派設備維護工程師進行上門維修。

同時鴻橋集團設備維護組還配有電腦、打印機、掃描儀等

備機一批，項目

上正在使用的硬件設備需要較長時間維修的，可先用備機

頂替，避免因硬件檢修、

更換配件等問題帶來的阻工誤工，將由于硬件問題而造成

不必要的時間浪費風險降

到最低。

2.3難點三：項目工期風險及解決方案

關于項目的工期采購方都有著嚴格的時間要求，沒有制定

好可行的工作計劃和

進度安排，加上其他各種可能出現的風險因素，就很有可

能會導致項目不能再采購

方要求的時間內實施完成。鴻橋集團公司在項目組正式進

駐前將會先派出項目經理

和采購方的相關負責人就項目的詳細情況、具體需求等事

項進行詳細溝通，并向采

購方提交詳細的切實可行的工作計劃和工期進度安排。在

項目正式開始實施后，在

工作過程中根據實際情況對原先制定好的工作計劃和進度

安排不斷進行調整和改進,

對各項工作進行統籌安排，最大限度地提高工作效率。確

保項目在采購方要求的時

間內甚至提前完成實施6如果項目確有工期問題，我司亦

可通過從其它項目抽調增

加項目人手和設備來保障本項目的工期。

2.4難點四：項目管理風險及解決方案

鴻橋集團公司專業從事檔案整理、數字化物描加工業務多

年，對項目管理有

培養大量的有著實際項目管理經驗的基層管理人員，同時

也積累了大量的項目管

理工作經驗。首先，我司對每個項目都有著崗位責任清晰

明確的組織管理架構，

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檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

從項目經理到項目組所有成員都有著明確的職責劃分，從

組織管理、過程管理到

績效管理都有著成熟完善的管理機制，避免因管理不到位

而帶來的項目風險。其

次，我司對項目的日常管理也避免了部分的項目管理風險,

除加強對項目組工作

人員技能培訓，項目成員每周需對工作進行總結，發現錯

誤，及時進行糾正改進。

再次，有項目經理統籌安排好各個環節的人員并掌控工作

進度，保證工作環節的

順利交接，提高工作效率。最后，公司高層著手加強對項

目的組織管理，及時掌

握項目進度動態和人員動態：加強對項目人員的績效管理,

引入合理的獎懲激勵

措施，提高員工的工作積極性；加強對項目組的過程管理,

及時發現問題及時更

正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，將項目

管理方面可能出現的風

險降到最低。

2.5難點五：泄密風險及解決方案

檔案涉及到采購方的重要信息，一旦泄密后果將不堪設想。

因此，所有的檔

案工作者都有責任對檔案及其信息安全保持高度的警惕性。

在項目正式開始實施

前鴻橋集團將組織項目組所有成員進行安全和保密意識培

訓，在項目正式運行后

也要不定期開展安全保密培訓，通過反復垮訓強化項目組

所有工作人員的安全保

密意識，杜絕意外和泄密事件的發生。在項目實施過程中

嚴格遵守檔案加工的各

項規章制度，對加工流程的各個環節進行監控，不留死角。

同時邀請采購方派出

專人進行安全監督，定期展開安全檢查。多管齊下確保檔

案信息的安全，杜絕泄

密風險的發生。

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檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

二、項目管理制度及違約承諾

1.項目管理規章制度

1.1組織實施管理規章制度及響應承諾函

本項目關于項目組織實施管理的要求為：中襟方應結合采

購方的檔案管理制

度制定一套符合完成本項目工作實際的檔案整理管理規定

及操作流程，以確保檔

案整理規范、符合進館質量要求。并要求項目負責人和核

心技術人員常駐發糕方

現場。

致；

組織實施管理承諾函

的項目的招根據已收到貴方的招檄編號為

襟文件，我司完全理解招才票文件關于組織實施管理的要求,

我方承諾完全響應貴

方關于組織實施要求的規定，任何因我方理解不當造成的

后果均由我方承擔。

承諾人：單位地址：

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檔案數字化加工整理項目投楝書技術方案

為保障項目的管理規范性和操作流程順暢，我司在多年的

項目實施管理過程

中形成了依稀累的項目管理規章制度，詳細如下：

1.1.1工作區域管理

工作人員在工作時間內不準會客，不到非工作場所，保持

工作區域的安靜，

進出工作區域時需要兩人以上行動。在工作間不允許抽煙、

吃零食、大聲喧嘩及

做其它可能損壞檔案的事情。

1.1.2實際操作管理

工作人員不能無故察看和互相議論檔案內容。工作時統一

穿戴無口袋的工作

服，出入工作室不得攜帶任何與工作相關的物品；工作過

程中產生的碎紙、廢光

盤等工作垃圾不得私自處理，必須交由檔案室值班人員統

一處理。掛包、錢包等

個人物品存放在指定位置，未經檔案室管理人員同意，不

得將工作間任何物品帶

出工作間外。

1.1.3通訊及存儲設備管理

現場工作人員不得攜帶任何手機、呼機等移動通訊設備以

及軟驅、移動硬盤、

U盤等信息存儲等設備。項目現場外面安放專門供現場實

施人員存放物品的保險

柜，每人一柜。進入現場前，需更換工作服裝，存放通訊

設備。

1.1.4工作日志管理

每位現場工作人員必須有每天的工作記錄（時間、地點、

數量等），并進行定

期檢查。項目經理每天需對每位現場工作人員的工作日志

進行核實和檢查。

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檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

1.1.5出入證使用管理

工作人員工作場所的出入證件由專人管理，進入工作場所

由證件管理者確認

后當場發放，離開時交回6項目嚴禁未經許可放入非項目

實施人員，私自帶非操

作人員入場納入考核范圍。

1.1.6請銷假制度管理

工作人員一律由主管人員負責把關，嚴格請、銷假制度，

不得中途離職或無

故不上班，實行獎懲制度。員工的請假（事假）需提前三

天向項目經理進行申請，

經批準方可請假；項目經理的請假需提前三天向公司人事

部門及采購人（用戶）

負責人提出，經雙方批準方可執行。員工和項目經理的病

假需書面提出申請，并

需向人事部門提供正規醫院開具的相關證明文件。員工的

離職需經客戶方同意方

可執行；項目經理的離職需提前一個月申請，公司批準后

需報備客戶方同意。

1.1.7安全保密管理制度

《安全保密管理制度》

1、檔案管理人員知利用者均應樹立保密觀念，貫徹執行

《檔案法》和《保

密法》，共同保守檔案機密。

2、對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱，并嚴格

履行手續°查、借

閱機密檔案要經主管領導枇準。

3、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔

案室或外傳，對機

密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。

4、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關

人員面前談論有關

檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中

暴露檔案機密。

5、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，

及時歸還，不得轉

借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

6、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規定銷毀,

不得以廢紙出售

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檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

7、發生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管

領導、保密或保衛

部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失

泄密和被盜密者，應按

其性質及情節給予嚴肅處理。

1.1.8檔案庫房管理制度

《檔案庫房管理制度》1、檔案庫房是保存檔案的重地，

非庫房管

理人員未經許可不得入內。

2、庫房要確定具體安全負責人，負責庫房內一切安全工

作。

3、庫房鑰匙由庫房管理人員負責保管，不得轉借他人。

非檔案人員禁止進入

庫房。

4、庫房內要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨

意堆放；庫房要保

持清潔整齊，注意空氣流通。

5、庫房內要有嚴格的“八防”措施（防火、防潮、防塵、

防蟲、防鼠、防

盜、防高溫、防強光）；庫房內的溫度應控制在14C-24C

之間，相對濕度應控

制在45%?60%之間，庫房管理人要認真記錄庫房內當日

的溫度和濕度。

6、庫房內禁止存放非檔案用品及個人物品；嚴禁任何人

吸煙和攜帶易燃、

易爆物品進入庫房；庫房內不準使用臺燈、電熨斗、電暖

器等電器設備；庫房內

必須配備報警裝置、滅火器材，并確定專人管理；滅火器

材要放在固定位置，不

準隨便移動，要定期進行檢測；檔案管理人員必須會使用

滅火器。

7、庫房內不準辦公、開會、會客和住宿，房管理人員離開

庫房必須鎖卷柜、

閉燈、鎖門。

8、檔案管理人員應定期對庫房內各類檔案進行清點，做

好清點記錄Q

9、庫房安全負責人要經常檢查庫房的安全，發現不安全

因素及時排除；若

個人無法排除，應及時向領導匯報予以解決。

1.1.9檔案統計制度

《檔案統計制度》

14

檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

1、檔案統計工作應做到準確性、及時性、科學性和連續

性。

2、檔案中心對接收的各類檔案/文件，要辦理交接手續，

做好各類《檔案移

交清單》，一式兩份，客存一份，以備核查和統計。

3、對接收的各類檔案/文件，應逐卷/件整理，以件/卷/箱

為單位統計檔案

現存總數量。

4、檔案保管狀況的統計。對遺失及損壞的檔案要記錄數

量和原因。

5、每年進行一次檔案提供利用的統計，內容包括借閱檔

案人次、件數，復

印提供檔案的數量，利用目的和效果6

6、定期統計一次檔案的整理數量及情況。

7、定期統計一次本年度檔案的歸檔情況，內容包括歸檔

率、準確率、完整

率。

8、定期進行一次檔案綜合情況統計，主要有檔案總數量,

本年度歸檔數量，

庫房及設備的增置情況，檔案人員變更情況，提供檔案利

用的人次、件數、卷數、

箱數，檔案編研資料的編寫情況等。

9、按上級主管部門要求填好統計報表并及時上報。

1.1.10檔案安全管理制度

《檔案安全管理制度》1、成立公司安全領導小組，

項目經理為第一責任人，直接負責項目的安全

管理工作。2、認真貫徹執行各項安全生產法律、法規和

安全襟準。

3、建立健全安全管理責任制和安全操作規程，包括單位

領導職責、各部門

領導職責、項目經理職責和員工安全生產職責。

4、主持召開公司安全管理專題會議，及時通報公司安全

生產工作情況及有

關安全生產的重大問題，對各個項目的人員和檔案的安全

做聯合檢查并

通報情況，整改安全隱患和不斷改善安全條件°

5、檔案中心必須安全建檔，實行分級管理，歸檔文件要

做到及時、準確、

15

檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

清晰、專人管理。6、檔案管理人員隨時做好安全檔案的

保管，注意防盜、

防火、防蛀、防潮

濕、防遺漏。若發生遺漏和失誤要追究相關人員的責任。

7、查閱檔案等

需辦理借閱手續，借閱者必須愛護并按期歸還。

各類資料、檔案建立統計臺帳Q每半年對庫房內檔案資料

盤點和統計一次。

檔案交接管理

檔案交接由中國人壽深圳分公司檔案相關負責人和現場加

工負責人員，在安

排好的工作間里進行面對面的交接，要求有書面交接記錄,

流程中由中國人壽深

圳分公司檔案管理專門人員全程監督并有書面交接記錄。

1.1.12原檔案保護措施

對檔案原件要小心存放，拆訂后的檔案原件裝訂后要恢復

原樣。現場工作人

員要保證檔案的完整，不得損壞和丟失，不得篡改檔案內

容，原檔案磨損、不清

晰的，需檔案館專門人員簽字同意，方可進行下道工序。

1.1.13檔案安全存放

檔案只能在工作間的專用保險柜內存放，工作間內的其它

地方不準存放檔案。

1.1.14操作安全管理

工作人員下班時，均應將工作間中所有檔案鎖在專用保險

柜中，由本項目組

的相關責任人保管好鑰匙，并由檔案館人員鎖好工作間房

n,實行雙重保險。

1.1.15防火安全管理

工作人員加強防火安全教育、工作間內嚴禁吸煙和任何火

源。防止無關人員

進出，防火設施配置齊全。

16

檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

1.2項目人員管理規章制度及響應承諾函

本項目關于項目人員安排的要求為：投襟人在投檄書中所

寫項目組成員一定

是參與本項目服務的管理或者工作人員，不得隨意更改，

否則視同違約。本項目

要求安排項目負責人1人，主要技術人員不少于20人，

中楝方需按要求確保崗

位人員的穩定性。項目負責人及主要技術人員情況將作為

評分考察重點內容Q

致：

項目人員管理響應承諾函

的項目的根據已收到貴方的招才票編號為

招楝文件，我司完全理解招檬文件關于項目人員管理要求,

我方承諾完全響應

貴方關于項目人員管理要求的規定，任何因我方理解不當

造成的后果均由我方承

擔。

承諾人：單位地址：

17

檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

為保障項目的人員的穩定性和人員的日常工作規范性，我

司在項目的運行過

程中積累了大量的關于人員管理的經驗，部分經驗形成了

規范的管理制度文件，

部分項目人員管理制度如下：

1.2.1日常行政管理制度

Is熱愛本職工作，服從統一管理，認真鉆研業務，努力

提高水平Q

2、愛護辦公設施和公共財物，如有損壞，照價賠償6

3、遵守考勤制度，按時上下班，配帶工作襟牌。

4、工作態度認真，一絲不茍，嚴格執行操作流程和業務

流程。

5、講究衛生，不隨地吐痰，不亂丟垃圾，保持衛生間的

清潔。

6、遵守工作場所的管理要求，不喧嘩，不打鬧，非經同

意不得隨意走動或

做與工作無關的事情。

7、嚴禁在工作場所內吸煙，嚴禁攜帶火種、易燃易爆物

及私人雜物進入工

作場所。

8、嚴禁在工作場所內存放食物和進食、飲茶水。接觸檔

案時要確保雙手干

凈和干燥。

9、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，未經允許不

得復制、抄寫檔案

內容。

10、遵守項目所在客戶方的相關的規章制度。

1.2.2崗位責任制

項目團隊進駐深圳市住房公積金中心后，項目經理會對每

個工作崗位制定崗

位說明書，明確各個崗位人員的職責、職能及工作情況；

1、要樹立高尚的職業道德，熱愛本職工作，保密意識強,

工作能夠自主，

培養員工嚴謹的工作作風。

2、檔案整理、著錄及檔案數字化等操作人員均需經專業

職能培訓和安全保

密培訓，考試合格后方能承擔操作工作。

3、工作人員對所承擔的工作流程應熟悉，重視操作規范

及要求，以確保工

作無錯誤為最低目襟。

18

檔案數字化加工整理項目投棵書技術方案

4、工作開始前需認真做好操作前的各項準備工作。

5、嚴格執行有關規定，發現異常情況及時查找原因，進

行糾正，并同時將

情況向上匯報。

6、保持操作環境清潔衛生，保正掃描等設備正常工作。

7、認真填報工作日志及記錄，字跡要清晰，記錄要完整,

要實事求是，嚴

禁偽造數據，做到準確無誤。

1.2.3巡回檢查制度

1、項目經理實施走動式現場管理，對各個環節工作人員

工作情況作認真仔

細的巡回檢查；

2、巡回檢查中發現異常情況，應及時處理，若遇重大問

題，不能自行解決

的，則必須盡快上報領導，在征得領導同意后，方可離開

現場，并將發生的情況

作詳細記錄。

3、若遇異常情況，須跟蹤觀察，詳細做好記錄，并向下

一班值班人員作交

待，以免釀成重大事故。

4、做記錄時，要求真實、準確、清晰，俁持記錄本的整

潔6

5、巡回檢查間隔時間規定為2小時，即每2小時現場巡

檢一次，每天檢查

4次°

1.2.4檔案追溯表制度

1、嚴格執行內部檔案追溯表制度，每個環節均應簽字確

認，日期要書清晰；

2、對各個環節的返工應由上一環節責任人進行處理；

3、項目經理抽檢錯誤的，由編目人員完成處理；

4、客戶抽檢發生錯誤的由相關責任人處理，并給予一定

額度的處罰：

5、流程單應與數字化系統中流程保持一致，做到線下線

上同時監控；

6、追溯表在歸還檔案前抽出，裝訂成冊，作為數字化加

工檔案，移交給客

戶方。

19

檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

1.2.5安全文明操作管理制度

為了認真貫徹“安全第一，預防為主'’的方針，樹立高度安

全防范意識，特

制定本制度6

1、新進項目現場的工作人員必須經“三級安全教育安全

保密培訓”并且

考核合格方能上崗，項目經理必須經過“檔案上崗培訓”，

并取得相應“檔案上

崗證證”方能上崗擔任項目經理。

2、嚴格遵守各項操作規程，精心操作，俁證原始記錄整

潔、準確可靠。

3、崗位設置規范化，物品擺放應符合有關規定。

4、當班人員有權拒絕非本崗人員隨意進入其崗位和動用

其崗位任何物品，

有權拒絕不熟練的人員接替其工作。

5、按時巡視檢查，發現問題及時處理。發生事故要正確

分析、判斷，并及

時向有關領導報告。

6、任何人不準帶入相關人員進入項目現場。

2

檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

1.3項目驗收管理規章制度及承諾函

本項目關于項目驗收管理的要求為：發襟方指定質檢員對

檔案文本實體、電

子數據抽樣甚至逐件檢查，保證質量；掌握整理、掃描的

進度和數量統計。對符

合入庫要求的檔案由雙方在入庫單上簽字確認，作為當批

量檔案整理、掃描完成

的驗收憑證。項目具體驗收要求如下：

1.按照深圳市檔案質量襟準及深圳市住房公積金管理中

心對專業檔案的規

范化整理、掃描要求進行整理、掃描處理，保證原檔案的

完整性。

2,確保在整理、掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。

3.符合國家襟準《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T

31-2005)o

4.保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。

5.生成的檔案掃描分辨率不低于200dpi,彩色。

6.檔案掃描圖像云黑邊、圖紙掃描圖像去藍底。

7.生成的數字化檔案，分辨清晰、圖像清楚、密級設置

無誤，滿足檔案數

字化的規范要求°

8.檔案文本實體與檔案掃描影像數據一一對應。

9,發襟方按批次提供案卷給中襟方。發欖方對中襟方質

檢后的掃描圖像進

行抽檢，抽檢率為10%0當抽檢圖像合格率達到98%、

發襟方可提供下一批次案

卷，但中才票方需對錯誤數據重新檢查修改，直到合格率達

100%；如抽檢合格率

低于98%,發襟方有權不予提供錯誤數據并且不再提供

下一批案卷，發襟方將該

批案卷全部退回給中襟方重新檢查修改，直到質檢合格，

由此造成的后果由中襟

方負責。

21

檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

致：

項目驗收管理承諾函

的項目的招根據已收到貴方的招檄編號為

襟文件，我司完全理解招襟文件關于項目險收管理的要求,

我方承諾完全響應貴

方關于項目驗收要求的規定，任何因我方理解不當造成的

后果均由我方承擔。

我方指定2名質檢員對檔案文本實體、電子數據抽樣甚至

逐件檢查，保證質

量；掌握整理、掃描的進度和數量統計，另外安排1名項

目經理對質量進行抽檢

和總體檢查。對符合入庫要求的檔案由雙方在入庫單上簽

字確認，作為當批量檔

案整理、掃描完成的驗收憑證。具體如下：

1.按照深圳市檔案質量襟準及深圳市住房公積金管理中

心對專業檔案的規

范化整理、掃描要求進行整理、掃描處理，保證原檔案的

完整性。

2.確保在整理、掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷6

3.符合國家糕準《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T

31-2005)o

4.保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。

5.生成的檔案掃描分辨率不低于200dpi,彩色°

6.檔案掃描圖像去黑邊、圖紙掃描圖像去藍底。

7.生成的數字化檔案，分辨清晰、圖像清楚、密級設置

無誤，滿足檔案數

字化的規范要求。

8.檔案文本實體與檔案掃描影像數據一一對應。

9,發檄方按批次提供案卷給我方。發糕方對我方質檢后

的掃描圖像進行抽

檢，抽檢率為10%°當抽檢圖像合格率達到98%、發襟

方可提供下一批次案卷，

但中檄方需對錯誤數據重新檢查修改，直到合格率達

100%；如抽檢合格率低于

98%,發襟方有權不予提供錯誤數據并且不再提供下一批

案卷，發才票方將該批案

卷全部退回給中襟方重新檢查修改，直到質檢合格，由此

造成的后果由我方負責。

承諾人：單位地址：

22

檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

為保障鴻橋集團提供給用戶方的是最終整理好的檔案實體

和檔案數據資料

和數據光盤等產品，我司項目驗收管理規章制度包括以下

幾點：

1.3.1驗收襟準制度

1.3.1.1檔案實體驗收襟準

實體檔案的驗收以抽檢方式進行，抽檢比率不能小于5%。

檔案實體驗收必

須逐卷清點，按檔案數量、文件狀況、卷內文件頁數與順

序、裝訂要求等進行逐

項檢查，如發現檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等問題，將

追究相關責任；順序錯

誤、裝訂不符要求、卷間文件顛倒等作為差錯，抽檢的合

格率達到100%的才予

以驗收。

驗收襟準如下：1、各文件材料歸類準確、排列無誤、案

卷厚度適中。

2、檔號無重復，案卷順序號規范、統一。

3、檔案著錄格式規范，數據準確。

4、編制單位、編制日期、保管期限題寫準確，文字打印

清晰Q

5、每一案卷其頁號必須連續、需重新訂號的頁號準確無

誤。

6、圖紙折疊規范、美觀，檔號章清晰正確。

7、案卷中的每一件都要進行數據錄入，必須準確、無錯

別字，采購人可順

利進行查找。若電子數據內容或格式有誤，該批數據退回

免費重新修正，我司在

5個工作日內完成。

8、案卷裝訂規范、整齊、牢固、不影響閱讀。

9、案卷盒中撰寫的文字需使用油印，界面清晰、美觀。

10、如驗收發現整理質量有問題，屬中才票人造成的錯誤、

遺漏，我司對不合

格的檔案在采購人提出返工要求后5天內統一免費返工至

驗收合格。

1.3.1.2數據驗收檄準

數據驗收以一個全宗為一個批次Q1、

數據抽檢

23

檔案數字化加工整理項目投檬書技術方案

(1)以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，

包括目錄數據庫、

圖像文件及數據掛接的總體質量。

(2)抽檢比率必須大于10%,抽檢的合格率達到100%

的才予以驗收。2、驗

收檄準目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，卷內目錄不完全

對應，或目錄數據

庫、圖

像文件出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢

檄記為“不合格”。

(1)檔案原件：完整率100%:紙張頁面錯位、顛倒、

壓字等差錯率W%。。

(2)電子目錄；檔號、題名等關鍵字段正確率100%,

其余字段錯誤率W5%。。

(3)圖像文件：漏掃率或.2%。；圖像方向、偏斜度、清

晰度、失真度等差

錯率0%;命名差錯率勺％。。

(4)數據掛接：E確率100%°

1.3.1.3光盤驗收襟準

主要檢查備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數

量是否準確等。雙

方驗收確認后，履行光盤移交手續。

1.3.2驗收實施步驟制度

1.3.2.1提出驗收申請

我司項目組在做好檔案實體、數據資料和數據光盤等項目

成果的驗收準備后，

將向采購人以書面的形式提出驗收申請。采購人在接到我

司驗收申請后應組織好驗

收組準備接收我司提交的項目成果，采購人覺得有必要時

可以邀請采購中心、質檢

等部門共同參與本次項目驗收。

1.3.2.2成果檢驗

采購方按照抽檢的方式，對檔案資料的整理質量、電子影

像件質量、檢索信

息的正確率和數據掛接正確率按照驗收襟鹿進行檢查，雙

方對本次成果檢驗結果

進行簽字確認。

24

檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

1.3.2.3質量問題修正

如果在驗收過程中發現有質量問題或者驗收成果達不到采

購人要求的驗收

襟準，我司將根據用戶的意見進行一一修正。

如果工作成果存在嚴重的缺陷，則退回給我司。我司將對

工作成果存在的缺

陷制定出相應的補救措施。如果給采購人帶來重大損失，

我司愿意根據合同接受

相應的處罰。待全部完成補救措施后雙方再另行協商驗收

的時間。

1.3.2.4驗收簽字

當所有項目成果都順利通過采購人的審查合格后，我司項

目組向采購人提交

檔案實體、數據資料和數據光盤等所有項目成果，采購人

應向我司出具項目成果

驗收報告，雙方代表簽字確認，作為采購人支付服務款項

的憑據。

1.4項目結算及響應承諾函

本項目關于項目結算的要求為：項目結算時，各類檔案的

中糕綜合單價不變，

實際完成的數量發生變化時，按市政府采購相關管理規定

執行。

項目結算響應承諾函

致：

986的根據已收到貴方的招木票編號為項目的

招襟文件，我司完全理解招襟文件關于項目結算的要求，

我方承諾完全響應貴方

關于項目結算要求的規定，項目結算時，各類檔案的中襟

綜合單價不變，實際完

成的數量發生變化時，按市政府采購相關管理規定執行。

任何因我方理解不當造成的后果均由我方承擔。

承諾人：單位地址：

25

檔案數字化加工整理項目投棵書技術方案

2.違約承諾

致：

違約承諾函

的項目的根據已收到貴方的招才票編號為

招糕文件，我司完全理解招檄文件關于違約責任的要求，

我方承諾完全響應貴方

關于項目違約的規定，任何因我方理解不當造成的后果均

由我方承擔。對達不到

合同時限要求的，我方承擔以下違約責任：

（1）未按時限要求完成的量在100卷內（含100卷）的,

違約金人民幣1000

元；

（2）未按時限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下

（含1000卷）的，

違約金人民幣10萬元；

（3）未按時限要求完成的量在1000卷以上的，違約金

10萬元外，解除合

同。

承諾人：單位地址:

26

檔案數字化加工整理項目投檬書技術方案

三、項目實施工作計劃、操作流程及違約承諾

1,實施工作計劃

為保障深圳市住房公積金中心檔案整理掃描服務項目能夠

如期按照18個月

（稍提前完成），我司計劃將本項目的實施分為五個階段:

第一階段為項目準備

階段、第二階段為項目試運行階段、第三階段為正常運行

階段、第四階段為項目

收尾階段、第五階段為項目驗收階段。詳細的工期進度見

工期計劃安排表：

1.1項目總體工期計劃安排表

項目總體周期按18個月，每個月按21.75個工作日計算,

完成本項目所有

工作日為：18*21.75=391.5天。本項目時間工作時間按

391天核算，詳細工期

計劃安排如下：

項目階段工作描述時間時間跨度

天數

項目準備階人員、設備、場地、需求5天

段調研、實施襟準、流程、

實施計劃確定等

項目試運行公積金業務檔案整理、掃30天

階段描

合同簽訂后第30萬卷

6-35個工作日

每日完成1

萬卷

每日完成

1.25萬卷

主要內部質

檢

驗收總結

計劃完成數備注

量

合同簽訂后5

個工作日內

不計工作產

出

項目正式運公積金業務檔案整理、掃336天合同簽訂后第

420萬卷

行階段描36?371個工作

0

項目收尾階公積金業務檔案補充整10天

段理、補充掃描

項目驗收階掃描驗收

段

10天

合同簽訂后第

372-381個工

作日

合同簽訂后第

382-391個工

作日

27

檔案數字化加工整理項目投^書技術方案

1.2項目個階段工作安排

項目階段

項目準備階段

工作安排

項目組組建

項目成員分工

時限

0.5天

0.5天

責任人

項目經理

項目經理

項目經理

項目經理

項目專家

項目專家

項目經理

項目專家

項目經理

工作描述

合理調配人員

人員的分工協

作初安排

場地布置

知識培訓

簽訂保密協議

確定工作范圍

做好食宿準備

確定工作計劃

10人

包括檔案整理、

錄入、掃描、圖

像處理、質檢、

掛接和刻盤各

環節順利運轉。項目正式運行階段

項目正式運行

（優化人員配置）

工作場地軟、硬件布

0.5天

置

項目人員專業知識

1天

培訓

保密培訓及保密協

0.5天

議簽訂

項目技術人員調研

項目人員食宿安排

項目需求再溝通

0.5天

0.5天

0.5天

項目試運行階段

項目人員及設備進

0.5天

駐

項目試運行（流程

優化）

30天項目經理

336天項目經理

主要優化項目

的人員配置及

分工協作

主要進行項目

內部檢查工作，

包括邀請相關

專家協助內部

檢查并完善。項目收尾階段

項目收尾（質量核

10天

查）

項目經理

項目驗收階段

項目驗收（交接）10天項目經理

雙方共同對項

目掃描成果進

行總體驗收及

總結

28

檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

1.3詳細項目工作計劃及部署

為保障項目整個過程的順利進行，項目各階段的工作安排

我司做了詳細的部

署和計劃，主要由以下9點構成：

1、人員設備準備：嚴格執行投襟文件中承諾設備和人員

數量，同時參考確

認項目實施計劃書進行相應的調整。

2、項目實施場地準備：包括場地水電、空調、錄像監控

設備和防盜門鎖的

專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制

作等工作。

3、需求詳細調研：我司有著豐富的項目實施經驗，但是

對于每個客戶項目

現場情況、檔案類型、檔案現狀、檔案具體數量、檔案實

際工作、檔案實施目的、

檔案工作進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在

項目正式開始前，會安

排我司有多年項目運作和管理經驗的項目經理對項目需求

進行詳細調研，及時與

客戶進行需求溝通，保障項目正式執行的成果符合甚至超

出客戶的預期和期望。

4、實施襟準確立：項目實施襟準的確立，關系到項目整

個運行的狀況和質

量，所以，我司非常重視項目實施襟準，在項目正式實施

初期，我司會及時與客

戶方就項目實施才票準進行溝通交流，并最終優化完善項目

的實施襟準，保障項目

實施的襟準的準確性，最終確保項目的進程和質量。

如有必要，檔案整理及數字化檄準確立可以邀請相關行業

專家參與工作糕

準細化工作，襟準由三方共同確認，我方將參照確認檄準

做好項目實施工作。

5、實施流程設立：項目實施流程的設定，能夠起到優化

工作環節，提高工作

效率，提升管理質量，減輕員工工作強度的作業。我司安

排專門的檔案專家（從事

檔案工作30年以上）對項目的流程進行設定和最終優化,

有利于提高工作質

量和效率。

我方參考已確認襟準進行項目試運行工作，在此過程中進

一步確立和優化流

程及操作規范Q

6、項目計劃制定：根據項目試運行情況，確立各崗位日

工作量，核實總體

工作進度并最終做出詳盡的可考量的項目計劃。

7、項目正式運行工作：包括檔案整理、錄入、掃描、圖

像處理、質檢、掛

接和刻盤各環節順利運轉。

8、項目收尾工作，主要進行項目內部檢查工作，包括邀

請相關專家協助內

部檢查并完善。

29

檔案數字化加工整理項目投檬書技術方案

9、項目驗收工作：雙方共同對項目進行總體驗收及總結。

1.3.1項目啟動

L3.1.1啟動程序

實施流程設定

簽訂保密協議制定實施計劃實施檄準確立

項目需求調研

1、簽訂保密協議

檔案是客戶的核心資產，保障檔案的安全是我司首要考慮

的工作，我司

嚴格要求檔案管理人員和利用者樹立保密觀念，貫徹執行

《檔案法》和《保

密法》，共同保守檔案機密。在項目正式進場前，我司會

安排專門的檔案保密

培訓，同時與每個員工就本項目簽訂項目保密協議。全面

對客戶的檔案保密

進行負責。另外，我司也會與貴方簽訂正式的項目保密協

議，包括但不限于

項目實施過程中、實施后期項目所有商業秘密Q

2、項目需求調研

我司有著豐富的項目實施經驗，但是對于每個客戶項目現

場情況、檔案

類型、檔案現狀、檔案具體數量、檔案實際工作、檔案實

施目的、檔案工作

3

檔案數字化加工整理項目投檄書技術方案

進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項目正式

開始前，會安排我

司有多年項目運作和管理經驗的項目經理對項目需求進行

詳細調研，及時與

客戶進行需求溝通，保障項目正式執行的成果符合甚至超

出客戶的預期和期

望。

3、實施襟準確立

項目實施襟準的確立，關系到項目整個運行的狀況和質量,

所以，我司

非常重視項目實施襟準，在項目正式實施初期，我司會及

時與客戶方就項目

實施襟準進行溝通交流，并最終優化完善項目的實施襟準,

保障項目實施的

襟準的準確性，最終確保項目的進程和質量。

4、實施流程設定

項目實施流程的設定，能夠起到優化工作環節，提高工作

效率，提升管

理質量，減輕員工工作強度的作業。我司安排專門的檔案

專家（從事檔案工

作10年以上）對項目的流程進行設定和最終優化，有利

于提高工作質量和效

率。

5、制定實施計劃

實施才票準和實施流程設定好后，我司項目經理會根據項目

的實際情況制

定具體的項目實施計劃，項目實施計劃需與客戶方進行詳

細比對并確定。項

目實施計劃一旦雙方簽字確定，我司會嚴格按制定好的項

目實施計劃進行項

目的實施工作，推進項目的具體進程工作。

31

檔案數字化加工整理項目投糕書技術方案

1.3.1.2項目啟動工作安排

工作安排

項目組成立

項目成員分工

時限

0.5天

0.5天

責任人

項目經理

項目經理

項目經理

項目經理

項目經理

項目經理

項目經理

項目經理

項目經理

配合人

總公司行政

總公司行政

總公司行政

總公司行政

總公司行政

總公司行政

總公司行政

總公司行政

總公司行政

工作場地軟、硬件

0.5天

布置

項目人員專業知識

1天

培訓

保密培訓及保密協

0.5天

議簽訂

項目技術人員調研0.5天

項目人員食宿安排0.5天

項目需求再溝通0.5天

項目人員及設備進

0.5天

駐

注：為保障本項目按照招糕人的時效要求快速進入正常運

轉狀態，以上事項

可能多個事項同時推進進行。確保項目組能夠在5個工作

日內完成各項項目進場

準備工作。

1.3.1.3項目啟動會議

項目啟動會議的內容：1）召集項目有關人員開會正式宣

布項目正式開

始

2）介紹項目的背景，目襟，組織結構

3）確定項目參與各方的職責和工作范圍

4）規定項目的溝通模式（通常情況/重大事件）

5）協商項目各方的相關聯系方式

32

檔案數字化加工整理項目投糕書技術方案

1.3.2項目實施進度計劃

根據招襟文件的要求，本項目的服務協議期限為自合同簽

訂之日起18個月。本項

目實施進度表中所列時間從合同簽訂之日算起。

項目階段工作安排詳細說明工期項目準備（合同人員設備

準備：嚴格執行投檄文件中準備工作包括人員準備和簽訂后5

天內承諾的時間和人員數量，同時參考確設備準備：人員準備

工作3天完成人員配備、認項目實施計劃書進行相應的調整。

及人員基礎性培訓工作。培訓及正式進

項目實施場地準備：包括場地水電、本項工作需要客戶相

關負場工作）

空調、錄像監控設備和防盜門鎖的專責人給予支持和配合。

2天

修工作，還包括場地布置、桌椅板凳

和工作崗位卡片制作等工作。

項目試運行需求詳細調研：詳細調研客戶方對于安排檔案

專家1名詳細與5天

項目的期望和目襟，工作的內容及數客戶方負責人進行調

研,

量等制定詳細的工作計劃。

實施襟準確立：檔案整理及數字化棵我方負責所邀請專家

的全5天

準確立邀請相關行業專家參與工作部費用，完全符合各項

檄準細化工作，襟準必須由三方共同準與要求，確保檔案

順利

確認，我方將參照確認襟準做好項目移交°

實施工作。

實施流程設立：我方參考已確認襟準我方將及時處理工作

中的10天

進行項目試運行工作，在此過程中進各項問題，此階段工

作量

一步確立和優化流程及操作規范。將處于逐步提升工程中。

項目計劃制定；根據項目試運行情我方負責制度出本項目

的10天

況，確立各崗位日工作量，核實總體工作計劃，供客戶方

審核

工作進度并最終做出詳盡的可考量通過后正式按照項目計

劃

的項目計劃。進行項目運行和管理工作項目正式運行項目

正式運行工作：包括檔案整理、項目正式運行期間須保證

約336

錄入、質檢各環節順利運轉°每日完成計劃的工作量。

天項目收尾

項目收尾工作；主要進行項目內檢工項目收尾階段的內檢

工

作，包括邀請相關專家協助內檢并完作，進一步確保項目

工作10天

善。的質量。

項目驗收工作：雙方共同對項目進行按照項目整理驗收襟

準進

10天

月度驗收、總體驗收及總結。行項目驗收。

項目管理工作：包括項目各環節監項目管理過程中須及時

做項目

控、質檢管理、人員管理和績效考核好設備維護和人員儲

備更實施

管理。換工作。全周

期項目驗收

項目管理

33

檔案數字化加工整理項目投襟書技術方案

1.4其它保障工期的相關配套措施

任何項目的實施均存在一定的風險，為保證本項目的按照

工期進度順利完成

實施，我司將從以下五個方面限制風險的發生Q

1、深圳市鴻橋服務外包集團有限公司從公司現有