工程造價(jià)檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)工程造價(jià)檔案的科學(xué)管理，確保工程造價(jià)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮工程造價(jià)檔案在工程建設(shè)、造價(jià)控制、結(jié)算審計(jì)、后期維護(hù)等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司承接的各類建設(shè)工程項(xiàng)目的工程造價(jià)檔案管理工作，包括項(xiàng)目的前期規(guī)劃、預(yù)算編制、招投標(biāo)文件、合同管理、工程變更、結(jié)算審核等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的與工程造價(jià)相關(guān)的文件資料。3.管理原則工程造價(jià)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)合理、安全保密可靠、方便查閱利用的原則。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善工程造價(jià)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理工程造價(jià)檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀等工作。對(duì)工程造價(jià)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。定期對(duì)工程造價(jià)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.項(xiàng)目部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)在工程造價(jià)管理過(guò)程中形成的文件資料的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門(mén)。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好工程造價(jià)檔案的整理、歸檔工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，確保其真實(shí)、完整、有效。3.造價(jià)人員職責(zé)在工程造價(jià)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理與造價(jià)相關(guān)的各類文件資料，并對(duì)其真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。將整理好的造價(jià)資料按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)，隨項(xiàng)目進(jìn)展同步移交至項(xiàng)目部門(mén)或檔案管理部門(mén)。在檔案整理和歸檔過(guò)程中，配合檔案管理部門(mén)完成相關(guān)工作，提供必要的說(shuō)明和解釋。三、檔案的收集與整理1.收集范圍項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。工程造價(jià)文件：工程預(yù)算書(shū)、招標(biāo)控制價(jià)、投標(biāo)報(bào)價(jià)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)、工程合同及補(bǔ)充協(xié)議等。工程變更文件：工程變更申請(qǐng)、變更審批單、變更圖紙、變更造價(jià)計(jì)算書(shū)等。工程進(jìn)度款支付文件：進(jìn)度款申請(qǐng)報(bào)表、審核意見(jiàn)、支付憑證等。工程結(jié)算文件：工程竣工結(jié)算書(shū)、結(jié)算審核報(bào)告、竣工圖紙、現(xiàn)場(chǎng)簽證單、材料設(shè)備認(rèn)價(jià)單等。其他與工程造價(jià)有關(guān)的文件：會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、咨詢報(bào)告、審計(jì)決定書(shū)等。2.收集要求項(xiàng)目部門(mén)和造價(jià)人員應(yīng)及時(shí)收集各自工作中產(chǎn)生的工程造價(jià)文件資料，確保文件資料的齊全、完整。收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料。對(duì)于電子文件，應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，同時(shí)注明文件的形成時(shí)間、來(lái)源等信息。3.整理原則遵循工程造價(jià)文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。分類科學(xué)合理，便于保管和查閱利用。按照工程項(xiàng)目的不同階段、不同類別進(jìn)行整理，確保同一項(xiàng)目的文件資料集中存放。4.整理方法分類：按照工程項(xiàng)目前期文件、工程造價(jià)文件、工程變更文件、工程進(jìn)度款支付文件、工程結(jié)算文件等類別進(jìn)行分類。編號(hào)：對(duì)每一份工程造價(jià)文件進(jìn)行唯一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如采用項(xiàng)目編號(hào)+類別代碼+順序號(hào)的方式。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放。裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件整齊、牢固。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目階段結(jié)束后，及時(shí)將整理好的工程造價(jià)文件資料移交至檔案管理部門(mén)。一般情況下，工程竣工結(jié)算完成后一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)完成全部工程造價(jià)檔案的歸檔工作。造價(jià)人員應(yīng)在文件資料形成后一周內(nèi)，將其整理并移交至項(xiàng)目部門(mén)或檔案管理部門(mén)。2.歸檔流程項(xiàng)目部門(mén)或造價(jià)人員填寫(xiě)《工程造價(jià)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。將整理好的檔案及《工程造價(jià)檔案移交清單》一并提交給檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《工程造價(jià)檔案移交清單》上簽字，并辦理交接手續(xù)。3.歸檔要求歸檔的工程造價(jià)檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類清晰、編號(hào)準(zhǔn)確、編目完整。檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，卷內(nèi)文件排列有序，圖紙折疊整齊，備考表填寫(xiě)完整。對(duì)于電子檔案，應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)。五、檔案的保管1.保管期限工程造價(jià)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、工程合同及補(bǔ)充協(xié)議、工程竣工結(jié)算審核報(bào)告等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案包括工程預(yù)算書(shū)、招標(biāo)控制價(jià)、投標(biāo)報(bào)價(jià)文件、工程變更文件等，保管期限一般為[X]年。短期保管的檔案包括工程進(jìn)度款支付文件、現(xiàn)場(chǎng)簽證單等，保管期限一般為[X]年。2.保管方式檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照類別、編號(hào)順序排列，便于查找和取用。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在多個(gè)存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.庫(kù)房管理檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。六、檔案的借閱與利用1.借閱規(guī)定因工作需要借閱工程造價(jià)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《工程造價(jià)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案的名稱和編號(hào)、借閱期限等信息。《工程造價(jià)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容和檔案的保管期限等情況進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。借閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.利用方式檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門(mén)提供工程造價(jià)檔案的查閱服務(wù)，方便工作開(kāi)展。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。根據(jù)工作需要，檔案管理部門(mén)可對(duì)工程造價(jià)檔案進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門(mén)的印章。對(duì)于涉及公司機(jī)密的工程造價(jià)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍，確保公司機(jī)密信息的安全。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工程造價(jià)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)會(huì)同項(xiàng)目部門(mén)、造價(jià)部門(mén)等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。鑒定意見(jiàn)應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。2.銷毀程序?qū)τ谝咽ケ４鎯r(jià)值的工程造價(jià)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《工程造價(jià)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。將《工程造價(jià)檔案銷毀清單》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)