財務檔案管理制度47558?一、總則1.目的為了加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的安全與完整，規范財務檔案的整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，根據國家有關法律法規和公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的財務檔案管理。3.定義財務檔案是指公司在財務管理活動中形成的，具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告、稅務資料、合同協議以及其他與財務相關的文件、資料、圖表等。二、財務檔案管理職責1.財務部門職責負責財務檔案的收集、整理、裝訂、編目等日常工作。按照本制度規定的期限和要求，妥善保管財務檔案，確保檔案的安全與完整。建立財務檔案查閱、借閱登記制度，嚴格按照規定辦理查閱、借閱手續。定期對財務檔案進行清理核對，編制財務檔案銷毀清冊，按照規定程序進行銷毀。2.檔案管理部門職責負責指導和監督財務部門的檔案管理工作，對財務檔案管理情況進行定期檢查。提供必要的檔案保管設施和場地，確保財務檔案的安全存放。協助財務部門辦理財務檔案的查閱、借閱等手續，并對查閱、借閱情況進行登記。3.其他部門職責各部門應積極配合財務部門做好財務檔案的收集工作，及時將本部門形成的與財務相關的文件、資料移交財務部門歸檔。三、財務檔案的分類與編號1.分類會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，財務情況說明書等。審計報告類：包括內部審計報告、外部審計報告等。稅務資料類：包括納稅申報表、稅務發票、稅務審計報告等。合同協議類：包括與財務相關的各類合同、協議等。其他類：包括銀行對賬單、余額調節表、財務印章使用記錄、財務檔案移交清冊、檔案銷毀清冊等。2.編號財務檔案應按照分類進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號規則如下：會計憑證類：按照年份和月份順序編號，如"20XX年X月001號20XX年X月XXX號"。會計賬簿類：總賬編號為"1"，明細賬編號為"2"，日記賬編號為"3"，固定資產卡片編號為"4"，輔助賬簿編號為"5"，然后按照年份和賬簿名稱順序編號，如"20XX年總賬1號"、"20XX年明細賬21號"等。財務報告類：按照年份和報告類型順序編號，如"20XX年年度財務報告1號"、"20XX年季度財務報告21號"等。審計報告類：按照年份和審計報告類型順序編號，如"20XX年內部審計報告1號"、"20XX年外部審計報告2號"等。稅務資料類：按照年份和資料類型順序編號，如"20XX年納稅申報表1號"、"20XX年稅務發票21號"等。合同協議類：按照年份和合同協議名稱順序編號，如"20XX年借款合同1號"、"20XX年采購合同2號"等。其他類：按照資料類型順序編號，如"銀行對賬單1號"、"余額調節表2號"等。四、財務檔案的整理與歸檔1.整理要求財務檔案應按照分類和編號順序進行整理，確保資料齊全、完整。會計憑證應按照記賬憑證編號順序排列，原始憑證應粘貼在記賬憑證后面，并折疊整齊，不得超出記賬憑證范圍。會計賬簿應按照賬簿啟用表、目錄、賬頁、封底的順序排列，賬頁應連續編號，不得缺頁、跳頁。財務報告應按照封面、目錄、報告正文、附注、封底的順序排列，報告正文應加蓋單位公章和相關人員印章。審計報告、稅務資料、合同協議等應按照資料的形成時間順序排列，每類資料應單獨裝訂成冊，并編制封面和目錄。2.歸檔時間會計憑證應在每月終了后15日內整理完畢并歸檔。會計賬簿應在年度終了后30日內整理完畢并歸檔。財務報告應在年度終了后20日內整理完畢并歸檔。審計報告、稅務資料、合同協議等應在資料形成后及時整理歸檔。3.歸檔流程財務人員負責將整理好的財務檔案移交檔案管理部門，并填寫《財務檔案移交清冊》，雙方簽字確認。檔案管理部門收到財務檔案后，應按照分類和編號順序進行存放，并建立檔案臺賬。五、財務檔案的保管1.保管期限會計憑證類保管期限為30年。會計賬簿類保管期限為30年。財務報告類年度財務報告永久保管，月度、季度財務報告保管期限為10年。審計報告類保管期限為10年。稅務資料類保管期限為10年。合同協議類保管期限為合同履行完畢后10年。其他類保管期限根據實際情況確定，一般為5年至10年。2.保管要求財務檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風，防止檔案受潮、發霉、蟲蛀等。財務檔案應分類存放，不同類別的檔案之間應保持一定的間隔，便于查找和管理。財務檔案應按照編號順序排列，不得隨意堆放，確保檔案的系統性和完整性。財務檔案管理人員應定期對財務檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。財務檔案保管場所應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保檔案的安全。六、財務檔案的查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱財務檔案時，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等，經財務部門負責人批準后，方可查閱。查閱財務檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出指定地點。查閱財務檔案時，不得在檔案上涂改、標記、拆封、抽換等，如有需要摘錄或復制檔案內容，應經財務部門負責人批準，并在指定人員的監督下進行。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《財務檔案查閱登記薄》上簽字確認。2.借閱規定公司外部單位或個人因工作需要借閱財務檔案時，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱期限等，經公司財務部門負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。借閱財務檔案時，應向檔案管理部門出具單位介紹信或個人有效身份證件，并辦理借閱手續，填寫《財務檔案借閱登記薄》，注明借閱日期、歸還日期、借閱人姓名、單位等信息。借閱期限一般不得超過15個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管借閱的財務檔案，不得轉借、復印、傳播檔案內容，不得擅自將檔案帶出公司。借閱人員歸還財務檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和真實性，如有損壞或遺失，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、財務檔案的銷毀1.銷毀條件財務檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，編制《財務檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.銷毀程序《財務檔案銷毀清冊》經公司財務部門負責人和公司分管領導審核簽字后，報公司總經理批準。經批準銷毀的財務檔案，應由財務部門和檔案管理部門共同派人監銷。監銷人在銷毀財務檔案前，應當按照《財務檔案銷毀清冊》所列內容清點核對所要銷毀的財務檔案；銷毀后，應當在《財務檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司總經理。3.特殊情況處理保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當