文件和檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司文件和檔案的管理，確保文件和檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目及全體員工。3.職責(zé)分工行政部是公司文件和檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定、修訂和組織實(shí)施本制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的文件和檔案管理工作。各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、印發(fā)、保管及檔案的收集、整理、歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。員工應(yīng)遵守本制度，妥善保管工作中形成的文件和資料，及時(shí)移交歸檔。二、文件管理1.文件分類行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、決定、決議等。業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同、協(xié)議、方案、計(jì)劃、報(bào)表等。技術(shù)文件：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范等。外來文件：上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的文件、函件等。2.文件起草文件起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確、邏輯清晰。涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同起草。行政文件一般由行政部負(fù)責(zé)起草；業(yè)務(wù)文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門起草；技術(shù)文件由技術(shù)部門起草。重要文件應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件審核文件起草完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、可行性等。一般文件由部門負(fù)責(zé)人審核；重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審核；涉及公司重大事項(xiàng)的文件由總經(jīng)理審核。審核人應(yīng)簽署明確意見，不符合要求的文件應(yīng)退回起草部門修改。4.文件印發(fā)經(jīng)審核通過的文件，由行政部統(tǒng)一編號(hào)、排版、印制。文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，確保每份文件有唯一的標(biāo)識(shí)。文件印制完成后，行政部應(yīng)進(jìn)行校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對(duì)無誤的文件按照規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。文件發(fā)放可采用紙質(zhì)發(fā)放或電子發(fā)放的方式。紙質(zhì)文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息；電子文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定郵箱發(fā)送，并保留發(fā)送記錄。5.文件傳閱對(duì)于需傳閱的文件，行政部應(yīng)按照文件規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并填寫《文件傳閱登記表》，記錄文件傳閱情況。傳閱文件應(yīng)遵循快速、高效的原則，不得積壓。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽署姓名和日期后交下一位傳閱人。如對(duì)文件有意見或建議，應(yīng)在《文件傳閱登記表》上注明。6.文件保管各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的保管，設(shè)立專門的文件柜或文件夾，對(duì)文件進(jìn)行分類存放，并建立文件目錄，便于查找。對(duì)于重要文件和需長期保存的文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。備份文件的存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與原始文件存儲(chǔ)地點(diǎn)分開，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е挛募G失。文件保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理和檢查，確保文件的完整性和安全性。發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。7.文件借閱因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件保管部門辦理借閱手續(xù)。文件保管部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，應(yīng)將文件借給借閱人，并在《文件借閱登記表》上登記。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、丟失或損壞文件。如因保管不善導(dǎo)致文件丟失或損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。8.文件銷毀對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件，由文件保管部門定期清理，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在《文件銷毀登記表》上記錄銷毀情況。三、檔案管理1.檔案分類行政管理檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)等文件，行政事務(wù)管理文件等。人力資源檔案：員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、薪酬、培訓(xùn)、考核等相關(guān)文件，勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等。技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的技術(shù)文件和資料。2.檔案收集各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期收集本部門在工作中形成的各類文件和資料，并進(jìn)行初步整理。檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集歸檔。3.檔案整理檔案收集后，檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括文件的分類、編號(hào)、編目、裝訂等。檔案編號(hào)應(yīng)與文件編號(hào)保持一致，便于查找和管理。編目應(yīng)準(zhǔn)確記錄檔案的題名、日期、編號(hào)、保管期限等信息。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。4.檔案歸檔整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案柜或檔案庫房。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化管理，便于快速查詢和利用。5.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，涉及公司重大權(quán)益和資產(chǎn)的文件等。長期保管的檔案一般為10年以上，包括各類業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目資料、重要財(cái)務(wù)文件等。短期保管的檔案為10年以下，如一般性行政事務(wù)文件、普通員工檔案等。6.檔案查閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案名稱、編號(hào)、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)安排專人陪同查閱，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。7.檔案借閱因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保借閱檔案的安全性。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、丟失或損壞檔案。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。8.檔案鑒定與銷毀檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀情況。四、信息化管理1.公司應(yīng)建立文件和檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件和檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、審批等功能，提高管理效率和服務(wù)水平。2.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件和資料錄入信息化系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)信息化系統(tǒng)中的文件和檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性。3.利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行文件和檔案的查閱、借閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)設(shè)定的權(quán)限進(jìn)行操作，確保信息安全。系統(tǒng)應(yīng)記錄操作日志，以便進(jìn)行追溯和審計(jì)。五、監(jiān)督與考核1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門的文件和檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.將文件和檔案管理工作納入部門績效考核體系，對(duì)工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰