采購控制精細化管控管理制度規(guī)章

目錄

第1章采購崗位職責..............................................................1

1.1采購總監(jiān).................................................................1

1.2采購經(jīng)理................................................................2

1.3采購計劃主管............................................................3

1.4采購預算主管............................................................3

1.5供應商主管..............................................................4

1.6采購協(xié)議合同主管........................................................5

1.7采購質量驗收主管........................................................6

1.8招標采購主管............................................................6

1.9采購審計主管............................................................7

1.10采購專員...............................................................7

1.11采購文員................................................................8

第2章采購計劃.................................................................10

2.1采購計劃制度規(guī)章規(guī)范...................................................10

2.1.1采購計劃管控管理制度規(guī)章.........................................10

2.1.2采購計劃編制辦法.................................................12

2.1.3采購訂單計劃制訂規(guī)范.............................................14

2.1.4零星采購管控管理辦法.............................................17

2.1.5采購申請審批制度規(guī)章.............................................19

2.2采購計劃工具表單.......................................................20

2.2.1物資請購單.......................................................20

2.2.2年度采購計劃表...................................................21

2.2.3物資采購計劃表...................................................21

2.2.4采購計劃變更表...................................................22

2.2.5臨時采購計劃表...................................................22

2.2.6認證計劃說明書...................................................22

第3章采購預算.......................................................24

3.1采購預算制度規(guī)章規(guī)范...................................................24

3.1.1采購預算管控管理辦法.............................................24

3.1.2采購預算審批規(guī)范.................................................26

3.1.3采購預算變更控制辦法.............................................28

3.2采購預算工具表單.......................................................30

3.2.1年度采購預算表...................................................30

3.2.2采購預算控制表...................................................30

3.2.3采購預算審核表...................................................31

3.2.4采購預算變更表...................................................31

3.2.5原材料采購預算表.................................................31

3.2.6固定資產(chǎn)采購預算表...............................................32

3.2.7輔助材料采購預算表...............................................32

3.2.8采購資金季度預算表...............................................32

3.2.9采購資金年度預算表...............................................33

第4章采購協(xié)議合同管控管理...................................................34

4.1采購協(xié)議合同制度規(guī)章規(guī)范...............................................34

4.1.1采購協(xié)議合同管控管理制度規(guī)章.....................................34

4.1.2協(xié)議合同執(zhí)行管控管理制度規(guī)章....................................37

4.1.3協(xié)議合同糾紛管控管理制度規(guī)章....................................40

4.2采購協(xié)議合同工具表單..................................................42

4.2.1采購協(xié)議合同約定表...............................................42

4.2.2采購協(xié)議合同評審表...............................................43

4.2.3采購協(xié)議合同匯總表...............................................44

4.2.4協(xié)議合同風險評估表...............................................44

第5章采購談判管控管理.......................................................47

5.1采購談判制度規(guī)章規(guī)范...................................................47

5.1.1采購談判實施細則.................................................47

5.2.2采購談判禮儀規(guī)范.................................................50

5.2.3采購談判小組組建規(guī)范.............................................52

5.2.4采購談判沖突解決辦法.............................................54

5.2.5采購談判技巧應用規(guī)范.............................................55

5.2.6競爭性談判采購管控管理辦法......................................58

5.2.7特殊物資采購談判管控管理辦法....................................61

5.2采購談判工具表單.......................................................62

5.2.1談判計劃表.......................................................62

5.2.2談判事項記錄表...................................................62

5.2.3談判議程紀要表...................................................63

5.2.4采購議價記錄表...................................................64

5.2.5談判有關人員考核表...............................................64

5.2.6談判僵局分析表...................................................65

5.2.7談判步驟參照表...................................................65

5.2.8談判桌局勢分析表.................................................66

5.2.9對手談判意愿分析表...............................................66

5.2,10談判桌上開局技巧分析表..........................................67

第6章訂單跟蹤管控管理.......................................................67

6.1訂單跟蹤制度規(guī)章規(guī)范...................................................67

6.1.1訂單跟蹤工作規(guī)范.................................................67

6.1.2訂單狀態(tài)跟蹤管控管理制度規(guī)章....................................70

6.1.3訂單異常處理管控管理制度規(guī)章....................................72

6.1.4供應商分級跟蹤管控管理制度規(guī)章..................................74

6.2訂單跟蹤工具表單.......................................................76

6.2.1訂單進程表........................................................76

6.2.2訂單異常表.......................................................77

6.2.3催貨通知單.......................................................77

6.2.4采購訂單跟催表...................................................78

6.2.5異常訂單反饋表...................................................78

6.2.6采購追蹤記錄表....................................................78

第7章采購交期管控管理................................................79

7.1交期管控管理制度規(guī)章規(guī)范...............................................79

7.1.1訂單交期保證辦法.................................................79

7.1.2緊急采購控制制度規(guī)章.............................................82

7.1.3當?shù)夭少徶芷诳刂妻k法.............................................85

7.2交期管控管理工具表單...................................................86

7.2.1采購進度控制表...................................................86

7.2.2交期變更聯(lián)絡單...................................................87

7.2.3供應商交期計劃表.................................................87

7.2.4供應商交期變更單.................................................87

7.2.5采購交貨延遲檢討表...............................................87

7.2.6供應商交期延誤一覽表.............................................88

7.2.7供應商交貨狀況分析表.............................................88

第8章采購質量驗收管控管理..............................................89

8.1采購質量驗收制度規(guī)章規(guī)范...............................................89

8.1.1采購質量驗收管控管理制度規(guī)章.........................................89

8.1.2采購退貨管控管理制度規(guī)章........................................93

8.1.3采購質量控制制度規(guī)章.............................................94

8.1.4采購品質保證制度規(guī)章.............................................98

8.1.5電器設備質量驗收管控管理制度規(guī)章................................102

8.1.6商超采購商品退換作業(yè)辦法........................................105

8.2采購質量驗收工具表單..................................................107

8.2.1質量驗收清單表..................................................107

8.2.2退貨登記表.......................................................108

8.2.3退貨換貨清單....................................................108

8.2.4檢驗異常報告....................................................108

8.2.5采購質量控制表..................................................109

8.2.6采購檢驗報告單..................................................109

8.2.7特采作業(yè)申請單..................................................110

第9章采購結算管控管理...............................................111

9.1采購結算制度規(guī)章規(guī)范..................................................111

9.1.1采購結算管控管理制度規(guī)章........................................111

9.1.2采購貨款支付管控管理辦法........................................112

9.1.3采購貨款支付對賬管控管理制度規(guī)章...............................113

9.1.4預付賬款審批管控管理制度規(guī)章....................................115

9.1.5預付賬款追蹤檢查制度規(guī)章........................................116

9.2采購結算工具表單......................................................118

9.2.1采購結算單.......................................................118

9.2.2預付申請單.......................................................119

9.2.3賬款核對表.......................................................119

9.2.4應付賬款明細表..................................................120

9.2.5現(xiàn)金采購申請表..................................................120

第10章采購庫存管控管理......................................................121

10.1采購庫存制度規(guī)章規(guī)范.................................................121

10.1.1庫存計劃管控管理制度規(guī)章.......................................121

10.1.2庫存周轉管控管理制度規(guī)章.......................................123

10.1.3庫存呆滯品管控管理制度規(guī)章.....................................125

10.2采購庫存工具表單.....................................................127

10.2.1庫存計劃表......................................................127

10.2.2補貨計劃表......................................................128

10.2.3庫存物資清單...................................................128

10.2.4物資存量明細表.................................................128

10.2.5呆滯品申請?zhí)幚肀?..............................................129

10.2.6呆滯品處理損益報告.............................................129

第11章采購成本控制..........................................................130

11.1采購成本制度規(guī)章規(guī)范.................................................130

11.1.1采購詢價管控管理制度規(guī)章.......................................130

11.1.2采購成本管控制度規(guī)章...........................................131

11.1.3采購價格管控制度規(guī)章...........................................134

11.1.4采購成本核算管控管理辦法.......................................136

11.2采購成本工具表單.....................................................138

11.2.1采購詢價單......................................................138

11.2.2成本預算表.....................................................138

11.2.3成本費用單.....................................................139

11.2.4采購詢價記錄表.................................................139

11.2.5采購價格審議表.................................................139

11.2.6運輸服務方案審批單.............................................140

11.2.7采購成本計算表.................................................141

第12章采購招標管控管理......................................................142

12.1采購招標制度規(guī)章規(guī)范.................................................142

12.1.1采購招標管控管理制度規(guī)章.......................................142

12.1.2招投標文件管控管理制度規(guī)章.....................................146

12.1.3招標文件評審制度規(guī)章...........................................148

12.1.4投標文件評審制度規(guī)章...........................................150

12.1.5招標爭議處理辦法...............................................152

12.2采購招標工具表單.....................................................154

12.2.1招標信息登記表.................................................154

12.2.2招標委托申請表.................................................155

12.2.3標書評審表......................................................156

12.2.4開標記錄表.....................................................157

12.2.5招標比價表......................................................158

12.2.6評標小組名單...................................................158

12.2.7投標文件偏差匯總表.............................................158

12.2.8投標文件評審結論表.............................................159

第13章本次項目采購管控管理.................................................160

13.1本次項目采購制度規(guī)章規(guī)范.............................................160

13.1.1本次項目采購管控管理制度規(guī)章...................................160

13.1.2本次項目采購作業(yè)管控管理制度規(guī)章..............................164

13.1.3本次項目采購交期控制制度規(guī)章...................................167

13.2本次項目采購工具表單.................................................169

13.2.1本次項目采購計劃表.............................................169

13.2.2本次項目采購申請表.............................................169

13.2.3本次項目采購詢價單.............................................170

13.2.4本次項目采購控制表.............................................170

13.2.5本次項目采購質量驗收單.........................................170

第14章采購信息管控管理.....................................................172

14.1采購信息制度規(guī)章規(guī)范.................................................172

14.1.1采購信息收集制度規(guī)章...........................................172

14.1.2供應商信息管控管理制度規(guī)章.....................................174

14.1.3采購信息系統(tǒng)使用制度規(guī)章.......................................176

14.1.4采購信息保密制度規(guī)章...........................................178

14.2采購信息工具表單.....................................................181

14.2.1供應商信息表....................................................181

14.2.2信息系統(tǒng)權限表.................................................183

14.2.3檔案借閱申請單.................................................183

第15章采購審計管控管理......................................................184

15.1采購審計制度規(guī)章規(guī)范.................................................184

15.1.1采購執(zhí)行審計制度規(guī)章...........................................184

15.1.2采購稽核管控管理制度規(guī)章.......................................185

15.1.3物資采購審計辦法...............................................186

15.1.4協(xié)議合同審計管控管理辦法.......................................188

15.2采購審計工具表單.....................................................191

15.2.1本次項目采購審計計劃表.........................................191

15.2.2采購審計實施計劃表.............................................192

15.2.3采購貨款支付審計表.............................................192

15.2.4審計工作底稿...................................................193

15.2.5審計工作總結表.................................................194

第16章采購賄賂管控管理......................................................195

16.1采購賄賂制度規(guī)章規(guī)范.................................................195

16.1.1反采購賄賂管控管理辦法.........................................195

16.1.2采購賄賂處理辦法...............................................196

16.2采購賄賂工具表單.....................................................199

16.2.1預防采購賄賂調查表.............................................199

16.2.2采購賄賂治理工作調查表.........................................200

16.2.3采購賄賂事件查處匯總表.........................................201

16.2.4已查結采購賄賂事件專報表.......................................201

第1章采購崗位職責

1.1采購總監(jiān)

崗位名稱采購總監(jiān)機構部門名稱/編號采購部直接上級分管副總

根據(jù)企業(yè)運營需要制定企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃和工作方針和工作目標等，監(jiān)

職責概述

督指導采購工作，確保物資按時和保質和保量供應

工作職責不相容職責

制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃和采購部工作方針和工作目

1

標

依據(jù)企業(yè)管控管理相關要求和采購戰(zhàn)略，建立健

2全企業(yè)采購管控管理制度規(guī)章，監(jiān)督采購管控管理制

度規(guī)章的落實情況?落實采購戰(zhàn)略規(guī)劃

設計采購部的組織結構，明確下屬有關人員的工和方針

3

作職責，篩選并任用采購部主管及以上工作有關人員?落實各項采購管控

4審批年度采購預算和采購計劃管理制度規(guī)章

5審批特殊請購和大額采購和重要采購協(xié)議合同?制定年度采購預算

6對采購物資的種類和價格進行審核和計劃

根據(jù)采購業(yè)務模式和各崗位職責分工情況，制定?參與采購執(zhí)行和貨

7

科學合理的采購相關流程款支付過程

主持采購招標和采購協(xié)議合同評審工作，簽訂采?制定米購價格

8

購協(xié)議合同，并監(jiān)督執(zhí)行

監(jiān)督采購進展情況，指導下屬開展采購監(jiān)督跟單

9

和催貨工作，進行采購交期管控管理

審閱下屬提交的《采購質量檢驗報告》，并預防

10

采購物資質量事故

負責任采購管控管理有關人員的招聘和考核和

11

指導工作

合約生效

批準日期

日期

1.2采購經(jīng)理

崗位名稱采購經(jīng)理機構部門名稱/編號采購部直接上級采購總監(jiān)

根據(jù)上級制定的采購戰(zhàn)略規(guī)劃和工作方針和工作目標等，指導開展采購的各

項業(yè)務，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)運營的需要制訂企業(yè)的采購計劃，組織采購原材料和設備

職責概述

等物資，選擇和管控管理供應商，確保企業(yè)所需物資能夠得到適時和保質和保量

的供應

工作職責不相容職責

協(xié)助采購總監(jiān)制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃和工作方針等，并協(xié)

1

助其建立健全企業(yè)的采購管控管理制度規(guī)章利工作標準?監(jiān)督采購制度規(guī)

積極落實各項采購管控管理制度規(guī)章和相關規(guī)范和章落實情況

2

工作標準等?審批年度采購預

3負責任制訂企業(yè)采購預算的采購計劃，并報上級審批算和計劃

負責任向上級報請?zhí)厥獠少徍痛箢~請購和重要采購?審批特殊采購和

4

協(xié)議合同大額請購和重要

5審核物資的種類和采購價格和并報采購總監(jiān)審批采購協(xié)議合同

組織下屬有關人員調查和審查供應商，并根據(jù)審查結?批準計劃外采購

6

果確定供應商，制定合格供應商名單，報上級審批本次項目

指導下屬有關員工做好各項采購招標和詢價采購工?參與執(zhí)行采購和

7

作，起草并制定《采購協(xié)議合同》貨款支付過程

控制采購進度，指導采購專員開展采購跟單和催貨工?起草采購協(xié)議合

8

作同，審批采購價

組織開展采購進料質量檢驗工作，并監(jiān)督采購檢驗過格

9

程，審核《采購質量檢驗報告》?審批供應商名單

管控管理機構部門內部有關人員，并對下屬有關人員

10

進行指導和培訓

11對采購部下屬有關人員進行考核和評價

合約生效

批準日期

日期

1.3采購計劃主管

崗位名稱采購計劃主管二;采購部直接上級采購經(jīng)理

根據(jù)企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃等制訂年度采購計劃，并根據(jù)企業(yè)日常物資需求

情況制定采購工作計劃，積極落實采購計劃，確保計劃按時完成

工作職責不相容職責

根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃和生產(chǎn)計劃和戰(zhàn)略規(guī)劃

1

等制訂企業(yè)年度采購計劃，并對其進行分解

接收各機構部門的“請購單”，并對其進行審核

2

與匯總，制訂采購物資需求計劃

根據(jù)采購物資需求計劃和年度采購計劃，制訂具

3?審批采購作業(yè)計劃

體的采購作業(yè)計劃，并報上級相關領導審批

?審批采購訂單

根據(jù)采購作業(yè)計劃和具體的需求計劃編制采購

4

訂單

監(jiān)督采購作業(yè)執(zhí)行過程，查看采購專員是否按照

5

計劃完成采購工作，為日后改進工作奠定基礎

合約生效批準日期

日期

1.4采購預算主管

采購預算主管機構部門名稱/采購部直接上級采購經(jīng)理

崗位名稱

編號

根據(jù)企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度預算制定采購年度預算，并根據(jù)具體的采

職責概述購工作將預算進行分解，制定詳細預算；監(jiān)督采購預算的執(zhí)行過程，確保將采

購費用控制在預算范圍之內

工作職責不相容職責

收集采購預算的編制依據(jù)，編制年度采購預算并上

1

報相關領導審批?審批采購預算

2監(jiān)督采購預算的執(zhí)行情況，確保采購預算不超支?執(zhí)行采購費用和

3執(zhí)行采購成本控制措施，并審核采購支出預算

根據(jù)采購需求的修改變更情況，修訂采購預算，并?掌握采購支出

4

及時上報

5對采購預算的執(zhí)行情況進行分析，并編制分析報告

合約生效批準日期

日期

1.5供應商主管

供應商主管機構部門名稱/采購部直接上級采購經(jīng)理

崗位名稱

編號

根據(jù)企業(yè)的采購需求情況開展供應商調查和供應商評選和。專應商認證和

職責概述

供應商維護和供應商考核與評價等工作，為企業(yè)建立穩(wěn)定可靠在J供應商隊伍

工作職責不相容職責

1制定和完善供應商開發(fā)相關流程，并監(jiān)督和執(zhí)行

2制訂并執(zhí)行供應商開發(fā)計劃

負責任對潛在供應商的拜訪和評估工作，選擇與

3

推薦潛在供應商

開展生產(chǎn)產(chǎn)品的詢價和比價和議價工作，負責任

4

樣品價格的確認及分析

組織做好供應商評估與審核工作，及時記錄評審

5

過程

定期開展市場行情調查，收集整理市場信息，匯

6

報供應商情況及編制分析報告?與供應商談判價格

根據(jù)供應商的日常表現(xiàn)，對供應商進行考核，并?與供應商簽訂協(xié)議

7根據(jù)考核結果，及時指導供應商工作，使其改進生產(chǎn)合同

產(chǎn)品或服務?確定某項采購的供

協(xié)助采購經(jīng)理對供應商供貨和質量和交期和售應商

8

后服務進行監(jiān)督

9定期拜訪供應商，做好供應商維護工作

建立供應商管控管理檔案，及時收錄供應商信

10息、；隨時更新供應商管控管理檔案，將供應商發(fā)生的

重大事件及變動記錄在案

11定期對供應商數(shù)據(jù)庫進行核查與管控管理

安排下屬有關人員的日常工作，協(xié)調供應商管控

12

管理工作與本機構部門其他工作之間的關系

合約生效批準日期

日期

1.6采購協(xié)議合同主管

采購協(xié)議合同機構部門名稱/采購部直接上級采購經(jīng)理

崗位名稱

主管編號

起草和制定并落實采購協(xié)議合同管控管理規(guī)范，與供應商開展協(xié)議合同談

職責概述

判，起草并送審采購協(xié)議合同，負責任采購協(xié)議合同的』丸行工作

工作職責不相容職責

協(xié)助采購總監(jiān)和采購經(jīng)理制定采購協(xié)議合同管控

1管理制度規(guī)章與相關相關流程和規(guī)范，并按照制度規(guī)章

規(guī)范指導工作

編制統(tǒng)一的日常采購協(xié)議合同范本，并及時報上級

2

相關領導批準

協(xié)助上級相關領導開展采購談判工作，并記錄談判?審批采購協(xié)議合

3

過程同

根據(jù)采購談判和采購詢價等結果，起草采購協(xié)議合?執(zhí)行采購作業(yè)過

4

同，并及時送審程

在協(xié)議合同談判和采購協(xié)議合同執(zhí)行的過程中，實?選擇供應商

5

施協(xié)議合同風險防范措施?對供應商貨款支

跟蹤采購協(xié)議合同的簽訂過程，并及時將協(xié)議合同付

6

進行備份和歸檔

7整理和匯總并歸檔采購協(xié)議合同的相關資料

及時將協(xié)議合同中規(guī)定的相關有關內容傳送給責

8

任人

合約生效批準日期

日期

1.7采購質量驗收主管

采購質量驗收機構部門名稱/采購部直接上級采購經(jīng)理

崗位名稱

主管編號

制定并落實采購質量規(guī)范，對采購的物資進行質量驗收，剔除不合格品，

職責概述

確保采購物資的質量能夠滿足企業(yè)相關要求

工作職責不相容職責

協(xié)助采購經(jīng)理和質量管控管理部制定各類采購

1

物資檢驗標準和規(guī)范，并積極落實

負責任組織對供應商進行質量評審和認證工作，

2

提出采購物資的供應商質量標準

組織開展對采購物資的質量檢驗工作，識別并認

3真記錄各類物資質量問題，填寫“采購檢驗報告單”，?選擇供應商

登記質量原始記錄?執(zhí)行采購作業(yè)過程

妥善處理采購物資的質量異常狀況，并向上級相?進行特采決策

4

關領導提出合理的處理意見

根據(jù)質量檢驗記錄情況，定期對采購物資的質量

5

進行統(tǒng)計分析，并對供應商進行質量評價

針對各類采購物資的規(guī)格和質量向供應商提出

6

質量改善建議

合約生效批準日期

日期

1.8招標采購主管

招標采購主管機構部門名稱/采購部直接上級采購經(jīng)理

崗位名稱

編號

根據(jù)招標采購工作規(guī)范執(zhí)行招標工作，編制招標文件，發(fā)布招標公告，并

職責概述

對招標過程進行評審

工作職責不相容職責

1協(xié)助采購總監(jiān)，采購經(jīng)理制定招標采購工作規(guī)范

根據(jù)招標采購工作規(guī)范組織招標采購工作，做好

2

招標采購準備?制定招標工作規(guī)范

根據(jù)物資需求機構部門或本次項目需求等編制?制定標底價格

3

招標文件，并在各類媒體上發(fā)布招標公告