2025年度合同管理與采購作業規范正文第一條總則1.1為規范本單位2025年度合同管理與采購作業，確保各項經營活動合法、合規、有序進行，提高經濟效益，規避法律風險，特制定本作業規范。1.2本規范適用于本單位及其下屬機構在2025年度內進行的各類合同簽訂、履行以及采購活動。1.3本規范制定依據包括但不限于《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》等相關法律法規，以及本單位內部管理制度。1.4合同管理與采購作業應遵循合法性、公開性、公平性、效益性的原則。第二條合同管理第二章合同管理2.1合同管理的范圍包括合同的簽訂、履行、變更、解除、終止以及檔案管理等環節。2.2合同管理職責分工：2.2.1法務部：負責審核合同的合法性、合規性，提出法律意見；負責組織合同范本的制定和修訂；參與重大合同的談判。2.2.2采購部：負責合同需求的提出、供應商的篩選、合同條款的擬定與協商；負責合同履行過程中的協調工作。2.2.3財務部：負責合同款項的支付審核，確保支付符合合同約定及相關財務規定。2.2.4各業務部門：負責合同需求的提出、合同履行的具體執行，配合其他部門完成合同相關工作。2.3合同簽訂流程：2.3.1合同需求提出：各業務部門根據實際需求填寫《合同需求申請表》，提交至采購部。2.3.2供應商選擇：采購部根據需求進行市場調研，選擇合適的供應商，并填寫《供應商選擇記錄表》。2.3.3合同擬定：由采購部或法務部根據實際情況擬定合同文本，明確雙方的權利義務、付款方式、違約責任等內容。2.3.4合同審核：合同文本需經法務部審核，必要時提交至管理層審批。2.3.5合同簽署：經審核通過后，由授權代表簽署合同，并加蓋單位公章或合同專用章。2.4合同履行管理：2.4.1合同履行過程中，各業務部門應按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同履行情況，發現問題及時報告。2.4.2合同履行過程中如需變更或解除，應由雙方協商一致，并簽訂書面補充協議或解除協議。2.4.3合同履行完畢后，業務部門應填寫《合同履行總結報告》，提交至采購部備案。2.5合同檔案管理：2.5.1所有合同及其相關文件（包括但不限于合同文本、往來函件、驗收證明等）應由采購部統一歸檔。2.5.2合同檔案應當長期保存，保存期限不得少于合同履行完畢后五年。2.5.3合同檔案借閱需經采購部負責人批準，并填寫借閱記錄。第三章采購作業規范3.1采購作業的范圍包括物資采購、服務采購、工程采購等各類采購活動。3.2采購作業應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購活動的透明性和競爭性。3.3采購方式選擇：3.3.1采購金額在元以上的項目，應當采用招標采購方式；采購金額在元以下的項目，可采用比選、競爭性談判或單一來源采購方式。3.3.2采用招標采購方式的，應當依法發布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標。3.3.3采用比選采購方式的，應當邀請不少于三家供應商參與比選。3.3.4采用競爭性談判采購方式的，應當由采購部組織談判小組，與供應商進行談判。3.3.5采用單一來源采購方式的，應當確保供應商符合《中華人民共和國政府采購法》規定的條件，并經管理層審批同意。3.4供應商管理：3.4.1供應商的準入應當嚴格審查其資質、信譽、生產能力等條件。3.4.2供應商的評價應當包括履約能力、產品質量、售后服務等方面，并建立供應商評價檔案。3.4.3對于多次違約或質量不合格的供應商，應當將其列入黑名單，禁止其參與后續采購活動。3.5采購流程：3.5.1采購需求提出：各業務部門根據實際需求填寫《采購申請表》，提交至采購部。3.5.2采購計劃制定：采購部根據采購需求制定采購計劃，明確采購方式、時間安排等。3.5.3供應商選擇：根據采購方式選擇合適的供應商，并填寫《供應商選擇記錄表》。3.5.4采購合同簽訂：根據選定的供應商，簽訂采購合同，并按照本規范第二章規定履行相關程序。3.5.5采購驗收：物資到貨后，由質量管理部門進行驗收，并填寫《驗收報告》。3.5.6采購付款：驗收合格后，由財務部按照合同約定進行付款，并保存相關憑證。3.6采購質量管理：3.6.1采購物資的質量應當符合國家相關標準或合同約定的標準。3.6.2質量管理部門應當對采購物資進行嚴格驗收，發現問題及時報告并協商解決。3.6.3對于質量問題導致的損失，應當按照合同約定追究供應商的違約責任。3.7采購驗收與付款：3.7.1采購物資到貨后，應當在個工作日內完成驗收。3.7.2驗收合格后，應當在個工作日內完成付款手續。3.7.3付款應當嚴格按照合同約定進行，不得超出合同范圍或支付未經驗收的物資款項。第四章爭議解決4.1合同履行過程中如發生爭議，應當通過友好協商解決。4.2如果協商不成，可以向相關行業協會申請調解。4.3如調解不成，應當依法向有管轄權的人民法院提起訴訟。第五章附則5.1本規范由本單位法務部負責解釋。5.2本規范自年