年度會議服務合同范本編號：__________

甲方：XX科技有限公司

地址：XX省XX市XX區XX路XX號

乙方：XX會議服務公司

地址：XX省XX市XX區XX路XX號

本合同旨在明確甲乙雙方就年度會議服務的權利、義務及責任，以保障雙方合法權益，實現合作共贏。甲乙雙方本著平等互利、誠實信用的原則，經友好協商達成如下協議：

一、合同目的

本合同旨在規范甲乙雙方年度會議服務合作，確保會議順利進行，提升會議效果。

二、合同背景

甲方為提高企業內部溝通效率，定期舉辦年度會議。乙方具備豐富的會議服務經驗，雙方經協商一致，達成合作意向。

三、會議內容

本年度會議主要包括公司年度工作報告、部門工作匯報、業務交流、表彰先進等內容。

雙方的責任和義務：

甲方責任和義務：

1.提供會議場地及相關設施，確保場地符合會議需求，包括音響、投影、網絡等設備。

2.提前向乙方提供會議日程、參會人員名單、會議資料等信息，以便乙方做好會議準備工作。

3.按時支付乙方會議服務費用，確保費用支付及時、準確。

4.在會議期間，甲方負責協調參會人員，確保會議秩序良好。

5.對乙方在會議過程中提供的建議和服務提出反饋，以促進雙方合作關系的持續發展。

乙方責任和義務：

1.根據甲方提供的信息，制定詳細的會議服務方案，包括場地布置、設備調試、參會人員接待等。

2.提供專業的會議服務人員，確保會議服務質量和效率。

3.按時完成會議場地布置、設備調試等工作，確保會議按計劃進行。

4.在會議期間，負責參會人員的接待、引導、餐飲等服務工作。

5.嚴格遵守甲方提供的會議日程，確保會議內容完整、有序。

6.在會議結束后，及時整理會議資料，并向甲方提供會議總結報告。

7.對甲方提出的意見和建議進行及時改進，提高服務質量。

雙方權利：

1.甲方有權要求乙方按照約定提供高質量的會議服務。

2.甲方有權對乙方提供的會議服務提出合理建議和意見。

3.乙方有權要求甲方按時支付會議服務費用。

4.乙方有權要求甲方提供準確的會議信息，以便做好會議準備工作。

雙方義務：

1.甲方有義務按時支付乙方會議服務費用。

2.甲方有義務提供準確的會議信息，確保乙方做好會議準備工作。

3.乙方有義務按照甲方要求提供高質量的會議服務。

4.乙方有義務對甲方提出的意見和建議進行及時改進。

5.雙方有義務在會議過程中保持良好的溝通，共同確保會議順利進行。

合同金額與支付方式：

一、合同總金額

本年度會議服務合同總金額為人民幣XX萬元整（￥XX萬元），包括但不限于場地租賃、設備使用、人員服務、餐飲安排等全部會議服務費用。

二、支付方式

1.預付款：甲方應在合同簽訂后XX個工作日內，向乙方支付合同總金額的XX%（即人民幣XX萬元）作為預付款。

2.會議期間支付：會議期間，甲方應按照乙方提供的每日費用清單，在當日或次一工作日內支付當日的會議服務費用。

3.會議結束后支付：會議結束后XX個工作日內，甲方應支付剩余的XX%（即人民幣XX萬元）。

4.額外費用：如因特殊原因導致會議服務費用超出合同總金額，甲方應按照實際發生費用支付，乙方應在費用發生后的XX個工作日內向甲方提供詳細的費用清單。

三、支付條件

1.甲方支付款項時，應附上付款憑證，并注明合同編號。

2.乙方收到甲方支付款項后，應在收到款項后的XX個工作日內向甲方開具相應的增值稅專用發票。

3.如甲方未按約定支付款項，乙方有權暫停或終止會議服務，并要求甲方支付相應的違約金。

四、財務結算

1.雙方應指定專人負責財務結算工作，確保結算過程透明、準確。

2.乙方應在每月末向甲方提供當月會議服務費用的結算報告，包括但不限于費用明細、付款憑證等。

3.甲方應在收到結算報告后的XX個工作日內對費用進行審核，并確認無誤后支付相應款項。

五、爭議解決

若雙方在財務結算過程中出現爭議，應友好協商解決；協商不成的，可向合同簽訂地人民法院提起訴訟。

違約與爭議解決機制：

一、違約責任

1.如甲方未按約定支付款項，應向乙方支付相當于未付款項XX%的違約金。

2.如乙方未按約定提供會議服務，應向甲方支付相當于會議服務費用XX%的違約金。

3.如因一方違約導致合同無法履行，另一方有權解除合同，并要求違約方賠償因此造成的全部損失。

二、違約行為的具體表現

1.甲方未按時支付預付款或會議期間款項。

2.乙方未按時完成會議場地布置、設備調試或提供人員服務。

3.一方未按照合同約定履行其他義務。

三、爭議解決

1.雙方應本著友好協商的原則，積極解決合同履行過程中產生的爭議。

2.如協商不成，任何一方均有權將爭議提交至合同簽訂地XX仲裁委員會仲裁。

3.仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力。

4.如任何一方拒絕仲裁或仲裁委員會拒絕受理，爭議應提交至合同簽訂地人民法院訴訟解決。

四、適用法律

本合同的簽訂、效力、解釋、履行、終止及爭議的解決均適用中華人民共和國法律。

五、管轄法院

對于因本合同產生的或與本合同有關的任何爭議，雙方同意將爭議提交至合同簽訂地XX人民法院管轄。

六、不可抗力

如因不可抗力（如自然災害、戰爭、政府行為等）導致合同無法履行或部分條款無法履行，受影響的方應立即通知對方，并采取一切可能的措施減輕損失。在此期間，合同暫停履行，待不可抗力事件結束后，雙方應盡快恢復合同履行。如不可抗力事件持續超過XX天，雙方均有權解除合同。

附則：

一、生效條件

本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，自合同生效之日起至合同約定的會議服務結束之日止，本合同對甲乙雙方具有法律約束力。

二、有效期

本合同的有效期為自合同生效之日起至會議服務結束之日止，即自____年____月____日至____年____月____日。

三、變更與終止

1.合同變更：在合同履行期間，如因不可抗力或雙方協商一致，需要變更合同條款的，應書面通知對方，經雙方協商一致并簽署書面變更協議后，變更內容自變更協議生效之日起具有法律效力。

2.合同終止：以下情況發生時，合同可終止：

a.合同約定的會議服務完成；

b.雙方協商一致解除合同；

c.因一方違約，另一方依法解除合同；

d.發生不可抗力事件，經雙方協商一致，認定合同無法繼續履行。

四、通知與送達

1.除非合同另有約定，所有通知應以書面形式發送至對方在合同中指定的地址。

2.通知自發送之日起第三個工作日視為送達。

五、爭議解決

本合同的爭議解決機制按照“違約與爭議解決機制”部分的規定執行。

六、合同份數

本合同一式兩份，甲乙雙方各執一份，具有同等法律效力。

七、其他

1.本合同未盡事宜，由雙方另行協商解決。

2.本合同附件為本合同不可分割的一部分，與本合同具有同等法律效力。

八、合同簽署

甲方（蓋章）：____________________

乙方（蓋章）：____________________

簽署日期：____________________

甲方代表簽字：____________________

乙方代表簽字：____________________

附件：

一、會議需求文檔

1.會議主題及目的

2.參會人員名單及職務

3.會議日程安排

4.會議場地及設備要求

5.餐飲及住宿安排

6.會議宣傳及資料準備要求

二、會議服務方案

1.場地布置方案

2.設備使用及調試方案

3.人員服務方案

4.餐飲及住宿服務方案

5.會議資料及宣傳方案

三、技術規格及設備清單

1.音響設備技術規格

2.投影設備技術規格

3.網絡設備技術規格

4.其他輔助設備清單及規格

四、各類證件復印件

1.乙方營業執照復印件

2.乙方稅務登記證復印件

3.乙方組織機構代碼證復印件

4.乙方法定代表人身份證明復印件

5.乙方相關資質證書復印件

五、其他相關文件

1.雙方簽署的會議服務合同

2.雙方簽署的變更協議

3.雙方簽署