主任寄語:

辦公室主任，是一個雙重性的角色。他無要對上級負責，又要對下級負

責,既屏處理各類繁領紛冗的事務，又要慟翎各種錯綜復雜的人際關條，因

而辦公,交主任在整個機構中占有舉是較重的特珠地住，起著豕上啟下的特殊

作用，而要擔負起這一重要角色，就必須具有和芻需的素養，即在辦公室這

個特殊環境中實地領導的能力。

在臺令高度信息化的知版繪漆時代，人才信出，競爭激烈，人際關未縱

橫交錯，盤極錯節，在此情況下，作為一個領導者，要想保證工作的順利開

展，除了個人勢力外，還應具有見微知茅，世事練達的睿智頭腦，高聰邊囑，

洞悉入微的牧然眼光，除勒百川，包求萬物的廣闊的襟，以及不斷學習的求

知精神，否則終將成為職場上的失敗者。

當好辦公,金主任，一切從零開始。

總經辦工作職責

一、在總經理領導下完成總經辦的各項工作。

二、負責完成總經辦的各項日常工作。

三、負責文件的上傳下達，信息傳遞。

四、負責對小車的使用，調配安排，及車輛的檔案、維修、費用進行管理C

五、負責公司的各項行政招待、宴請、住宿安排及費用使用，審核管理。

六、負責各類檔案資料、人事檔案、印章的管理。

七、負責集團公司公物、辦公用品的選購、發入、費用管理。

八、負責集團公司各部資料的打印、傳真、復EI：管理工作。

九、負責對下屬公司的行政工作，行政專干指導、監督。

十、負責年度、月度各項費用的審核、申報。

十一、負責總經辦的績效考核，周計劃、月工作的執行。

十二、負責組織執行員工福利發放。

十三、負責處理各行政歸口的各項工作。

十四、負責檢查各部的環境衛生工作。

目錄

一.行政內務管理制度

1.時間管理制度

2.員工行為規范

3.公司文件管理制度

4.印章管理制度

5.文印管理制度

6.檔案管理制度

7.保密制度

8.辦公用品管理制度

9.車輛管理制度

10.公物管理制度

11.宴請接待制度

12.宿舍管理制度

二.行政內務管理流程

1.文件處理程序說明

2.文印程序說明

3.檔案調閱程序說明

4.傳真收發程序說明

5.公章使用流程說明

三.表格

1.發文稿紙

2.文件發放表

3.會議通知單

4.會議紀要

時間管理制度

為加強企業管理，規范員工的行為，培養員工的自律意識和時間觀念，特制定以下時

間管理制度。

1上班時間不得遲到、早退。打掃工作環境的衛生不得占用上班時間。

2遲到、早退時間以5分鐘為限，當月累計遲到、早退3次，加計一天事假，遲到、早

退30分鐘以上按曠工一天處理。

3上班時間不許扎堆閑聊，以影響他人工作。

4非采購人員，不得在上班時間上街購物。

5上班時間不得接待與工作業務無關的其他來客。

6上班時間不得從事與自身業務不相關的其他活動。

7上班時間外出辦事，需向當班經理請假。

8對季節性很強的生產經營單位或相關部門，在其相應的生產季節，可不受上述時間管

理制度的限制，企業可根據自身特點制定出相應的時間管理報總公司總經辦備案。

9只要進入上述可操作的時間管理階段，各企業必須按制度執行。

員工行為規范

1遵紀守時：按時上下班，不遲到不早退，不串崗脫崗；

2嚴格上崗：上崗工作要集中精力，全神貫注，不扎堆閑聊天；

3按章操作：職工必須嚴格執行“三規一制”（操作規程、安全規程、設備維護保養規程、

崗位責任制），按章辦事，不違章作業；

4愛護設備：工具要擺放整齊，機器要保持清潔，經常維修，保持良好運行，原材料、成

品、半成品、工裝等堆放有序；

5安全生產：防火防盜，防止事故隱患，經常對職工進行安全教育，對新上崗的職工要進

行“三級教育”（廠級、車間、班組級）保證安全生產；

6鉆研技術：要有強烈的工作責任心，對技術精益求精，樹立名牌意識，保證質量，不出

不合格產品；

7尊師愛徒：師徒文明，團結互助，互幫互學；

8環境整潔：保持室內衛生，操作現場干凈整潔。

9機關工作人員要公正謙潔，忠于職守，樹立全心全意為廣大職工服務的思想；

10熱愛本職工作，精通業務，不斷更新知識，提高業務素質和工作能力，辦事講究效率；

11遵章守紀，遵守公司各項規章制度，不違反紀律，上班不串崗，不干與工作無關的事；

12說話和氣，禮貌待客，態度誠懇，尊重員工和來訪者，辦事不推諉；

13儀表端莊，精神飽滿，著裝得體，舉止大方，體現職業風范。在崗時女職工嚴禁濃裝

艷抹、穿超短裙；男職工不留長發、不吸煙、不酗酒；

14工作要有計劃、有條理，分清事情的輕重緩急，講究工作效率和工作質量；

15要有較強的組織紀律觀念，請示、匯報或安排、布署工作要按組織程序逐級進行。部

門之間要加強合作，相互協調，不得拖拉扯皮，推諉責任；

16持辦公環境優美，做到窗明幾凈，辦公桌上的文件堆放整齊。

公文管理制度

為使總公司及各所屬公司、部門的公文進一步規范化、標準化、制度化，不斷提高公

文辦理的效率和質量，有效地發揮公文的重要工具作用，特制定本制度。

1本制度適用于總公司及各所屬公司的公文管理。

1.1總公司辦公室是綜合職能部門，負責公司日常事務及各種往來公文，對公司所有行政

文件歸口管理，并對各所屬公司的公文處理工作負有檢查、指導的責任。

1.2各所屬公司的公文處理工作由各單位行政專干（或指定人員）負責，各所屬公司均應

依照本辦法，準確、及時、安全地做好公文處理工作。

2公文的分類

2.1總公司常用的公文種類有：決定、決議、通報、通知、報告、請示、批復、會議紀要、

函、工作志、工作計劃等C

2.1.1決定、決議：對重大事項行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹

執行的事項，用“決議”。

2.1.2通報：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況用“通報”。

2.1.3通知：發布規章制度，轉發上級、同級和不相隸屬部門的公文，轉批下級部門的公

文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執行事項，用“通知”。

2.1.4報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”，向上級請求

請示、批準，用“請示”。

2.1.5批復：答復請示事項，對下級布署工作用“批復”。

2.1.6會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守執行者，用“會

議紀要二

2.1.7工作志；記錄日、周、月工作情況（包括工作安排、工作進度、工作業績、工作設

想與建議等）者，用“工作志”。

2.1.8工作計劃：進行本年、季、月、周工作安排者用“工作計劃”。

3公文的格式

3.1公文一般由標題、發文號、簽發人、秘密等級、主送機關、正文、附件、公章、發文

時間、抄送時間、抄送機關、附注、主題詞等部分組成。

3.1.1公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般應該標明發文機關和公文種

類，除批轉規章制度外，一般不加書名號。

3.1.2發文字號，包括企業代碼、年號、順序號，如幾個部門聯合發文只標明主辦部門發

文字號。

3.1.3公文一律加蓋印章，上報的公文應注明簽發人。

3.1.4秘密公文應標明“絕密”、“機密”、“秘密二

3.1.5緊急公文應標明“急件”特急公文應在24小時作出決定。

3.1.6請示、報告一般只寫一個主送部門，如需同時送其它部門，應用抄報形式。

3.1.7公文如有附件，應該在正文之后注明附件名稱和順序。

3.1.8發文部門應注明全稱和規范簡稱，幾個部門聯合發文，應將主辦部門排列在前。

3.1.9會議通過的文件，應在標題之下，下文之前注明會議的名稱和通過日期,

3.1.10文字從左至右橫寫、橫排。

3.2公文用紙一般用B5型，左側裝訂，如公司統一格式者，必須使用公司印制的統一式

樣。'‘通報”“通知”用紙大小，根據實際情況需要確定。

3.3草擬公文必須符合下列要求：

3.3.1要符合公司的規章制度及有關規定，如提出新的政策規定，應加以說明c

3.3.2情況要具體，觀點要明確，內容要全面，表達要規范，條理要清楚，層次要分明，

文字要精煉，書寫要工整，標點要準確，篇幅要簡短。

3.3.3人名、地名、數字要準確，時間要寫明具體的年、月、日。

3.3.4公文中的數字，除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其它必

須用阿拉伯數碼外，一般用漢字書寫，在同一公文中，數字的使用前后一致。

3.4公司對外發出的公文由總經理簽發，公司對內的公文，由總經理簽發或總經理授權,

副總經理簽發，行政事業部直接發出的公文，行政事業部部長簽發，總公司及各所屬公司

公文必須原件、打印件各壹份在每年度公文歸檔時裝訂成冊，編好文頁，交檔案室存檔。

發出的公文，由公司負責人簽發。

3.5總公司各所屬公司應根據各自隸屬關系和職責范圍確定行文關系。

3.6總公司對各所屬公司用下行文的方式，發布指示、指導性指令來指導工作。

3.7總公司各所屬公司的文件一律要抄報總公司一式兩份，總經辦上報傳閱、存檔。

3.8總公司公文由總經辦負責登記簽收，行政事業部根據文件內容提出擬辦意見，請公司

有關領導批示后交主辦單位、部門執行。

3.9各所屬公司公文由專門人員負責登記簽收，行政部根據文件內容提出擬辦意見，請公

司有關領導批示后交相關單位、部門執行。

3.10文件批辦后，總經辦要按批示意見進行督辦。對久拖不辦、貽誤工作造成損失或不

良影響的，要追究承辦單位和承辦人的責任。

3.11對本制度未涉及的工作，如收回、銷毀、存檔等工作，按國家規定另行安排。

3.12每年度末，由總經辦統計、匯總收文、發文、存檔數量并裝訂成冊，少一份文件扣

款50元。此項工作列入崗位目標考核內容之一。

3.13本制度的修改和廢止，由經營會議提議，公司董事會決定后實施。

3.14本辦法根據實際情況可制定規定，其修改、補充、解釋權歸公司行政事業部。

公司文件管理制度

1總則

1.1為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，理順文件上行

及下行的關系，根據有關規定，結合公司實際情況，特制訂本制度。

1.2文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、各分公司來函、電、來文、公司上報下

發的各種文件、資料。

2收文的管理

2.1公文的簽收。

2.1.1凡接收公文均由公司秘書登記簽收后轉交總經辦主任審閱，對政府部門發來的文件,

要進行標題、文號的登記后再轉交。

2.2公文的閱批與分轉。

2.2.1凡正式文件均需由總經辦主任，根據文件內容加性質閱簽后轉交公司秘書分送承辦

部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦，為避免文件積壓誤事，

一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即力。

2.2.2一般函電單據等，由公司秘書直接分轉處理，涉及兒個單位會辦的文件，應同主辦

部門聯系后再分轉處理。

2.2.3為加速文件運轉，公司秘書應當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩

個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

3文件的傳閱與催辦

3.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級和文件帶回家和公共場所，

對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.2閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交公司秘書處，閱批文件一般

不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”“擬辦意見”，公司秘書應責成有

關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

3.3文件閱完后，應送交公司秘書，切忌橫傳。

3.4公司秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件，函、電應立即指定專

人辦理。不得將文件壓放，如需備查，應按照有關保密規定，并征得公司秘書同意予以復

印或摘抄，原件應及時歸檔。

4文件借閱和清退

4.1各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需本部門主管簽字便條，對有密級的文件

須總經辦主任同意后方可借閱。

4.2借閱文件后嚴格履行借閱登記手續，按時歸還，任何人不得將文件帶回或全文抄錄,

不允許拆卷和在文件上勾畫等。

4.3各部門行政專干負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

5文件的立卷與歸檔

5.1文件的歸檔案范圍：

5.1.1凡下列文件統一分別由公司秘書歸檔。

5.1.2公司領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀經、重要通知、工作總結、領

導發言和經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等。

5.1.3各種專業例會記錄。

5.1.4公司召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

5.1.5有保存價值的客戶資料及處理結果。

5.1.6公司日志和大事記。

5.2立卷要求：

5.2.1文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理、歸檔。

5.2.2立卷時，要求把文件的批復、正木、底稿、文件、附件收集齊全，保持文件，材料

的完整性。

5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材

料，要及時立卷歸檔。

6文件的銷毀

6.1對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司秘書應定期清理造冊并按公司有關

規定，辦理申請銷毀手續,

印章管理制度

為了規范總公司印章的管理，確保印章作為一個單位權利、信譽、責任的結合物，

在其涉及到的各項公務和社會活動的各方面正確使用其標志、權威、證明、憑信等效力和

作用，特制定本制度。

1本制度適用于總公司范圍內的通用印章、專用印章、領導人名章的管理。

2印章刻制與保管

2.1印章的刻制、登記

2.1.1公司所有公章的刻制由總公司行政部根據工作需要，經公司總經理批準，統一刻制,

統一注冊，發文通知啟用°公司要為所有公章建立臺帳。

3印章的保管

3.1印章管理人員只對公司法人代表印章使用的安全性負責，對違反或不符合本規定蓋章

條款者，應嚴格把關，拒絕蓋章或外借印章，否則視為失職。

3.2嚴禁在沒有書寫任何內容的空白公文紙、信紙和介紹信上蓋印。

3.3總公司的印章保管人員不得擅自將印章委托他人保管。

3.4公司印章必須放在安全的地方，所放的抽屜、柜子要加鎖，重要的印章應置于保險箱

內，且須管好放印章的柜子鑰匙，不可亂扔。

3.5印章只能在保管者辦公室內使用，不得擅自拿出辦公室。保管人外出時，由相應領導

批準交他人代管。

3.6特殊情況下需攜印外出時須經領導批準，嚴格規定使用范圍和使用時間、地點，指定

執印人、監印人，并填寫《借用印章檔案卡》。

3.7保管人員發現印章丟失或有異常現象，應保護現場，并報告領導迅速查明情況及時處

理，必要時報告公安部門協助處理,對確已丟失的印章要向當地公安機關登記并聲明作廢。

3.8把印章管理列為企業的保密范圍，嚴防印章被盜或被盜用。

3.9公司如果發生一定的機構變動或因其他原因而停止用章時，保管人員應將印章交工商

機關封存，或按相關批示在一定的監督下銷毀，銷毀時應有兩個以上的監銷人°

3.10公司領導人名章由領導人自己保管或由指定的文秘人員保管，它應與正式印章一樣

加強管理，建立臺帳。

4印章的使用管理

4.1用印審批

印章保管人在蓋合同章和對外協議印前應驗收《印章使用臺帳》，須了解這次用印是

否經過了有關領導的批準，否則不予蓋章。

4.2審閱

印章保管人在蓋章前應對所需蓋章的文書進行審閱。在文書的內容、手續、格式等

方面發現問題或疑點，應請示領導，在一些重要的情況下，更要加強審閱工作C

4.3登記

用印章需要進行登記手續，建立詳細的《印章使用臺帳》，證明信、匯款單、包裹單

等加蓋印章也需進行登記，以備出現問題時核查。

4.4蓋印

4.4.1蓋出的印章須位置恰當、圖案清晰、文字端正。

4.4.2有固定或者指定蓋印處的文件應在規定蓋印處蓋印，如果沒有規定蓋印處，蓋印人

應參照有關規定，選擇恰當位置蓋印，通常蓋在文章末尾年、月、日的中間。

4.4.3正式印章應用正紅色印泥或印油，專用章或其它印章根據有關規定可選用紅色、藍

色或紫色印泥、油。

4.4.4如果文件需蓋多個印章，各印章不能交叉重疊，不能壓住正文，不能蓋出紙邊。

5印章的停用

5.1按照要求停用印章，并查清所有印章，不得遺漏。

5.2報請上級領導審定印章的處理方法。

5.3按上級的規定和領導的書面指示，做好印章的上交、清退、存檔或銷毀工作。領導個

人名章應歸還本人保管，一般的戳證經批準后銷毀。

5.4做好換用新印章的通知工作，并在《印章使用臺帳》上進行登記。

文印制度

為提高辦事效率，降低管理費用，規范公司打EI：、復印管理，特制定本制度。

1各部門、各所屬公司如需打印資料?，必須由經辦人在文印室《打印、復印臺帳》上進行

登記，由部門領導批準，方可交文印室進行打印。

2各部門申請打印的文件、資料要求內容完整，文字表達準確，字跡清楚，無錯別字，并

要求按行文標準行文，打印的校對工作由申請打印的部門負責。

3打印的文字經申請打印的部門校對準確無誤后，方可由文印室發正稿，如發出的正稿兩

次以上仍存在打印部門未校對出的錯誤，須到總經辦申請再次打印正稿，并在臺帳上以打

印數量兩倍進行登記。

4文件、資料的復印由經辦人在文印室《打印、復印臺帳》上進行登記，并由部門負責人

批準，方可交文印室進行復印。

5如遇部門（所屬公司）負責人不在辦公室，可先登記后給以打印，但必須在一周內補簽。

6嚴禁無關人員動用微機設備，嚴禁打印私人資料，違反者，處以操作員及當事人每人每

次50元罰款。

7本制度解釋權歸總經辦。

檔案管理制度

為了加強總公司，各所屬公司綜合檔案管理，提高檔案資料的服務性、安全性，為公

司各部門、各所屬公司的工作提供真實、原始的檔案資訊服務。使總公司、各所屬公司的

檔案管理工作更加科學化和規范化。

1管理體制

總公司檔案工作采取集中管理為主，分散管理為輔的檔案管理體制。總公司行政部是

總公司檔案管理工作主管部門，設立檔案室，由專人負責管理總公司檔案資料，并對各所

屬公司的檔案管理工作進行業務指導、培訓和檢查。各所屬公司設檔案室由行政部檔案員

進行管理。

2歸檔內容

2.1檔案的含義

凡反映總公司、各所屬公司工作的活動，具有查看、利用價值的文獻資料都納入檔案

管理的范圍。

2.2歸檔范圍的界定

依據總公司、各所屬公司實際情況，歸檔范圍界定如下：

2.2.1地方政府及行業主管等各部門頒發的法規命令、指標、決定、決議、通知、計劃、

統計年報、預決算、規章制度等文件。

2.2.2總公司對地方政府及行業主管部門的請示報告、工作計劃及對下屬各所屬公司的批

復。

2.2.3總公司、各所屬公司的各種協議書、合同等。

2.2.4總公司、各所屬公司主要會議的原始記錄、紀要和決定。（包括發布的通知、通報、

機構調整、任免、獎懲以及規章制度）。

2.2.5總公司、各所屬公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結、基建工程資料、設備

圖紙等。

2.2.6總公司、各所屬公司的發文。

2.2.7具有保存價值的文件材料，重要的工作經驗材料。

2.2.8外單位直接發送給總公司、各所屬公司具有保存價值的主抄送文件。

2.2.9有關反映總公司、各所屬公司工作情況的照片、錄音（像）帶等。

2.3檔案的收集

2.3.1總公司檔案員掌管總公司歸檔檔號的編排工作，同時，定期按要求檢查、收集各所

屬公司抄報、抄送、移交總公司總經理、行政部等各部門的文件資料。

2.3.2各所屬公司的檔案員需及時完整地收集本公司各種有保存價值的文件資料。

3檔案整理

3.1檔案整理

3.1.1檔案整理工作必須由檔案員來進行，檔案員須定期將移交來的零散檔案，進行分類、

組合、排列、編目、形成有序體系，并按不同的保管期限逐年分別編號，在編制保管期限

表后，按固定順序裝袋上架。

3.1.2文件整理：中文橫寫文件或外文文件以左方裝訂，對準左上角整齊釘牢，文件如有

皺折、破損、參差不齊的情況，應先整理，裁切折疊，使其整齊統一。要求字跡清晰，規

格統一，簽署完備。禁止用圓珠筆、彩色筆、純藍墨水、紅墨水、鉛筆以及復寫紙書寫。

3.1.3檔案室須設有防光、防火、除塵、防有害生物的污染，防盜措施。檔案員要定期檢

查案卷情況，發現問題及時采取補救措施。

4檔案的借閱與保密

4.1檔案借閱

4.1.1申請：總公司、各所屬公司員工需借閱檔案時,應先提出申請。非機密類檔案的借

閱可直接向檔案員申請借閱；機密檔案則需向主管領導提出申請，經主管領導批準，檔案

員審核、確認符合借閱條件后，方可借閱。

4.1.2審批：借閱密級文件檔案，須嚴格按審批權限進行。

4.1.3檔案閱讀：密級檔案，只限于在檔案室內閱，非密級檔案一般也只限于在檔案室查

閱，特殊情況需外借時，須經主管部門負責人批準，并嚴格借閱期限（不超過2天）和注

意事項。閱讀檔案者不得轉借，拆卸、調換，所借檔案必須注意保護，不得拆散案卷，不

得折疊文件，不得在檔案文件上圈點，勾劃或作標記，不得污損文件。閱讀檔案者如需要

摘抄案卷部分內容，必須經檔案主管部門領導批準，指定摘抄部分，不得摘抄未批準的其

他部分。

4.1.4外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并由公司有關人員陪同。

4.1.5檔案保密

密級檔案采取集中統一保管的方式，統一由總公司檔案室存檔，借閱者對檔案保密

要承擔責任，未經批準，借閱者不得擅自復制或摘抄檔案內容，違者將受到嚴肅處理。

5檔案移交

5.1移交日期

總公司各所屬公司、各部門在專職檔案員的監督指導下按規定要求整理，裝訂好本部

門的檔案，連同目錄在次年四月底前向檔案室移交，并辦理交接手續。

5.2入檔要求

5.2.1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短少，應立即追查歸入。

5.2.2文件如經抽存，應有管理部門簽認。

5.2.3文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門。

5.2.4無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。

5.3特殊檔案的移交

5.3.1凡屬總公司基建工程，設備購置過程中形成的文字、材料、圖紙均應在工程竣工、

設備安裝完畢后，由承辦人將全部資料收集移交檔案室歸檔。

5.3.2凡總公司自行設計更新改造，網絡建設中形成的各種圖紙、文字說明及材料也須收

集歸檔。

5.4人事變動的檔案移交

總公司、各所屬公司員工辭職、調動工作時，必須在辦妥移交手續后，方能調離崗

位，以免造成檔案丟失等問題。

6檔案的銷毀

6.1已過保管期限的檔案，經有關部門商定后，予以銷毀。

6.2銷毀原則上采用焚燒，而一般性的報紙、雜志及其它無價值的資料，可采取賣掉的方

式。

6.3銷毀所保存的文件，要依有關規定履行必要的手續。

保密制度

為保守秘密，維護企業利益，防止企業情報泄露，結合總公司、各所屬公司的實際情

況，特制訂本制度。

1本制度適用于總公司、包所屬公司對各種決策性文件資料、重要會議記錄、經營情況等

保密的管理。

2保密范圍和密級

2.1總公司、各所屬公司保密范圍有以下各項

2.1.1總公司重大決策中的秘密事項。

2.1.2總公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。

2.1.3總公司、各所屬公司內部掌握的合同、決議、意向書及可行性報告，主要會議記錄。

2.1.4總公司、各所屬公司財務預決算報告、有關各類財務報告，統計報告。

2.1.5總公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。

2.1.6總公司、各所屬公司員工的人事檔案，工資性，勞務性收入及資料。

2.1.7其它經總公司、各所屬公司確定應當保密的事項。

2.1.8一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。

2.2總公司秘密的密級分為以下三級

2.2.1絕密：是總公司最重要的秘密，泄露會使總公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害，

其范圍界定在董事會成員內部。

2.2.2機密：是總公司重要的秘密，泄露會使總公司的權力和利益遭受嚴重的損害，其范

圍界定在各所屬公司經理以上知曉。

2.2.3秘密：是總公司一般的秘密，泄露會使總公司的權力和利益遭受損害，其范圍界定

在各所屬公司部門級或最小范圍內的相關工作人員及承辦者以上知曉。

2.3密級的確定

2.3.1總公司經營發展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級。

2.3.2總公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、經營情況為機密級。

2.3.3總公司、各所屬公司人事檔案、合同、協議、員工工資收入，尚未進入市場或尚未

公開的各類信息為秘密級，

2.4屬于總公司、各所屬公司秘密的文件、資料，應當根據本制度第I四條、第五條的規

定標明密級，并確定保密期限。

3保密措施

3.1屬于總公司、各所屬公司秘密文件、資料的收發、傳遞、復制、摘抄、保存和銷毀，

由總公司行政事業部、各所屬公司安排專人執行。采用計算機技術存儲、處理、傳遞的總

公司、各所屬公司的秘密由電腦操作人員負責保密。

3.2、對于密級的文件、資料必須采取以下保密措施。

3.2.1未經總公司總經理、各所屬公司經理批準，不得擅自復制、摘抄和擴大范圍傳閱。

3.2.2收發、傳遞和外出攜帶，由指定的專人擔任，并采取必要的安全措施。

3.3總公司經濟活動中的各種計劃、統計材料、財務數據、工作總結、可研報告、企業管

理模式等資料，未經總經理批準，不得對外公布或泄露。

3.4總公司、各所屬公司的各項科研成果、生產工藝、產品配方及各種技術資料，未經總

公司總經理、各所屬公司經理批準，不準對外公布或泄露。

3.5在對外交往與合作中常要提供總公司秘密事項的，必須經總經理批準。

3.6屬于總公司、各所屬公司秘密內容的會議和其它活動，主辦部門應采取下列保密措施。

3.6.1選擇具備保密條件的會議室。

3.6.2根據工作需要，限制參加會議人員的范圍，對參加密級事項會議的人員予以指定，

密級文件的傳送，應采用密封、親啟方式傳送。

3.6.3確定會議是否傳達及傳達范圍。

3.7非總公司員工，未經許可，嚴禁進入生產現場。對來訪的集體或個人，必須經過審查，

由各所屬公司領導陪同，按指定的路線在規定的停留時間進行參觀，并限定解答問題的范

圍，嚴禁來訪者在現場拍照和攝像。

3.8總公司、各所屬公司的各類文書、文件原則上嚴禁到外界打印，特殊情況須經總公司

總經理、各所屬公司經理批準，但必須采用磁盤保存文件，并由當事者在現場監督從計算

機中將已拷貝的文件刪除，將原稿收回，校對稿也要在現場一并銷毀（包括復印件資料在

內）。

3.9當工作人員發現總公司秘密已泄露或者可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告

總公司行政事業部、各所屬公司負責人，接到報告后，應立即作出反應。

4責任與處罰

4.1出現下列情況之一者，視情節輕重，給予警告，并扣發工資50—500元。

4.1.1泄露總公司、各所屬公司秘密，尚未造成嚴重后果或重大經濟損失者。

4.12違反本制度規定，為他人竊取、刺探、收集或道章提供秘密者。

4.1.3利用職權強制他人適反保密規定的。

4.2出現下列情況之一的，予以辭退或酌情賠償經濟損失。

4.2.1故意或過失泄露公司秘密的，造成嚴重后果或重大經濟損失。

4.2.2違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密者。

4.2.3利用職權強制他人違反保密規定者。

5附則

5.1本制度規定的泄密是指下列行為之一。

5.1.1使總公司、各所屬公司秘密被不應知悉者知悉的。

5.L2使總公司、各所屬公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知

悉的。

會議管理制度

為規范總公司及各所屬公司各種會議管理，提高會議效率，特制定本制度C

1每周一上午上班后總公司四部及各所屬公司要組織召開由主管領導及授權代理人主持

的周一例會，總結上周工作，安排本周工作、發布指示、決定。參加人員為各部全體人員，

各所屬公司自行決定。

2每周五下午下班前三十分鐘為業務總結例會，形式不限，各部匯報一周工作，各所屬公

司匯總一周業務工作，作為周一例會的依據。

3每月5口（節假口順延）上午上班，準點召開總公司月經營管理例會。檢查匯總各所屬

公司經營目標責任完成情況，聽取各所屬公司責任人述職，審核批準各部各所屬公司當月

資金使用計劃。由總經理召集，參加人員為總公司部門以上負責人，各所屬公司經理、副

經理等。

4各部、各所屬公司月經營例會根據各自工作特點自行安排，形成制度，上報總公司行政

事業部。會議由各部負責人和各所屬公司經理召集，參會人員自定。

5其它會議根據需要，由相應部門責任人召集召開。

6嚴肅會議紀律，參加所有會議均要求：

6.1關閉通訊工具（手機、傳呼機），不得發出聲音影響開會，嚴禁接聽電話、回傳呼。

6,2準時參會，主持召集會議者若遲到處100元罰款，其它參會人員遲到5分鐘以內處10

元罰款，5分鐘以上處以20元罰款，無故不到會罰款50元，確因故無法按時參加會議,

可在會前向召集人請假。

6.3嚴禁吸煙，嚴禁私語和做與會議無關的事，不得隨意中途離開、進出。

6.4服從主持人安排，主持人有權限定發言人的講話內容、時間及方式。會議發言不偏離

議題，不帶情緒發言和說過激的話。

7會后不隨意談論會議內容，傳播會議次定。

8做好會前、會中、會后的計劃、組織、實施、落實工作，對會議達成決議的執行情況由

行政事業部負責督查。

9做好會議紀要、會議文件、會議記錄的整理、下發、傳閱、存檔等工作。

通訊工具管理制度

公司的通訊工具（辦公電話、移動電話、傳呼機）是針對'業務而設置，為保證通訊工

具發揮最大效力，并節省經費，特擬定本辦法。

1電話使用規范

注重禮貌用語，體現員工良好的文化素養和精神風貌。

2公司配IC卡機，管理由總經辦及各所屬公司行政專干負責。

2.1各管理者及員工的話費由總公司統一制定話費標準。

2.2公司給每位員工配備用戶卡，如果丟失，到總經辦重新購買。

2.3員工應愛護公司配備的話機，如損壞，視程度由損壞人賠償。

2.4每月的20號，由總經辦及各所屬公司行政專干負責按標準輸入話費。

3公司移動電話配備使用規定。

公司移動電話的配置，原則上根據業務需要情況而定，并按公司核準的標準核報費

用。

總經辦指派專人在每月10號前及時交納話費，保證通訊的暢通，否則，由此而引發

的滯納金由總經辦負責、財務核算部依據話費單，在工資發放時一并核算，超額扣除。

持機者應愛護所配備的手機，維修由持機人自理。

4傳呼機使用規定

4.1傳呼機根據工作崗位需要由員工個人購置。

4.2使用傳呼機者，服務費由個人先行繳納，根據實際情況而給報銷。

4.3持機人在收到公司的傳呼后應立即回電，詢問有何事要辦，違反此規定而延誤所要辦

的事，每次罰款50元。

辦公用品及辦公設備管理制度

1總則

1.1為規范公司辦公用品及辦公家具的管理，節約降耗、妥善管理，特制定本制度。

1.2辦公用品及設備采取分散購買，統一管理的原則，管理人集團公司總經辦。

1.3本制度適用于集團公司各部及各分公司。

2辦公用品的管理規定

2.1辦公用品由公司總經辦主任負責，公司及所屬各公司行政專干負責督辦。

2.2公司將辦公用品分為消耗品和管理品兩類：

2.2.1消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮、修正液、筆記

本、復寫紙、信紙、圓珠筆、訂書釘、簽字筆、白板筆、電池、膠片等。

2.2.2管理品：剪刀、美工刀、訂書機、鋼筆、計算器、米尺、印臺、印油、文具盒、計

算機耗材及其他專用用具（如：色帶、磁盤、打印紙等）。

2.3辦公用品分為個人領用和部門領用兩種“個人領用”系個人保管使用用品；”部門領

用”系本單位共同使用用品。

2.4每年12月25日前由各部/公司負責人向總經辦報本部門/公司下年辦公用品需求計劃。

總經辦據此作出下一財年的“辦公用品采購預算”報財務部/總經理申批，由管理員根據

庫存量適時統一購買。

2.5由總經辦為各部門設立《辦公用品領用記錄》，以便查實核對，控制領用數量。

2.6管理員必須建立辦公用品帳目和出入庫清單，做好日常辦公用品的領用登記。

2.7庫房帳目應與實物相符，管理員每月月未清點。并將清點結果報總經辦主任審核，每

年年未由審計部進行盤庫C

2.8辦公室人員調離時，應將剩余辦公用品及所保管的管理品一并繳總經辦。辦公用品嚴

禁私自帶回家。

2.9辦公用印刷品如：信紙、信封、表格等的印刷，除特殊用途外，均由總經辦承辦。

3辦公家具及設備的管理規定。

3.1辦公用家具及設備的使用與管理由總經辦負責，辦公用家具指桌椅、書架、書柜、沙

發、保險柜等；辦公設備指計算機、傳真機、電話等的使用與管理。

3.2總經辦必須把辦公用家具及設備管理的各個環節，如購置、配置、分發領用、修繕與

保管等，并建立臺帳。

3.3各公司行政專干，對所配置的辦公用家具及設備，負有保管與使用的責任，防止辦公

家具及設備被盜，被挪用以及損壞。

3.4計算機、打印機等的維修保養由總公司微機室負責，分公司由各使用人員負責維修,

維修后部門負責人將維修情況報總經辦備案，所發生費用計入本部門辦公費用°

3.5人員調離時，由總經辦作出具體安排，任何人不得擅自調配該辦公家具和辦公設備。

3.6辦公家具及設備采取“誰使用、誰保管”的原則，使用者具有不可推卸的保全與維護

責任。

3.7總經辦每年必須對辦公家具及設備進行兩次盤點，做到帳物相符，掌握使用保養狀況。

對于經檢查確認破損家具無法修理時，總經辦主任應向主管領導請示，報廢處理。

3.8需要更新或新增辦公設備時由本部門負責人寫出申請報告，報主管領導審批后交總經

辦購買。各分公司報批后由行政專干統一購買，報總經辦備案。

3.9如果因違反本規定，造成辦公家具或設備破損丟失，根據其情節輕重，總經辦責成其

賠償損失。

公物管理制度

為了加強總公司及各所屬公司的公物管理，延長公物的使用時間，降低辦公費用，

特制定本辦法。

1辦公用品的采購：由公司總經辦根據各部門上報的購物清單，在限定范圍內采購，行政

事業部核準，財務核算部審核報銷。

2專業性物品：部門報總經理審批后，由部門有關人員協同總經辦購買，并在總經辦辦理

有關手續后領用。

3公物范圍的限定：手機、傳呼機、電話機、桌椅、計算器、沙發、衣架、文件柜、飲水

機及一次性消耗的物品，如圓珠筆、信箋等物品，均使用本管理辦法。

4總經辦對總公司及各所屬部門的公物要登記造冊，建立公司的臺帳。

5公物購置后，交總經辦統一登記入庫，經辦人簽字，專人保管，按員工所需發放。

6如需領用辦公用品，可上報部門主管審批，在總經辦領取公物。員工調離公司時，須將

所領公物交清后，總經辦在離崗清單上簽字確認，方可到人力資源部辦理相關手續。

7無故損壞、丟失公物，由領用人照價賠償。

8為嚴格公物管理，由總經辦和財務核算部負責半年檢查一次公司公物、個人領用物品，

發現短缺、損壞，由各部門使用人賠償。

宴請接待制度

為做好公司的'業務接待工作，保證公司業務活動有序、有效的開展，每一位員工都有

義務對來綠旗公司的人士表示禮貌，并給予引領解釋，以體現公司良好的企業形象。

1員工待人接物耍不卑不亢，言談舉止端莊大方，語言表達和善準確，儀表儀容整潔利落。

2根據職級、專業，需要對等的原則制定接待計劃，力求高效、節儉。

3接待任務中有宴請內容的，應由承擔接待的人員填寫《宴請接待申請單》（詳細填寫接

待對象、人數、用餐標準、陪同人數、接待目的等），經主管領導批準后，憑單到財務核

算部領取接待費。

4接待用餐結束后，一周內承辦人按總公司財務報銷程序辦理核銷手續。

5任何人在酒店以簽單方式發生的宴請，均需事先填報《宴請接待申請單》由主管領導簽

批，未及時填報須在三日內補辦。未報而請，視同個人宴請。

6每月25日總公司總經辦會同財務核算部核準所有《宴請申請單》，未辦審批手續的簽單,

視同個人簽單。

7嚴禁越權簽單，嚴禁超標準接待。

8超過1000元的宴請需經總經理批準。

本制度解釋權歸總公司行政事業部。

車輛管理制度

為使公司車輛的使用、維修、保養等各方面工作納入規范的管理軌道，降低車輛使

用成本，確保安全、合理、有效的調配使用車輛，提高工作效率，特制定本規定。

1車輛管理

1.1公司車輛的證照及稽核等事務由總經辦負責管理并負責維修、檢驗、清潔等。

1.2公司人員因公用車須于事前向總經辦中請，總經辦依重要性順序派車，不按規定辦理

申請不予派車。

1.3車輛檔案：總經辦檔案室對所屬車輛建立完整的檔案資料，并保管有關證件及保險資

料。

2車輛使用

2.1使用人必須具有駕照。

2.2公司車輛不得借予非本公司人員使用。

2.3總經辦調度車輛時，本著先急后緩，先領導后職員的原則統籌安排。

2.4司機駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、輪胎、外觀等）

如發現故障，配件失竊或損壞等現象，應立即排除，否則要對由此引發的后果負責。

2.5嚴禁公車私用，如發現不經領導同意善自私用者，第一次罰款100元，第二次罰款200

元，第三次除名。私用時若發生事故，而致違規、損毀、失竊等，于扣除理賠額后全部由

私人負擔。

2.6凡因公出差，由公司總經辦批準后方可辦理派車手續。

2.7駕駛員要確保車輛衛生清潔，車況良好，手續完備。

3車輛保養

3.1車輛應由指定特約維修單位保養維修，否則維護費一律不準報銷。

3.2車輛于行駛途中發生故障或其他耗損急需維修或更換零件時，可視實際情況需要進行

修理，但無迫切需要或修理費超過若干標準，應與公司聯系請求批示。

4違規與事故

4.1事故的性質分類。

按交通事故的性質分類：

輕微事故：直接經濟損失金額1000元以下；

一般事故：直接經理損失金額1000-5000元；

重大事故：直接經濟損失金額5000-10000元;

特大事故：直接經濟損失金額10000元以上；

4.2事故的責任及外罰

4.2.1交通事故按事故的性質和責任的大小，分別進行如下處罰。

罰款金額（元）

責任分類輕微事故一般事故重大事故特大事故

定貝任10002%3%4%

次要責任1503%4%4%

同等責任2005%6%6%

主要責任2505%8%6%

全部責任3008%10%10%

注：表中所指百分比是指事故總損失金額的百分比。

4.2.2未經總經辦調派而私自出車，或不按正常路線行駛，或將車輛交于他人駕駛而發生

的交通事故，其一切損失費用由肇事車司機負責。

4.2.3對交通事故的肇事車司機的外罰有：罰款、待崗、辭退。

5費用報銷

5.1油料及維修費用以憑證實報實銷。

5.2過路費：停車費等據車次數由總經辦核銷。

宿舍管理制度

為使員工宿舍保持良好的清潔衛生，整齊的環境及公共秩序，使員工獲得充分的休息,

以提高工作效率，特制定本規定。

1公司員工申請入住宿舍，應填寫住宿申請單，交總經辦核準后安排住宿。

2為使宿舍保持安全與衛生，特規定下列各項制度以共同遵守。

2.1遵守社會公德和宿舍小區管理制度。

2.2保護建筑物，愛惜附屬水、電及安全設備和各種家具，損壞公共財物由個人承擔賠償。

2.3節約使用水、電，并由入住員工承擔水、電、煤氣、管理等費用。

2.4宿舍清潔工作應由室內居住人自行輪流打掃，并經常保持房間清潔與整齊。

2.5宿舍內不得有賭博、酗酒等不正當行為。

2.6宿舍內不得存放違禁及易燃物品。

2.7宿舍內不得私自使用電爐、酒精爐等，以保證安全。

2.8宿舍內不得留宿公司員工以外的任何人士。

2.9宿舍房門鑰匙在公司總經辦領用，員工搬出宿舍退還總經辦。鑰匙如遺失，公司于當

月工資中扣除以作為換鎖費用。

2.10員工離職時，應于離職時隨即遷出宿舍，并于離舍三天前通知總經辦，由總經辦派

員復收接管，未移交者公司不予辦理各種離職手續。

2.11住宿人若違反上列有關規定者，視情節輕重，給予懲處、賠償或取消住宿權。

保潔制度

為保持辦公樓干凈整潔，使員工在優雅、整潔的環境中工作，提高工作效率，特制定

本制度：

1衛生保潔員的責任和義務

1.1每天早上上班前和下午下班前清掃辦公樓大門、樓梯、走道、衛生間、會議室。

1.2及時處理地面所有污漬，保持地面無煙頭、紙屑、污漬。

1.3會議室每天上午、下午清潔兩次，保持地面、椅子、窗臺、書柜干凈、整潔。

1.4每天用廁所清潔劑清潔衛生間，保持洗手盆、便盆無黃漬，并用消毒劑噴灑地面、墻

面一次。

2各部門辦公室衛生責任和義務

2.1員工必須每天上午上班前，清掃各自的辦公室。

2.2全天保持辦公室地面無煙頭、紙屑、污漬，桌面整潔、干凈，煙灰缸每天擦一次。

2.3每周五下班前一小時，各部門員工徹底清潔一次辦公室，主要清潔門窗、玻璃。

2.4保潔員每天對車輛進行衛生檢查,檢查發現達不到衛生標準的，責令整改,責改后仍達

不到標準，有權處以10-23元罰款。

3保障制度

3.1各部門每天輪流排值日，檢查各辦公室衛生狀況及保潔員的工作。

3.2總經辦每周不定期對衛生保潔員、值日員檢查，檢查發現達不到衛生標準的，對衛生

保潔員、值日員一次罰款10—20元，并責令整改，達到衛生標準。

3.3衛生保潔質量參與公司對各部門的綜合考評。

信息發布的有關規定

為維護綠旗健康良好的企業形象，保證集團公司以理性化發展為特征的二次創業的戰

略目標的實現，規范全體員工的行為，嚴明企業信息傳播發布的紀律，真正形成以職業化

風范為要求的企業風氣，特制定以下規則要求：

1對外信息必須是專職專部享有解釋權和發布權，其他不相干人員不得通過非正常渠道或

主觀臆段猜測對外發布企業信息。

2公司的經營決策和企業內部經營信息，尤其是資產、財務、企劃、項目、技術等相關信

息，未經授權，任何人不得在任何場合隨意發布。

3每位員工都應是企業形象的代表人，更應是企業良好公眾形象的堅強衛士，任何人在任

何場合嚴禁發表對企業形象產生負面影響的言論，做出有損企業利益的行為。同時有義務

制止有損企業形象的言論和行為。

4為保證以上約定的有效貫徹實施，特制定保障制度：任何人如有違反以上約定的行為發

生，要承擔所有的責任和后果。集團公司有權對其處以100元以上罰款，直至除名。

文件處理程序說明

文件處理本著務實、高效、有序、事事有結果的原則。

1上行文

1.1接文一一所屬企業或部門送文要求必須以本企業或該部決策層的最終的集中意見為

準。

1.2收文一一由所屬企業或部門的文員或行政專干專人向總公司遞交上報文件，由總經辦

秘書負責接文。

1.3送文一一總經辦秘書填寫文件處理單，依文件類型、性質及送件部門要求將文件送交

相對應職責權限范圍的總公司四大部。

1.4傳文一一總經辦秘書依主送部門處理意見將文件傳至相關閱知人傳閱或承辦。有須報

總經理批示的報總經理。

1.5轉文一一將已處理的傳閱或最終批示的文件轉回送件單位，由企管辦，跟蹤承辦情況。

L6擬文一一依據批示意見，有須擬文下傳的文件，由總經辦或相關部門的秘書擬文，由

職責相對應的領導審核、簽發，由文印室打印，秘書校對、形成文件。

1、7發文一一已成文件，由行政事業部所屬企管辦負責文件分發或傳閱至對應單位，由

對應單位（所屬企業或部門）負責集中使文件內容和精神在本部得以傳達和領會。

1.8存文一一文件的留存，一份存于總經辦秘書，一份應存于總公司檔案空。

2下行文

2.1董事會及四大部的文件的草擬由所屬部門秘書根據要求負責擬文。

2.2擬文由該部責任人審核、簽發。

2.3文件由文印室負責打印，秘書負責校對。

2.4復核無誤文件交由總公司行政事業部審核，需報總經理的，報總經理閱知。

2.5已成文件由企管辦負責下達至各對應單位（所屬企業）第一責任人。

2.6由企管辦跟蹤文件下達及工作承辦情況。

文印程序說明

1如需打印資料，必須由經辦人首先在文印室《打印、復印臺帳》上進行登記；

2登記后，由經辦人持《打印、復印臺帳》找部門（所屬公司）負責人在“批準人”一欄

簽字確認。

3由總經辦文員審核登記文件名稱數量與實際打印、復印文件名稱、數量是否相符。

4文件資料打印好后，由文印員電話通知經辦人取稿。

5復印程序與打印程序相同。

6如遇部門（公司）負責人不在辦公室，可先登記后給以打印、復印，但必須在一周內補

簽。

7每月25日對各公司紙張使用情況進行匯總統計并按收費標準進行核算，經行政辦主任

簽字確認后報財務處。（收費標準附后）

8對于一次性復印量過大或多次反復復印者，文印室管理人員有權要求對方進行統一印刷。

9在復印機工作負荷過大時應及時進行停機處理。

10厲行節約，對于保密性文件應及時處理或銷毀。

檔案調閱程序說明

1各單位、各部門及個人，因工作需要調閱各年度、各類檔案時，應填寫調檔申請表。

2報各單位、各部門領導批準，經批準后，應先從本單位、本部門行政部專干處查閱。

3如所需查閱的檔案不在本單位，本部門行政專干處時，再向行政部主管領導提出申請,

經審批后方可到行政部檔案室進行查閱。

4各單位、各部門及個人臨時查閱檔案（即在檔案室直接查），不需帶出檔案室的檔案，

在檔案人員的監督下查閱，可不進行登記。

5各單位、各部門及個人，因工作需要借出檔案時，應經公司主管領導審批后，并在檔案

室借調登記簿上進行登記，方可借閱。

6借出檔案歸檔后，應及時注銷登記。

7查閱會計檔案時，必須在調檔申請表中寫清所瓷檔案的年度和時間。

傳真收發程序說明

1如需發傳真，必須由經辦人首先在文印室《傳真收發臺帳》上進行登記。

2登記后，由經辦人持《傳真收發臺帳》找部門（所屬公司）負責人在“批準人”一欄簽

字確認。

3經簽字確認后方可交文印室進行傳發。

4如遇部門（所屬公司）負責人不在辦公室，可先登記后給以傳發，但必須在一底內補簽。

5文印室接收到的傳真，根據內容或要求，通知或送交相關人員簽收，并在《傳真收發臺

帳》上進行登記。

6對于某些廣告公司反復發來傳真或傳真紙張超過三張上限時，文印室工作人員有權酌情

拒收。

7每月25日進行匯總，與文印程序第七條同。

8發出傳真時，每張按4、00元計；接收傳真時，每張按打印價格即2、0元（A4）計。

公章使用流程說明

1各部門公章使用人準備好需蓋章的文件、資料，到總經辦填寫《印章使用臺帳》進行登

記。

2使用人報請本部門負責人，由負責人審核批準。

3總經辦見部門負責人批準簽字后，在相關文件資料上加蓋所需公章。如遇特殊情況，必

須電話請示相關部門負責人，經同意后方可蓋章，并在印章使用臺帳備注欄內記錄說明，

在三天內補簽。

緩急程度:

密級：

發文稿紙

簽發日期年月日

擬文日期年月日

審核日期年月日

打印日期年月日

校對日期年月日

復核日期年月日

標題

抄報

抄送

字第號共印發份存檔（二）

文件發放表

文件名稱及編號:

收義部門收文人數量時間備注

文件材料處理單

送件收件時間

來文單位

收件主送部門

文件標題內容

送件部門要求

處

理

意

見

簽3

日

冊

傳兌要求

閱件人閱件時間意見本人簽字

傳

閱

人

承辦部門

承

辦

責任人

情

況承辦時間

經辦人

返回時間是否存檔存檔時間

會議通知單

編號:

會議主題召集單位

召集人主持人記錄人

時間地點時限

參會人貝

會議議題

會議材料

參會簽到

備注

公物領用臺帳

名稱數量領用部門領用人領用時間批準人備注

發文單位一（黑體28號）

（“文件”字樣黑體28號）

發文編號-（宋體4號?）簽發一（宋體4號）

★

文件標題-（標題由事由、文種構成

宋體2號加黑）

-主送單位、部門（根據文種選擇使用，部分文種無此項，如“決定”

宋體4號加黑）

正文（宋體4號）

一習慣用語（習慣用語根據文種選擇使用宋體4號）

發文單位（全稱）（宋體4號）

成文日期----（宋體4號）

抄報:-上級相關領導、單位（宋體4號）

抄送:-同級、下級相關領導、單位（宋體4號）

-印發記錄（宋體4號）

會議紀要

編號:

|含義領—

會議時間會姬點

主持人召集人記錄人

議題

內容

決議

與會

人員

簽字

工作推進表

項目內容:日期:

部門工作內容工作要求責任人完成時間備注

名

至

管

摩

胡

注:

單

申請

接待