工程檔案理規定附件2?一、總則1.目的為了加強工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，特制定本流程類規定。本規定適用于公司所有工程項目檔案的管理工作。2.適用范圍本規定涵蓋了從工程項目立項開始，到工程竣工驗收、交付使用后全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理流程。二、工程檔案管理流程1.立項階段檔案管理項目可行性研究報告由項目前期部門負責編制項目可行性研究報告，報告應包括項目背景、市場分析、技術方案、經濟效益分析等內容。在編制過程中，涉及的相關資料、數據應進行收集、整理，并注明來源。報告編制完成后，由項目負責人審核簽字，提交給公司決策層審批。審批通過后的可行性研究報告原件一份交公司檔案室存檔，復印件分發至相關部門，如工程管理部門、財務部門等，作為項目推進的依據。項目立項批復文件項目獲得立項批復后，項目前期部門應及時將批復文件原件交至檔案室存檔。檔案室對批復文件進行編號、登記，建立專門的文件夾進行存放，并在電子檔案系統中錄入相關信息，包括項目名稱、立項批復文號、批復日期等，以便查詢和檢索。2.設計階段檔案管理設計合同工程管理部門負責與設計單位簽訂設計合同，合同簽訂后，應將合同原件一份交至檔案室存檔。檔案室對設計合同進行編號、登記，按照合同類別進行分類存放。在電子檔案系統中錄入合同關鍵信息，如項目名稱、設計單位名稱、合同金額、合同期限等，方便后續查閱和統計。初步設計文件設計單位完成初步設計后，向工程管理部門提交初步設計文件，包括設計說明書、設計圖紙、工程概算等。工程管理部門組織相關人員對初步設計文件進行審核，審核通過后，將初步設計文件原件一套交至檔案室存檔。檔案室對初步設計文件進行整理，按照專業分類，如建筑、結構、電氣、給排水等，進行編號、登記，并在電子檔案系統中上傳文件的電子版，建立索引目錄，便于快速查找。施工圖設計文件設計單位完成施工圖設計后，向工程管理部門提交施工圖設計文件，包括施工圖紙、施工說明、圖紙會審記錄等。工程管理部門組織設計交底和圖紙會審會議，相關單位人員對施工圖進行會審，形成圖紙會審記錄。會審通過后的施工圖設計文件原件一套交至檔案室存檔。檔案室對施工圖設計文件進行詳細整理，按照施工圖紙編號順序排列，對圖紙會審記錄進行單獨編號、登記，與施工圖設計文件一并存放。同時，在電子檔案系統中完善相關信息，確保圖紙與記錄的關聯準確無誤，方便施工過程中的查閱和使用。3.招投標階段檔案管理招標文件工程管理部門負責編制或獲取招標文件，招標文件應包括招標公告、投標須知、合同條款、技術規范、工程量清單等內容。招標文件編制完成后，由項目負責人審核簽字，交至檔案室存檔。檔案室對招標文件進行編號、登記，按照項目名稱和招標類別進行分類存放。在電子檔案系統中錄入招標文件的關鍵信息，如招標項目名稱、招標方式、開標時間、投標截止時間等，便于日后查詢和統計招標相關信息。投標文件投標人提交投標文件后，工程管理部門負責收集整理投標文件，對投標文件進行密封性檢查和初步評審。確定中標候選人后，將中標候選人的投標文件原件一套交至檔案室存檔。檔案室對投標文件進行編號、登記，按照投標單位名稱進行分類存放。在電子檔案系統中錄入投標文件的相關信息，如投標單位名稱、投標報價、工期、質量承諾等，以便與中標合同進行對比和分析。中標合同工程管理部門與中標單位簽訂中標合同后，應將中標合同原件一份交至檔案室存檔。檔案室對中標合同進行編號、登記，與招標文件、投標文件等相關資料一并存放，形成完整的招投標檔案資料。在電子檔案系統中完善中標合同的詳細信息，如合同金額、合同工期、付款方式、質量標準等，方便對合同執行情況進行跟蹤和查詢。4.施工階段檔案管理施工組織設計施工單位根據工程特點和施工要求，編制施工組織設計，包括工程概況、施工部署、施工方法、施工進度計劃、質量保證措施、安全保證措施等內容。施工組織設計編制完成后，經施工單位技術負責人審核簽字，報監理單位審批。監理單位審批通過后，施工單位將施工組織設計報工程管理部門備案，并將施工組織設計原件一份交至檔案室存檔。檔案室對施工組織設計進行編號、登記，按照項目名稱和施工單位進行分類存放。在電子檔案系統中錄入施工組織設計的關鍵信息，如工程概況、施工總工期、主要施工方法等，便于施工過程中對工程整體規劃和施工安排進行查閱。施工技術交底文件施工單位在施工前，由技術負責人向施工人員進行施工技術交底，交底內容包括施工工藝、質量標準、安全注意事項等。施工技術交底文件應形成書面記錄，經交底人和被交底人簽字確認。施工單位將施工技術交底文件原件一套交至檔案室存檔。檔案室對施工技術交底文件進行編號、登記，按照施工部位和施工內容進行分類存放。在電子檔案系統中錄入施工技術交底的相關信息，如交底時間、交底部位、交底內容等，方便施工人員在施工過程中隨時查閱技術要求。工程變更文件在施工過程中，如發生工程變更，由提出變更的單位填寫工程變更通知單，詳細說明變更的原因、內容、對工程進度和造價的影響等。工程變更通知單經建設單位、設計單位、監理單位、施工單位等相關方簽字確認后生效。施工單位將工程變更通知單原件一套交至檔案室存檔。檔案室對工程變更文件進行編號、登記，按照變更的時間順序和變更內容進行分類存放。在電子檔案系統中錄入工程變更的詳細信息，如變更單號、變更日期、變更前內容、變更后內容、變更費用等，以便對工程變更情況進行跟蹤和統計分析。施工日志施工單位每日填寫施工日志，記錄當天的施工情況，包括施工部位、施工內容、施工人員、設備使用情況、天氣情況等。施工日志應保持連續、完整，由施工單位項目經理審核簽字后交至檔案室存檔。檔案室對施工日志進行編號、登記，按照施工日期順序進行存放。在電子檔案系統中錄入施工日志的關鍵信息，如日期、天氣、施工部位、施工進度等，方便對施工過程進行全面了解和追溯。材料設備資料施工單位采購材料和設備時，應收集供應商提供的質量證明文件、產品說明書、合格證等資料。材料設備到貨后，施工單位進行檢驗和驗收，形成材料設備檢驗記錄。材料設備資料和檢驗記錄原件一套交至檔案室存檔。檔案室對材料設備資料進行編號、登記，按照材料設備類別和規格型號進行分類存放。在電子檔案系統中錄入材料設備的相關信息，如材料名稱、規格型號、供應商名稱、采購日期、檢驗情況等，確保材料設備質量可追溯。隱蔽工程驗收記錄隱蔽工程在隱蔽前，施工單位應通知建設單位、監理單位等相關方進行驗收。驗收合格后，形成隱蔽工程驗收記錄，記錄內容包括隱蔽工程部位、施工質量情況、驗收意見等。隱蔽工程驗收記錄經相關方簽字確認后，施工單位將原件一套交至檔案室存檔。檔案室對隱蔽工程驗收記錄進行編號、登記，按照隱蔽工程部位進行分類存放。在電子檔案系統中錄入隱蔽工程驗收的詳細信息，如驗收日期、隱蔽部位、驗收結論等，為后續工程質量檢查和維護提供重要依據。分項分部工程質量驗收記錄分項分部工程完成后，施工單位組織自評，填寫分項分部工程質量驗收記錄，記錄內容包括工程名稱、分項分部工程名稱、施工單位、項目經理、質量檢驗評定結果等。施工單位自評合格后，報監理單位進行驗收。監理單位驗收合格后，相關方在分項分部工程質量驗收記錄上簽字確認。分項分部工程質量驗收記錄原件一套交至檔案室存檔。檔案室對分項分部工程質量驗收記錄進行編號、登記，按照工程類別和驗收時間順序進行存放。在電子檔案系統中錄入分項分部工程質量驗收的關鍵信息，如驗收日期、分項分部工程名稱、質量等級等，便于對工程質量情況進行統計和分析。5.監理階段檔案管理監理規劃監理單位根據工程特點和監理合同要求，編制監理規劃，包括工程概況、監理工作范圍、監理工作內容、監理工作目標、監理工作依據、監理工作程序、監理工作方法及措施、監理工作制度、監理機構組織形式、人員配備及進退場計劃等內容。監理規劃編制完成后，經監理單位技術負責人審核簽字，報建設單位備案，并將監理規劃原件一份交至檔案室存檔。檔案室對監理規劃進行編號、登記，按照項目名稱和監理單位進行分類存放。在電子檔案系統中錄入監理規劃的關鍵信息，如工程概況、監理工作目標、監理工作主要內容等，方便對監理工作整體規劃進行查閱。監理實施細則監理單位根據監理規劃，針對工程的關鍵部位、關鍵工序，編制監理實施細則，包括專業工程特點、監理工作流程、監理工作控制要點及目標值、監理工作方法及措施等內容。監理實施細則編制完成后，經監理單位總監理工程師審核簽字，報建設單位備案，并將監理實施細則原件一套交至檔案室存檔。檔案室對監理實施細則進行編號、登記，按照專業工程類別和施工部位進行分類存放。在電子檔案系統中錄入監理實施細則的相關信息，如專業工程名稱、監理工作控制要點、監理工作方法等，便于監理人員在施工過程中按照細則開展工作。監理月報監理單位每月向建設單位提交監理月報，報告內容包括本月工程概況、本月工程形象進度、工程質量情況、工程進度情況、工程計量與工程款支付情況、合同其他事項的處理情況、本月監理工作小結等。監理月報經監理單位總監理工程師審核簽字后，報建設單位存檔，并將監理月報原件一份交至檔案室存檔。檔案室對監理月報進行編號、登記，按照月度順序進行存放。在電子檔案系統中錄入監理月報的關鍵信息，如月份、工程概況、本月工程進度、質量問題及處理情況等，方便對工程進展情況進行跟蹤和分析。監理會議紀要監理單位組織召開的工程例會、專題會議等，應形成會議紀要。會議紀要內容包括會議時間、地點、參會人員、會議主要內容、決議事項等。監理會議紀要經參會各方簽字確認后，監理單位將會議紀要原件一份交至檔案室存檔。檔案室對監理會議紀要進行編號、登記，按照會議類別和會議時間順序進行存放。在電子檔案系統中錄入監理會議紀要的相關信息，如會議名稱、會議時間、決議事項等，便于查閱會議決策情況和工程協調情況。工程質量評估報告工程竣工預驗收合格后，監理單位編寫工程質量評估報告，報告內容包括工程概況、工程質量驗收情況、工程質量評估結論等。工程質量評估報告經監理單位技術負責人審核簽字，報建設單位存檔，并將工程質量評估報告原件一份交至檔案室存檔。檔案室對工程質量評估報告進行編號、登記，按照項目名稱進行存放。在電子檔案系統中錄入工程質量評估報告的關鍵信息，如工程概況、質量驗收情況、評估結論等，為工程竣工驗收提供重要的監理意見參考。6.竣工驗收階段檔案管理工程竣工驗收報告工程完工后，建設單位組織施工單位、監理單位等相關方進行工程竣工驗收。驗收合格后，建設單位編制工程竣工驗收報告，報告內容包括工程概況、工程建設執行情況、工程勘察設計監理情況、工程施工情況、工程質量情況、工程驗收情況、工程竣工結算情況、工程檔案資料情況、工程保修情況等。工程竣工驗收報告經建設單位、施工單位、監理單位等相關方簽字蓋章后，建設單位將工程竣工驗收報告原件一份交至檔案室存檔。檔案室對工程竣工驗收報告進行編號、登記，按照項目名稱進行存放。在電子檔案系統中錄入工程竣工驗收報告的詳細信息，如工程概況、驗收時間、驗收結論等，作為工程竣工交付的重要文件。工程竣工備案文件建設單位在工程竣工驗收合格后，按照相關規定向建設行政主管部門辦理工程竣工備案手續。辦理竣工備案手續過程中形成的一系列文件，如工程竣工驗收備案表、規劃驗收合格證、消防驗收意見書、環保驗收報告等，由建設單位負責收集整理，交至檔案室存檔。檔案室對工程竣工備案文件進行編號、登記，按照文件類別進行分類存放。在電子檔案系統中錄入工程竣工備案文件的相關信息，如備案文件名稱、備案日期、備案文號等，確保工程竣工備案資料完整、可查。工程竣工圖施工單位在工程竣工后，根據工程實際完成情況，對施工圖進行修改、補充，繪制工程竣工圖。工程竣工圖應加蓋竣工圖章，簽字齊全。工程竣工圖編制完成后，施工單位將工程竣工圖原件一套交至檔案室存檔。檔案室對工程竣工圖進行審核，確保竣工圖與工程實際相符。審核通過后，對工程竣工圖進行編號、登記，按照專業分類，如建筑、結構、電氣、給排水等，進行分類存放。在電子檔案系統中上傳工程竣工圖的電子版，建立準確的索引目錄，方便日后查閱和使用。7.交付使用后檔案管理工程回訪記錄工程交付使用后，建設單位組織施工單位進行工程回訪。回訪內容包括工程質量狀況、使用功能情況、用戶意見等。工程回訪結束后，形成工程回訪記錄，記錄經回訪人員和被回訪用戶簽字確認。施工單位將工程回訪記錄原件一份交至檔案室存檔。檔案室對工程回訪記錄進行編號、登記，按照回訪時間順序進行存放。在電子檔案系統中錄入工程回訪記錄的相關信息，如回訪時間、回訪內容、用戶意見等，便于了解工程交付后的使用情況和用戶反饋。工程保修記錄在工程保修期內，施工單位接到用戶保修通知后，應及時組織維修，并填寫工程保修記錄。工程保修記錄內容包括保修時間、保修部位、故障原因、維修情況等。工程保修記錄經維修人員和用戶簽字確認后，施工單位將工程保修記錄原件一份交至檔案室存檔。檔案室對工程保修記錄進行編號、登記，按照保修時間順序進行存放。在電子檔案系統中錄入工程保修記錄的相關信息，如保修日期、保修部位、維修情況等，為工程保修情況提供詳細記錄。三、工程檔案整理與歸檔要求1.文件材料的收集各部門和單位應按照本流程規定，及時收集、整理本部門和單位在工程建設過程中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。對于外來文件，如設計變更通知、監理指令等，應及時簽收，并進行登記，確保文件的有效傳遞和妥善保管。2.文件材料的整理文件材料應按照形成時間、來源、內容等進行分類整理，做到分類科學、組卷合理、排列有序。每份文件