某某公司檔案管理制度匯編?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、聲像等。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。指導和監督各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓和交流活動。定期對檔案進行鑒定，按照規定進行檔案的銷毀和處置。負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門文件材料的收集、整理、初步分類，并定期移交公司檔案管理部門。協助檔案管理部門開展檔案整理、編目、數字化等工作，提供相關業務資料。按照檔案管理要求，妥善保管本部門的檔案，確保檔案的安全和完整。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時反饋利用情況。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司在籌備、設立、運營、變更、終止等過程中形成的各類文件材料。公司各項業務活動中產生的合同、協議、報告、報表、文件、信函等。公司召開的各類會議形成的會議文件、記錄、紀要等。公司人事、財務、行政等管理工作中產生的文件材料，如員工檔案、工資報表、考勤記錄、辦公用品采購文件等。公司資產購置、處置、評估等活動中形成的文件材料，如固定資產清單、購置合同、評估報告等。公司參與的科研項目、技術創新活動中產生的技術文件、研究報告、實驗數據等。公司對外宣傳、公關活動中形成的宣傳資料、新聞稿件、活動照片等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全。對于電子文件，應確保其格式規范、元數據完整，并進行有效的備份存儲。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的歷史銜接。區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。便于分類、編號、編目和檢索。4.整理方法按照檔案的類別進行分類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。對每一類檔案進行細分，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類等。對每份文件材料進行編號，編制檔案目錄，包括文件題名、日期、文號、責任者等信息。對電子檔案進行分類存儲，建立相應的索引和數據庫，方便查詢和利用。四、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門兼職檔案員應在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理完畢后移交公司檔案管理部門歸檔。對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后及時歸檔。2.歸檔程序各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數量、日期等信息。將整理好的檔案及檔案移交清單一并送交公司檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續。3.歸檔要求歸檔的檔案應符合整理要求，做到分類準確、編號規范、目錄清晰。歸檔的電子檔案應與紙質檔案內容一致，并確保其可讀性和可用性。檔案管理部門應對歸檔的檔案進行統一編目，建立檔案檢索系統。五、檔案的保管1.保管場所公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.保管方式檔案應按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。對于紙質檔案，應采用裝訂、裝盒等方式進行保管，防止文件散失和損壞。對于電子檔案，應進行異地備份存儲，確保數據的安全性和完整性。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、重要合同協議、財務審計報告等。長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性的合同協議、業務文件、人事檔案等。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時性的文件材料、一般性的會議記錄等。4.檔案鑒定檔案管理部門定期對保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續保存。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關業務部門組成鑒定小組進行。鑒定小組根據檔案的內容、價值和歷史意義等因素，提出鑒定意見，報公司領導審批。5.檔案銷毀對已超過保管期限且無保存價值的檔案，經鑒定小組鑒定并報公司領導批準后進行銷毀。檔案銷毀應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、日期、銷毀原因等信息。檔案銷毀應在指定地點進行，由專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循合法、合規、安全、保密的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。檔案利用應滿足公司各項工作的需要，為公司的決策、管理、業務開展等提供支持。2.利用方式查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。借閱：公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和用途，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。復制：公司內部人員因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理復制手續。復制檔案應注明用途，不得用于其他目的。3.利用審批檔案查閱、借閱、復制申請表應詳細注明查閱、借閱、復制的檔案名稱、數量、日期、用途等信息。檔案查閱、借閱、復制申請由所在部門負責人進行初審，重點審核申請的必要性和合規性。檔案管理部門負責人對申請進行復審，審核檔案的保密性和安全性，以及是否符合檔案利用規定。涉及重要檔案或敏感信息的查閱、借閱、復制申請，需報公司領導審批。4.利用登記檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱、復制情況進行詳細登記，包括申請人姓名、部門、申請日期、檔案名稱、數量、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。檔案利用登記應建立專門的登記簿冊，確保登記信息準確、完整。檔案管理部門應定期對檔案利用登記情況進行統計分析，及時發現問題并采取措施加以解決。5.利用監督檔案管理部門應對檔案利用過程進行監督，確保利用人員遵守檔案利用規定，不得擅自涂改、損壞、轉借檔案。利用人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發現檔案利用過程中存在違規行為，檔案管理部門應及時制止，并報告公司領導進行處理。七、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和共享，降低檔案管理成本。確保檔案信息的安全性和保密性，防止檔案信息泄露和丟失。2.信息化建設內容檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化轉換，建立電子檔案數據庫。檔案管理系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的信息系統，實現檔案的分類、編號、編目、存儲、檢索、利用等功能。數據安全管理：采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。3.電子檔案管理電子檔案應與紙質檔案具有同等法律效力，其形成、辦理、存儲等過程應符合國家有關電子文件管理的規定。電子檔案應按照檔案分類方案進行分類存儲，建立相應的目錄和索引，便于查詢和利用。電子檔案應定期進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。對電子檔案的訪問應進行權限控制，設置不同的用戶角色和權限，確保檔案信息的安全性。4.系統維護與更新檔案管理部門應安排專人負責檔案管理信息系統的維護和管理，確保系統的正常運行。定期對系統進行檢查、優化和升級，及時處理系統故障和問題，保證系統的穩定性和可靠性。根據公司檔案管理的發展和變化，及時調整和完善檔案管理信息系統的功能和模塊，滿足公司檔案管理的新需求。八、保密規定1.保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、人事秘密等各類機密信息的檔案。公司尚未公開的重大決策、業務計劃、市場策略等文件材料。公司與客戶、合作伙伴簽訂的保密協議中涉及的保密信息。其他按照公司規定需要保密的檔案。2.保密措施檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案工作人員的保密教育和培訓。對保密檔案應進行單獨存放和管理，設置專門的保密標識，采取必要的保密技術防范措施，如加密存儲、訪問控制等。檔案查閱、借閱、復制等利用過程應嚴格遵守保密規定，對涉及保密內容的檔案應進行脫密處理或在規定的保密場所進行利用。檔案工作人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案中的機密信息，