某學院檔案管理制度匯編?一、總則1.目的為了加強學院檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學院管理水平和工作效率，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律法規，結合學院實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學院各部門、各單位以及全體教職員工和學生形成的各類檔案的管理。3.檔案管理原則遵循集中統一管理、真實完整、科學分類、方便利用的原則，確保檔案的系統性、準確性和安全性。二、檔案管理機構與職責1.檔案管理部門學院設立綜合檔案室，負責全院檔案的集中統一管理。2.檔案管理部門職責貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定學院檔案管理制度并組織實施。負責接收、收集、整理、保管、統計學院各類檔案，確保檔案的完整與安全。對檔案進行科學分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規定程序處理到期檔案。開發利用檔案信息資源，為學院教學、科研、管理等工作提供服務。組織檔案工作人員的業務培訓，提高檔案管理水平。3.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準確。定期將整理好的檔案移交學院綜合檔案室，并辦理交接手續。協助綜合檔案室開展檔案的查詢、利用等工作。對本部門人員進行檔案管理知識宣傳，提高檔案意識。三、檔案的收集與歸檔1.收集范圍學院黨、政、工、團等組織形成的文件材料。教學管理、科研管理、學生管理、人事管理、財務管理、后勤管理等各項工作中形成的文件材料。學院舉辦或承辦的各類會議、活動形成的文件材料。學院與外單位簽訂的合同、協議、合作項目等文件材料。學院教職工和學生的個人檔案材料（按相關規定單獨管理）。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保材料及時、完整收集。收集的檔案材料應真實、準確、規范，字跡清晰，簽署完備。對于電子文件，應按照相關標準進行收集和整理，確保其可讀性和可利用性。3.歸檔時間文書檔案應在次年上半年歸檔。教學檔案應在每學期結束后一個月內歸檔。科研檔案應在項目結題后兩個月內歸檔。學生檔案應在學生畢業時歸檔。其他檔案按照相關規定及時歸檔。4.歸檔程序各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進行初步整理，按照分類方案進行分類、排序、編目等。填寫檔案移交清單，將整理好的檔案連同清單一并移交學院綜合檔案室。綜合檔案室對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。四、檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機構（問題）保管期限分類法。先按年度分類，再按機構（問題）分類，最后按保管期限分類。3.整理步驟區分全宗：將學院各部門形成的檔案作為一個全宗進行整理。分類：按照分類方法對檔案進行分類。排列：在每一類目內，按照文件形成的時間順序或重要程度進行排列。編號：為每份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度號、機構（問題）號、保管期限號、件號組成。編目：填寫檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關信息。五、檔案的保管1.保管場所綜合檔案室應具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應保持清潔、整齊、通風良好，有防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施。2.檔案裝具使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、有序。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限按照國家有關規定和學院實際情況確定。4.檔案清點與檢查定期對檔案進行清點和檢查，每年至少一次，發現問題及時處理，并做好記錄。5.檔案的修復與保護對破損、褪色的檔案進行及時修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。對電子檔案要定期進行備份，防止數據丟失。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學院分管領導、綜合檔案室負責人及相關部門人員組成，負責檔案鑒定工作。2.鑒定原則根據檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行全面、客觀、科學的鑒定。3.鑒定方法直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，確定其保存價值。分析檔案內容與學院工作的關系，判斷其現實利用價值和歷史參考價值。4.銷毀程序鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、文號、日期、責任者、保管期限等信息。經學院分管領導批準后，按照規定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應永久保存。七、檔案的利用1.利用原則遵循保密、合法、方便利用的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為學院各項工作提供有效服務。2.利用范圍學院內部各部門、教職員工和學生因教學、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱學院檔案，須經學院分管領導批準。3.利用手續學院內部人員查閱、借閱檔案，需填寫檔案查閱、借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續。外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經學院分管領導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。查閱、借閱檔案應在規定的時間內歸還，如需延期，應辦理續借手續。4.利用限制涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規定進行管理，限制查閱范圍。未經綜合檔案室同意，查閱、借閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內容。八、檔案信息化建設1.建設目標逐步實現檔案管理的信息化、數字化，提高檔案管理效率和服務水平。2.信息化管理內容建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環節的信息化管理。對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息資源的共享。加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。3.信息化工作要求檔案管理部門應配備必要的計算機設備和軟件，確保信息化工作的順利開展。檔案工作人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，提高信息