某某公司辦公室管理制度的相關規定?一、總則1.目的為加強公司辦公室管理，規范辦公秩序，提高工作效率，確保各項工作順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循高效、規范、有序、節約的原則，營造良好的辦公環境。二、辦公環境管理1.辦公室布局與清潔辦公室布局應保持合理、整齊，辦公用品擺放有序。各部門應定期對辦公室進行整理，確保文件、資料等存放整齊，便于查找。每天下班前，員工應清理桌面，將文件、文具等歸位，關閉電腦、打印機等設備電源，保持辦公桌面整潔。公司將定期組織對公共區域進行清潔，各部門負責本部門辦公區域的日常清潔維護，確保地面干凈、門窗明亮、無雜物堆積。2.環境衛生要求禁止在辦公區域內吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾。吸煙區設置在指定位置，吸煙后應將煙蒂熄滅并放入煙灰缸。保持衛生間清潔衛生，使用后應及時沖洗，定期清理異味。愛護衛生間設施，發現損壞及時報修。保持會議室整潔，會議結束后，參會人員應將桌椅歸位，清理桌面垃圾，關閉投影儀、音響等設備電源。三、辦公用品管理1.采購與庫存辦公用品由行政部門統一采購，根據各部門需求制定采購計劃，確保辦公用品的正常供應。建立辦公用品庫存管理制度，定期盤點庫存，掌握辦公用品的數量、種類和使用情況，合理控制庫存水平，避免積壓或缺貨。采購辦公用品時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，簽訂采購合同，確保采購物品符合公司要求。2.領用與發放員工因工作需要領用辦公用品，應填寫《辦公用品領用申請表》，經部門負責人簽字批準后，到行政部門領取。行政部門根據申請表發放辦公用品，并做好領用登記，記錄領用時間、物品名稱、數量、領用人等信息。對于消耗性辦公用品，如筆、紙張、墨盒等，應限量領用，避免浪費。對于價值較高的辦公用品，如電腦、打印機等，應做好使用登記和保管工作。3.使用與節約員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。如發現辦公用品損壞或丟失，應及時向行政部門報告。提倡節約用紙，盡量雙面打印、復印文件，減少紙張浪費。使用電子文檔進行文件傳輸和存儲，降低紙張使用量。節約用電，隨手關燈、關電腦、關打印機等設備，避免長時間待機耗電。合理設置空調溫度，夏季不低于26℃，冬季不高于20℃。四、文件與檔案管理1.文件收發公司文件由行政部門負責統一收發、登記、傳遞和保管。外來文件應及時簽收、拆封，并進行登記，注明文件名稱、文號、發文單位、日期等信息。對收文進行分類整理，根據文件內容和性質，及時呈送公司領導批示，按照批示意見進行傳閱、辦理或存檔。發文由擬稿部門負責起草，經部門負責人審核、公司領導審批后，交行政部門編號、打印、蓋章，并按規定分發。2.文件傳閱文件傳閱應遵循"快速、準確、保密"的原則，確保文件在規定時間內傳達到相關人員手中。行政部門應建立文件傳閱登記制度，記錄文件傳閱時間、傳閱人、批示意見等信息，便于跟蹤文件傳閱情況。傳閱文件時，應嚴格按照規定的傳閱范圍進行傳遞，不得擅自擴大或縮小傳閱范圍。傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，確保文件及時歸還。3.文件歸檔公司文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應分類整理，按照文件形成的時間順序、重要程度等進行排列，編制目錄，便于查找和利用。歸檔文件應一式兩份，一份由行政部門保管，一份根據需要移交公司檔案室或相關部門保管。歸檔文件應妥善保管，防止文件丟失、損壞或泄密。4.檔案管理公司建立檔案室，負責集中保管公司各類檔案資料，包括文書檔案、合同檔案、財務檔案、人事檔案等。檔案管理人員應具備專業知識和技能，熟悉檔案管理業務，嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案資料的安全和完整。檔案查閱應履行審批手續，經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱相關檔案資料。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。五、會議管理1.會議分類與組織公司會議分為公司例會、部門會議、專題會議等。公司例會每周[X]舉行一次，由公司領導主持，各部門負責人參加，總結上周工作，安排本周工作任務。部門會議由各部門自行組織，根據工作需要定期或不定期召開，傳達公司會議精神，安排本部門工作。專題會議根據工作需要臨時召開，針對特定問題進行討論和決策。會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關人員。會議通知應明確會議的重要性、議程安排等內容，確保參會人員做好充分準備。2.會議準備會議組織部門應提前做好會議準備工作，包括布置會場、準備會議資料、調試音響設備等。會場應保持整潔、安靜，桌椅擺放整齊，會議資料齊全。會議資料應根據會議主題和議程進行準備，包括匯報材料、文件、報表等。資料應準確、完整、清晰，便于參會人員查閱和討論。會議組織部門應提前通知參會人員做好發言準備，明確發言內容和時間要求，確保會議高效進行。3.會議紀律參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織部門請假，并安排人員代會。參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間接聽電話、隨意走動、交頭接耳或做與會議無關的事情。參會人員應認真聽取會議內容，積極發言，提出建設性意見和建議。會議討論應圍繞主題進行，避免偏離主題或相互扯皮。4.會議記錄與紀要會議組織部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內容、討論結果、決議事項等信息。會議記錄應準確、完整、客觀，能夠真實反映會議情況。會議結束后，會議組織部門應及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發送給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議的主要內容、決議事項、責任部門和完成時間等，便于跟蹤和落實會議精神。六、印章管理1.印章種類與保管公司印章分為公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。公章由行政部門指定專人保管，合同專用章由法務部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權人保管。印章保管人員應具備責任心，嚴格遵守印章管理制度，確保印章安全。印章應存放在保險柜或其他安全可靠的地方，實行雙人保管、雙人開鎖制度。2.印章使用審批使用公司印章應填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、用印文件名稱、用印份數等信息，經相關部門負責人審核、公司領導審批后，方可使用印章。對于涉及重大事項或金額較大的合同用印，應經公司法律顧問審核后，報公司領導審批。印章保管人員應嚴格按照審批意見用印，不得擅自更改用印內容或擴大用印范圍。用印后應在《印章使用登記表》上登記用印時間、用印文件名稱、用印份數、用印人等信息。3.印章使用登記與備案印章保管人員應建立印章使用登記制度，詳細記錄印章使用情況，定期將印章使用登記表交行政部門存檔。對于重要文件或合同用印，應將用印文件復印件交行政部門備案，以備查閱。行政部門應定期對印章使用情況進行檢查，發現問題及時糾正，確保印章使用規范、安全。七、電腦與網絡管理1.電腦使用規范員工應妥善保管個人電腦，定期進行殺毒、維護，確保電腦系統安全穩定運行。上班時間應使用公司指定的電腦設備，不得擅自更換或攜帶個人電腦到公司使用。如有特殊情況需要使用個人電腦，應提前向行政部門申請。員工應正確使用電腦設備，不得在電腦上安裝與工作無關的軟件或游戲，不得利用公司電腦從事與工作無關的活動，如瀏覽非法網站、下載盜版軟件等。下班時應關閉電腦設備電源，避免長時間待機耗電。如因工作需要加班使用電腦，應在完成工作后及時關閉電源。2.網絡使用規范員工應遵守國家有關網絡安全法律法規，不得利用公司網絡從事違法犯罪活動，不得傳播有害信息、病毒等。上班時間應合理使用公司網絡資源，不得進行與工作無關的網絡活動，如玩游戲、看視頻、炒股等。公司網絡管理員應定期對網絡設備進行維護和檢查，確保網絡暢通。員工發現網絡故障或異常情況，應及時向網絡管理員報告。員工應妥善保管個人網絡賬號和密碼，不得隨意透露給他人。如因工作需要共享賬號和密碼，應經部門負責人批準，并采取相應的安全措施。八、安全與保密管理1.安全管理公司應加強安全管理，建立健全安全管理制度，確保公司辦公場所和人員的安全。行政部門應定期對辦公場所進行安全檢查，包括消防設施、電器設備、門窗等，發現安全隱患及時整改。員工應增強安全意識，遵守安全規定，不得在辦公區域內私拉亂接電線、違規使用電器設備等。如發現安全問題，應及時報告行政部門。公司應制定應急預案，定期組織應急演練，提高應對突發事件的能力。如發生火災、地震等突發事件，員工應按照應急預案迅速疏散，確保人身安全。2.保密管理公司員工應嚴格遵守保密制度，保守公司商業秘密和機密信息，不得向無關人員透露公司的業務情況、技術資料、客戶信息等。涉及公司機密的文件、資料等應妥善保管，不得隨意丟棄或轉借他人。如需借閱，應履行審批手續，并在規定時間內歸還。員工在使用電腦、網絡等設備時，應采取必要的保密措施，防止公司機密信息泄露。如發現機密信息泄露，應及時報告公司領導，并采取相應的補救措施。公司與員工簽訂保密協議，明確保密責任和義務。員工離職時，應按照保密協議的規定，歸還公司機密文件和資料，履行保密義務。九、考勤管理1.考勤制度公司實行[具體考勤制度，如打卡制度或簽到制度]，員工應按時上下班，不得遲到、早退或缺勤。考勤記錄以[打卡記錄或簽到表]為準，行政部門負責每月統計員工考勤情況，并將考勤結果報人力資源部門。員工請假應提前填寫《請假申請表》，按照請假審批權限進行審批。請假[X]天以內（含[X]天）由部門負責人批準，請假[X]天以上由公司領導批準。員工因特殊情況不能提前請假的，應在當天上班后[X]小時內電話向部門負責人請假，并在請假后的第一個工作日內補辦請假手續。未經批準擅自離崗的，按曠工處理。2.遲到、早退與曠工處理遲到或早退[X]分鐘以內的，每次扣除[X]元；遲到或早退[X]分鐘以上至[X]小時以內的，每次扣除[X]元；遲到或早退超過[X]小時的，按曠工半天處理。曠工半天的，扣除當天工資的[X]%；曠工一天的，扣除當天工資的[X]%，并給予警告處分；曠工連續超過[X]天或一年內累計曠工超過[X]天的，公司有權解除勞動合同。3.加班管理員工因工作需要加班的，應填寫《加班申請表》，經部門負責人批準后，報行政部門備案。公司按照國家有關規定支付加班工資或安排調休。加班工資的計算按照員工的基本工資和加班