成都部品采購流程與管理規定?一、總則（一）目的為規范成都地區部品采購流程，加強采購管理，確保采購工作高效、有序進行，保證所采購部品的質量、價格合理，滿足公司生產經營需求，特制定本規定。（二）適用范圍本規定適用于成都公司所有部品采購活動，包括原材料、零部件、輔助材料等的采購。（三）基本原則1.質量第一原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購部品符合公司相關質量標準和生產要求。2.成本效益原則：在保證部品質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。4.合規合法原則：嚴格遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購活動合法合規。二、采購流程（一）采購需求提出1.生產部門根據生產計劃安排，提前[X]個工作日填寫《部品采購需求申請表》，詳細注明所需部品的名稱、規格型號、數量、交貨時間等信息。將申請表提交至生產主管審核，生產主管對需求的合理性、準確性進行審核，審核通過后簽字確認，并提交至采購部門。2.其他部門如研發、售后等部門因工作需要提出部品采購需求時，同樣填寫《部品采購需求申請表》，經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購專員收到采購需求申請表后對需求進行匯總整理，結合庫存情況進行分析。根據分析結果制定采購計劃，明確采購部品的具體信息、采購時間、預計到貨時間等。2.采購計劃提交至采購主管采購主管對采購計劃進行審核，重點審核采購數量的合理性、采購時間的安排是否滿足生產或工作需求等。如采購計劃存在問題，采購主管及時與相關部門溝通協調，提出修改意見，采購專員根據意見進行調整后重新提交審核。（三）供應商選擇與評估1.供應商信息收集采購專員通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本信息、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等內容。2.供應商篩選根據采購部品的要求和特點，從供應商信息庫中篩選出符合初步條件的供應商名單。對于新的采購項目，采購專員可邀請至少[X]家供應商參與報價，擴大供應商選擇范圍。3.供應商評估采購專員組織相關部門（如質量部門、技術部門、生產部門等）對篩選后的供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產環境、質量管理體系、生產設備、技術水平、人員素質、價格競爭力、交貨期保障能力、售后服務等方面。各部門根據評估情況填寫《供應商評估表》，給出評估意見和評分，采購專員匯總評估結果。4.合格供應商確定根據供應商評估得分，采購專員確定合格供應商名單，并將名單提交至采購主管審核。采購主管審核通過后，將合格供應商名單納入公司合格供應商名錄，并定期進行更新和維護。（四）采購合同簽訂1.采購談判采購專員與選定的供應商就采購部品的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行談判。談判過程中，采購專員應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。記錄談判過程中的重要信息和達成的共識，形成《采購談判紀要》。2.合同起草與審核根據談判結果，采購專員起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括部品名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等主要條款。采購合同起草完成后，提交至法務部門進行審核。法務部門重點審核合同條款的合法性、完整性和準確性，確保合同符合法律法規要求，避免潛在法律風險。3.合同簽訂法務部門審核通過后的采購合同，由采購專員與供應商簽字蓋章確認。采購合同簽訂后，采購專員將合同副本分別發送至相關部門（如財務部門、質量部門、生產部門等）備案，以便各部門按照合同要求進行后續工作。（五）采購訂單下達1.采購合同生效后采購專員根據合同條款，在規定時間內下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購部品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容，并要求供應商簽字確認。2.采購訂單跟蹤采購專員定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。如發現供應商存在可能影響交貨期的問題，采購專員應及時與供應商溝通協調，要求其采取措施確保按時交貨。對于重要采購訂單，采購專員應每周向采購主管匯報訂單執行情況，以便及時掌握采購進度。（六）到貨驗收1.部品到貨前采購專員提前通知質量部門、倉庫管理部門等相關人員做好到貨驗收準備工作。質量部門制定驗收標準和檢驗方案，明確檢驗項目、檢驗方法、抽樣規則等內容。2.部品到貨時倉庫管理部門按照采購訂單核對到貨部品的名稱、規格型號、數量、包裝等信息，確保與訂單一致。質量部門依據驗收標準對到貨部品進行檢驗，檢驗內容包括外觀質量、尺寸精度、性能指標等方面。對于需要進行理化性能檢測或功能測試的部品，質量部門應及時安排檢測和測試工作。3.驗收結果處理如到貨部品驗收合格，質量部門出具《驗收報告》，倉庫管理部門辦理入庫手續。如驗收不合格，質量部門填寫《不合格品報告》，詳細說明不合格情況，并提出處理意見。采購專員及時與供應商溝通，要求其采取換貨、補貨、退貨等措施解決問題。對于因不合格部品影響生產進度或造成損失的，采購專員應按照合同約定追究供應商的違約責任。（七）付款管理1.采購部品到貨驗收合格且發票收到后采購專員填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收報告、發票等相關資料，提交至財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，重點審核發票的真實性、合法性、與采購合同的一致性等內容。審核通過后，財務部門按照公司付款流程進行付款操作。2.付款記錄與跟蹤財務部門做好付款記錄，包括付款時間、付款金額、付款對象等信息。采購專員定期與財務部門核對付款情況，確保付款工作準確無誤。（八）采購檔案管理1.采購過程中形成的各類文件和資料包括采購需求申請表、采購計劃、供應商評估表、采購合同、采購訂單、驗收報告、發票等，均應進行分類整理和歸檔。2.采購檔案管理要求采購專員負責采購檔案的日常管理工作，確保檔案資料的完整性和準確性。采購檔案應按照時間順序和類別進行編號，便于查找和查閱。采購檔案保存期限按照公司相關規定執行，期滿后按照檔案管理規定進行銷毀或存檔。三、采購管理規定（一）供應商管理1.供應商準入新供應商申請加入公司合格供應商名錄時，應提交營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書、業績證明等相關資料。采購專員對新供應商提交的資料進行初審，初審通過后組織相關部門進行實地考察和評估，評估合格后方可納入合格供應商名錄。2.供應商考核采購部門定期對合格供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。采購專員根據考核結果填寫《供應商考核表》，對供應商進行評分。對于考核得分較低的供應商，采購部門應與供應商溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門有權暫停或取消其合格供應商資格。3.供應商激勵公司建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予一定的獎勵，如訂單優先、價格優惠、合作期限延長等。采購部門定期評選優秀供應商，并在公司內部進行通報表揚，以提高供應商的積極性和合作意愿。（二）采購價格管理1.價格調研采購專員定期收集市場價格信息，了解部品價格動態和趨勢。通過網絡平臺、行業展會、供應商報價等渠道獲取同類部品的價格情況，為采購談判提供參考依據。2.價格談判在采購談判過程中，采購專員應充分運用價格調研結果，與供應商進行價格談判。采購專員應掌握談判技巧，爭取合理的采購價格，同時要兼顧供應商的合理利潤空間，確保雙方合作的可持續性。3.價格審批對于采購金額較大或價格波動較大的部品采購項目，采購專員應填寫《采購價格審批表》，提交至采購主管和相關領導進行審批。審批通過后方可簽訂采購合同或下達采購訂單。（三）采購風險管理1.風險識別采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。針對不同類型的風險，分析其產生的原因和可能造成的影響。2.風險評估采購部門對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。3.風險應對對于市場風險，采購部門應密切關注市場動態，及時調整采購策略，如提前儲備物資、與供應商簽訂價格調整協議等。對于質量風險，加強對供應商的質量管理和到貨驗收工作，嚴格執行驗收標準，確保所采購部品質量合格。對于供應商風險，建立供應商備份機制，加強與供應商的溝通與合作，及時掌握供應商的經營狀況和動態，降低供應商違約風險。對于合同風險，加強合同審核和管理，確保合同條款合法合規、明確清晰，避免合同糾紛。對于付款風險，嚴格按照公司付款流程進行操作，加強對發票的審核和管理，防范財務風險。四、監督與考核（一）監督機制1.內部審計部門定期對采購活動進行審計檢查采購流程是否合規、采購合同是否規范、采購資金使用是否合理等。對審計過程中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.公司設立舉報郵箱和舉報電話接受公司員工對采購活動中違規行為的舉報。對舉報內容進行調查核實，如情況屬實，依法依規對相關責任人進行處理。（二）考核制度1.采購部門對采購專員進行考核考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控制、采購質量保證、供應商管理、合同執行情況等方面。采購專員每月填寫《采購工作月度總結報告》，匯報本月采購工作完成情況和存在的問題。采購部門根據考核指標和月度總結報告對采購專員進行評分，作為績效獎金發放和崗位晉升的依據。2.公司對采購部門進行考核考核指標包括采購工作整體績效、采購成本節約率、采購部品質量合格率、供應商滿意度等方面。采購部門每年填寫《采購工作年度總結報告》，匯報本年度采購工作完成情況、取得的成績和存在的不足。公司根據考核指標和年度總結報告對采購部門進行