集團公司文件與檔案管理制度?一、總則1.目的為加強集團公司文件與檔案管理，確保文件資料的規范、完整、安全和有效利用，提高工作效率，結合集團實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團公司總部及所屬各子公司、分公司的文件與檔案管理工作。3.基本原則遵循集中統一管理、分類科學、流程規范、安全保密、高效利用的原則。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括集團公司發布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復等行政公文。2.業務文件：與集團公司各項業務相關的合同、協議、計劃、方案、報表、技術文件等。3.宣傳文件：用于集團公司宣傳推廣的各類資料，如宣傳冊、海報、視頻等。4.其他文件：不屬于上述分類的其他文件資料。（二）文件起草與審核1.文件起草各部門根據工作需要負責起草相關文件，確保文件內容準確、清晰、完整，符合法律法規和集團公司要求。文件起草應明確主題、目的、范圍、主要內容、執行要求等要素。2.文件審核部門負責人對起草的文件進行初審，重點審核文件內容的準確性、合規性、可行性以及格式的規范性等。需要其他部門會簽的文件，起草部門應及時送相關部門會簽，并根據會簽意見進行修改完善。重要文件或涉及多個部門的文件，由分管領導審核把關后，報總經理審批。（三）文件編號與格式1.文件編號行政文件編號按照集團公司規定的公文編號規則執行，確保編號的唯一性和系統性。業務文件等其他文件由各部門自行制定編號規則，但應保持相對統一和規范，并報集團辦公室備案。2.文件格式行政文件應按照國家公文格式標準和集團公司要求進行排版，包括字體、字號、行距、頁邊距等。其他文件格式應符合行業通用標準或集團公司的統一規定，確保文件的美觀、易讀。（四）文件印發與分發1.文件印發經審批后的文件由集團辦公室負責印發，嚴格按照審批意見和規定格式進行排版、印刷。文件印發數量應根據實際需要確定，避免浪費。2.文件分發集團辦公室根據文件內容和發送范圍，及時將文件分發給相關部門和人員。重要文件應通過正式發文渠道發送，并做好簽收記錄；一般性文件可通過內部辦公系統或電子郵件等方式發送，但應確保接收方已收到并知曉文件內容。（五）文件傳閱與辦理1.文件傳閱需傳閱的文件由集團辦公室負責組織，按照規定的傳閱范圍和順序進行傳閱。傳閱文件應使用專門的傳閱登記本，傳閱人應在登記本上簽字，注明傳閱時間，確保文件及時、準確傳遞。2.文件辦理各部門和人員收到文件后，應及時辦理，按照文件要求和領導批示認真落實各項工作，并將辦理結果及時反饋。涉及多個部門協同辦理的文件，主辦部門應主動協調，明確各部門職責和工作進度，確保文件辦理工作順利進行。（六）文件歸檔1.歸檔范圍集團公司各類具有保存價值的文件，包括紙質文件、電子文件等，均應進行歸檔。具體歸檔范圍按照國家和集團公司有關檔案管理規定執行。2.歸檔時間文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，一般應在次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。重要緊急文件應隨時辦理、隨時歸檔。3.歸檔要求歸檔文件應齊全完整、分類準確、編目規范、裝訂整齊。電子文件應按照規定格式存儲，并與紙質文件內容一致，同時做好備份工作。三、檔案管理（一）檔案分類1.行政管理檔案：包括集團公司行政事務管理過程中形成的各類文件、資料，如會議紀要、領導批示、工作計劃、工作總結等。2.人力資源檔案：涉及集團公司員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、人事任免等方面的檔案材料。3.財務檔案：集團公司財務收支、會計核算、審計監督等活動中產生的各類憑證、賬簿、報表、審計報告等檔案。4.業務檔案：與集團公司各項業務相關的檔案，如市場營銷檔案、項目管理檔案、合同檔案、技術研發檔案等。5.其他檔案：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案收集與整理1.檔案收集各部門負責本部門檔案的收集工作，明確專人定期對各類文件資料進行清理、核對，確保應歸檔的文件資料無遺漏。集團辦公室負責督促、指導各部門的檔案收集工作，并對重要檔案進行統一收集。2.檔案整理檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。檔案整理應遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。（三）檔案保管1.保管場所集團公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全存放。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規定標準。2.保管要求檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的完整和安全。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制；對電子檔案應定期進行備份，并檢查存儲介質的有效性。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。（四）檔案利用1.利用申請集團公司內部各部門和人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。涉及重要檔案或機密檔案的查閱申請，需經分管領導或總經理批準。2.查閱登記檔案管理部門根據審批意見，為查閱人員提供相應的檔案，并進行查閱登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱內容等信息。3.利用方式查閱檔案一般應在檔案庫房內進行，如需借出，應嚴格履行借閱手續，明確借閱期限，并按時歸還。檔案管理人員應根據查閱需求，提供必要的幫助和服務，確保查閱人員能夠正確利用檔案。嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，如需摘錄或復制檔案內容，應經檔案管理部門同意，并注明出處。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已超過保管期限或失去保存價值的檔案提出鑒定意見。檔案鑒定工作應由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員以及專業技術人員組成的鑒定小組共同進行。2.檔案銷毀經鑒定確需銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數量、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核、分管領導批準后，按照規定的程序進行銷毀。檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并由專人負責監銷，確保檔案信息徹底銷毀。四、信息化管理1.文件與檔案數字化集團公司逐步推進文件與檔案的數字化工作，將紙質文件和重要電子文件進行掃描、轉換，建立電子檔案數據庫。數字化檔案應按照檔案管理要求進行分類、編號、著錄，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。2.文件與檔案管理系統建立統一的文件與檔案管理系統，實現文件起草、審核、印發、傳閱、辦理、歸檔以及檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。各部門和人員應通過文件與檔案管理系統進行文件的流轉和檔案的查詢、利用等操作，提高工作效率和管理水平。3.信息安全管理加強文件與檔案信息化管理過程中的信息安全防護，采取加密存儲、訪問控制、數據備份等措施，防止文件與檔案信息的泄露、篡改和丟失。定期對文件與檔案管理系統進行安全檢查和維護，及時修復系統漏洞，確保系統的穩定運行。五、監督與考核1.監督檢查集團辦公室負責對集團公司文件與檔案管理工作進行定期監督檢查，及時發現和糾正存在的問題。監督檢查內容包括文件起草、審核、印發、傳閱、辦理、歸檔以及檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環節的工作情況。2.考核評價將文件與檔案管理工作納入集團公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件與檔案管理工作進行考核評價。考核評價指標包括文件與檔案管理的規范性、完整性、安全性、利用效率等方面。3.責任追究對違反本制度規定，導致文件與檔案管理工作出現