人事檔案管理制度HR013?一、總則1.目的為加強公司人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.基本原則人事檔案管理遵循真實、完整、保密、及時的原則，確保檔案內容能夠準確反映員工的真實情況，同時保障檔案信息不被泄露。二、檔案管理職責1.人力資源部職責負責公司人事檔案的集中統一管理，制定和完善人事檔案管理制度。負責收集、鑒別、整理、歸檔員工的人事檔案材料，確保檔案材料的真實性和完整性。辦理員工人事檔案的查閱、借閱和轉遞手續，嚴格執行檔案保密制度。定期對人事檔案進行清查核對，及時發現和解決檔案管理中存在的問題。負責檔案信息化建設，推進人事檔案的數字化管理。2.各部門職責負責本部門員工人事檔案材料的形成、積累和整理工作，并及時移交人力資源部。協助人力資源部做好人事檔案的管理工作，提供必要的支持和配合。三、檔案內容1.員工基本信息個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。身份證復印件：員工身份證正反兩面的復印件。學歷學位證書復印件：員工最高學歷和學位證書的復印件。專業技術資格證書復印件：員工取得的專業技術資格證書的復印件。職業資格證書復印件：員工取得的職業資格證書的復印件。2.工作經歷勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同。工作變動記錄：包括員工的入職、離職、崗位調動等記錄。培訓記錄：員工參加公司內外培訓的記錄，包括培訓時間、培訓內容、培訓成績等?？冃Э己擞涗洠簡T工的績效考核結果，包括考核周期、考核成績、考核評語等。3.薪資福利工資發放記錄：員工的工資發放明細，包括工資構成、發放時間、發放金額等。社保繳納記錄：員工的社會保險繳納情況，包括社保種類、繳納基數、繳納時間等。福利發放記錄：員工享受的公司福利發放情況，如節日福利、生日福利等。4.獎懲情況獎勵記錄：員工獲得的公司內部或外部獎勵，包括獎勵名稱、獎勵時間、獎勵原因等。懲罰記錄：員工受到的公司內部或外部懲罰，包括懲罰名稱、懲罰時間、懲罰原因等。5.其他材料體檢報告：員工的入職體檢、年度體檢等報告。員工培訓協議：員工參加培訓簽訂的培訓協議。競業禁止協議：與涉及競業禁止的員工簽訂的協議。其他與員工相關的重要材料。四、檔案收集與整理1.收集要求人力資源部定期向各部門收集員工的人事檔案材料，各部門應積極配合，確保材料按時、完整提交。員工個人應及時將涉及自身的檔案材料交至人力資源部，如學歷學位證書變更、獎懲情況發生變化等。收集的檔案材料應真實、有效，嚴禁偽造、篡改檔案材料。2.鑒別與整理人力資源部對收集到的檔案材料進行鑒別，剔除不應歸檔的材料，如重復材料、無關材料等。按照檔案內容的分類，對材料進行整理，每份材料應編號并編制目錄，確保檔案材料的有序存放。檔案材料應使用A4紙張，左側裝訂，保持整齊、美觀。五、檔案保管1.保管方式公司設立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保檔案安全保管。人事檔案實行分類保管，按照員工類別、檔案內容類別進行存放，便于查找和管理。2.保管期限人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括員工的重要人事任免、獎懲等材料。長期保管的檔案包括員工的工作經歷、薪資福利等材料，保管期限為50年。短期保管的檔案包括員工的一般性材料，保管期限為10年。3.檔案清查人力資源部定期對人事檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整性和準確性。在清查過程中，如發現檔案材料缺失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。清查結果應形成報告，上報公司領導，并將相關情況記錄在案。六、檔案查閱與借閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部負責人審批。人力資源部負責人根據查閱目的和權限，決定是否批準查閱申請，并指定專人陪同查閱。查閱人員只能查閱與工作相關的檔案內容，嚴禁查閱本人及他人的隱私信息。2.借閱規定因特殊原因需要借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、人力資源部負責人和公司領導簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內容。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，人力資源部負責對歸還的檔案進行檢查，如發現問題，應及時查明原因并追究責任。3.查閱與借閱記錄人力資源部對人事檔案的查閱和借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）人員姓名、部門、查閱（借閱）時間、查閱（借閱）內容、審批情況等。查閱與借閱記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案轉遞1.轉遞條件員工離職、調動工作單位等原因需要轉遞人事檔案的，人力資源部應按照規定辦理檔案轉遞手續。檔案轉遞應根據員工的新工作單位要求，通過機要交通或專人送取的方式進行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。2.轉遞程序人力資源部根據員工的轉遞申請，填寫《人事檔案轉遞通知單》，并將檔案材料進行整理、密封。在檔案封口處加蓋人力資源部公章，同時在《人事檔案轉遞通知單》上注明檔案內容清單、頁數等信息。將密封好的檔案和《人事檔案轉遞通知單》一并交給接收單位的專人或通過機要交通寄遞。人力資源部及時與接收單位聯系，確認檔案是否按時、安全送達，并做好轉遞記錄。3.轉遞記錄人力資源部對人事檔案的轉遞情況進行詳細記錄，包括轉遞時間、轉遞原因、接收單位名稱、接收人姓名、聯系電話等。轉遞記錄應妥善保存，以備查詢。八、檔案保密與安全1.保密制度人力資源部工作人員應嚴格遵守檔案保密制度，對人事檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。嚴禁在非工作場所談論人事檔案內容，嚴禁在互聯網等公共平臺傳播人事檔案信息。因工作需要查閱、借閱檔案的人員，必須嚴格遵守保密規定，不得私自復制、拍照、傳播檔案內容。2.安全措施加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如監控設備、防盜設備等，確保檔案庫房安全。定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止檔案因保管設備故障而受損。做好檔案的防火、防潮、防蟲等工作，定期對檔案進行消毒處理，確保檔案質量。3.責任追究對違反檔案保密制度和安全規定的人員，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰，情節嚴重的將依法追究法律責任。因檔案保管不善導致檔案丟失、損壞等情況的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。九、檔案信息化管理1.信息化建設目標推進人事檔案的數字化管理，建立人事檔案信息系統，實現檔案信息的快速查詢、統計分析、動態管理等功能。通過信息化手段，提高人事檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案管理的科學性和準確性。2.數據錄入與維護人力資源部負責將人事檔案中的紙質材料進行掃描錄入，建立電子檔案數據庫。定期對電子檔案數據進行更新和維護，確保數據的準確性和及時性。對電子檔案數據進行備份，防止數據丟失。3.系統使用與管理公司內部人員通過公司內部網絡訪問人事檔案信息系統，按照權限進行檔案查閱、借閱等操作。人力資源部負責系統的日常管理和維護，及時處理系統運行中出現的問題。加