新奧集團會議管理制度?一、總則1.目的為規范新奧集團會議管理，提高會議效率和質量，確保各項工作的有效溝通與決策執行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于新奧集團總部及各下屬公司的各類會議。3.會議原則精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議效率，避免形式主義。充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程，準備充分的資料，確保會議有序進行。有效溝通原則：營造開放、平等、互動的會議氛圍，鼓勵充分發表意見，促進信息共享與有效決策。責任落實原則：明確會議決議事項的責任人和完成時間，確保決議得到有效執行。二、會議分類及管理1.集團戰略決策會議定義：包括集團年度戰略研討會、重大項目決策會等，主要討論集團發展戰略、重大投資項目、組織架構調整等全局性、方向性問題。組織管理由集團董事長或CEO發起并主持。參會人員為集團高層管理人員、相關業務部門負責人等。會前由戰略規劃部門或相關牽頭部門準備詳細的戰略分析報告、項目可行性研究報告等資料。會議流程主持人介紹會議背景和目的。相關部門負責人匯報戰略規劃、項目進展等情況。參會人員進行充分討論，發表意見和建議。主持人綜合各方意見，做出決策，并明確責任人和時間節點。會議紀要：由董事長辦公室負責整理會議紀要，經董事長審核后發布。會議紀要應明確會議決策事項、責任人和完成時間，作為集團戰略執行和工作考核的重要依據。2.經營管理會議定義：包括月度經營分析會、季度工作會等，主要分析集團及各業務板塊的經營狀況，總結經驗教訓，部署下一階段工作任務。組織管理由集團總裁或分管副總裁發起并主持。參會人員為集團各部門負責人、各下屬公司負責人及相關業務人員。會前由財務部門、運營管理部門等準備經營數據報表、業務分析報告等資料。會議流程主持人介紹會議議程和重點。財務部門匯報財務指標完成情況。各業務板塊負責人匯報業務進展、存在問題及解決方案。參會人員圍繞經營目標，分析討論并提出改進措施。主持人總結會議內容，明確工作重點和要求。會議紀要：由總裁辦公室負責整理會議紀要，經總裁審核后發布。會議紀要應包含經營數據對比分析、問題梳理、改進措施及責任分工等內容，為經營決策提供支持。3.專業工作會議定義：涵蓋人力資源、財務、技術研發、市場營銷等各專業領域的工作會議，用于討論專業領域的政策制定、工作方案、技術難題等。組織管理由各專業部門負責人發起并主持。參會人員為專業部門內部人員、相關業務部門對接人員等。會前由專業部門準備相關專業資料，如政策草案、技術方案、業務案例等。會議流程主持人介紹會議主題和目的。相關人員匯報工作進展、存在問題及解決方案。針對專業問題進行深入討論，分享經驗和見解。形成專業工作決議，明確下一步工作方向和任務。會議紀要：由專業部門指定專人負責整理會議紀要，經部門負責人審核后發布。會議紀要應體現專業領域的工作成果、問題解決思路及后續工作計劃。4.部門工作會議定義：各部門定期召開的內部會議，用于安排部門日常工作、溝通協調內部事務、分享工作經驗等。組織管理由部門負責人發起并主持。參會人員為部門全體員工。會前由部門秘書或相關人員準備會議資料，如工作安排表、任務進度表等。會議流程主持人回顧上周工作完成情況。安排本周工作任務，明確責任人、時間節點和工作要求。員工匯報工作進展及遇到的問題，尋求支持和協調。部門負責人進行工作指導和總結，強調工作重點和注意事項。會議紀要：由部門秘書負責整理會議紀要，經部門負責人審核后在部門內部存檔。會議紀要應記錄部門工作動態、任務安排及溝通協調情況。5.跨部門協調會議定義：針對涉及多個部門的工作事項或問題，召開的協調溝通會議，旨在明確部門間職責分工，協同推進工作。組織管理由相關業務牽頭部門發起，涉及部門共同參與，可邀請上級領導或相關專家參加。會前由牽頭部門匯總各部門意見和建議，梳理問題清單，準備相關工作資料。會議流程主持人介紹會議背景和目的，明確參會各方職責。牽頭部門匯報工作事項進展、存在問題及協調需求。各部門圍繞問題進行溝通交流，協商解決方案，明確各自責任。達成共識后，形成跨部門合作方案或決議，明確工作進度和質量要求。會議紀要：由牽頭部門負責整理會議紀要，經參會各方確認后發布。會議紀要應詳細記錄跨部門合作事項、各方責任分工及時間安排，作為后續工作跟蹤和協調的依據。三、會議組織與準備1.會議發起各級管理人員根據工作需要，提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等內容，經上級領導審批后提交至會議管理部門（集團總部為董事長辦公室，下屬公司可根據實際情況確定）。緊急會議可通過電話、郵件等方式向上級領導匯報，經同意后組織召開，并及時補辦申請手續。2.會議通知會議管理部門根據審批后的《會議申請表》，提前13個工作日（根據會議類型和緊急程度確定）向參會人員發送會議通知。會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求、需準備的資料等內容。對于重要會議，可同時附上相關背景資料或議題說明。采用多種通知方式，如郵件、短信、內部辦公系統等，確保參會人員及時收到通知。對于涉及外部人員的會議，應提前與對方確認參會情況。3.會議資料準備會議發起部門負責根據會議主題和議程，準備相關資料，如匯報材料、數據報表、項目方案、法律法規文件等。資料應內容準確、邏輯清晰、重點突出，能夠支持會議討論和決策。對于需要提前傳閱的資料，應明確傳閱范圍和時間要求。會議資料應在會議前發放給參會人員，確保其有足夠時間進行閱讀和思考。對于臨時增加的資料需求，應盡量提前滿足。4.會議場地安排根據會議規模和類型，合理選擇會議場地。確保場地設施齊全、環境舒適、空間合適，能夠滿足會議的各項需求。對于重要會議，應提前檢查場地音響、投影儀、麥克風等設備是否正常運行，準備好茶水、紙筆等會議用品。提前安排好參會人員的座位，擺放好會議資料，營造良好的會議環境。四、會議召開1.會議簽到參會人員應提前到達會議地點，在會議簽到處簽到。簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務、簽到時間等信息。會議組織人員負責核實參會人員身份，確保參會人員符合會議要求。對于未按時簽到的人員，應及時聯系并了解原因。2.會議主持主持人應熟悉會議主題、議程和參會人員情況，提前到達會議現場做好準備。會議開始時，主持人應簡要介紹會議目的、議程安排和參會人員，強調會議紀律和注意事項。在會議過程中，主持人應掌控會議節奏，引導參會人員圍繞主題進行發言和討論，避免跑題或出現混亂局面。對于偏離主題的發言，主持人應及時引導回到正軌。主持人應鼓勵參會人員充分發表意見，營造開放、平等的會議氛圍。對于不同意見，應引導各方進行理性溝通和辯論，確保決策的科學性和合理性。3.會議發言參會人員應按照會議議程安排，有序進行發言。發言內容應簡潔明了、重點突出，圍繞會議主題闡述觀點、提出建議或匯報工作進展。在發言前，參會人員應做好充分準備，對相關資料和數據進行熟悉和分析。發言過程中，應注意語言表達清晰、邏輯嚴謹，避免冗長和無關的敘述。鼓勵參會人員積極互動，針對他人發言提出疑問、補充或不同意見。互動交流應注重禮貌和尊重，以促進信息共享和思想碰撞。4.會議記錄會議組織部門應安排專人負責會議記錄。記錄人員應具備良好的文字記錄能力和理解能力，能夠準確、完整地記錄會議內容。會議記錄應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、發言內容、討論結果、決議事項、責任人和完成時間等詳細信息。記錄人員可采用筆記、錄音、電子文檔等方式進行記錄，但需確保記錄的準確性和保密性。對于重要會議，可采用雙人記錄或錄音備份的方式，以保證記錄的完整性。在會議過程中，記錄人員應及時整理和補充記錄內容，確保記錄與會議進程同步。會議結束后，應盡快完成會議記錄的整理和審核工作。5.會議紀律參會人員應遵守會議時間，提前到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應提前向會議主持人請假并說明原因。會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話或離開會場處理其他事務。如有緊急情況需要處理，應向主持人請假后到會場外進行。參會人員應認真傾聽他人發言，尊重他人意見，不得打斷或進行不禮貌的言行。在發言時，應注意尊重他人知識產權，不得抄襲或盜用他人觀點和資料。會議組織人員應維護好會議秩序，確保會議順利進行。對于違反會議紀律的行為，應及時提醒和制止。五、會議決議及執行1.會議決議形成會議結束時，主持人應對會議討論結果進行總結和梳理，明確會議決議事項。決議事項應具體、明確，具有可操作性和可衡量性。對于需要進一步研究或完善的事項，應明確責任人和時間節點，確定后續跟進措施。參會人員應對會議決議進行確認，如有異議應及時提出并進行討論。如無異議，則視為通過會議決議。2.會議紀要發布會議組織部門應在會議結束后12個工作日內完成會議紀要的整理和審核工作。會議紀要應客觀、準確地反映會議內容和決議事項，語言簡潔明了，格式規范統一。經審核后的會議紀要應及時發布給參會人員及相關部門。發布方式可采用郵件、內部辦公系統等，確保相關人員能夠及時查閱。會議紀要應作為重要的文檔進行存檔，保存期限根據集團檔案管理規定執行。對于涉及重要決策和工作部署的會議紀要，應長期保存。3.決議執行跟蹤會議決議事項的責任人應按照決議要求，制定具體的工作計劃和時間表，明確工作步驟和質量標準。責任人應定期向會議組織部門或上級領導匯報決議執行情況，及時反饋執行過程中遇到的問題和困難。會議組織部門或上級領導應加強對決議執行情況的跟蹤和檢查，對執行不力的責任人進行督促和問責。對于因客觀原因無法按時完成的決議事項，責任人應及時提出調整建議，經審批后進行相應調整。4.決議變更管理在決議執行過程中，如因客觀情況發生重大變化或出現新問題，需要對決議進行變更時，責任人應及時提出變更申請，并詳細說明變更原因、變更內容及對后續工作的影響。變更申請應提交至原決議審批部門進行審核。審批部門應組織相關人員進行評估和論證，根據實際情況做出是否同意變更的決定。如決議變更獲得批準，責任人應及時調整工作計劃和時間表，并將變更后的決議內容傳達給相關部門和人員。同時，應做好變更記錄，存檔備案。六、會議評估與改進1.會議效果評估定期對會議效果進行評估，評估方式可采用問卷調查、現場訪談、參會人員反饋等。評估內容包括會議主題明確性、議程合理性、時間控制、溝通效果、決議執行情況等方面。會議組織部門應根據評估結果，分析會議存在的問題和不足之處，撰寫會議評估報告。評估報告應提出具體的改進建議和措施，為提高會議質量提供參考依據。2.會議改進措施根據會議評估報告，制定針對性的會議改進措施。改進措施應明確責任部門、責任人、時間節點和預期效果。對于會議主題不明確、議程不合理等問題，應在會議發起階段加強審核和溝通，確保會議目標清晰、流程合理。針對時間控制不當的問題，可通過優化會議議程、精簡發言內容、嚴格執行會議紀律等方式進行改進。對于溝通效果不佳的情況，應鼓勵參會人員積極互動，營造良好的溝通氛圍，同時加強主持人的引導和協調能力。3.持續優化會議管理將會議評估和改進工作作為持續優化會議管理的重要環節，不