會計(jì)電算化管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司會計(jì)電算化工作，保證會計(jì)電算化工作的順利開展，提高會計(jì)工作效率和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)電算化管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及會計(jì)電算化工作的相關(guān)人員和業(yè)務(wù)流程。3.職責(zé)分工財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)的日常運(yùn)行、維護(hù)、數(shù)據(jù)管理等工作；制定和完善會計(jì)電算化相關(guān)制度；組織會計(jì)人員進(jìn)行電算化培訓(xùn)等。信息部門：負(fù)責(zé)提供會計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行所需的硬件和軟件環(huán)境支持；保障網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)穩(wěn)定；協(xié)助財(cái)務(wù)部進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和技術(shù)問題解決。其他部門：按照公司會計(jì)電算化制度要求，準(zhǔn)確提供相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，配合財(cái)務(wù)部完成會計(jì)電算化工作流程。二、會計(jì)電算化系統(tǒng)的建設(shè)與管理1.系統(tǒng)選型與購置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，由財(cái)務(wù)部會同信息部門進(jìn)行會計(jì)電算化系統(tǒng)的選型調(diào)研。綜合考慮軟件功能、性能、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇適合公司的會計(jì)電算化軟件。選型報(bào)告需經(jīng)公司管理層審批后進(jìn)行購置。2.系統(tǒng)安裝與調(diào)試信息部門負(fù)責(zé)按照軟件供應(yīng)商的要求進(jìn)行會計(jì)電算化系統(tǒng)的安裝。安裝完成后，進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)試工作，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。調(diào)試過程中，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)參與，對系統(tǒng)功能進(jìn)行測試，提出改進(jìn)意見。3.系統(tǒng)初始化設(shè)置財(cái)務(wù)部根據(jù)公司的會計(jì)核算要求和財(cái)務(wù)管理制度，進(jìn)行會計(jì)電算化系統(tǒng)的初始化設(shè)置。初始化內(nèi)容包括會計(jì)科目設(shè)置、憑證類型設(shè)置、賬套參數(shù)設(shè)置、人員權(quán)限設(shè)置等。初始化工作完成后，需進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。4.系統(tǒng)升級與維護(hù)信息部門定期關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的系統(tǒng)升級信息，及時(shí)評估升級對公司業(yè)務(wù)的影響。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行系統(tǒng)升級。升級過程中，要做好數(shù)據(jù)備份和風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保系統(tǒng)升級順利進(jìn)行。信息部門負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)故障排除、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、性能優(yōu)化等。財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)反饋系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，協(xié)助信息部門進(jìn)行維護(hù)。三、會計(jì)電算化崗位設(shè)置與職責(zé)1.電算主管負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)的整體管理和協(xié)調(diào)工作。制定會計(jì)電算化工作計(jì)劃和制度，組織實(shí)施會計(jì)電算化工作流程。負(fù)責(zé)電算化崗位人員的分工和權(quán)限設(shè)置，協(xié)調(diào)各崗位之間的工作。定期檢查電算化系統(tǒng)的運(yùn)行情況，及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題。2.軟件操作員負(fù)責(zé)按照會計(jì)制度和操作規(guī)程，錄入記賬憑證、原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)。對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。負(fù)責(zé)打印輸出各類會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)資料。定期備份會計(jì)數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)安全工作。3.審核記賬員負(fù)責(zé)對軟件操作員錄入的記賬憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性。對審核通過的憑證進(jìn)行記賬處理，確保賬簿數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。定期對會計(jì)憑證和賬簿進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促軟件操作員進(jìn)行修改。4.電算維護(hù)員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)的硬件和軟件維護(hù)工作。定期檢查系統(tǒng)硬件設(shè)備的運(yùn)行情況，及時(shí)處理硬件故障。負(fù)責(zé)軟件系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、升級和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。協(xié)助解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的技術(shù)問題，保障數(shù)據(jù)的安全和完整。5.數(shù)據(jù)分析員負(fù)責(zé)對會計(jì)電算化系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法，為公司管理層提供財(cái)務(wù)分析報(bào)告和決策支持信息。對公司財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和異常情況。協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算編制、成本控制等財(cái)務(wù)管理工作。四、會計(jì)電算化操作管理1.操作流程規(guī)范軟件操作員應(yīng)按照以下流程進(jìn)行操作：登錄會計(jì)電算化系統(tǒng)，進(jìn)入相應(yīng)的功能模塊。根據(jù)審核無誤的原始憑證錄入記賬憑證，確保憑證信息準(zhǔn)確完整。對錄入的憑證進(jìn)行自我審核，檢查憑證的借貸平衡和摘要填寫等。將錄入完成并自我審核后的憑證提交給審核記賬員進(jìn)行審核。審核記賬員在收到軟件操作員提交的憑證后，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行審核。審核通過后，進(jìn)行記賬處理。對于審核不通過的憑證，審核記賬員應(yīng)注明原因，退回給軟件操作員進(jìn)行修改。2.數(shù)據(jù)錄入要求錄入的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合會計(jì)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。記賬憑證的摘要應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。科目代碼的使用應(yīng)規(guī)范，確保會計(jì)科目的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)在錄入完成后及時(shí)進(jìn)行自我核對，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。3.數(shù)據(jù)審核要點(diǎn)審核記賬員應(yīng)重點(diǎn)審核憑證的真實(shí)性，檢查原始憑證與記賬憑證的內(nèi)容是否一致。審核憑證的合法性，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)符合公司財(cái)務(wù)制度和法律法規(guī)的要求。檢查憑證的準(zhǔn)確性，包括金額計(jì)算、科目使用、借貸平衡等是否正確。核對憑證的完整性，如日期、編號、附件張數(shù)等是否齊全。4.操作日志管理會計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置操作日志功能，記錄每個(gè)操作人員的登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息。操作日志應(yīng)定期進(jìn)行備份，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。操作日志用于追溯和審查會計(jì)電算化系統(tǒng)的操作過程，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)查明原因，明確責(zé)任。五、會計(jì)電算化數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)備份軟件操作員應(yīng)每天對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)包括記賬憑證、賬簿、報(bào)表等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，并分別存放在不同的地點(diǎn)。每月末，應(yīng)對當(dāng)月的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一次完整備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲介質(zhì)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況下，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作。數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)在電算維護(hù)員的指導(dǎo)下進(jìn)行，嚴(yán)格按照操作規(guī)程執(zhí)行。恢復(fù)的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格測試和審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)恢復(fù)完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。3.數(shù)據(jù)存儲與保管會計(jì)電算化數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器上，并進(jìn)行定期的磁盤清理和碎片整理，以保證系統(tǒng)性能。存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的服務(wù)器應(yīng)設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改。會計(jì)數(shù)據(jù)的紙質(zhì)檔案應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行整理、裝訂和保管，與電子數(shù)據(jù)相互備份，以備查閱。六、會計(jì)電算化檔案管理1.檔案內(nèi)容會計(jì)電算化檔案包括存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、打印輸出的紙質(zhì)會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。系統(tǒng)開發(fā)文檔，如系統(tǒng)需求說明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、用戶手冊等也屬于會計(jì)電算化檔案的范疇。操作日志、數(shù)據(jù)備份記錄等相關(guān)資料同樣作為檔案進(jìn)行管理。2.檔案保管期限會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)檔案的保管期限按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)文檔等電子檔案，保管期限應(yīng)不少于該軟件停止使用或重大更改后的5年。3.檔案借閱與歸還因工作需要查閱會計(jì)電算化檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題及時(shí)向借閱人員核實(shí)。4.檔案銷毀會計(jì)電算化檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部提出銷毀申請，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司管理層審批后，由檔案管理人員會同財(cái)務(wù)人員等共同進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。七、會計(jì)電算化系統(tǒng)安全與保密1.安全措施信息部門應(yīng)建立健全會計(jì)電算化系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。加強(qiáng)對服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施的管理和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。制定系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，以應(yīng)對突發(fā)安全事件。2.用戶權(quán)限管理根據(jù)會計(jì)電算化崗位設(shè)置，嚴(yán)格設(shè)置用戶權(quán)限，不同崗位人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的功能模塊和數(shù)據(jù)。用戶權(quán)限應(yīng)定期進(jìn)行檢查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與崗位職責(zé)相符。操作人員應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得隨意泄露給他人。3.數(shù)據(jù)保密對會計(jì)電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自對外提供或泄露。涉及公司機(jī)密的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算信息等，在傳輸和存儲過程中應(yīng)進(jìn)行加密處理。加強(qiáng)對數(shù)據(jù)訪問的審計(jì)和監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常訪問行為及時(shí)進(jìn)行處理。八、會計(jì)電算化培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計(jì)劃財(cái)務(wù)部應(yīng)制定年度會計(jì)電算化培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動情況，確定培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)對象。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)教材等詳細(xì)信息。培訓(xùn)計(jì)劃需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后組織實(shí)施。2.培訓(xùn)內(nèi)容會計(jì)電算化基礎(chǔ)知識，如計(jì)算機(jī)基本操作、會計(jì)軟件的功能介紹等。會計(jì)軟件的操作技能，包括憑證錄入、審核、記賬、報(bào)表生成等。會計(jì)電算化系統(tǒng)的管理與維護(hù)，如系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。財(cái)務(wù)法規(guī)和職業(yè)道德教育，確保會計(jì)人員在電算化環(huán)境下遵守相關(guān)規(guī)定。3.培訓(xùn)方式根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)對象的特點(diǎn)，選擇合適的培訓(xùn)方式，如集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場操作演示等。邀請軟件供應(yīng)商的技術(shù)人員或?qū)I(yè)培訓(xùn)講師進(jìn)行培訓(xùn)，提高培訓(xùn)效果。鼓勵(lì)會計(jì)人員之間進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流和互相學(xué)習(xí)。4.考核制度建立會計(jì)電算化培訓(xùn)考核制度，對參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核。考核方式可以采用理論考試、實(shí)際操作考核等相結(jié)合的方式。考核成績作為會計(jì)人員崗位晉升、