供貨商-外包商管理作業辦法?一、總則1.目的本作業辦法旨在規范公司對供貨商和外包商的管理，確保所采購的商品及外包服務符合公司要求，保障公司運營的穩定性和質量，降低成本，提高整體運營效率。2.適用范圍本辦法適用于公司與所有供貨商及外包商的合作管理，包括但不限于原材料采購、零部件供應、產品加工、物流服務、信息技術支持等各類合作關系。3.職責分工采購部門：負責供貨商的開發、評估、選擇、采購合同的簽訂與執行，以及采購過程中的溝通協調等工作。使用部門：參與供貨商及外包商的評估，提出對所采購商品或外包服務的質量、性能、交付等方面的需求和意見，負責驗收工作。質量管理部門：制定質量檢驗標準和規范，對采購商品和外包服務進行質量檢驗和監督，處理質量問題。財務部門：負責采購合同付款條款的審核，執行付款操作，監控采購成本和外包費用。法務部門：審核采購合同及相關協議，提供法律意見，處理法律糾紛。二、供貨商管理（一）供貨商開發1.信息收集采購部門通過多種渠道收集潛在供貨商信息，包括網絡搜索、行業展會、同行推薦、供應商主動聯系等。建立供貨商信息數據庫，記錄供貨商的基本情況，如公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品價格、質量水平等。2.初步篩選根據公司采購需求和基本要求，對收集到的供貨商信息進行初步篩選。篩選標準可包括生產規模、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。對初步篩選合格的供貨商，采購部門安排人員進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、人員配備等情況。（二）供貨商評估1.評估指標質量：考察供貨商提供產品的質量穩定性、合格率、是否符合行業標準和公司要求等。價格：比較不同供貨商的產品價格，評估其價格合理性和競爭力。交貨期：評估供貨商按時交貨的能力和信譽，包括交貨的及時性、準確性等。服務：考察供貨商的售前、售中、售后服務水平，如技術支持、培訓、響應速度等。管理能力：評估供貨商的生產管理、質量管理、財務管理等方面的能力和水平。環保與社會責任：考察供貨商在環保方面的措施和履行社會責任的情況。2.評估方法問卷調查：向供貨商發放問卷，要求其填寫公司基本情況、生產經營狀況、質量控制措施、價格政策、交貨期保障等方面的信息。現場評審：對供貨商進行實地考察，查看其生產現場、質量管理體系、設備運行情況等，并與相關人員進行交流。樣品測試：要求供貨商提供樣品進行測試，檢驗其產品質量是否符合要求。數據分析：收集供貨商以往的交貨記錄、質量檢驗報告、客戶反饋等數據，進行統計分析和評估。第三方評估：對于重要的供貨商，可以委托專業的第三方評估機構進行評估。3.評估周期新供貨商在合作初期進行全面評估，評估合格后方可建立合作關系。對于現有供貨商，每年至少進行一次定期評估，對于出現質量問題、交貨延遲、服務投訴等情況的供貨商，應及時進行專項評估。（三）供貨商選擇1.選擇決策根據供貨商評估結果，采購部門組織相關部門召開供貨商選擇會議，綜合考慮各方面因素，確定最終的合作供貨商。選擇供貨商時應遵循公平、公正、公開的原則，優先選擇質量可靠、價格合理、交貨期有保障、服務良好的供貨商。2.合同簽訂確定合作供貨商后，采購部門與供貨商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交法務部門審核，確保合同條款符合法律法規要求，避免法律風險。（四）供貨商日常管理1.溝通協調采購部門與供貨商保持定期溝通，及時了解其生產經營狀況、產品質量情況、交貨期安排等信息，協調解決合作過程中出現的問題。建立有效的溝通機制，如定期召開供應商會議、設立專門的溝通郵箱或電話熱線等，確保信息傳遞的及時、準確和暢通。2.訂單管理采購部門根據公司生產計劃和庫存情況，向供貨商下達采購訂單。采購訂單應明確產品規格、數量、交貨期等要求，確保供貨商準確理解并按時履行訂單。跟蹤采購訂單的執行情況，及時掌握供貨商的生產進度、發貨情況等，對于出現的異常情況及時與供貨商溝通協調，采取相應的措施確保訂單按時、按質、按量完成。3.質量監控質量管理部門按照質量檢驗標準和規范，對采購的商品進行檢驗和驗收。對于重要的原材料和零部件，應進行嚴格的檢驗，確保其質量符合要求。建立質量反饋機制，對于檢驗不合格的產品，及時通知供貨商進行整改或退換貨處理。跟蹤供貨商的整改情況，確保問題得到徹底解決。定期對供貨商的質量管理體系進行評估和審核，督促其不斷改進質量管理水平。4.價格管理采購部門定期收集市場價格信息，了解行業價格動態，與供貨商進行價格談判，爭取更有利的采購價格。對于價格波動較大的原材料或零部件，采購部門應與供貨商協商制定價格調整機制，如根據市場價格變化定期調整價格或設置價格預警線等。5.交貨期管理采購部門與供貨商明確交貨期要求，并跟蹤其執行情況。對于交貨延遲的供貨商，應及時了解原因，并采取相應的措施督促其盡快交貨。建立交貨期考核機制，對于多次出現交貨延遲的供貨商，采取相應的懲罰措施，如扣除貨款、減少訂單量、暫停合作等。6.售后服務管理采購部門督促供貨商履行售后服務承諾，及時處理客戶反饋的質量問題和售后服務需求。建立售后服務檔案，記錄供貨商的售后服務情況，作為對其評估和管理的依據。（五）供貨商績效評估1.評估指標與權重質量指標（40%）：包括產品合格率、退貨率、質量問題投訴率等。交貨期指標（30%）：包括按時交貨率、交貨延遲天數等。價格指標（10%）：包括采購價格合理性、價格調整執行情況等。服務指標（20%）：包括售后服務響應速度、解決問題的能力、客戶滿意度等。2.評估周期每季度對供貨商進行一次績效評估，評估結果作為下一季度合作決策的重要依據。3.評估結果應用優秀供貨商：給予表彰和獎勵，如增加訂單量、優先付款、提供合作優惠政策等。合格供貨商：維持現有合作關系，繼續進行監督和管理。基本合格供貨商：發出警告通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，采取相應的懲罰措施。不合格供貨商：暫停合作或終止合作關系，并在公司內部進行通報。三、外包商管理（一）外包商開發1.需求分析使用部門根據公司業務需求，提出外包服務需求，明確外包服務的內容、要求、標準、時間節點等。對提出的外包服務需求進行可行性分析，評估外包服務對公司業務的影響、成本效益等情況。2.外包商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在外包商，如網絡搜索、行業推薦、招標平臺等。收集潛在外包商的基本信息，包括公司資質、業務范圍、服務能力、業績案例、價格水平等。3.初步篩選根據外包服務需求和基本要求，對收集到的外包商信息進行初步篩選。篩選標準可包括服務質量、價格水平、技術能力、信譽口碑等方面。對初步篩選合格的外包商，采購部門安排人員進行初步溝通，了解其對項目的理解和初步解決方案。（二）外包商評估1.評估指標服務質量：考察外包商提供服務的質量水平，是否符合公司要求和行業標準。技術能力：評估外包商的技術團隊實力、技術設備、技術創新能力等。價格：比較不同外包商的服務價格，評估其價格合理性和競爭力。項目管理能力：考察外包商的項目管理經驗、項目計劃制定與執行能力、風險管理能力等。信譽與口碑：了解外包商在行業內的信譽情況，是否有過違約、糾紛等不良記錄，以及客戶的評價和反饋。2.評估方法問卷調查：向外包商發放問卷，要求其填寫公司基本情況、服務能力、項目經驗、價格政策、質量控制措施等方面的信息。現場考察：對重要的外包項目，安排人員到外包商現場進行考察，了解其辦公環境、技術設備、人員配備、項目管理流程等情況。案例分析：要求外包商提供以往類似項目的案例，對其項目實施情況、質量效果、客戶評價等進行分析。第三方評估：對于復雜或重要的外包項目，可以委托專業的第三方評估機構進行評估。客戶反饋：收集外包商現有客戶的反饋意見，了解其服務質量和信譽情況。3.評估周期新外包商在合作前進行全面評估，評估合格后方可簽訂外包合同。對于現有外包商，每半年至少進行一次定期評估，對于出現服務質量問題、項目進度延遲、客戶投訴等情況的外包商，應及時進行專項評估。（三）外包商選擇1.選擇決策根據外包商評估結果，采購部門組織相關部門召開外包商選擇會議，綜合考慮各方面因素，確定最終的合作外包商。選擇外包商時應遵循公開、公平、公正的原則，優先選擇服務質量高、技術能力強、價格合理、信譽良好的外包商。2.合同簽訂確定合作外包商后，采購部門與外包商簽訂外包合同。外包合同應明確雙方的權利和義務，包括服務內容、服務標準、價格、付款方式、項目進度、質量驗收、保密條款、違約責任等條款。合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交法務部門審核，確保合同條款符合法律法規要求，避免法律風險。（四）外包項目實施管理1.項目啟動采購部門組織召開外包項目啟動會議，明確項目目標、任務分工、時間節點、溝通機制等內容。要求外包商制定詳細的項目計劃，并提交采購部門審核。采購部門對項目計劃進行審核，確保其合理可行，并與公司整體業務計劃相協調。2.項目監控建立外包項目監控機制，定期對外包項目的進度、質量、成本等進行監控和檢查。采購部門與外包商保持密切溝通，及時了解項目進展情況，協調解決項目實施過程中出現的問題。要求外包商定期提交項目進展報告，匯報項目完成情況、遇到的問題及解決方案等。3.質量控制質量管理部門按照質量驗收標準，對外包項目的成果進行質量檢驗和驗收。對于重要的外包項目，應進行嚴格的質量把關，確保其符合公司要求。建立質量反饋機制，對于驗收不合格的外包項目，及時通知外包商進行整改或返工處理。跟蹤外包商的整改情況，確保問題得到徹底解決。4.成本管理財務部門對外包項目的成本進行監控和管理，確保外包費用控制在預算范圍內。采購部門與外包商定期核對費用結算情況，嚴格按照合同約定進行付款操作。5.風險管理識別外包項目可能面臨的風險，如技術風險、質量風險、進度風險、人員風險、法律風險等。制定相應的風險應對措施，如建立應急預案、加強溝通協調、引入保險機制等，降低風險發生的可能性和影響程度。（五）外包商績效評估1.評估指標與權重服務質量指標（40%）：包括項目驗收合格率、客戶滿意度、質量問題投訴率等。項目進度指標（30%）：包括按時完成率、項目延遲天數等。成本控制指標（10%）：包括實際費用與預算費用的偏差率等。風險管理指標（20%）：包括風險識別與應對措施的有效性等。2.評估周期每半年對外包商進行一次績效評估，評估結果作為下一次合作決策