物資供應部供方管理辦法?一、總則1.目的為加強物資供應部供方管理，確保物資供應的質量、及時性和經濟性，建立穩定、合格的供方隊伍，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于物資供應部對各類物資供方的選擇、評價、采購、使用及日常管理等相關活動。3.管理原則遵循公平、公正、公開的原則，全面考察供方的綜合實力，建立優勝劣汰的動態管理機制，持續優化供方結構。二、供方選擇1.供方信息收集渠道市場調研：通過網絡搜索、行業展會、市場走訪等方式，收集潛在供方信息。同行推薦：向同行業其他企業了解合作良好的供方情況。供方自薦：接受供方主動提交的合作意向書及相關資料。供應商數據庫：對過往有過接觸或合作的供方信息進行整理歸檔，建立數據庫。2.供方基本條件要求合法合規：具有合法有效的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照，經營活動符合國家法律法規要求。生產能力：具備與供應物資相匹配的生產設備、技術工藝和生產規模，能夠保證穩定的供貨能力。質量保證：擁有完善的質量管理體系，具備有效的質量控制手段和檢測設備，能確保所供物資符合質量標準。價格合理：報價具有競爭力，在保證質量的前提下，價格水平符合市場行情和公司成本控制要求。售后服務：能提供良好的售后服務，包括物資配送、安裝調試、維修保養、退換貨等服務承諾。信譽良好：在市場上具有良好的商業信譽，無不良經營記錄和重大法律糾紛。3.供方選擇流程初步篩選：根據收集到的供方信息，由采購人員對供方進行初步篩選，剔除明顯不符合基本條件要求的供方，確定入圍供方名單。實地考察：組織相關人員對入圍供方進行實地考察，考察內容包括生產經營場所、生產設備、質量管理體系、人員配備等方面，全面了解供方的實際情況。樣品檢驗：要求供方提供所供物資的樣品，由質量檢驗部門按照相關標準進行檢驗，確保樣品質量符合要求。綜合評估：采購人員、質量檢驗人員、技術人員等組成評估小組，對考察情況、樣品檢驗結果等進行綜合評估，填寫《供方評估表》，給出評估意見。審批確定：根據評估小組的意見，報部門負責人審批，確定最終的合格供方名單。三、供方評價1.評價周期每年定期對合格供方進行全面評價，特殊情況下可根據實際情況隨時進行專項評價。2.評價內容質量方面：考察所供物資的批次合格率、質量穩定性、質量改進情況等。交貨期方面：統計按時交貨率、交貨及時性、訂單響應速度等指標。價格方面：對比市場價格波動情況，評估供方價格調整的合理性。服務方面：調查售后服務質量、客戶投訴處理情況、配合公司需求的響應程度等。管理方面：評估供方內部管理水平，包括生產管理、財務管理、人力資源管理等方面的規范性。3.評價方法數據統計分析：收集采購訂單、質量檢驗報告、交貨記錄、服務反饋等相關數據，進行統計分析，計算各項評價指標得分。問卷調查：向公司內部使用部門發放問卷，了解對供方物資質量、交貨期、服務等方面的滿意度評價。現場審核：必要時對供方進行現場審核，深入了解其管理狀況和實際運營情況。4.評價結果等級劃分評價結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。優秀：各項評價指標表現出色，在質量、交貨期、價格、服務等方面均能持續滿足公司要求，且具有較強的合作意愿和發展潛力。良好：大部分評價指標達到公司要求，個別指標存在一些小問題，但不影響整體合作，能夠積極配合公司改進工作。合格：基本滿足公司各項要求，在某些方面存在一定差距，但通過溝通協商有改進的可能，目前仍可維持合作關系。不合格：多項評價指標不符合公司要求，嚴重影響物資供應質量、交貨期或服務水平，經整改仍無明顯改善，應終止合作關系。5.評價結果應用優秀供方：在后續采購中給予優先合作機會，適當增加采購份額，可參與公司組織的優秀供應商評選及相關獎勵活動。良好供方：鼓勵其繼續保持良好表現，針對存在的問題提出改進建議，加強溝通與合作。合格供方：發出書面通知，要求其限期整改，加強監督與管理，如整改效果不佳，可考慮減少采購份額或暫停合作。不合格供方：立即終止合作關系，將其從合格供方名單中刪除，并在公司內部進行通報，同時告知相關部門不再與其進行業務往來。四、采購管理1.采購計劃制定根據公司生產經營需求，由各使用部門提前提交物資采購申請，物資供應部匯總后結合庫存情況制定采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、交貨期等詳細信息。2.采購訂單下達采購人員依據采購計劃，選擇合格供方下達采購訂單。采購訂單應明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式等條款。3.采購合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或重要物資的采購，應簽訂采購合同。采購合同應嚴格按照法律法規和公司合同管理規定簽訂，明確雙方的責任和違約責任，確保合同的合法性、有效性和完整性。4.采購過程跟蹤采購人員應及時跟蹤采購訂單執行情況，與供方保持密切溝通，掌握物資生產進度、運輸情況等。如遇問題導致交貨延遲或物資質量不符等情況，應及時與供方協商解決，并向部門負責人匯報。五、供方日常管理1.溝通協調機制建立與供方定期溝通機制，每月或每季度召開供需雙方座談會，就物資供應情況、質量問題、合作需求等進行交流，及時解決合作中出現的問題。同時，設立專門的溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具等，方便雙方隨時溝通聯系。2.培訓與指導對于新開發的供方或在質量、管理等方面存在問題的供方，組織相關培訓與指導。培訓內容可包括公司質量標準、生產工藝要求、管理規范等方面，幫助供方提升自身能力和管理水平，更好地滿足公司需求。3.激勵與約束措施激勵措施：對表現優秀的供方給予一定的獎勵，如物質獎勵、榮譽證書、增加采購份額等，激勵供方持續提高供應質量和服務水平。約束措施：對于違反合同約定或出現嚴重質量問題、交貨延遲等情況的供方，按照合同約定采取扣除貨款、罰款、暫停合作等約束措施，督促其改進。4.供方檔案管理為每個合格供方建立獨立的檔案，檔案內容包括供方基本信息、營業執照副本復印件、稅務登記證復印件、組織機構代碼證復印件、生產經營情況介紹、質量體系認證文件、產品檢驗報告、合作記錄（采購訂單、交貨記錄、質量反饋等）、評價記錄等。定期對供方檔案進行更新和維護，確保檔案信息的完整性和準確性。六、風險防范1.供應風險建立物資供應預警機制，對關鍵物資的供應市場進行監測分析，提前掌握市場動態和供應趨勢，及時發現潛在的供應風險。與多家供方建立合作關系，避免過度依賴單一供方，降低因供方原因導致的供應中斷風險。在采購合同中約定不可抗力、政策法規變化等特殊情況下的應對措施和責任承擔方式，以減少供應風險對公司生產經營的影響。2.質量風險加強對采購物資的質量檢驗，嚴格執行進貨檢驗制度，增加檢驗頻次和檢驗項目，確保所供物資質量符合要求。要求供方提供質量保證文件和質量承諾，定期對供方質量管理體系進行審核，督促供方持續改進質量管理水平。建立質量追溯機制，一旦發現質量問題，能夠迅速追溯到供方及相關環節，及時采取措施進行處理，防止問題擴大。3.價格風險關注市場價格波動情況，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考依據。在采購合同中合理約定價格調整條款，如根據市場價格指數、原材料價格