深圳某食品公司報銷及付款管理制度?一、總則1.目的為加強公司財務管理，規范報銷及付款流程，確保公司資金安全、合理使用，保障公司各項業務順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于深圳某食品公司全體員工。3.基本原則真實性原則：報銷及付款憑證必須真實、合法、有效，反映實際發生的經濟業務。合理性原則：費用支出應符合公司經營活動需要，遵循合理性標準。合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保報銷及付款流程合規。及時性原則：員工應及時辦理報銷手續，財務部門應及時審核并安排付款。二、報銷流程（一）費用報銷1.填寫報銷單員工發生費用支出后，應在規定時間內填寫《費用報銷單》。報銷單應清晰填寫報銷日期、部門、報銷人、費用明細、金額等信息，并附上相關發票、收據等原始憑證。費用明細應詳細說明費用發生的事由、時間、地點、參與人員等情況，確保與原始憑證相符。2.部門負責人審批報銷人將填寫完整的報銷單提交給所在部門負責人。部門負責人應根據公司規定和實際情況，對費用的真實性、合理性進行審核。如費用支出符合公司規定，部門負責人應在報銷單上簽署審批意見，并注明審批日期。如認為費用不合理或不符合規定，應拒絕報銷，并向報銷人說明理由。3.財務審核報銷單經部門負責人審批后，提交至財務部門。財務人員應按照國家財務法規和公司制度，對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核。審核內容包括：發票是否真實有效、發票內容與報銷單是否一致、費用是否符合公司報銷標準、報銷手續是否齊全等。對于不符合規定的報銷憑證，財務人員應要求報銷人補充或更正相關信息，直至符合要求為止。如報銷憑證存在虛假或其他嚴重問題，財務人員有權拒絕報銷，并向上級報告。4.分管領導審批根據費用金額大小和性質，部分報銷項目需經分管領導審批。財務人員將審核通過的報銷單提交給分管領導，分管領導應進行最終審批。分管領導審批通過后，在報銷單上簽署意見并注明審批日期。5.總經理審批（如需）對于重大費用支出或特殊事項的報銷，需經總經理審批。財務人員將經分管領導審批后的報銷單提交給總經理，總經理進行審批。總經理審批通過后，報銷單方可進入報銷支付流程。6.報銷支付財務部門根據審批通過的報銷單，安排資金支付。支付方式可根據公司規定和實際情況選擇現金支付、銀行轉賬等方式。如采用銀行轉賬方式支付，財務人員應確保收款信息準確無誤。支付完成后，在報銷單上加蓋"已支付"印章，并登記入賬。（二）差旅費報銷1.出差申請員工因工作需要出差，應提前填寫《出差申請表》，注明出差事由、目的地、出發時間、返回時間、預計費用等信息，并提交給部門負責人審批。部門負責人根據工作需要和實際情況，對出差申請進行審核。如出差申請合理，部門負責人應簽署審批意見，并注明審批日期。2.差旅費報銷出差結束后，員工應在規定時間內填寫《差旅費報銷單》，并附上出差申請單、機票、車票、酒店發票、餐飲發票等相關原始憑證。差旅費報銷標準按照公司相關規定執行，包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等。員工應嚴格按照標準填寫報銷金額，不得虛報、多報。報銷流程按照費用報銷流程執行，依次經過部門負責人、財務審核、分管領導審批（如需）、總經理審批（如需）后進行報銷支付。（三）辦公用品及低值易耗品采購報銷1.采購申請各部門根據工作需要，填寫《辦公用品及低值易耗品采購申請表》，注明采購物品名稱、規格、數量、預計金額等信息，并提交給部門負責人審批。部門負責人審核采購申請的必要性和合理性，如申請合理，簽署審批意見并注明審批日期。2.采購執行經部門負責人審批后的采購申請，由行政部門統一負責采購。行政部門應選擇合格的供應商，確保采購物品的質量和價格合理。采購完成后，行政部門應及時取得發票、送貨單等相關憑證，并辦理入庫手續。3.報銷手續行政部門將采購發票、送貨單、入庫單等原始憑證整理齊全后，填寫《費用報銷單》，按照費用報銷流程依次進行部門負責人、財務審核、分管領導審批（如需）、總經理審批（如需）后進行報銷支付。三、付款流程（一）采購付款1.采購申請與合同簽訂各部門根據業務需要提出采購申請，經部門負責人審批后，提交給采購部門。采購部門與供應商進行洽談，簽訂采購合同。采購合同應明確采購物品名稱、規格、數量、價格、交貨時間、付款方式等條款。2.到貨驗收供應商按照合同約定交貨后，采購部門應及時組織相關人員進行到貨驗收。驗收內容包括物品的數量、質量、規格等是否符合合同要求。驗收合格后，采購部門填寫《到貨驗收單》，并由驗收人員簽字確認。3.付款申請采購部門根據合同約定和到貨驗收情況，填寫《付款申請單》，注明采購合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、到貨驗收單、發票等相關憑證。《付款申請單》經采購部門負責人審核后，提交至財務部門。4.財務審核財務人員對付款申請進行審核，審核內容包括合同條款、到貨驗收情況、發票真實性、付款金額準確性等。如審核通過，財務人員在付款申請單上簽署審核意見，并注明審核日期。5.分管領導審批（如需）根據付款金額大小和性質，部分付款項目需經分管領導審批。財務人員將審核通過的付款申請單提交給分管領導，分管領導進行審批。分管領導審批通過后，在付款申請單上簽署意見并注明審批日期。6.總經理審批（如需）對于重大采購付款或特殊事項的付款，需經總經理審批。財務人員將經分管領導審批后的付款申請單提交給總經理，總經理進行審批。7.付款執行總經理審批通過后，財務部門根據付款申請安排資金支付。支付方式按照合同約定執行，確保付款安全、準確。（二）費用報銷付款費用報銷付款流程按照上述報銷流程中"報銷支付"環節執行。（三）其他付款1.付款申請因其他業務需要付款的，相關部門或人員應填寫《付款申請單》，注明付款事由、付款金額、付款對象等信息，并附上相關證明文件。《付款申請單》經部門負責人審核后，提交至財務部門。2.財務審核財務人員對付款申請進行審核，審核內容包括付款事由的真實性、合理性、相關證明文件的有效性等。如審核通過，財務人員在付款申請單上簽署審核意見，并注明審核日期。3.分管領導審批（如需）根據付款金額大小和性質，部分付款項目需經分管領導審批。財務人員將審核通過的付款申請單提交給分管領導，分管領導進行審批。分管領導審批通過后，在付款申請單上簽署意見并注明審批日期。4.總經理審批（如需）對于重大付款或特殊事項的付款，需經總經理審批。財務人員將經分管領導審批后的付款申請單提交給總經理，總經理進行審批。5.付款執行總經理審批通過后，財務部門根據付款申請安排資金支付。四、報銷及付款標準（一）費用報銷標準1.交通費用員工因公乘坐飛機、火車、輪船等交通工具，按照公司規定的等級標準乘坐，并憑有效票據報銷。市內交通費用，根據實際情況給予適當補貼，補貼標準按照公司相關規定執行。2.住宿費用員工出差期間的住宿費用，按照公司規定的地區和標準報銷。一線城市及經濟發達地區住宿標準相對較高，其他地區標準相應降低。兩人及以上一同出差，原則上應合住標準間，住宿費按照實際發生金額平均分攤報銷。3.餐飲補貼員工出差期間給予一定的餐飲補貼，補貼標準根據出差地區不同分為不同檔次。餐飲補貼已包含出差期間的正常餐飲費用，不再另行報銷餐飲發票，但招待客戶等特殊情況除外。4.業務招待費業務招待費應嚴格控制，確因業務需要發生的招待費用，應事先填寫《業務招待費申請單》，經部門負責人、分管領導審批后進行。業務招待費報銷時，應附上業務招待費申請單、發票等相關憑證，報銷金額不得超過審批金額。（二）付款標準1.采購付款采購付款應嚴格按照采購合同約定執行，確保付款金額、付款時間、付款方式等符合合同條款。對于預付款項，應在合同中明確規定預付款比例和支付條件，財務部門應嚴格審核預付款申請，確保預付款安全。2.其他付款其他付款應根據實際業務情況和公司規定進行支付，確保付款的合理性和必要性。五、報銷及付款憑證要求（一）發票要求1.發票必須是由稅務機關統一印制的正規發票，發票內容應真實、完整，包括發票名稱、發票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、商品或服務名稱、數量、單價、金額、稅率、稅額等。2.發票上應加蓋銷售方發票專用章，印章應清晰、完整。3.發票不得涂改、挖補，如發現發票有誤，應及時退回銷售方重開。（二）其他憑證要求1.收據、報銷單等自制憑證應填寫規范、內容完整，相關人員簽字確認。2.出差申請單、采購申請單、到貨驗收單等業務憑證應按照公司規定的格式填寫，注明業務事項的詳細信息，并經相關人員審核簽字。六、報銷及付款時間規定（一）報銷時間1.員工應在費用發生后的規定時間內辦理報銷手續，一般不得超過[X]個工作日。2.對于跨月的費用報銷，應在次月規定時間內辦理，逾期不予受理（特殊情況除外）。（二）付款時間1.財務部門在收到審批通過的報銷單或付款申請單后的規定時間內安排付款。一般情況下，對于金額較小的報銷及付款，將在[X]個工作日內完成支付；對于金額較大的報銷及付款，將根據公司資金情況合理安排支付時間，但最長不超過[X]個工作日。2.如遇特殊情況，如銀行系統故障、資金周轉困難等，付款時間可能會相應延遲，財務部門應及時向相關人員說明情況。七、監督與檢查1.公司財務部門負責對報銷及付款業務進行日常監督和檢查，確保報銷及付款流程符合規定。2.審計部門定期對報銷及付款情況進行審計，檢查報銷及付款憑證的真實性、合法性、合規性，以及報銷及付款流程的執行情況