綜合檔案歸檔管理規定?一、總則（一）目的為了加強公司綜合檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有效支持，特制定本規定。（二）適用范圍本規定適用于公司總部及各下屬單位的綜合檔案歸檔管理工作。綜合檔案包括但不限于行政管理、黨群工作、經營管理、生產技術、基本建設、科研項目等各類文件材料。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司綜合檔案實行集中統一管理，由公司檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。2.完整性原則：應歸檔的文件材料必須齊全完整，保證檔案能夠全面、準確地反映公司各項工作的歷史面貌。3.準確性原則：歸檔的文件材料內容必須真實、準確，數據可靠，簽字蓋章手續完備。4.系統性原則：檔案的整理應遵循文件材料的形成規律，保持其有機聯系，分類科學，排列有序。5.便于利用原則：檔案的管理應便于查閱和利用，提高檔案的服務效能。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責綜合檔案的管理工作。各下屬單位應根據實際情況，設置相應的檔案管理崗位或指定專人負責檔案管理工作，并接受公司檔案管理部門的業務指導和監督。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全公司檔案管理制度和工作流程。2.負責制定公司檔案工作計劃，并組織實施，對檔案工作進行統籌協調和指導。3.負責公司各類文件材料的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等歸檔工作，確保檔案的質量。4.負責檔案的保管和保護工作，維護檔案的安全與完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.建立和完善檔案檢索工具和數據庫，提高檔案的檢索效率和利用水平。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規定程序進行鑒定和銷毀。7.負責組織開展檔案的統計工作，及時準確地統計檔案的數量、種類、利用情況等信息。8.負責向公司內部各部門提供檔案查閱、借閱服務，根據工作需要，編制和提供各類檔案資料。9.負責組織檔案管理人員的業務培訓，提高檔案管理人員的專業素質和業務能力。10.參與公司重大活動、重要項目的文件材料收集和整理工作，確保檔案的完整性和系統性。三、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.行政管理類：包括公司制定的各項規章制度、工作計劃、工作總結、會議文件、領導講話、請示報告、批復、通知、通報、信函、合同協議、證照等。2.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、宣傳教育、紀檢監察、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。3.經營管理類：包括市場調研、市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資采購、審計、法務等方面的文件材料。4.生產技術類：包括生產計劃、生產調度、工藝文件、操作規程、質量控制、設備管理、安全管理、技術研發等方面的文件材料。5.基本建設類：包括基本建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、工程合同、工程變更、竣工驗收等方面的文件材料。6.科研項目類：包括科研項目的立項申請、研究報告、實驗數據、成果鑒定、知識產權等方面的文件材料。7.其他類：包括公司獲得的榮譽證書、獎勵文件、重要照片、錄音錄像等具有保存價值的文件材料。（二）歸檔要求1.文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。2.文件材料應按照形成的時間順序或重要程度進行排列，保持其內在聯系。3.歸檔的文件材料應采用A4紙張規格，小于A4的應粘貼在A4紙上，大于A4的應折疊成A4大小。4.電子文件應與紙質文件同時歸檔，電子文件應采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保其內容完整、準確、可讀。5.歸檔文件材料應進行分類編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。四、歸檔流程（一）文件材料收集1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于重要文件材料，應在形成后及時收集，對于分散在個人手中的文件材料，應定期進行集中收集。3.收集的文件材料應進行初步整理，去除重復、無用的文件，確保文件的質量。（二）文件材料整理1.檔案管理人員對收集的文件材料進行分類整理，按照本規定的歸檔范圍和分類標準進行分類。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫文件目錄，注明文件的名稱、日期、編號、來源等信息。3.對文件材料進行裝訂，保持文件的整齊、牢固。對于紙張較大或較薄的文件材料，應進行折疊或粘貼處理。（三）文件材料歸檔1.整理好的文件材料應及時歸檔，按照檔案管理部門指定的地點和方式進行存放。2.檔案管理人員應建立檔案臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別、數量等信息，確保檔案的登記準確無誤。3.對歸檔的檔案進行上架排列，按照分類編號順序進行存放，便于查找和利用。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的設備設施，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。（二）檔案存放方式1.檔案應采用檔案密集架存放，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。2.對于特殊載體檔案，如照片、錄音錄像、電子文件等，應進行單獨存放，并采取相應的保護措施。3.檔案應按照年度、類別、保管期限等進行分類存放，同一類別的檔案應集中存放，不同類別的檔案應分開存放。（三）檔案保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司制定的重要規章制度、重大決策文件、年度財務報告、職工人事檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為30年，包括公司的一般性文件材料、重要會議記錄、合同協議等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，包括公司的一般性事務文件、臨時性文件等。5.檔案保管期限的確定應根據國家有關規定和公司實際情況進行，對于保管期限不明確的檔案，應按照長期保管。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況、利用情況等，發現問題應及時采取措施進行處理。3.對檢查中發現的檔案損壞、丟失、泄密等情況，應及時報告公司領導，并按照規定進行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定小組應按照檔案鑒定的標準和方法，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。4.檔案鑒定意見應經公司領導批準后生效，作為檔案銷毀的依據。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應按照規定程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、數量等信息，并經公司領導批準。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監銷，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應作為檔案保存，以備查考。七、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據查閱申請表，提供相應的檔案，并對查閱過程進行監督，確保檔案的安全。3.查閱檔案時，應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。4.查閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時報告并追究相關人員的責任。（二）檔案借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱的檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。2.檔案管理部門負責人審批同意后，檔案管理人員應辦理檔案借閱手續，將檔案借給借閱人，并填寫檔案借閱登記薄，注明借閱時間、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號等信息。3.借閱檔案的期限一般不得超過兩周，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內容。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。5.借閱人應在借閱期限屆滿后及時歸還檔案，檔案管理人員應檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時報告并追究借閱人的責任。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設規劃1.公司應制定檔案信息化建設規劃，明確檔案信息化建設的目標、任務、步驟和措施。2.檔案信息化建設規劃應與公司信息化建設總體規劃相銜接，充分利用現代信息技術，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數字化加工1.公司應按照檔案信息化建設規劃，逐步對檔案進行數字化加工，將紙質檔案轉化為電子檔案。2.檔案數字化加工應遵循國家有關標準和規范，確保數字化檔案的質量。3.檔案數字化加工完成后，應進行數據掛接和存儲，建立檔案數據庫，實現檔案的信息化管理。（三）檔案信息系統建設1.公司應建立檔案信息系統，實現檔案的收集、整理、保管、檢索、利用等功能的信息化管理。2.檔案信息系統應具備用戶管理、權限管理、檔案管理、檢索查詢、統計分析等功能模塊，滿足公司檔案管理工作的需要。3.檔案信息系統應與公司其他信息系統進行集成，實現信息資源的共享和交換。（四）檔案