浙江省疾病預(yù)防控制檔案管理辦法?第一章總則第一條目的為加強(qiáng)浙江省疾病預(yù)防控制檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，為疾病預(yù)防控制工作提供有力支持，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于浙江省各級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱"疾控機(jī)構(gòu)"）的檔案管理工作。第三條定義本辦法所稱疾病預(yù)防控制檔案，是指疾控機(jī)構(gòu)在疾病預(yù)防與控制、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)與檢驗(yàn)、健康教育與促進(jìn)、科研與培訓(xùn)等工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第四條基本原則疾病預(yù)防控制檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類(lèi)科學(xué)、整理規(guī)范、安全保密、便于利用的原則。第二章管理體制與職責(zé)第五條管理體制疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理部門(mén)及其職責(zé)，實(shí)行檔案工作主要負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理部門(mén)歸口管理與業(yè)務(wù)部門(mén)分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的管理體制。第六條檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.組織開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，為疾病預(yù)防控制工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.對(duì)下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。第七條業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)工作中形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.積極利用檔案資料，為本部門(mén)業(yè)務(wù)工作提供支持。第三章檔案的形成與收集第八條檔案形成1.疾控機(jī)構(gòu)各部門(mén)和工作人員在開(kāi)展疾病預(yù)防控制各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)形成各類(lèi)檔案。2.檔案形成過(guò)程中，應(yīng)使用規(guī)范的文件格式和書(shū)寫(xiě)材料，確保檔案字跡清晰、圖表工整、聲像資料完整。第九條收集范圍1.疾病預(yù)防與控制類(lèi)檔案，包括疫情報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、防控方案、應(yīng)急預(yù)案等。2.衛(wèi)生監(jiān)測(cè)與檢驗(yàn)類(lèi)檔案，涵蓋監(jiān)測(cè)計(jì)劃、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制記錄等。3.健康教育與促進(jìn)類(lèi)檔案，如宣傳資料、活動(dòng)記錄、效果評(píng)估等。4.科研與培訓(xùn)類(lèi)檔案，包括科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究成果、培訓(xùn)教材、學(xué)員檔案等。5.行政管理類(lèi)檔案，涉及機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議記錄等。6.設(shè)備物資類(lèi)檔案，包含設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物資出入庫(kù)記錄等。第十條收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案。2.對(duì)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)實(shí)行同步收集，確保檔案的時(shí)效性和完整性。3.收集的檔案應(yīng)齊全完整，如有缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因并補(bǔ)充、修復(fù)。第四章檔案的整理與歸檔第十一條整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第十二條分類(lèi)方法疾病預(yù)防控制檔案一般采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類(lèi)法，具體如下：1.年度分類(lèi)：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)：根據(jù)疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部的部門(mén)設(shè)置進(jìn)行分類(lèi)。3.問(wèn)題分類(lèi)：按照檔案反映的問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，如疾病防控、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、科研等。第十三條整理要求1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等整理工作。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或裱糊。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可維護(hù)性。第十四條歸檔要求1.各部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期向檔案管理部門(mén)歸檔，歸檔時(shí)間一般為次年上半年。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接手續(xù)完備。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。第五章檔案的保管第十五條保管場(chǎng)所1.疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備等。第十六條檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用檔案盒或檔案袋進(jìn)行裝盒（袋），并在盒（袋）上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。第十七條檔案保管期限疾病預(yù)防控制檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案，主要是反映疾控機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案，保管期限為16年至50年，是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)疾控機(jī)構(gòu)工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案，保管期限為5年以下，是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)疾控機(jī)構(gòu)工作有參考價(jià)值的檔案。第十八條檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、保管安全。2.清查盤(pán)點(diǎn)每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。第六章檔案的利用第十九條利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、安全保密、服務(wù)優(yōu)先的原則，在確保檔案安全的前提下，為疾病預(yù)防控制工作、科研教學(xué)、社會(huì)公眾等提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。第二十條利用方式1.提供檔案原件查閱、借閱。2.對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄，提供復(fù)制件或摘錄件。3.根據(jù)利用者需求，提供檔案信息咨詢服務(wù)，編制專題檔案資料。第二十一條利用流程1.利用者填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等。2.檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)。3.利用者憑有效證件到檔案管理部門(mén)查閱、借閱檔案，查閱、借閱時(shí)應(yīng)在登記薄上簽名登記。4.如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。5.利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二十二條利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.檔案原件一般不得外借，特殊情況確需外借的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，限期歸還。第七章檔案的鑒定與銷(xiāo)毀第二十三條鑒定組織疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。第二十四條鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定，結(jié)合疾控機(jī)構(gòu)工作實(shí)際，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合考慮，判斷檔案的保存價(jià)值。第二十五條鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)等信息。4.檔案鑒定工作小組將銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)疾控機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人審批。第二十六條銷(xiāo)毀要求1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)采用符合保密要求的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，如焚燒、粉碎等。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。第八章檔案信息化建設(shè)第二十七條建設(shè)目標(biāo)疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。第二十八條建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息安全。第二十九條數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。2.電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)及時(shí)更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。第九章監(jiān)督與檢查第三十條監(jiān)督檢查主體浙江省各級(jí)衛(wèi)生健康行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)轄區(qū)內(nèi)疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。第三十一條監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作的規(guī)范程度。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。第三十二條檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，衛(wèi)生健康行政部門(mén)應(yīng)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令疾控機(jī)構(gòu)限期整改。2.疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)