內(nèi)蒙古伊利實(shí)業(yè)集團(tuán)股份有限公司檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)內(nèi)蒙古伊利實(shí)業(yè)集團(tuán)股份有限公司（以下簡稱"公司"）檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分子公司、事業(yè)部等各部門。3.檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。2.各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。各部門檔案管理人員應(yīng)接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，嚴(yán)格按照檔案管理的要求，做好本部門檔案的日常管理工作。三、檔案的分類與編號(hào)1.檔案分類公司檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品研發(fā)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、市場營銷類、企業(yè)文化類等幾大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干二級(jí)類目，如行政管理類可分為文件、會(huì)議、證照等。2.檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案分類體系，為每一份檔案賦予唯一的編號(hào)。編號(hào)格式為：[大類代碼][二級(jí)類目代碼][順序號(hào)]，例如：XZ[01][001]表示行政管理類文件中的第1份文件。四、檔案的收集與整理1.收集范圍各部門應(yīng)將在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等及時(shí)收集歸檔。包括但不限于上級(jí)文件、公司發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、產(chǎn)品配方、生產(chǎn)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工檔案等。2.收集要求收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，載體應(yīng)符合檔案保存要求。對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.整理方法按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案盒脊背標(biāo)簽等。對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊的文件進(jìn)行復(fù)制。五、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢。對(duì)于重要的、緊急的檔案應(yīng)隨時(shí)歸檔。2.歸檔流程各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確認(rèn)無誤后填寫《檔案歸檔清單》。將檔案及《檔案歸檔清單》一并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，不符合要求的退回原部門重新整理。六、檔案的保管1.保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.保管要求對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別存放，妥善保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全與完整。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的利用1.利用原則遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案的合理利用。嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。2.查閱手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.借閱手續(xù)公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，到期應(yīng)及時(shí)歸還。4.利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容、歸還情況等。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)公司發(fā)展和檔案管理的需要，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門等人員組成。3.鑒定內(nèi)容對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，確定其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將其存檔。九、檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理部門人員職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。集中管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，不斷提高檔案管理水平。2.各部門檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，包括收集、整理、立卷、歸檔等。按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)向檔案管理部門移交檔案。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行自查，確保檔案的安全與完整。十、附則1.本辦法由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.本辦法自發(fā)布之日起施行。公司原有的檔案管理規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦