內蒙古伊利實業集團股份有限公司檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強內蒙古伊利實業集團股份有限公司（以下簡稱"公司"）檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，根據《中華人民共和國檔案法》及國家有關檔案管理的規定，結合公司實際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分子公司、事業部等各部門。3.檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司在各項活動中形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門公司設立檔案管理部門，負責公司檔案工作的統籌規劃、組織協調、監督指導和檔案的集中管理。2.各部門職責各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負責檔案管理工作。各部門檔案管理人員應接受公司檔案管理部門的業務培訓和指導，嚴格按照檔案管理的要求，做好本部門檔案的日常管理工作。三、檔案的分類與編號1.檔案分類公司檔案分為行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品研發類、財務審計類、人力資源類、市場營銷類、企業文化類等幾大類。每大類下再根據具體內容細分若干二級類目，如行政管理類可分為文件、會議、證照等。2.檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類體系，為每一份檔案賦予唯一的編號。編號格式為：[大類代碼][二級類目代碼][順序號]，例如：XZ[01][001]表示行政管理類文件中的第1份文件。四、檔案的收集與整理1.收集范圍各部門應將在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等及時收集歸檔。包括但不限于上級文件、公司發文、會議紀要、合同協議、產品配方、生產記錄、財務報表、員工檔案等。2.收集要求收集的檔案應齊全完整、真實準確，字跡清晰，載體應符合檔案保存要求。對電子文件應同時收集其元數據信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值，便于保管和利用。4.整理方法按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案盒脊背標簽等。對破損或褪色的檔案進行修復，對字跡模糊的文件進行復制。五、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢。對于重要的、緊急的檔案應隨時歸檔。2.歸檔流程各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確認無誤后填寫《檔案歸檔清單》。將檔案及《檔案歸檔清單》一并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門對接收的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收，不符合要求的退回原部門重新整理。六、檔案的保管1.保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規定的標準。2.保管要求對不同載體的檔案應分別存放，妥善保管。定期對檔案進行檢查，發現問題及時采取措施進行處理，確保檔案的安全與完整。對電子檔案應進行定期備份，存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。七、檔案的利用1.利用原則遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案的合理利用。嚴格履行檔案查閱、借閱手續，未經批準不得擅自查閱、借閱檔案。2.查閱手續公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案需經公司分管領導批準。檔案管理部門應根據申請提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。3.借閱手續公司內部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[具體天數]，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失檔案，到期應及時歸還。4.利用登記檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱、借閱時間、人員、內容、歸還情況等。定期對檔案利用情況進行統計分析，為檔案管理工作提供參考依據。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據公司發展和檔案管理的需要，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關業務部門和法務部門等人員組成。3.鑒定內容對檔案的內容、來源、時間、形式等進行全面審查，確定其是否仍具有保存價值。對已超過保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。《檔案銷毀清冊》經公司分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其存檔。九、檔案管理人員職責1.檔案管理部門人員職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。指導、監督各部門檔案管理工作，開展檔案業務培訓。集中管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。定期對檔案管理工作進行總結、分析，不斷提高檔案管理水平。2.各部門檔案管理人員職責負責本部門檔案的日常管理工作，包括收集、整理、立卷、歸檔等。按照公司檔案管理規定，及時向檔案管理部門移交檔案。協助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務工作。定期對本部門檔案進行自查，確保檔案的安全與完整。十、附則1.本辦法由公司檔案管理部門負責解釋。2.本辦法自發布之日起施行。公司原有的檔案管理規定與本辦法不一致的，以本辦