公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司報刊、郵件、函電的收發(fā)管理，確保各類信息及時、準(zhǔn)確、安全地傳遞給相關(guān)人員，提高公司的工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的報刊、郵件、函電收發(fā)管理工作。二、報刊收發(fā)管理1.報刊訂閱各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，于每年[具體時間]前填寫《報刊訂閱申請表》，詳細列出所需訂閱的報刊名稱、份數(shù)、訂閱期限等信息，報至行政部。行政部匯總各部門的申請后，統(tǒng)一進行報刊訂閱工作。在選擇報刊供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮報刊的質(zhì)量、價格、服務(wù)等因素，確保選擇具有良好信譽的供應(yīng)商。對于新增的報刊訂閱需求，各部門應(yīng)及時提交申請，行政部將視情況進行審核和安排。2.報刊接收與分發(fā)報刊送達公司后，行政部收發(fā)人員應(yīng)及時進行簽收，并核對報刊的名稱、份數(shù)是否與訂閱清單一致。行政部應(yīng)按照各部門的需求，將報刊分類整理，于每日[具體時間]前分發(fā)至各部門指定的接收地點。對于重要報刊或緊急通知類報刊，應(yīng)優(yōu)先進行分發(fā)。各部門接收報刊后，應(yīng)指定專人負責(zé)保管，并確保報刊的完好無損。如有報刊丟失或損壞，應(yīng)及時向行政部報告。三、郵件收發(fā)管理1.郵件接收公司設(shè)立專門的郵件接收地址和郵箱，并對外公布。行政部收發(fā)人員應(yīng)定期查看郵箱，及時收取各類郵件。對于收到的郵件，收發(fā)人員應(yīng)進行詳細登記，記錄郵件的發(fā)件人、收件人、主題、日期、郵件編號等信息。在接收郵件時，收發(fā)人員應(yīng)檢查郵件的外觀是否完好，如有破損、水漬等情況，應(yīng)及時與快遞公司或寄件人聯(lián)系，并做好記錄。2.郵件分類與初審收發(fā)人員將接收的郵件按照性質(zhì)進行分類，可分為內(nèi)部郵件、外部郵件、重要郵件、普通郵件等。對于外部郵件，收發(fā)人員應(yīng)進行初步審核，查看郵件是否屬于廣告、推銷等無關(guān)內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)無關(guān)郵件，應(yīng)及時予以清理。對于重要郵件，收發(fā)人員應(yīng)在郵件上標(biāo)注"重要"字樣，并立即通知收件人。3.郵件分發(fā)根據(jù)郵件的收件人信息，收發(fā)人員應(yīng)及時將郵件分發(fā)至各部門或個人。對于內(nèi)部郵件，應(yīng)直接投遞至收件人辦公桌上；對于外部郵件，如收件人不在公司，應(yīng)及時通過電話、短信等方式通知收件人，并妥善保管郵件。各部門或個人收到郵件后，應(yīng)在郵件簽收登記簿上簽字確認(rèn)。如收件人無法簽收，可由其授權(quán)的人員代為簽收。4.郵件處理收件人應(yīng)及時處理收到的郵件，對于需要回復(fù)的郵件，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復(fù)。如遇重要郵件或緊急事項，應(yīng)立即向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照領(lǐng)導(dǎo)的指示進行處理。對于不需要回復(fù)的郵件，收件人應(yīng)在閱讀后進行妥善處理，如歸檔、銷毀等。行政部應(yīng)定期對郵件處理情況進行檢查，確保郵件得到及時、有效的處理。四、函電收發(fā)管理1.函電接收公司收到的函電，包括信函、傳真、電報等，均由行政部收發(fā)人員統(tǒng)一接收。收發(fā)人員應(yīng)按照郵件接收的要求，對函電進行詳細登記，并檢查函電的完整性。2.函電分類與初審收發(fā)人員將接收的函電按照性質(zhì)進行分類，可分為業(yè)務(wù)函電、行政函電、法律函電等。對于業(yè)務(wù)函電，收發(fā)人員應(yīng)及時轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并做好記錄；對于行政函電，應(yīng)按照公司的行政流程進行處理；對于法律函電，應(yīng)及時通知法務(wù)部門。在初審函電時，收發(fā)人員應(yīng)查看函電的內(nèi)容是否符合公司的政策和規(guī)定，如有疑問應(yīng)及時與發(fā)件人溝通。3.函電回復(fù)根據(jù)函電的性質(zhì)和要求，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進行回復(fù)。回復(fù)函電應(yīng)遵循禮貌、準(zhǔn)確、簡潔的原則，確保函電內(nèi)容清晰明了。對于重要函電或涉及公司重大利益的函電，回復(fù)前應(yīng)經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核和批準(zhǔn)。回復(fù)函電后，應(yīng)及時將函電副本歸檔保存，以備查閱。4.函電存檔行政部應(yīng)定期對函電進行整理和歸檔，按照時間順序、類別等進行分類存放。函電存檔應(yīng)確保資料的完整性和安全性，便于日后查閱和參考。五、收發(fā)人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度，按時上下班，堅守工作崗位，不得擅自離崗。2.認(rèn)真負責(zé)地做好報刊、郵件、函電的收發(fā)工作，確保各類信息及時、準(zhǔn)確、完整地傳遞給相關(guān)人員。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進行報刊、郵件、函電的登記、分類、分發(fā)、處理等工作，不得擅自更改或延誤。4.保守公司機密，對于涉及公司機密的報刊、郵件、函電，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行處理，不得泄露給無關(guān)人員。5.定期對報刊、郵件、函電的收發(fā)情況進行統(tǒng)計和總結(jié)，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作中存在的問題和建議。6.積極配合公司其他部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。六、保密規(guī)定1.公司收發(fā)人員應(yīng)對涉及公司機密的報刊、郵件、函電嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在處理機密文件時，應(yīng)采取必要的安全措施，如加密存儲、限制訪問等，確保文件的安全性。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)發(fā)或傳播涉及公司機密的報刊、郵件、函電。4.對于不再需要的機密文件，應(yīng)按照公司的保密規(guī)定進行銷毀，不得隨意丟棄。七、監(jiān)督與考核1.行政部負責(zé)對公司報刊、郵件、函電收發(fā)工作進行定期檢查和監(jiān)督，確保各項工作符合本制度的要求。2.對于在報刊、郵件、函電收發(fā)工作中表現(xiàn)出色的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。3.對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；如造成嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則1.本制度由行