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文檔簡介
某某某公司合同會簽管理制度?一、總則1.目的為加強公司合同管理,規(guī)范合同會簽流程,提高合同質(zhì)量,防范合同風(fēng)險,保障公司合法權(quán)益,特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件(以下統(tǒng)稱"合同")。3.基本原則合同會簽應(yīng)遵循依法合規(guī)、公平公正、誠實守信、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。確保合同條款合法有效,明確雙方權(quán)利義務(wù),防范合同履行過程中的風(fēng)險。二、職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的發(fā)起,對合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)要求、交易條件等負(fù)責(zé)。提供合同基礎(chǔ)資料,包括但不限于項目背景、合作方案、技術(shù)方案、價格條款等。負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行商務(wù)談判,起草合同初稿,并對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。跟進(jìn)合同履行情況,及時處理合同履行過程中的問題,并向相關(guān)部門反饋。2.法務(wù)部門參與重大合同的商務(wù)談判,從法律角度提供專業(yè)意見和建議。對合同文本進(jìn)行法律審查,重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及潛在的法律風(fēng)險。協(xié)助業(yè)務(wù)部門完善合同條款,確保合同符合法律法規(guī)和公司利益要求。負(fù)責(zé)處理合同糾紛,提供法律支持和解決方案。3.財務(wù)部門參與涉及財務(wù)條款的合同審核,對合同中的付款方式、結(jié)算周期、價格條款、稅務(wù)條款等進(jìn)行審查。評估合同對公司財務(wù)狀況和現(xiàn)金流的影響,提出財務(wù)風(fēng)險防范建議。負(fù)責(zé)審核合同的財務(wù)預(yù)算和成本控制情況,確保合同費用支出符合公司財務(wù)規(guī)定。4.其他相關(guān)部門根據(jù)合同涉及的具體業(yè)務(wù)和專業(yè)領(lǐng)域,相關(guān)部門參與合同會簽,提供專業(yè)意見和建議,如涉及技術(shù)、質(zhì)量、物流等方面的條款審核。三、合同會簽流程1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求,確定合同相對方,并進(jìn)行初步溝通。溝通達(dá)成一致后,業(yè)務(wù)部門起草合同初稿,并填寫《合同會簽申請表》,詳細(xì)說明合同的基本情況,包括合同名稱、合同對方、合同標(biāo)的、合同金額、合同期限、主要條款等內(nèi)容。同時,附上與合同相關(guān)的基礎(chǔ)資料,如項目背景資料、合作方案、技術(shù)方案等,一并提交給部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同初稿及相關(guān)資料進(jìn)行初審,重點審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求,條款是否清晰明確,權(quán)利義務(wù)是否對等,交易條件是否合理等。初審?fù)ㄟ^后,在《合同會簽申請表》上簽署意見,并將合同初稿及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。3.法律審查法務(wù)部門收到合同初稿后,對合同進(jìn)行全面的法律審查。審查內(nèi)容包括合同主體資格是否合法有效,合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定,是否存在潛在的法律風(fēng)險,是否明確雙方的權(quán)利義務(wù)等。法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成法律審查,并在《合同會簽申請表》上簽署法律意見。如發(fā)現(xiàn)合同存在法律問題,應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通,提出修改建議,業(yè)務(wù)部門根據(jù)建議對合同進(jìn)行修改完善后,再次提交法務(wù)部門審查,直至通過法律審查。4.財務(wù)審查財務(wù)部門收到經(jīng)法律審查通過的合同初稿后,對合同中的財務(wù)條款進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括付款方式是否合理,結(jié)算周期是否符合公司規(guī)定,價格條款是否符合市場行情和公司財務(wù)預(yù)算,稅務(wù)條款是否明確合規(guī)等。財務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成財務(wù)審查,并在《合同會簽申請表》上簽署財務(wù)意見。如發(fā)現(xiàn)財務(wù)條款存在問題,應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通,提出修改建議,業(yè)務(wù)部門根據(jù)建議對合同進(jìn)行修改完善后,再次提交財務(wù)部門審查,直至通過財務(wù)審查。5.其他部門會簽根據(jù)合同涉及的具體業(yè)務(wù)和專業(yè)領(lǐng)域,如需其他部門參與會簽,業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同初稿及相關(guān)資料提交給相關(guān)部門進(jìn)行會簽。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽,并在《合同會簽申請表》上簽署意見。如發(fā)現(xiàn)合同存在問題,應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通,提出修改建議,業(yè)務(wù)部門根據(jù)建議對合同進(jìn)行修改完善后,再次提交相關(guān)部門會簽,直至通過所有相關(guān)部門會簽。6.分管領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)各部門會簽通過的合同,由業(yè)務(wù)部門提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的具體情況,對合同的必要性、可行性、風(fēng)險等進(jìn)行全面評估,并在《合同會簽申請表》上簽署審批意見。如分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為合同存在問題,應(yīng)提出修改意見,業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見對合同進(jìn)行修改完善后,再次提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批,直至通過審批。7.總經(jīng)理審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過的合同,由業(yè)務(wù)部門提交給總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。總經(jīng)理根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展需要,對合同進(jìn)行全面審核,并在《合同會簽申請表》上簽署審批意見。總經(jīng)理審批通過的合同,方可正式簽訂。8.合同簽訂合同經(jīng)總經(jīng)理審批通過后,由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方簽訂合同。簽訂合同前,應(yīng)確保合同文本與審批通過的內(nèi)容一致,并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件一份交至公司檔案室存檔,一份自留,并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門,以便跟蹤合同履行情況。四、合同會簽時間要求1.各部門應(yīng)在收到合同會簽文件后的[X]個工作日內(nèi)完成會簽并反饋意見。如遇特殊情況需要延長會簽時間,應(yīng)提前向業(yè)務(wù)部門說明原因。2.法務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)在收到合同會簽文件后的[X]個工作日內(nèi)完成審查并反饋意見。對于重大復(fù)雜合同,審查時間可適當(dāng)延長,但最長不超過[X]個工作日。五、合同變更與解除1.合同變更合同履行過程中,如需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更,業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》,詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同雙方權(quán)利義務(wù)的影響。按照合同會簽流程,將《合同變更申請表》及變更后的合同文本提交各部門進(jìn)行會簽審批。經(jīng)各部門會簽審批通過后,方可簽訂合同變更協(xié)議。2.合同解除合同履行過程中,如需解除合同,業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同解除申請表》,詳細(xì)說明解除合同的原因、依據(jù)及對合同雙方權(quán)利義務(wù)的影響。按照合同會簽流程,將《合同解除申請表》提交各部門進(jìn)行會簽審批。經(jīng)各部門會簽審批通過后,方可辦理合同解除手續(xù)。合同解除后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行情況,處理相關(guān)善后事宜,并將合同解除情況通知相關(guān)部門。六、合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作,應(yīng)按照合同約定的條款和時間要求,組織實施合同內(nèi)容,并及時向相關(guān)部門反饋合同履行情況。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行過程中的法律風(fēng)險進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的法律問題。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在重大法律風(fēng)險,應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報,并提出法律建議和解決方案。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的付款情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督,確保合同款項按照合同約定及時支付,并對合同的財務(wù)收支情況進(jìn)行核算和分析。如發(fā)現(xiàn)合同付款存在問題,應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通,采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.公司建立合同履行跟蹤檢查制度,定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況,對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險,應(yīng)及時報告并提出解決方案。七、合同檔案管理1.合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件一份交至公司檔案室存檔。檔案室應(yīng)建立合同檔案管理制度,對合同檔案進(jìn)行分類、編號、歸檔,確保合同檔案的完整性和安全性。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同會簽申請表、相關(guān)部門的審查意見、審批文件、往來信函、補充協(xié)議等與合同相關(guān)的資料。3.查閱合同檔案應(yīng)履行必要的審批手續(xù),經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員應(yīng)愛護(hù)合同檔案,不得擅自涂改、抽取、銷毀合同檔案資料。八、合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料,并向法務(wù)部門通報情況。法務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門分析糾紛原因,研究解決方案,制定應(yīng)對策略。2.對于合同糾紛,應(yīng)首先嘗試通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決。如協(xié)商、調(diào)解不成,可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。3.在合同糾紛處理過程中,公司各部門應(yīng)積極配合,提供必要的支持和協(xié)助。法務(wù)部門負(fù)責(zé)處理與合同糾紛相關(guān)的法律事務(wù),維護(hù)公司的合法權(quán)益。九、責(zé)任追究1.公司建立合同管理責(zé)任追究制度,對在合同簽訂、履行、會簽過程中因故意或重大過失給公司造成損失的部門和個人,依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括但不限于批評教育、責(zé)令改正、扣發(fā)績效獎金、賠償經(jīng)濟(jì)損失等;構(gòu)成違紀(jì)違法的,移交紀(jì)檢監(jiān)察部門或司法機關(guān)處理。3.因合同承辦部門未及時、準(zhǔn)確提供合同基礎(chǔ)資料或未如實說明合同情況,導(dǎo)致其他部門在會簽過程中出現(xiàn)失誤或延誤的,由合同承辦部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.因法務(wù)部門審查失誤或未及時發(fā)現(xiàn)合同法律風(fēng)險,給公司造成損失的,由法務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.因財務(wù)部
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