現代企業技術資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司技術資料的管理，確保技術資料的完整性、準確性、系統性和保密性，充分發揮技術資料在企業生產、經營、科研等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與技術相關的文件、資料、數據、圖紙、報告等的管理，包括但不限于研發部門、生產部門、質量部門、銷售部門等涉及技術活動所產生的各類資料。（三）管理原則1.集中統一管理原則：技術資料實行集中管理，由公司指定的部門負責歸口管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類分級管理原則：根據技術資料的性質、用途和重要程度進行分類分級，采取不同的管理措施。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司商業秘密和技術秘密的資料進行保密管理。4.動態管理原則：隨著公司業務的發展和技術的更新，及時對技術資料進行更新、補充和完善。二、管理職責（一）技術資料管理部門職責1.制定和完善制度：負責制定、修訂和完善公司技術資料管理制度，并監督執行。2.資料收集與整理：負責收集、整理、歸檔各類技術資料，建立技術資料檔案庫。3.資料保管與維護：負責技術資料的保管、存儲和維護，確保資料的安全和完整。4.資料借閱與發放：按照規定辦理技術資料的借閱、發放手續，跟蹤資料的使用情況。5.資料保密管理：負責技術資料的保密工作，制定保密措施，對涉及保密的資料進行嚴格管理。6.資料信息化管理：推進技術資料的信息化建設，建立電子資料管理系統，提高資料管理的效率和便捷性。（二）各部門職責1.產生部門負責本部門技術資料的產生、收集、整理和初步審核，確保資料的真實、準確、完整。按照規定的時間和要求，將整理好的技術資料移交技術資料管理部門。負責本部門技術資料的使用和保管，不得擅自銷毀、丟失或泄露資料。2.使用部門根據工作需要，向技術資料管理部門提出資料借閱申請。嚴格按照規定使用借閱的技術資料，不得轉借、復制或用于非工作目的。使用完畢后，及時歸還技術資料，并確保資料的完好無損。三、技術資料分類與編號（一）分類1.產品研發資料：包括新產品研發計劃、設計方案、技術協議、實驗報告、測試數據等。2.生產工藝資料：涵蓋生產工藝流程、操作規程、工藝卡片、設備維護手冊等。3.質量控制資料：如質量標準、檢驗規范、質量檢驗報告、不合格品處理記錄等。4.設備技術資料：設備說明書、設備圖紙、設備操作規程、設備維護記錄等。5.技術文件：公司內部發布的技術標準、技術規范、技術總結、技術報告等。6.客戶技術資料：與客戶簽訂的技術合同、技術協議、客戶需求文檔等。（二）編號為便于技術資料的管理和查詢，對各類技術資料進行統一編號。編號規則如下：[編號前綴][年份][流水號]其中：編號前綴：根據資料類別設定，如"YF"表示研發資料，"SC"表示生產工藝資料等。年份：資料產生的年份，取后兩位數字。流水號：按照資料產生的順序依次編號，從001開始。例如：YF23005表示2023年產生的第5份研發資料。四、技術資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責技術資料的收集工作，確保資料產生后及時收集，不得遺漏。2.收集的技術資料應內容完整、字跡清晰、格式規范，相關簽字、蓋章齊全。3.對于外來技術資料，如客戶提供的技術文件、供應商提供的設備資料等，應進行簽收登記，并及時移交技術資料管理部門。（二）整理要求1.技術資料管理部門收到各部門移交的資料后，應及時進行整理。2.按照分類和編號規則，對資料進行分類、編號，并建立相應的目錄清單。3.對資料進行核對、檢查，確保資料的準確性和完整性。對于不符合要求的資料，及時返回產生部門進行補充或修正。4.將整理好的技術資料進行裝訂、歸檔，存儲在合適的介質上，如紙質檔案、電子文檔等。五、技術資料的保管與存儲（一）保管要求1.技術資料管理部門應設置專門的資料保管場所，配備必要的保管設備，如檔案柜、防潮柜、防火設備等，確保資料的安全存儲。2.對紙質技術資料應進行分類存放，標識清晰，便于查找。同時，要定期對紙質資料進行檢查，防止資料發霉、蟲蛀、損壞等。3.對于電子技術資料，應進行備份存儲，并采用加密、防病毒等措施，確保數據的安全。備份存儲介質應定期進行檢查和更新，防止數據丟失。（二）存儲期限1.一般技術資料的存儲期限為[X]年，自資料產生之日起計算。2.對于涉及產品質量追溯、法律法規要求等重要技術資料，應長期保存。3.超過存儲期限的技術資料，經鑒定無保存價值后，可按照規定進行銷毀。六、技術資料的借閱與發放（一）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱技術資料，應填寫《技術資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人簽字批準后，交技術資料管理部門。2.技術資料管理部門根據申請進行審核，對于符合借閱規定的申請，予以辦理借閱手續，并登記借閱記錄。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的技術資料，不得在資料上涂改、標記、損壞或丟失。未經技術資料管理部門同意，不得轉借他人。5.借閱人員使用完畢后，應及時歸還技術資料。技術資料管理部門應對歸還的資料進行檢查，如發現資料有損壞或丟失情況，應追究借閱人員的責任。（二）發放規定1.因工作需要發放技術資料時，由申請部門填寫《技術資料發放申請表》，注明發放資料的名稱、編號、發放對象、發放份數等，經所在部門負責人簽字批準后，交技術資料管理部門。2.技術資料管理部門根據申請進行審核，對于符合發放規定的申請，予以辦理發放手續，并登記發放記錄。3.發放的技術資料應進行編號登記，發放對象應在發放清單上簽字確認。4.對于重要或保密的技術資料，應限制發放范圍，并要求發放對象采取相應的保密措施。七、技術資料的保密管理（一）保密措施1.對涉及公司商業秘密和技術秘密的技術資料，應采取嚴格的保密措施，如設置保密標識、限制接觸人員、加密存儲等。2.與接觸技術資料的人員簽訂保密協議，明確其保密義務和責任。3.在技術資料的存儲、傳輸和使用過程中，采用加密技術和安全防護措施，防止資料泄露。4.加強對辦公場所的安全管理，限制無關人員進入資料保管區域。（二）保密監督與檢查1.技術資料管理部門應定期對技術資料的保密情況進行檢查，發現問題及時整改。2.公司內部審計部門應不定期對技術資料的保密管理進行審計監督，確保保密制度的有效執行。3.對于違反保密規定的行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的，依法追究法律責任。八、技術資料的信息化管理（一）建立電子資料管理系統1.公司應建立完善的電子資料管理系統，實現技術資料的電子化存儲、檢索、借閱、發放等功能。2.電子資料管理系統應具備權限管理功能，根據人員的工作職責和權限，設置不同的訪問級別，確保資料的安全性和保密性。3.對電子資料進行分類存儲，建立清晰的目錄結構，便于快速查找和使用。（二）數據維護與更新1.技術資料管理部門應指定專人負責電子資料管理系統的數據維護工作，及時將新產生的技術資料錄入系統，并對已有的資料進行更新和完善。2.定期對電子資料管理系統的數據進行備份，防止數據丟失。同時，要做好數據的安全防護工作，防止數據被篡改或泄露。九、技術資料的銷毀（一）銷毀條件1.超過存儲期限且無保存價值的技術資料。2.因技術更新、產品淘汰等原因，已不再使用且無參考價值的技術資料。3.經鑒定確認已損壞、丟失且無法恢復的技術資料。（二）銷毀程序1.由技術資料管理部門提出技術資料銷毀申請，填寫《技術資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等，經部門負責人審核后，報公司主管領導批準。2.批準后的銷毀申請交技術資料管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應指定專人負責，確保銷毀過程的安全、徹底。3.對于紙質技術資料，應采用粉碎、焚燒等