企業管理案例-xx管理制度全套-辦公用品管理辦法?一、總則（一）目的為了加強公司辦公用品的管理，規范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品的使用效率，節約辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構的辦公用品管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據實際工作需要，合理確定辦公用品的采購數量和規格，避免浪費。2.統一管理原則：公司辦公用品實行統一采購、統一發放、統一管理，確保辦公用品管理的規范化和標準化。3.節約使用原則：倡導全體員工節約使用辦公用品，降低辦公成本，提高資源利用效率。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定辦公用品管理制度，并組織實施和監督檢查。2.負責辦公用品的預算編制、采購計劃制定、采購實施、庫存管理和發放工作。3.定期對辦公用品的使用情況進行統計分析，提出改進建議，優化辦公用品配置。（二）各部門1.負責本部門辦公用品需求的統計和申報工作，配合行政部門做好辦公用品的采購和發放工作。2.負責本部門辦公用品的領用、使用和保管工作，教育督促員工節約使用辦公用品，杜絕浪費現象。（三）財務部門1.負責審核辦公用品的采購預算和費用報銷，確保辦公用品采購費用的合理支出。2.定期對辦公用品的財務收支情況進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。三、辦公用品的分類及標準（一）辦公文具類1.書寫工具：包括中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、記號筆等。2.紙張類：包括打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本、文件夾等。3.文件管理用品：包括檔案盒、文件袋、標簽、訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。4.桌面用品：包括計算器、電話機、電腦鼠標、鍵盤、鼠標墊、茶杯、茶葉等。（二）辦公設備類1.電腦及周邊設備：包括臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、移動硬盤、U盤等。2.辦公家具：包括辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發、茶幾等。（三）消耗材料類1.硒鼓、墨盒：用于打印機、復印機的硒鼓和墨盒。2.打印紙、復印紙：根據紙張規格和質量分為不同等級，如A4、A3等。3.其他消耗材料：如打印色帶、碳粉、傳真紙等。（四）標準制定1.行政部門應根據公司實際情況，制定各類辦公用品的配備標準和使用年限。例如，普通員工辦公桌椅的使用年限為5年，電腦的使用年限為3年等。2.辦公用品的配備標準應根據員工崗位和工作需求進行合理配置，確保員工能夠正常開展工作。四、辦公用品的采購管理（一）預算編制1.行政部門應于每年年末根據公司下一年度的工作計劃和人員變動情況，編制辦公用品采購預算。2.辦公用品采購預算應包括辦公文具、辦公設備、消耗材料等各類辦公用品的采購金額和數量，并詳細列出每種辦公用品的名稱、規格、型號、預計采購時間等信息。3.預算編制完成后，應提交公司財務部門審核，經公司領導批準后執行。（二）采購計劃制定1.行政部門應根據辦公用品采購預算和實際使用情況，每月初制定辦公用品采購計劃。2.采購計劃應明確采購辦公用品的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等信息，并根據庫存情況進行合理安排。3.對于急需使用的辦公用品，行政部門應及時調整采購計劃，確保辦公用品的及時供應。（三）采購實施1.行政部門應根據采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素。2.采購辦公用品時，應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保采購活動的合法性和規范性。3.對于金額較大的辦公用品采購項目，應按照公司相關規定進行招標或詢價采購，確保采購價格合理、公正。（四）采購驗收1.辦公用品到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括辦公用品的數量、規格、型號、質量等是否符合采購合同的要求。2.驗收合格的辦公用品應及時辦理入庫手續，并填寫入庫單。入庫單應詳細記錄辦公用品的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。3.對于驗收不合格的辦公用品，行政部門應及時與供應商聯系，要求供應商予以更換或退貨，并做好相關記錄。五、辦公用品的庫存管理（一）庫存設置1.行政部門應設立專門的辦公用品倉庫，用于存放辦公用品。倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，確保辦公用品的質量不受影響。2.辦公用品倉庫應設置不同的區域，分別存放辦公文具、辦公設備、消耗材料等各類辦公用品，并按照類別和規格進行分類擺放，便于管理和查找。（二）庫存盤點1.行政部門應定期對辦公用品倉庫進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。2.盤點時，應詳細記錄辦公用品的名稱、規格、型號、數量、存放位置等信息，并與庫存臺賬進行核對。3.對于盤盈或盤虧的辦公用品，應及時查明原因，并進行相應的處理。盤盈的辦公用品應及時入賬，盤虧的辦公用品應查明原因后進行核銷，并追究相關責任人的責任。（三）庫存安全管理1.辦公用品倉庫應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備等，確保庫存辦公用品的安全。2.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關人員進入倉庫。3.對于易燃、易爆、有毒等危險物品，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全措施。六、辦公用品的發放管理（一）發放標準1.行政部門應根據辦公用品的配備標準和員工的實際需求，制定辦公用品的發放標準。2.辦公用品的發放標準應明確各類辦公用品的發放數量、發放周期等信息，并根據員工崗位和工作需求進行合理調整。（二）發放流程1.各部門應指定專人負責本部門辦公用品的領用工作，并填寫辦公用品領用申請表。申請表應詳細記錄辦公用品的名稱、規格、型號、數量、領用時間等信息。2.部門負責人對本部門員工的辦公用品領用申請表進行審核簽字后，提交行政部門。3.行政部門根據辦公用品領用申請表和庫存情況，進行辦公用品的發放。發放時，應填寫辦公用品發放登記表，詳細記錄辦公用品的名稱、規格、型號、數量、領用部門、領用人等信息。4.領用人在領取辦公用品時，應在辦公用品發放登記表上簽字確認。（三）特殊情況處理1.對于因工作需要臨時增加辦公用品領用的情況，領用人應填寫辦公用品臨時領用申請表，經部門負責人審核簽字后，提交行政部門審批。行政部門根據實際情況進行審批，并及時發放辦公用品。2.對于超出發放標準的辦公用品領用申請，領用人應說明原因，并經部門負責人和行政部門負責人批準后，方可發放。七、辦公用品的使用管理（一）員工培訓1.行政部門應定期組織員工進行辦公用品使用培訓，提高員工的節約意識和使用技能。2.培訓內容包括辦公用品的正確使用方法、節約使用技巧、維護保養知識等。（二）使用規范1.員工應按照辦公用品的使用說明和操作規程進行使用，確保辦公用品的正常使用和使用壽命。2.嚴禁員工隨意丟棄辦公用品，對于可回收利用的辦公用品，如紙張、文件袋等，應進行分類存放，交行政部門統一處理。3.員工在使用辦公用品過程中發現問題，應及時向行政部門報告，以便及時維修或更換。（三）監督檢查1.行政部門應定期對各部門辦公用品的使用情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.監督檢查內容包括辦公用品的領用情況、使用情況、節約情況等。對于浪費辦公用品的行為，應進行批評教育，并責令其改正。八、辦公用品的維修與報廢管理（一）維修管理1.對于損壞的辦公用品，行政部門應及時組織維修。維修方式包括自行維修、委托專業維修機構維修等。2.自行維修時，行政部門應配備必要的維修工具和配件，并指定專人負責維修工作。維修人員應具備相應的維修技能和經驗，確保維修質量。3.委托專業維修機構維修時，行政部門應選擇資質合格、信譽良好的維修機構，并簽訂維修合同，明確雙方的權利和義務。（二）報廢管理1.對于已達到使用年限或損壞無法修復的辦公用品，行政部門應及時進行報廢處理。2.辦公用品報廢時，應填寫辦公用品報廢申請表，詳細記錄辦公用品的名稱、規格、型號、數量、購置時間、報廢原因等信息。3.報廢申請表經部門負責人審核簽字后，提交行政部門審批。行政部門根據實際情況進行審批，并組