維護項目資料檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強維護項目資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，提高資料檔案的利用價值，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有維護項目資料檔案的管理，包括但不限于維護項目的策劃、實施、驗收等過程中形成的各類文件、記錄、報表、圖紙等資料。（三）職責分工1.項目經理負責組織、協調維護項目資料檔案的收集、整理、歸檔工作，確保項目資料檔案的完整性和準確性。對項目資料檔案的真實性、準確性和完整性負責，并在項目結束后及時將資料檔案移交公司檔案室。2.項目資料員具體負責維護項目資料檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，建立資料檔案臺賬，記錄資料檔案的出入庫情況。協助項目經理進行資料檔案的審核和把關，確保資料檔案符合相關標準和要求。負責資料檔案的存儲、保管和借閱管理，定期對資料檔案進行清查和盤點，確保資料檔案的安全。3.公司檔案室負責制定和完善公司資料檔案管理制度，指導和監督各項目的資料檔案管理工作。接收和保管各項目移交的資料檔案，建立公司統一的資料檔案數據庫，實現資料檔案的信息化管理。負責資料檔案的查閱、借閱、復印等服務工作，確保資料檔案的合理利用。二、資料檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目策劃階段項目立項文件，包括項目可行性研究報告、項目批復文件等。項目策劃書，包括項目目標、任務分解、進度計劃、質量計劃、安全計劃等。項目招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。2.項目實施階段設計文件，包括施工圖紙、設計變更通知、技術交底等。施工組織設計，包括施工方案、施工進度計劃、施工平面布置圖等。施工過程記錄，包括施工日志、質量檢驗記錄、安全檢查記錄、材料設備驗收記錄等。工程簽證單，包括設計變更簽證、工程量簽證、費用簽證等。工程進度報表，包括月進度報表、季進度報表、年進度報表等。工程質量驗收資料，包括分項工程驗收記錄、分部工程驗收記錄、單位工程驗收記錄等。工程安全資料，包括安全生產許可證、安全管理制度、安全培訓記錄、安全事故報告等。工程結算資料，包括工程結算書、工程量清單、材料價格清單等。3.項目驗收階段項目竣工驗收報告，包括工程竣工報告、工程質量評估報告、工程安全評估報告等。項目竣工資料，包括竣工圖紙、竣工資料清單、工程總結等。項目審計報告，包括工程結算審計報告、財務審計報告等。（二）收集要求1.項目資料員應及時收集項目實施過程中產生的各類資料，確保資料的真實性、準確性和完整性。2.資料的收集應按照相關標準和要求進行，做到分類明確、編號規范、簽字齊全。3.對于重要資料和關鍵數據，應進行備份，確保資料的安全性。（三）整理方法1.資料檔案應按照項目階段進行分類整理，每個階段的資料再按照文件類型進行細分。2.對每份資料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.資料檔案應進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于查閱和保管。4.建立資料檔案目錄，目錄應包括資料名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于快速查找和檢索。三、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項目資料員在資料整理完成后，應填寫《資料檔案歸檔申請表》，經項目經理審核簽字后，提交公司檔案室。2.公司檔案室收到《資料檔案歸檔申請表》后，應進行審核，審核通過后，辦理資料檔案的接收手續，并在《資料檔案歸檔申請表》上簽字確認。3.公司檔案室按照資料檔案的分類和編號，將資料檔案存入相應的檔案柜或檔案盒中，并建立電子檔案數據庫。（二）保管期限1.維護項目資料檔案的保管期限應根據國家相關法律法規和公司規定執行，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。3.具體保管期限如下：項目立項文件、項目策劃書、項目招投標文件等資料檔案，保管期限為長期。設計文件、施工組織設計、施工過程記錄、工程簽證單、工程進度報表、工程質量驗收資料、工程安全資料等資料檔案，保管期限為中期。工程結算資料、項目竣工驗收報告、項目竣工資料、項目審計報告等資料檔案，保管期限為短期。（三）保管要求1.公司檔案室應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案盒、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保資料檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準要求。3.資料檔案應按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。4.定期對資料檔案進行清查和盤點，確保資料檔案的數量和質量與檔案臺賬一致。5.對于破損、褪色、變質等不符合保管要求的資料檔案，應及時進行修復或復制，確保資料檔案的完整性。四、資料檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.因工作需要查閱資料檔案的人員，應填寫《資料檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，經所在部門負責人審核簽字后，提交公司檔案室。2.公司檔案室收到《資料檔案查閱申請表》后，應進行審核，審核通過后，辦理資料檔案的查閱手續，并安排專人陪同查閱。3.查閱人員應在指定的查閱地點查閱資料檔案，不得擅自將資料檔案帶出查閱地點。查閱過程中應愛護資料檔案，不得在資料檔案上涂改、標記、損壞等。4.查閱結束后，查閱人員應及時將資料檔案歸還公司檔案室，并在《資料檔案查閱申請表》上簽字確認。（二）借閱流程1.因工作需要借閱資料檔案的人員，應填寫《資料檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱期限等信息，經所在部門負責人審核簽字后，提交公司檔案室。2.公司檔案室收到《資料檔案借閱申請表》后，應進行審核，審核通過后，辦理資料檔案的借閱手續，并收取一定的借閱押金。3.借閱人員應在借閱期限內歸還資料檔案，如需延長借閱期限，應提前向公司檔案室提出申請，經批準后方可延長。4.借閱人員應妥善保管借閱的資料檔案，不得轉借他人，不得在資料檔案上涂改、標記、損壞等。如發現資料檔案有損壞或丟失情況，應及時向公司檔案室報告，并承擔相應的賠償責任。5.借閱結束后，借閱人員應及時將資料檔案歸還公司檔案室，并在《資料檔案借閱申請表》上簽字確認。公司檔案室在確認資料檔案無損壞或丟失情況后，退還借閱押金。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司機密的資料檔案，未經公司領導批準，不得查閱和借閱。2.查閱和借閱資料檔案的人員，應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露資料檔案的內容。3.資料檔案的查閱和借閱應嚴格按照規定的流程進行，不得擅自擴大查閱和借閱范圍。五、資料檔案的銷毀（一）銷毀條件1.資料檔案已超過保管期限，且無繼續保存價值的。2.資料檔案因保管不善，已破損、褪色、變質等，無法修復或復制的。3.資料檔案涉及的項目已終止，且無其他用途的。（二）銷毀流程1.公司檔案室應定期對資料檔案進行清查和盤點，對于符合銷毀條件的資料檔案，應填寫《資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀資料檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息，經公司領導批準后，進行銷毀。2.銷毀資料檔案時，應安排專人負責監銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.銷毀完成后，監銷人員應在《資料檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在案。（三）銷毀記錄1.公司檔案室應建立資料檔案銷毀記錄臺賬，記錄資料檔案的銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀數量等信息。2.資料檔案銷毀記錄臺賬應保存至少5年，以備查閱。六、監督與考核（一）監督檢查1.公司檔案室應定期對各項目的資料檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況。2.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關項目限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.公司將資料檔案管理工作納入項目績效考核體系，對資料檔案管理工作成績突出的項目和個人進行表彰和獎勵。2.對于資料檔案管理工作不符合要求的項目和個人，