某建筑集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強(qiáng)某建筑集團(tuán)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、管理及竣工驗(yàn)收等提供可靠依據(jù)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于某建筑集團(tuán)所屬各工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各類工程檔案的管理。3.基本原則工程檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、同步收集整理、分類科學(xué)規(guī)范、安全保管利用的原則。二、管理職責(zé)1.集團(tuán)檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理規(guī)定、制度和流程。對(duì)集團(tuán)所屬工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。集中統(tǒng)一保管集團(tuán)重要工程項(xiàng)目檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。組織工程檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。2.工程項(xiàng)目部職責(zé)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。配備專（兼）職檔案管理人員，明確其職責(zé)和權(quán)限，保障檔案管理工作順利開展。按照檔案管理要求，建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。接受集團(tuán)檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，及時(shí)整改存在的問題。3.相關(guān)部門職責(zé)工程技術(shù)部門：負(fù)責(zé)提供工程技術(shù)文件、資料，協(xié)助檔案管理人員做好工程技術(shù)檔案的整理、審核工作。物資設(shè)備部門：負(fù)責(zé)提供物資采購、設(shè)備管理等方面的文件、資料，確保物資設(shè)備檔案的完整。質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)提供工程質(zhì)量檢驗(yàn)、驗(yàn)收等相關(guān)文件、資料，配合檔案管理工作。財(cái)務(wù)管理部門：負(fù)責(zé)提供工程財(cái)務(wù)文件、資料，協(xié)助做好財(cái)務(wù)檔案與工程檔案的銜接工作。三、工程檔案的分類與編號(hào)1.分類工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知、工程洽商記錄等。工程質(zhì)量文件：工程質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收記錄、單位工程竣工驗(yàn)收記錄、質(zhì)量事故處理記錄等。工程物資文件：物資采購合同、物資質(zhì)量證明文件、物資進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。工程進(jìn)度文件：工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程進(jìn)度變更記錄等。工程安全文件：安全生產(chǎn)許可證、安全技術(shù)措施、安全檢查記錄、安全事故處理記錄等。工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程決算文件等。其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往函件、影像資料等。2.編號(hào)工程檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則如下：項(xiàng)目編號(hào)：采用集團(tuán)統(tǒng)一的項(xiàng)目編號(hào)體系。分類代碼：按照上述分類分別設(shè)定代碼，如前期文件為Q、施工技術(shù)文件為J等。順序號(hào)：按照檔案形成時(shí)間或重要程度依次編排順序號(hào)。編號(hào)示例：[項(xiàng)目編號(hào)][分類代碼][順序號(hào)]，如[001]Q001，表示某項(xiàng)目的第一份工程前期文件。四、工程檔案的形成與收集1.形成要求工程檔案應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成，確保檔案資料的真實(shí)性和時(shí)效性。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效存儲(chǔ)和查閱，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。2.收集范圍從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、籌備、決策，到工程竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。包括上級(jí)主管部門、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件資料。3.收集流程各部門在工作中形成的工程文件材料，應(yīng)定期整理后移交項(xiàng)目檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要文件和關(guān)鍵資料，檔案管理人員應(yīng)提前介入，跟蹤收集，確保不遺漏。五、工程檔案的整理與立卷1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。2.整理方法按照分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、來源、保管期限等信息。去除文件材料上的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照卷內(nèi)文件排列順序，依次編寫頁號(hào)。3.立卷要求卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，相互關(guān)聯(lián)的文件應(yīng)放在一起立卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查閱。卷內(nèi)文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，注明文件題名、日期、頁號(hào)等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確。卷內(nèi)文件應(yīng)裝訂整齊，采用線繩三孔左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的查閱。六、工程檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間工程項(xiàng)目各階段文件應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，一般在工程進(jìn)度達(dá)到一定節(jié)點(diǎn)后，如基礎(chǔ)完工、主體結(jié)構(gòu)完工、竣工驗(yàn)收前等，集中進(jìn)行歸檔。工程竣工驗(yàn)收后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成全部檔案的歸檔工作。2.歸檔要求歸檔的工程檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和完整性。歸檔的檔案應(yīng)一式多份，根據(jù)需要分別移交集團(tuán)檔案管理部門、建設(shè)單位、相關(guān)部門等。3.歸檔流程項(xiàng)目檔案管理人員整理好立卷后的檔案，填寫檔案移交清單。將檔案移交清單及檔案一并提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核通過后，組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案移交。接收部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案歸檔工作。七、工程檔案的保管與保護(hù)1.保管場(chǎng)所集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的工程檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。工程項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置檔案保管專柜或庫房，確保檔案安全保管。2.保管方式工程檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放，避免折疊、卷曲；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。3.保護(hù)措施定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行防蟲、防霉處理，定期投放防蟲藥品，檢查檔案是否受潮發(fā)霉。對(duì)電子檔案進(jìn)行定期殺毒和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃，濕度應(yīng)保持在45%60%。八、工程檔案的利用1.利用原則遵循保密制度，確保檔案信息安全。方便利用，提高檔案利用效率。嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，及時(shí)歸還檔案。2.利用方式查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.利用記錄檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。九、工程檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。2.鑒定組織集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、工程技術(shù)專家、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定內(nèi)容檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)工程建設(shè)、維護(hù)、管理及歷史研究等方面的價(jià)值。檔案的密級(jí)和保密期限。4.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，銷毀記錄應(yīng)妥善保存。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程項(xiàng)目部的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管保護(hù)情況等。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求工程項(xiàng)目部限期整改。2.考核評(píng)價(jià)建立工程檔案管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)工程項(xiàng)目部的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果、檔案管理創(chuàng)新等方面?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)作為對(duì)工程