中小企業(yè)辦公用品管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等流程，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約成本，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。

（三）管理原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理安排辦公用品的采購(gòu)，避免浪費(fèi)。2.歸口管理原則：公司辦公用品的管理由行政部門統(tǒng)一歸口負(fù)責(zé)，各部門配合執(zhí)行。3.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)全體員工節(jié)約使用辦公用品，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。

二、職責(zé)分工（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門辦公用品需求計(jì)劃，統(tǒng)一編制年度、月度采購(gòu)計(jì)劃。3.負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放等工作。4.定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，及時(shí)補(bǔ)充短缺物資。5.對(duì)各部門辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出改進(jìn)建議。

（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和上報(bào)工作，確保需求信息準(zhǔn)確、及時(shí)。2.按照規(guī)定的流程領(lǐng)用辦公用品，并合理使用，杜絕浪費(fèi)。3.協(xié)助行政部門做好辦公用品的盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。

（三）員工職責(zé)1.愛護(hù)辦公用品，妥善保管，節(jié)約使用。2.按照規(guī)定的程序領(lǐng)用辦公用品，不得私自取用或超量領(lǐng)用。3.發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，及時(shí)向行政部門報(bào)告。

三、辦公用品分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆等。2.紙張類：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾類：如檔案袋、文件盒、資料冊(cè)等。4.裝訂用品：如訂書機(jī)、訂書釘、膠水、回形針、大頭針等。5.桌面用品：如計(jì)算器、電話機(jī)、鼠標(biāo)、鍵盤、筆筒等。

（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：如臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。

（三）消耗材料類1.墨盒、硒鼓、色帶等打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材。2.打印紙、復(fù)印紙等紙張類耗材。3.清潔劑、消毒劑等清潔用品。

（四）其他類1.名片夾、名片盒、印章等。2.綠植、花卉等辦公裝飾用品。

（五）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)不同崗位和工作需求，制定辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)，確保員工能夠正常開展工作。2.對(duì)于常用辦公用品，設(shè)定合理的領(lǐng)用數(shù)量上限，避免浪費(fèi)。3.定期評(píng)估辦公用品標(biāo)準(zhǔn)的合理性，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月辦公用品需求計(jì)劃提交至行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.行政部門匯總各部門需求計(jì)劃后，結(jié)合辦公用品庫存情況，編制年度、月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。3.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性辦公用品需求，各部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行采購(gòu)。

（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立辦公用品供應(yīng)商名錄，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格等情況，調(diào)整供應(yīng)商名錄，確保合作的穩(wěn)定性和有效性。

（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等詳細(xì)信息。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求，將辦公用品送達(dá)公司指定地點(diǎn)。行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量、數(shù)量與采購(gòu)訂單一致。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。如因供應(yīng)商原因造成的損失，由供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

五、庫存管理（一）入庫管理1.辦公用品到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。2.驗(yàn)收合格的辦公用品，倉庫管理人員應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息。3.將辦公用品按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立庫存臺(tái)賬，記錄辦公用品的出入庫情況。庫存臺(tái)賬應(yīng)包括物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、期初數(shù)量、入庫數(shù)量、出庫數(shù)量、期末數(shù)量、存放位置等信息。

（二）保管管理1.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。2.對(duì)易受潮、易變質(zhì)、易損壞的辦公用品，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如密封保存、防潮處理、定期檢查等。3.建立辦公用品盤點(diǎn)制度，定期對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)周期為[具體周期]，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。

（三）出庫管理1.各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.行政部門倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，予以發(fā)放，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨。3.倉庫管理人員按照"先進(jìn)先出"的原則發(fā)放辦公用品，確保庫存物品的新鮮度和質(zhì)量。4.領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取辦公用品后妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。

六、使用與節(jié)約（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照辦公用品的使用說明和操作規(guī)程正確使用辦公用品，避免因操作不當(dāng)造成損壞。2.對(duì)于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，延長(zhǎng)使用壽命。3.在使用紙張類辦公用品時(shí)，應(yīng)雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的紙張，如文件草稿、內(nèi)部資料等，應(yīng)盡量使用電子文檔形式保存。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品清理歸還至行政部門倉庫，如有丟失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。

（二）節(jié)約措施1.加強(qiáng)節(jié)約辦公用品的宣傳教育，提高全體員工的節(jié)約意識(shí)，倡導(dǎo)勤儉節(jié)約的工作作風(fēng)。2.對(duì)節(jié)約使用辦公用品表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)浪費(fèi)辦公用品的行為進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。3.定期檢查各部門辦公用品的使用情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的浪費(fèi)現(xiàn)象及時(shí)進(jìn)行糾正，提出改進(jìn)措施，不斷提高辦公用品的使用效率。

七、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.行政部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和辦公用品使用情況，編制辦公用品年度費(fèi)用預(yù)算。辦公用品年度費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)費(fèi)用、庫存管理費(fèi)用、維修費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.辦公用品費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為年度費(fèi)用控制的依據(jù)。行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。3.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，辦公用品費(fèi)用預(yù)算不足時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)提交追加預(yù)算申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可追加預(yù)算。

（二）報(bào)銷管理1.辦公用品采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購(gòu)訂單、入庫單、領(lǐng)用申請(qǐng)表等相關(guān)憑證。報(bào)銷憑證應(yīng)與采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際相符，不得弄虛作假。2.行政部門倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算，確保費(fèi)用報(bào)銷的準(zhǔn)確性和合理性。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度對(duì)辦公用品費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。

八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司辦公用品的管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門辦公用品的使用、保管情況進(jìn)行抽查。2.設(shè)立意見箱或舉報(bào)電話，接受全體員工對(duì)辦公用品管理中存在問題的監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)于員工反映的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。

（二）檢查內(nèi)容1.辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況，是否按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，有無超計(jì)劃采購(gòu)或采購(gòu)不及時(shí)的情況。2.辦公用品庫存管理情況，庫存臺(tái)賬是否準(zhǔn)確，賬實(shí)是否相符，庫存物品是否妥善保管。3.辦公用品領(lǐng)用情況，領(lǐng)用申請(qǐng)表是否填寫規(guī)范，領(lǐng)用手續(xù)是否齊全，領(lǐng)用數(shù)量是否合理，有無浪費(fèi)現(xiàn)象。4.辦公用品使用情況，員工是否按照規(guī)定正確使用辦公用品，辦公設(shè)備是否定期維護(hù)保養(yǎng)。

（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或個(gè)人限期整改。2.對(duì)違反辦公用品管理制度的部門或個(gè)人，行政部門應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如批評(píng)教育、罰款、通報(bào)批評(píng)等。3.將辦公用品管理情況納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)辦公用品管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀