QW大型建筑公司企業(yè)檔案管理制度第一章總則第一條為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司的工程施工檔案、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案經(jīng)營檔案的管理，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營對(duì)外開拓等方面的作用，使其歸檔的材料更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。第二條本制度適用于各二級(jí)機(jī)構(gòu)、公司總部各部門、各項(xiàng)目部。第三條工程施工檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、經(jīng)營檔案管理是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分。各單位應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和本制度的要求，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，認(rèn)真履行各自職責(zé)，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。第二章歸檔管理第四條各二級(jí)機(jī)構(gòu)、各項(xiàng)目資料員負(fù)責(zé)本單位、本項(xiàng)目的文件材料的收集、整理、立卷工作，收集的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第五條歸檔材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)經(jīng)營的有關(guān)管理程序和工作計(jì)劃、列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，并與公司、部門、項(xiàng)目和員工個(gè)人的績效考核掛鉤。第六條各二級(jí)機(jī)構(gòu)必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，要配置檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案資料，保證檔案資料安全的設(shè)備和庫房。第七條項(xiàng)目檔案管理工作必須與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，項(xiàng)目承接時(shí)及時(shí)進(jìn)行文件材料的積累，整理和審查，項(xiàng)目建設(shè)中，隨時(shí)作好文件材料的形成，收集，整理、歸檔和保管、項(xiàng)目竣工后，完成文件的歸檔和驗(yàn)收第八條各二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案管理部門在項(xiàng)目開工前，要及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)放《工程項(xiàng)目檔案管理備案登記表》，在工程竣工后及時(shí)發(fā)放《工程項(xiàng)目檔案歸檔通知書》，提出檔案歸檔的具體要求。第九條各項(xiàng)目要及時(shí)做好檔案資料的收集和積累工作，項(xiàng)目各部門、各工種、和工序的生產(chǎn)管理人員，技術(shù)管理人員、施工人員主動(dòng)向項(xiàng)目資料人員移交已承辦完畢和已完工種、工序的工程資料，不得借故拖延或私自留存。第十條工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，要及時(shí)報(bào)請(qǐng)上一級(jí)管理部門和檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具《工程項(xiàng)目檔案歸檔認(rèn)可書》，未取得《工程項(xiàng)目檔案歸檔認(rèn)可書》，財(cái)務(wù)部及相關(guān)部門暫不能辦理項(xiàng)目最終兌現(xiàn)。第三章歸檔的范圍第十一條凡記載工程建設(shè)主要過程與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動(dòng)，具有保存和查考價(jià)值的各種文件材料，與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)的主要活動(dòng)，具有保存和查考價(jià)值的各種文件材料均應(yīng)收集、整理、歸檔。第十二條各項(xiàng)目工程施工檔案、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案文件材料在向公司歸檔時(shí)，仍執(zhí)行總公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/2001-92《工程施工、基本建設(shè)、機(jī)械設(shè)備文件材料歸檔范圍與組卷排列標(biāo)準(zhǔn)》。（經(jīng)營檔案的歸檔范圍見附件）第四章歸檔時(shí)間第十三條市內(nèi)各項(xiàng)目的工程項(xiàng)目文件材料在送市質(zhì)檢站評(píng)定等級(jí)后，將工程文件材料在30天內(nèi)按公司綜合檔案室歸檔要求進(jìn)行歸檔。屬基建檔案在審查完后20天內(nèi)向檔案室歸檔，各單位、各部門不得隨意超過歸檔時(shí)間要求。第十四條長沙市以外的工程項(xiàng)目資料員在收集、整理工程文件材料時(shí)應(yīng)按照地方質(zhì)監(jiān)部門或檔案部門的要求執(zhí)行，送交地方質(zhì)檢部門評(píng)定質(zhì)量等級(jí)后及時(shí)將工程材料送回公司檔案室歸檔（省內(nèi)30天以內(nèi)，省外50天以內(nèi)，以質(zhì)量評(píng)定單上的日期推算），以防止檔案長時(shí)間放在項(xiàng)目上，使檔案受到損壞和丟失。第十五條各區(qū)域性分公司的基建工程文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作均按照上述有關(guān)條款執(zhí)行，將整理、裝訂成冊的基建檔案經(jīng)公司有關(guān)部門審查后20天內(nèi)向公司檔案室歸檔。第十六條經(jīng)營檔案由市場營銷部整理歸檔后進(jìn)行一年一次的移交（包括外地工程）。第五章歸檔要求第十七條向公司歸檔的檔案材料都應(yīng)收集齊全，完整、排列有序，以文件材料形成的時(shí)間先后順序排列。編頁號(hào)用鉛筆在有文字的下面的右下角，背面的左下角，圖紙編在背面的左下角，去掉所有的金屬物，紙張大小要裁剪一致，裝訂邊不能太窄，裝訂要整齊、牢靠，文字材料及卷內(nèi)目錄表、備考表應(yīng)用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，以保證檔案的質(zhì)量和檔案的使用壽命。第十八條長沙市內(nèi)工程項(xiàng)目使用的卷內(nèi)文件目錄和備考表由公司綜合檔案室提供或自行在檔案館購買，不能擅自在外購買不符合要求的檔案用品，市外工程項(xiàng)目使用的卷內(nèi)目錄、備考表一律在當(dāng)?shù)貦n案館購買。第十九條設(shè)備檔案由公司企管部按歸檔要求整理歸檔第二十條工程檔案中除施工日志是短期保存外，其余材料均作長期保存，基本建設(shè)檔案中除施工日志、臨建工程文件短期保存外，其余的材料均作為永久保存。設(shè)備檔案、經(jīng)營檔案的保管期限（詳見附件）。第二十一條公司綜合檔案室在接收檔案時(shí)要認(rèn)真進(jìn)行審查，對(duì)不符合要求的要退回限期整改。第二十二條工程施工檔案、基本建設(shè)施工檔案、設(shè)備檔案、經(jīng)營檔案在移交的各個(gè)環(huán)節(jié)上都應(yīng)辦理交接手續(xù)，一式兩份，交接雙方簽字，各執(zhí)一份，以掌握文件材料的去向及交接時(shí)間。第二十三條設(shè)立檔案分室的各區(qū)域性分公司，應(yīng)嚴(yán)格按照上述條款規(guī)定督促各項(xiàng)目竣工后及時(shí)將工程文件材料歸檔，并制定相關(guān)的保管措施，以便日后統(tǒng)一移交公司檔案室保存。第六章附則第二十四條本制度發(fā)放范圍：公司各領(lǐng)導(dǎo)、司屬各單位、各項(xiàng)目、工程技術(shù)部、質(zhì)量安全部、市場營銷部。第二十五條本制度自印發(fā)之日起施行。附件1：工程施工檔案歸檔范圍附件2：經(jīng)營檔案歸檔范圍與保管期限附件3：工程項(xiàng)目檔案管理備案登記表附件4：工程項(xiàng)目檔案歸檔通知書附件5:工程項(xiàng)目檔案歸檔認(rèn)可書附件1工程施工檔案歸檔范圍一、經(jīng)營管理文件1、施工許可證；2、營業(yè)執(zhí)照；3、稅務(wù)登記證；4、勞務(wù)登記證；5、臨時(shí)戶口登記表；6、工程招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件；7、工程協(xié)議、合同（包括項(xiàng)目經(jīng)理與企業(yè)法人，與項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，與分包單位和勞務(wù)提供單位，與材料、構(gòu)件供貨單位，與機(jī)械設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料的租賃部門以及與社會(huì)上有關(guān)部門簽定的各類協(xié)議、合同等）；8、施工圖預(yù)算、結(jié)算、設(shè)計(jì)慨算資料；9、成本核算、經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析資料；10、施工統(tǒng)計(jì)資料9綜合、匯總性統(tǒng)計(jì)和臺(tái)帳）；11、施工進(jìn)度計(jì)劃表；12、工程質(zhì)量、安全事故的報(bào)告、調(diào)查、分析材料及處理意見；13、在技術(shù)改造過程中形成的有關(guān)文件材料14、新材料、新工藝、新設(shè)備、新技術(shù)在工程施工中推廣使用的有關(guān)文件材料；15、施工過程中的大事記；16、項(xiàng)目經(jīng)理部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人事任免文件；17、項(xiàng)目經(jīng)理部制訂的各種規(guī)章制度、實(shí)施制度，綜合性工作總結(jié)及重要會(huì)議記錄、紀(jì)要；18、在勞動(dòng)工資、計(jì)劃外用工、勞務(wù)使用管理方面形成的文件材料；19、工程創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)中形成的重要文件材料；20、有關(guān)工程項(xiàng)目索賠文件；21、涉外工程考察報(bào)告；22、外商提供的國外材料價(jià)格表；23、與外商有關(guān)工程項(xiàng)目談判記錄；24、與外商有關(guān)工程項(xiàng)目經(jīng)營管理方面的重要函件；25、與外商經(jīng)營活動(dòng)總結(jié)。二、工程施工文件詳見總公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《工程施工、基本建設(shè)、機(jī)械設(shè)備文件材料歸檔范圍與組卷排列標(biāo)準(zhǔn)》（/01----92）三、聲像資料黨和國家、省（部）、市等領(lǐng)導(dǎo)視察工程的照片、底片、錄音錄象；施工進(jìn)度照片、底片；施工技術(shù)照片、底片、錄象；重點(diǎn)工程洽談、簽約、開竣工典禮照片、底片、錄象，一般工程竣工驗(yàn)收照片、底片；質(zhì)量事故、安全事故處理照片、底片、錄象；技術(shù)鑒定會(huì)照片、底片、錄象；工程評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)宣傳錄象；其他按照〈〈**建筑工程總公司聲像檔案管理規(guī)范〉〉規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的聲像材料。四、榮譽(yù)實(shí)物檔案榮獲國家、省、部、市、總公司以上優(yōu)質(zhì)工程等榮譽(yù)稱號(hào)的各類證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌等；工程項(xiàng)目建設(shè)中使用的各種印章。附件2工程經(jīng)營檔案材料歸檔范圍及保管期限序號(hào)條款名稱保管期限1建設(shè)單位的工程招標(biāo)和本企業(yè)的報(bào)價(jià)投標(biāo)書等文件材料永久2中標(biāo)、承包工程的施工合同、協(xié)議書永久3工程預(yù)決算書、單位工程經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析的文件材料長期4工程成本核算長期5重大工程前期考察報(bào)告短期設(shè)備儀器文件材料保管期限表序號(hào)條款名稱保管期限1設(shè)備購置計(jì)劃、購置合同、重要設(shè)備購置論證報(bào)告及批準(zhǔn)文件。長期2機(jī)械設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄、產(chǎn)品說明書、圖紙、合格證、出廠檢驗(yàn)文件、裝箱單、隋機(jī)文件、備件、工具清單及其他隨即文件長期3設(shè)備安裝工藝規(guī)程、安裝基礎(chǔ)圖、平面布置圖、電器圖長期4設(shè)備安裝隱蔽工程檢查記錄，試車、調(diào)試記錄長期5精度檢查記錄、性能鑒定文件、安裝驗(yàn)收文件長期6固定資產(chǎn)卡片、現(xiàn)使用單位辦理的隨機(jī)文件、備件、工具移交清單長期7新購或大修的大中型設(shè)備的試運(yùn)轉(zhuǎn)走合期及使用過程中的運(yùn)行記錄長期8大中修記錄及重點(diǎn)部位修理記錄（包括修理過程記錄、現(xiàn)場測繪的圖紙、使用材料、易損件更換明細(xì)表及修理尺寸、結(jié)算單）長期9大修精度檢驗(yàn)記錄及驗(yàn)收單長期10技術(shù)改造申請(qǐng)報(bào)告與審批文件、修改部分的圖紙計(jì)算書長期11設(shè)備改造后的檢驗(yàn)記錄、鑒定驗(yàn)收文件長期12機(jī)械設(shè)備事故調(diào)查、處理材料與批復(fù)文件長期13引進(jìn)國外設(shè)備的商檢、索賠及談判文件長期14機(jī)械設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)報(bào)告與審批文件長期15上報(bào)上級(jí)主管部門的各類機(jī)械設(shè)備年報(bào)表長期16公司設(shè)備部門起草制定長期執(zhí)行的文件、通知制度等長期17設(shè)備管理工作年度總結(jié)、計(jì)劃長期18年度表彰設(shè)備系統(tǒng)先進(jìn)集體、個(gè)人及其他事件的材料長期19上級(jí)主管部門下發(fā)長期執(zhí)行的規(guī)定、制度、制度等長期20上報(bào)上級(jí)主管部門的各類機(jī)械設(shè)備月、季報(bào)表短期21設(shè)備檢查簡報(bào)、通報(bào)短期22設(shè)備部門起草制定的短期執(zhí)行文件、通知、制度等短期23上級(jí)主管部門下發(fā)的重要會(huì)議記錄短期附件3工程項(xiàng)目檔案管理備案登記表項(xiàng)目名稱施工單位工程地點(diǎn)郵編開工日期竣工日期工程造價(jià)萬元建筑面積結(jié)構(gòu)類型層數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理聯(lián)系電話電子信箱項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話電子信箱項(xiàng)目資料員聯(lián)系電話電子信箱設(shè)計(jì)單位建設(shè)單位監(jiān)理單位備注附件4工程項(xiàng)目檔案歸檔通知書：由你單位施工的工程已列入歸檔范圍，請(qǐng)按照有關(guān)歸檔要求，將該工程項(xiàng)目的檔案文件（原件）進(jìn)行整理，排列組卷、編目裝訂后，于工程項(xiàng)目竣工三個(gè)月內(nèi)交上一級(jí)檔案管理部門審核評(píng)定后移交綜合檔案室。檔案管理部門（蓋章）年月日附件5工程項(xiàng)目檔案歸檔認(rèn)可書單位：工程名稱開工日期工程地點(diǎn)竣工日期工程檔案總