湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1長沙香食空間餐飲管理有限公司簡介....................................1

1.1業(yè)務(wù)范圍......................................................1

1.2采購內(nèi)容分類..................................................1

1.3采購流程......................................................1

2香食空間采購業(yè)務(wù)存在的問題及原因....................................2

2.1存在的問題....................................................2

2.1.1采購成本過高.............................................2

2.1.2財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)高...............................................2

2.1.3賬實(shí)不符.................................................3

2.2原因分析......................................................3

2.2.1供應(yīng)商單一...............................................3

2.2.2付款流程不規(guī)范...........................................3

2.2.3賬務(wù)處理不規(guī)范...........................................3

3香食空間采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化..................................4

3.1優(yōu)化供應(yīng)商管理................................................4

3.1.1供應(yīng)商信息登記...........................................4

3.1.2供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)...........................................4

3.2完善付款環(huán)節(jié)..................................................5

3.2.1規(guī)范付款流程.............................................5

3.2.2完善付款制度.............................................5

3.3規(guī)范單據(jù)傳遞流程及賬務(wù)處理....................................6

3.3.1規(guī)范業(yè)務(wù)單據(jù).............................................6

3.3.2規(guī)范賬務(wù)處理.............................................7

4總結(jié)................................................................7

參考文獻(xiàn).............................................................9

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長沙香食空間餐飲管理有限公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體

化流程優(yōu)化

1長沙香食空間餐飲管理有限公司簡介

長沙香食空間餐飲管理有限公司于2018年8月23日在湖南長沙成立，注

冊資金30萬元，屬于小規(guī)模納稅人。目前公司在職員工共計(jì)24人，法定代表

人是張玲霞女士。目前公司在董事長之下設(shè)立了總經(jīng)理，統(tǒng)管市場、采購、倉

管、行政、財(cái)政、質(zhì)管和后勤七個(gè)部門，公司的組織架構(gòu)如圖1-1所示。

董事長

總經(jīng)理

市場部采購部倉管部行政部財(cái)政部質(zhì)管部后勤部

圖

1-1公司組織結(jié)構(gòu)圖

1.1業(yè)務(wù)范圍

長沙香食空間餐飲管理有限公司經(jīng)營范圍有：餐飲管理、餐飲配送服務(wù)、

甜品制售、冷食類食品制售，包含涼菜、自制飲品并且包含飲料現(xiàn)榨、制售以

及煙草制品、進(jìn)口酒類、國產(chǎn)酒類的零售。

1.2采購內(nèi)容分類

表1-1食品采購內(nèi)容分類

項(xiàng)目貨物分類具體需求內(nèi)容

1油類花生調(diào)和油和花生油

2干貨類大米、面粉、雜糧等

3調(diào)味類雞精、味精、老抽、生抽等

4果蔬類青菜、白菜、蘋果、香蕉等

5家禽肉類雞肉、牛肉、豬肉等

長沙香食空間餐飲管理有限公司目前采購的商品主要分為5個(gè)大類，具體

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內(nèi)容如表1-1所示。

1.3采購流程

長沙香食空間餐飲管理有限公司目前的采購流程如下圖1-2所示。

采購流程為：倉庫管理員發(fā)現(xiàn)庫存低于預(yù)設(shè)庫存數(shù)，則向采購部提出申請。

采購部根據(jù)申請發(fā)起采購，與供貨商簽訂采購合同。當(dāng)合同簽訂完成后交由財(cái)

務(wù)部進(jìn)行審核，審核完畢出納支付全款。到貨后由質(zhì)檢人員進(jìn)行質(zhì)量檢查，最

后交由倉庫管理員合格入庫并進(jìn)行入庫登記，不合格則聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行售后或

賠償。

采購部供應(yīng)商后勤部財(cái)務(wù)部

發(fā)起采購簽署訂貨合同付款并進(jìn)行賬

務(wù)處理

收貨

不合格

合格

售后賠償入庫

圖1-2采購流程圖

2香食空間采購業(yè)務(wù)存在的問題及原因

2.1存在的問題

2.1.1采購成本過高

表2-12022年采購成本統(tǒng)計(jì)表（單位：元）

時(shí)間采購成本同行業(yè)平均成本

第一季度1560014500

第二季度1600015500

第三季度1450013000

第四季度2500020000

2022年前三個(gè)季度比市場平均價(jià)格高出1100元，第四季度，相比于市場同

類整整高出五千元，成本嚴(yán)重偏高，這樣會(huì)對利潤產(chǎn)生影響，降低該企業(yè)的市

場競爭力。具體情況見表2-1。

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2.1.2財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)高

長沙香食空間餐飲管理有限公司在付款流程上極不規(guī)范。出于對供應(yīng)商的

信任，該公司財(cái)務(wù)常常會(huì)在產(chǎn)檢前就將采購款全款付給供應(yīng)商，風(fēng)險(xiǎn)較大。圖2-1

為目前付款流程。雖然從短期上來看，這種操作方式能夠更好地加強(qiáng)與供應(yīng)商

之間的關(guān)系，但是如果長此以往，也會(huì)對公司造成較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.3賬實(shí)不符

長沙香食空間餐飲管理有限公司在經(jīng)營過程中存在賬實(shí)不符的現(xiàn)象。其中

肉類食材的賬實(shí)不符問題較為突出，如2022年12月份主要肉類的情況。其中

肉類庫存黑豬肉、牛肉和叉燒均出現(xiàn)100元左右的差額，而海產(chǎn)品海魚、蝦仁

則是更為嚴(yán)重的150元、250元差額。

表2-32022年12月部分庫存盤點(diǎn)表

材料名稱計(jì)量單位庫存數(shù)據(jù)實(shí)際庫存相差數(shù)額相差金額（單位：元）

黑豬肉斤20164100

海魚斤18153150

牛肉斤19172100

蝦仁斤22175250

叉燒盒2017390

2.2原因分析

2.2.1供應(yīng)商單一

長沙香食空間餐飲管理有限公司的油類和干貨類、家禽肉類由、果蔬類的

供應(yīng)商都比較單一，沒有選擇的余地。這就導(dǎo)致該公司無法貨比三家擇優(yōu)選擇，

對市場變化情況不夠了解，導(dǎo)致至采購成本偏高。

2.2.2付款流程不規(guī)范

長沙香食空間餐飲管理有限公司供應(yīng)商簽訂的合同均是采取全款支付的方

式，沒有預(yù)留尾款，因此常會(huì)出現(xiàn)缺貨、貨不對板等情況。在后續(xù)和A供應(yīng)商

溝通時(shí)，因?yàn)闆]有尾款的壓力，供應(yīng)商也不擔(dān)心被換掉，所以在處理問題的過

程中供應(yīng)商顯得十分消極。這極大的影響了長沙香食空間餐飲管理有限公司的

銷售，尤其是在旺季，往往會(huì)因?yàn)楣┴泦栴}而損失極大。

2.2.3賬務(wù)處理不規(guī)范

長沙香食空間餐飲管理有限公司采購好的原材料入庫時(shí)是由采購員進(jìn)行驗(yàn)

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收工作，驗(yàn)收的過程中主要是核實(shí)各類原材料的數(shù)量和質(zhì)量是否合格，檢查完

畢后公司的出納人員會(huì)再次進(jìn)行數(shù)量盤點(diǎn)，最后登記入庫，做好登記工作后，

會(huì)把相關(guān)單據(jù)交給財(cái)務(wù)人員進(jìn)行做賬。但是在實(shí)際操作的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)出

納盤點(diǎn)數(shù)量不及時(shí)導(dǎo)致入庫手續(xù)辦理不及時(shí)，甚至還出現(xiàn)過出納忘記辦理入庫

手續(xù)的情況，這時(shí)候采購都是直接將原材料放入倉庫，也沒有相關(guān)的單據(jù)遞交

給財(cái)務(wù)做賬。由此，公司經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，盤點(diǎn)時(shí)候也很難加以查證，

主要是因?yàn)楦鞑块T之間在票據(jù)傳遞流程不夠完善。

此外，長沙香食空間餐飲管理有限公司出現(xiàn)賬實(shí)不符的另一個(gè)原因是賬務(wù)

處理不及時(shí)。由于公司采購業(yè)務(wù)的種類多、金額小、手續(xù)繁瑣，工作人員只有

出票人和付款人，缺失了專職審核人員。同時(shí)，該公司對會(huì)計(jì)的要求減少，會(huì)

計(jì)在處理繁瑣的賬務(wù)時(shí)會(huì)出現(xiàn)拖沓的情況，往往會(huì)出現(xiàn)前一天的賬務(wù)還未處理，

新一天的賬務(wù)了來了的情況。

3香食空間采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化

3.1優(yōu)化供應(yīng)商管理

3.1.1供應(yīng)商信息登記

表3-1供應(yīng)商信息登記表

企業(yè)基本信息

中文：

企業(yè)名稱

英文：

地址

企業(yè)信用認(rèn)證編碼郵編

聯(lián)系人電話

商品類別交貨速度商品質(zhì)量商品價(jià)格退貨率備注

商品日常成交量：

商品退貨量以及其原因：

日常營業(yè)額：

針對上訴供應(yīng)商單一的問題，需要篩選多家供應(yīng)商進(jìn)行采購對比，不同食

品食材可以從不同供應(yīng)商處做出供應(yīng)商對應(yīng)的登記表。在選擇供應(yīng)商的時(shí)候需

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要著重考慮商品的種類、質(zhì)量，以便于對比不同供應(yīng)商的優(yōu)劣。還要對供應(yīng)商

提供的材料的發(fā)貨速度和保鮮期限重點(diǎn)考查。為此，增加具體的供應(yīng)商信息登

記表，具體信息見表3-1。

3.1.2供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)

確定評判供應(yīng)商的指標(biāo)為商品價(jià)格、交貨速度。

供應(yīng)商的選擇步驟：首先，要選定評判供應(yīng)商的一些指標(biāo)，然后對這些指

標(biāo)進(jìn)行評分，分別進(jìn)行日常情況評分和加急情況評分。得分分別從商品價(jià)格、

交貨速度、商品退還、商品質(zhì)量等四個(gè)方面進(jìn)行打分，指標(biāo)分別為：小于或者

等于市場平均價(jià)為25分，大于等于市場價(jià)的百分之十減一分；到貨率：95%，

每增加百分之一減一分；退還率：10%，每增加百分之一減一分；合格率：

95%，每降低百分之一減兩分。在要求和指標(biāo)后面對現(xiàn)有供應(yīng)商的日常和加急情

況進(jìn)行描述，得到現(xiàn)有供應(yīng)商的一個(gè)得分情況，理想的供應(yīng)商在日常情況下的

得分情況應(yīng)該大于或者等于95分，加急情況下應(yīng)該得分不低于85分。

但是合計(jì)總分，現(xiàn)有供應(yīng)商在日常情況下的得分是93分，加緊情況下得分

為81分，無論什么情況下都不符合理想供應(yīng)商的要求，所以可以根據(jù)新要求進(jìn)

行新的供應(yīng)商的選擇。

表3-2供應(yīng)商采購評分標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)名稱

評估項(xiàng)目評估指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)值分值評定標(biāo)準(zhǔn)得分

商品價(jià)格價(jià)格均價(jià)25大于等于市場價(jià)的百分之五減一分

交貨速度到貨率95％25每降低百分之一減兩分

商品退還退還率10%25每增加百分之一減一分

商品質(zhì)量合格率92％25每降低百分之一減兩分

綜合評分合計(jì)100得分情況

根據(jù)評級(jí)得分結(jié)果，該企業(yè)在我公司日常/加急采購商等級(jí)為合格/不合格

3.2完善付款環(huán)節(jié)

3.2.1規(guī)范付款流程

規(guī)范付款流程主要是指在香食空間的付款流程中增加定金和尾款，使付款

流程規(guī)范化、合理化。在采購部發(fā)起采購并且與供應(yīng)商訂立合同之后，財(cái)務(wù)部

先支付40%的定金，待到商品檢查合格入庫之后，再支付剩余的60%尾款，并且

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進(jìn)行賬務(wù)處理。

采購部供應(yīng)商后勤部財(cái)務(wù)部

發(fā)起采購簽署訂貨合同支付定金（總

款40％）

賬務(wù)處理

收貨

不合格

合格

售后賠償入庫支付尾款

賬務(wù)處理

圖3-1規(guī)范后的付款流程

3.2.2完善付款制度

為了完善香食空間的付款制度，明確公司在付款的時(shí)候統(tǒng)一使用財(cái)務(wù)出納

銀行卡打款并且開出發(fā)票。另外，采購的過程中全部都采取先付全款的百分之

三十作為定金，尾款付全款的百分之七十的方式。但在遇到不同情況時(shí)應(yīng)進(jìn)行

部分調(diào)整，例如在加急情況時(shí)可以向總經(jīng)理進(jìn)行申請，采取全款打款的方式。

此外，每次都應(yīng)簽署訂貨合同，這樣可以防止供應(yīng)商在收錢之后不辦事的情況

發(fā)生，也能從根本上保證采購商品的質(zhì)量。

3.3規(guī)范單據(jù)傳遞流程及賬務(wù)處理

3.3.1規(guī)范業(yè)務(wù)單據(jù)

為了解決倉庫物料數(shù)量賬實(shí)不符這一問題，重新將采購業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)單據(jù)

進(jìn)行規(guī)范，對于采購流程提出不同要求，最終的是采購環(huán)節(jié)需要財(cái)務(wù)人員核對

好數(shù)量進(jìn)行蓋章以及付款環(huán)節(jié)將食品數(shù)量清點(diǎn)完成后進(jìn)行付款。具體的業(yè)務(wù)單

據(jù)填寫規(guī)范如下：

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表3-5業(yè)務(wù)單填寫規(guī)范

流程單據(jù)規(guī)范要求

1、規(guī)范購買規(guī)格

申請申請采購清單

2、規(guī)范購買數(shù)量

1、單據(jù)需要是原件

2、單據(jù)上要有財(cái)務(wù)人員的蓋章

采購采購合同和送貨單

3、單據(jù)上需注實(shí)收數(shù)量，驗(yàn)收人簽名

4、單據(jù)若有修改，須有管理層簽字確認(rèn)

1、收款單位、銀行賬號(hào)、開戶行以及金額填寫正確

付款單2、相關(guān)附件準(zhǔn)備齊全

3、經(jīng)辦人與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)

付款

1、發(fā)票上需有監(jiān)制章、銷貨單位財(cái)務(wù)專用章

發(fā)票2、各項(xiàng)目填寫齊全，金額相符

3、字跡清楚、不得涂改

1、根據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量填寫

入庫入庫單2、填寫商品名稱、規(guī)格、單價(jià)等信息與實(shí)物完全一致

3、經(jīng)辦、制單、驗(yàn)收人員簽字

3.3.2規(guī)范賬務(wù)處理

表3-6材料采購的賬務(wù)處理

業(yè)務(wù)情形單據(jù)財(cái)務(wù)處理

借：原材料

貨同到送貨、入庫單

貸：銀行存款

單到達(dá)時(shí)：

借：在途物質(zhì)

應(yīng)交稅費(fèi)-待認(rèn)證進(jìn)項(xiàng)稅額

貸：銀行存款

貨未到發(fā)票

材料驗(yàn)收入庫：

借：原材料

應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）

貸：在途物資

單未到