企業會議室管理制度及職責企業會議室作為公司內部溝通與協作的重要空間，承擔著高效會議與決策的重任。為確保會議室的有效利用和良好管理，特制定以下管理制度及崗位職責，旨在提升會議效率、優化資源配置，并保證會議室的整潔與安全。一、會議室管理制度1.使用申請會議室的使用需提前向行政部提交申請，填寫《會議室使用申請表》。申請需包含會議主題、時間、參與人數及特殊需求（如視聽設備、白板等）。申請審批由行政部負責，審批結果將通過電子郵件通知申請人。2.使用時間會議室的使用時間為工作日的上午8:00至下午6:00。特殊情況需提前與行政部聯系。每次會議不得超過2小時，若需延長使用時間，需重新申請并獲得批準。3.設備管理會議室內的設備（如投影儀、音響、視頻會議設備）需在使用前檢查確認完好，使用后需關閉并歸還至原位。遇到設備故障，應及時通知行政部進行維修。4.清潔與維護會議結束后，使用者需負責會議室的清潔，包括桌椅的歸位和垃圾的清理。每周定期對會議室進行全面清潔和維護，確保環境整潔。5.違規處理未經審批私自使用會議室的行為將受到警告，情節嚴重者將限制會議室使用權限。對于損壞會議室內設施的行為，使用者需承擔相應的賠償責任。二、崗位職責1.行政部職責會議室管理負責會議室的日常管理與維護，確保設施設備正常運轉。定期對會議室進行檢查，記錄會議室使用情況及設備故障。申請審批審核所有會議室使用申請，確保資源的公平分配。在審批過程中，考慮會議的優先級及參與人數，合理安排會議室使用。溝通協調與各部門溝通，了解會議需求，及時調整會議室的使用安排。處理會議室使用中的突發情況，并提供解決方案。2.會議組織者職責申請使用會議室根據會議需求，提前向行政部提交使用申請。詳細填寫申請表，確保信息準確無誤，以便于審批。會議準備確保會議所需的設備、材料提前準備齊全，避免會議中出現問題。組織參與人員，確保所有與會者在會議開始前到達。會議記錄負責會議內容的記錄，確保會議決策和行動項得到清晰記錄。會議結束后，將記錄整理并分發給所有與會人員，確保信息傳達。3.與會人員職責準時參會按照會議通知的時間準時到達會議室，避免會議延誤。提前準備好會議所需的資料和意見，確保會議高效進行。遵守會議紀律在會議中保持專注，不進行與會議無關的活動。遇到問題及時提出，積極參與討論，貢獻建設性意見。會后反饋會議結束后，對會議內容和組織提出意見與建議，幫助改進未來的會議安排。4.設施維護人員職責設備檢查定期檢查會議室內的設備，確保其正常運轉。記錄設備的使用情況，及時發現并處理故障。清潔維護負責會議室的日常清潔與衛生，確保環境整潔舒適。在會議結束后，進行快速清理工作，為下一個會議做好準備。物品管理管理會議室內的物品，確保所有設備、文具等物品的完整性與可用性。定期補充會議室所需的消耗品，如紙張、筆等。三、總結企業會議室的管理不僅僅是一個簡單的使用流程，更涉及到多個崗位的協作與責任。通過明確各崗位的職責，企業能夠高效地利用會議室資源，提高會議的質量與效率。同時，良好的管理制度也為員工提供了一個舒適、