建筑工程資料員萬能手冊?一、引言建筑工程資料員在工程項目中扮演著至關重要的角色，負責工程項目資料的收集、整理、歸檔、保管等工作，是工程項目順利竣工驗收和交付使用的重要保障。本手冊旨在為建筑工程資料員提供全面、系統的工作指導，幫助其高效完成各項資料管理任務。

二、工程資料分類及內容

（一）工程前期文件1.項目立項文件包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復等，這些文件是項目開展的前期依據，證明項目的合法合規性。2.建設用地文件如土地出讓合同、建設用地規劃許可證、土地使用證等，明確了項目的用地情況。3.工程勘察設計文件工程地質勘察報告、初步設計圖紙及說明、施工圖設計圖紙及說明等，為工程施工提供技術依據。

（二）施工過程文件1.施工管理資料施工組織設計：對工程施工的總體部署、施工方法、進度計劃、質量保證措施等進行全面規劃。施工方案：針對具體施工分項或分部工程制定的詳細施工方法和技術措施。技術交底記錄：將施工技術要求、質量標準、安全注意事項等傳遞給施工操作人員的記錄。工程開工報審表：向建設單位和監理單位申請工程正式開工的文件。工程復工報審表：因各種原因暫停施工后，申請復工時提交的文件。施工日志：由施工單位現場管理人員記錄的每日工程施工情況，包括天氣、施工部位、人員設備投入、工程進度等。2.工程質量控制資料原材料、構配件、設備質量證明文件及復試報告鋼材、水泥、砂石、磚等主要原材料的質量證明文件（質量合格證、質量檢驗報告等）及復試報告。構配件（如預制構件、門窗等）的質量證明文件及復試報告。設備（如塔吊、施工電梯、配電箱等）的質量證明文件、安裝驗收記錄及試運行報告。施工試驗報告及見證檢測報告混凝土試塊抗壓強度試驗報告、混凝土抗滲試驗報告。砂漿試塊抗壓強度試驗報告。鋼筋焊接接頭、機械連接接頭試驗報告。鋼結構焊接、探傷等試驗報告。建筑節能工程相關試驗報告（如外墻保溫材料導熱系數檢測報告等），且試驗檢測需按規定進行見證取樣送檢。隱蔽工程驗收記錄基礎工程中的地基處理、鋼筋工程、地下防水工程等隱蔽部位；主體結構工程中的混凝土結構、砌體結構、鋼結構等隱蔽部位；裝飾裝修工程中的抹灰基層、吊頂龍骨、地面基層等隱蔽部位的驗收記錄。驗收記錄應詳細記錄隱蔽工程的部位、內容、質量情況等，并由施工單位、監理單位、建設單位相關人員簽字確認。分項、分部工程質量驗收記錄分項工程質量驗收記錄：按照建筑工程的分部工程進一步細分的各個分項工程，如混凝土結構分項工程中的模板、鋼筋、混凝土等分項，每個分項工程施工完成后，由施工單位項目專業質量檢查員填寫，項目專業技術負責人組織項目專業質量檢查員等進行驗收，并填寫驗收結論，監理工程師（建設單位項目技術負責人）組織施工單位項目專業技術負責人等進行驗收，并簽字確認。分部工程質量驗收記錄：分部工程所含分項工程全部完成并通過質量驗收后，由施工單位項目經理組織項目技術、質量負責人等進行驗收，填寫驗收結論，總監理工程師（建設單位項目負責人）組織施工單位項目負責人和技術、質量負責人等進行驗收，并簽字確認。地基與基礎、主體結構分部工程的勘察、設計單位工程項目負責人和施工單位技術、質量部門負責人也應參加相關分部工程驗收，并簽字確認。3.工程安全和功能檢驗資料及主要功能抽查記錄建筑與結構部分建筑物垂直度、標高、全高測量記錄；建筑物沉降觀測測量記錄；地下室防水效果檢查記錄；有防水要求的地面蓄水試驗記錄；屋面淋水、蓄水試驗記錄；節能、保溫測試記錄；室內環境檢測報告等。建筑給水排水及采暖部分給水管道通水試驗記錄；暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄；衛生器具滿水試驗記錄；消防管道、燃氣管道壓力試驗記錄；排水干管通球試驗記錄等。建筑電氣部分電氣絕緣電阻測試記錄；電氣器具通電安全檢查記錄；照明全負荷試驗記錄；大型燈具牢固性試驗記錄；避雷接地電阻測試記錄等。通風與空調部分通風、空調系統試運行記錄；風量、溫度測試記錄；潔凈室潔凈度測試記錄；制冷機組試運行調試記錄等。電梯部分電梯運行記錄；電梯安全裝置檢測報告等。

（三）工程竣工文件1.工程竣工報告：施工單位在工程完工后，對工程施工情況、合同履約情況等進行全面總結，向建設單位提交的申請竣工驗收的文件。2.單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄：由施工單位填寫，驗收結論由施工單位、監理單位、建設單位共同填寫，綜合驗收結論由參加驗收各方共同商定，建設單位填寫。驗收記錄應包含工程概況、驗收內容（分部工程質量驗收、質量控制資料核查、安全和主要使用功能核查及抽查結果、觀感質量驗收等）及驗收結論等內容。3.工程竣工驗收備案表：建設單位在工程竣工驗收合格后，向工程所在地的建設行政主管部門備案時提交的表格，備案表應包含工程基本信息、竣工驗收情況、備案意見等內容。4.工程質量保修書：施工單位向建設單位出具的，承諾在工程質量保修期內對工程質量問題承擔保修責任的文件。保修書應明確保修范圍、保修期限、保修責任等內容。

三、工程資料收集與整理流程

（一）收集準備1.在工程開工前，資料員應熟悉工程建設相關文件，包括施工合同、施工圖紙、招投標文件等，明確工程資料的收集范圍和要求。2.根據工程進度計劃，制定詳細的資料收集計劃，明確各階段應收集的資料內容和時間節點。

（二）資料收集1.施工管理資料施工組織設計、施工方案由項目技術負責人組織編制，經企業技術負責人審批后實施，并及時收集歸檔。技術交底記錄由項目技術負責人向施工班組長進行交底，交底后雙方簽字確認，資料員及時收集整理。工程開工報審表、工程復工報審表由施工單位填寫，報監理單位審核，建設單位批準后，資料員留存原件，并整理歸檔相關手續文件。施工日志由施工單位現場管理人員每日如實填寫，確保記錄內容真實、準確、完整，資料員定期收集整理。2.工程質量控制資料原材料、構配件、設備質量證明文件及復試報告材料進場時，物資部門應及時向供應商索取質量證明文件，并提供給資料員。按規定進行見證取樣送檢的材料，試驗員應及時將試驗報告提供給資料員，資料員負責收集、整理、歸檔。施工試驗報告及見證檢測報告試驗員應按照規范要求及時進行各項施工試驗，并在試驗完成后及時領取試驗報告。資料員負責對試驗報告進行分類整理，確保報告齊全、有效，并與見證記錄等相關資料配套歸檔。隱蔽工程驗收記錄隱蔽工程施工完成后，施工單位應在隱蔽前通知監理單位和建設單位進行驗收。驗收合格后，各方人員在隱蔽工程驗收記錄上簽字確認，資料員及時收集整理歸檔。分項、分部工程質量驗收記錄分項工程驗收由項目專業技術負責人組織，驗收合格后填寫分項工程質量驗收記錄，資料員負責收集整理。分部工程驗收由總監理工程師組織，各方人員簽字確認后，資料員收集整理分部工程質量驗收記錄及相關資料。3.工程安全和功能檢驗資料及主要功能抽查記錄各項功能檢驗和抽查試驗由專業人員按照規范要求進行操作，并及時出具試驗記錄和報告。資料員負責收集、整理這些資料，確保資料的完整性和準確性，并與其他相關資料一并歸檔。

（三）資料整理1.分類編號按照工程資料分類標準，對收集到的資料進行分類，并編制相應的編號。編號應具有唯一性和系統性，便于資料的查找和管理。2.裝訂成冊將整理好的資料按照類別和順序進行裝訂，一般采用A4紙規格，左側裝訂。裝訂應牢固、整齊，資料厚度不宜過厚，以方便查閱和保管。3.編制目錄根據資料內容編制詳細的目錄，目錄應包含資料的類別、名稱、編號、頁碼等信息，以便快速查找資料。

（四）資料歸檔1.工程資料應按照檔案管理的要求進行歸檔保存，一般分為紙質檔案和電子檔案。2.紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和時間順序排列整齊，并做好防潮、防蟲、防火等措施。3.電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設備中。電子檔案的命名應規范統一，便于查找和管理。同時，應建立電子檔案索引，方便快速檢索。

四、工程資料填寫規范

（一）基本要求1.資料填寫應使用黑色或藍黑色墨水鋼筆或中性筆，字跡應清晰、工整，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的筆填寫。2.資料內容應真實、準確、完整，不得弄虛作假、涂改、偽造。如有錯誤或遺漏，應按照規定的方法進行更正，并加蓋更正章或簽字確認。

（二）表格填寫1.表格中的各項內容應按照表頭要求填寫齊全，不得空項。2.涉及數字的填寫應規范準確，如日期應按照年、月、日的順序填寫，數字的計量單位應符合國家規定。3.簽字欄應簽字齊全，不得代簽。簽字人應具備相應的資格和權限，簽字應清晰可辨。4.對于需要蓋章的表格，應加蓋單位公章或相關業務章，印章應清晰、端正。

（三）資料編號1.工程資料編號應按照統一的編號規則進行編制，編號應體現資料的類別、年份、順序號等信息。2.編號應連續，不得重復或遺漏。在資料收集、整理過程中，應及時對編號進行記錄和管理，確保編號的準確性和一致性。

五、工程資料保管與借閱

（一）保管要求1.設立專門的資料室或檔案柜，用于存放工程資料。資料室應保持清潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對工程資料進行分類存放，并建立資料臺賬，詳細記錄資料的類別、名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息，便于查找和管理。3.定期對工程資料進行檢查和核對，確保資料的完整性和準確性。如發現資料損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復或補充。

（二）借閱規定1.內部借閱工程資料應填寫借閱登記表，注明借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、借閱時間、歸還時間等信息，并經資料員和相關負責人簽字批準。2.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、標記、污損。如需摘錄或復制資料，應經資料員同意，并按照規定的程序進行。3.借閱期限一般不得超過規定時間，如有特殊情況需要延期借閱，應提前辦理延期手續。借閱人歸還資料時，資料員應認真檢查資料的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的責任。4.外部單位借閱工程資料應按照公司規定的程序進行審批，經公司領導同意后方可借閱，并簽訂借閱協議，明確雙方的權利和義務。

六、工程資料與工程進度同步管理

（一）制定同步計劃1.根據工程進度計劃，結合工程資料收集整理流程，制定工程資料與工程進度同步計劃。同步計劃應明確各階段工程資料的形成時間、收集時間、整理時間和歸檔時間，確保資料與工程實際進度相匹配。2.在工程施工過程中，資料員應嚴格按照同步計劃跟蹤工程資料的形成情況，及時提醒相關人員按時完成資料的編制和收集工作。

（二）定期檢查與調整1.定期對工程資料與工程進度的同步情況進行檢查，對比實際工程進度和資料完成情況，發現問題及時分析原因并采取措施進行調整。2.如果工程進度發生變化，如工期提前或推遲、施工順序調整等，應及時對同步計劃進行相應調整，確保資料管理工作始終與工程實際進度保持同步。

七、工程資料信息化管理

（一）資料管理軟件應用1.選擇適合工程項目管理的資料管理軟件，如筑業、品茗等軟件。這些軟件具有資料模板管理、自動編號、電子簽章、數據統計分析等功能，能夠提高資料管理的效率和準確性。2.組織相關人員進行軟件培訓，使其熟悉軟件的操作流程和功能應用。資料員應熟練掌握軟件的使用方法，利用軟件進行工程資料的錄入、整理、存儲和檢索。

（二）電子資料備份與存儲1.對工程電子資料進行定期備份，備份存儲介質應采用多種形式，如硬盤、光盤、移動硬盤等，并分別存儲在不同的地點，以防止數據丟失。2.建立電子資料存儲管理制度，明確存儲設備的使用、保管、維護等要求，確保電子資料的安全可靠。同時，定期對存儲的電子資料進行檢查和維護，確保數據的完整性和可讀性。

（三）信息化共享平臺建設1.搭建工程資料信息化共享平臺，實現建設單位、監理單位、施工單位等相關方之間的資料共享和協同辦公。通過共享平臺，各方人員可以及時查閱和下載所需的工程資料，提高工作效率，減少溝通成本。2.在共享平臺上設置權限管理功能，根據不同人員的職責和工作需要，分配相應的資料查閱和編輯權限，確保資料的安全性和保密性。

八、工程資料驗收要點

（一）驗收準備1.在工程竣工驗收前，資料員應按照工程資料歸檔要求，對工程資料進行全面自查，確保資料齊全、完整、準確、規范。2.整理好工程資料的目錄、索引等檢索工具，便于驗收人員快速查找所需資料。

（二）驗收內容1.資料完整性檢查工程資料是否涵蓋了工程前期文件、施工過程文件和工程竣工文件等各個方面，資料的種類和數量是否齊全。2.資料準確性核對資料中的各項內容是否與工程實際情況相符，數據是否準確無誤，簽字蓋章是否齊全有效。3.資料規范性審查資料的填寫格式、編號規則、裝訂要求等是否符合相關規范和標準的要求。

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