行政物資管理制度?1.目的為加強公司行政物資的管理，規范行政物資的采購、使用、保管及報廢等行為，合理控制行政物資成本，提高行政物資使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的行政物資管理。行政物資是指公司為滿足日常辦公、運營及管理需要而購置的各類物資，包括但不限于辦公用品、辦公設備、家具、通訊設備、勞保用品等。3.管理原則統一管理：行政物資實行統一采購、統一調配、統一核算，由公司行政部門負責歸口管理。合理配置：根據公司實際需求，合理配置行政物資，避免浪費和閑置。節約使用：倡導節約意識，鼓勵員工節約使用行政物資，降低行政成本。規范流程：明確行政物資管理各環節的流程和要求，確保管理工作規范、有序進行。二、職責分工1.行政部門負責制定和完善行政物資管理制度，并組織實施。負責行政物資的采購計劃編制、采購實施、驗收、入庫、保管、發放、調配及報廢處理等工作。定期對行政物資進行盤點清查，確保賬實相符。負責行政物資使用情況的監督檢查，對違規行為進行糾正和處理。2.使用部門負責提出本部門行政物資的需求計劃，并配合行政部門做好采購、驗收、領用等工作。負責本部門行政物資的日常使用和保管，合理使用行政物資，避免浪費和損壞。協助行政部門做好行政物資的盤點清查工作，及時反饋行政物資使用過程中存在的問題。3.財務部門負責行政物資采購資金的審核和支付。負責行政物資的賬務核算，定期與行政部門核對賬目，確保賬賬相符。參與行政物資的采購招標、驗收及報廢處理等工作，提供財務方面的支持和監督。三、采購管理1.采購計劃各使用部門應于每月末根據本部門下月度工作任務和實際需求，填寫《行政物資需求計劃表》，詳細列出所需行政物資的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，并提交至行政部門。行政部門對各使用部門提交的需求計劃進行匯總、審核和分析，結合庫存情況，編制下月度《行政物資采購計劃表》，報公司領導審批。對于臨時性、緊急性的行政物資需求，使用部門應填寫《行政物資緊急采購申請表》，經部門負責人簽字確認后，報行政部門審核，公司領導批準后，由行政部門及時采購。2.采購方式集中采購：對于通用性強、使用量大、采購頻率高的行政物資，如辦公用品、辦公設備耗材等，實行集中采購。行政部門通過招標、詢價、談判等方式，選擇合格的供應商，簽訂集中采購框架協議，定期進行采購。分散采購：對于專業性較強、個性化需求較高、采購金額較小的行政物資，由行政部門根據實際情況，選擇合適的采購方式，如直接采購、網上采購等。3.供應商管理行政部門應建立供應商檔案，對供應商的基本信息、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等進行記錄和評估。定期對供應商進行考核評價，根據考核結果調整供應商名單，淘汰不合格供應商，引入優質供應商。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。4.采購實施行政部門根據批準的采購計劃和采購方式，組織實施采購工作。采購人員應按照采購合同的要求，與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。采購過程中，如遇物資價格波動、交貨延遲、質量問題等情況，采購人員應及時與供應商協商解決，并向行政部門負責人匯報。對于重要物資的采購，行政部門應組織相關人員進行驗收，確保物資符合采購要求。驗收合格的物資，辦理入庫手續；驗收不合格的物資，及時與供應商聯系退換貨事宜。四、驗收與入庫1.驗收標準行政物資到貨后，采購人員應及時通知行政部門驗收人員進行驗收。驗收人員應根據采購合同、產品說明書等要求，對物資的規格、型號、數量、質量、外觀等進行逐一核對。對于辦公設備、家具等物資，驗收人員應進行試用或試運行，確保其性能符合要求。對于有質量保質期要求的物資，應檢查其生產日期和保質期。2.驗收程序驗收人員收到物資后，首先核對物資的送貨單與采購合同是否一致，包括物資名稱、規格、型號、數量等信息。按照驗收標準對物資進行實物驗收，檢查物資的質量、外觀等是否符合要求。對于驗收過程中發現的問題，如物資數量短缺、質量不合格、規格不符等，驗收人員應及時記錄，并要求供應商當場確認。驗收合格的物資，驗收人員在送貨單上簽字確認，并填寫《行政物資驗收單》，辦理入庫手續。驗收不合格的物資，驗收人員應出具《行政物資拒收單》，注明拒收原因，由采購人員與供應商協商處理。3.入庫管理行政部門倉庫管理人員根據《行政物資驗收單》辦理物資入庫手續，將物資按照類別、規格、型號等進行分類存放，并建立物資臺賬，記錄物資的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊物資，應設置專門的存放區域，采取相應的安全保管措施，并嚴格執行出入庫登記制度。倉庫管理人員應定期對庫存物資進行盤點清查，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。五、保管與發放1.保管要求倉庫管理人員應妥善保管行政物資，確保物資不受損壞、丟失、變質等。對于易受潮、易變質、易損壞的物資，應采取相應的防護措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等。倉庫應保持整潔、通風良好，物資擺放整齊有序，便于查找和發放。倉庫管理人員應定期對倉庫進行清理，清除過期、廢舊物資。建立物資保管賬，詳細記錄物資的出入庫情況，包括日期、名稱、規格、型號、數量、領用部門、領用人等信息。保管賬應定期與財務部門核對，確保賬賬相符。2.發放原則行政物資的發放應遵循"按需發放、節約使用"的原則，根據使用部門的實際需求進行發放，不得超量發放或無故拖延發放。對于辦公用品等通用性物資，應按照公司制定的標準定額進行發放；對于辦公設備、家具等固定資產，應按照規定的審批流程進行領用。3.發放程序使用部門需要領取行政物資時，應填寫《行政物資領用申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、用途等信息，經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門倉庫管理人員根據《行政物資領用申請表》進行審核，核對庫存情況，如庫存充足，予以發放；如庫存不足，應及時通知采購人員補貨。倉庫管理人員按照審核后的《行政物資領用申請表》發放物資，并在物資臺賬上記錄發放情況，同時要求領用人在《行政物資領用登記表》上簽字確認。4.庫存盤點行政部門應定期對行政物資進行盤點清查，確保賬實相符。盤點分為月度盤點、季度盤點和年度盤點，月度盤點由倉庫管理人員自行組織，季度盤點和年度盤點由行政部門組織相關人員進行。盤點結束后，倉庫管理人員應填寫《行政物資盤點表》，詳細記錄盤點結果，包括物資名稱、規格、型號、數量、實際庫存、賬存數量、盤盈盤虧數量及原因等信息。對于盤盈盤虧的物資，應查明原因，及時進行處理。屬于正常損耗的，經行政部門負責人批準后，調整物資臺賬；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。六、使用與維護1.使用要求各使用部門應教育員工正確使用行政物資，愛護公共財物，避免浪費和損壞。員工在使用行政物資過程中，如發現物資存在質量問題或損壞情況，應及時向部門負責人報告，并通知行政部門進行處理。對于辦公設備、通訊設備等物資，應按照操作規程進行使用，不得擅自拆卸、改裝或超負荷運行。如需維修或保養，應填寫《行政物資維修申請表》，經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門安排維修。2.維護管理行政部門應建立行政物資維護管理制度，定期對辦公設備、家具等物資進行檢查、維護和保養，確保其正常運行。對于大型設備或專業性較強的設備，應聯系專業維修人員進行維護。行政部門應根據物資的使用情況和維護需求，制定合理的維護計劃，并記錄維護情況。維護計劃應包括維護內容、維護時間、維護人員等信息。對于已損壞無法修復或已達到報廢年限的行政物資，應及時辦理報廢手續，不得繼續使用。七、報廢管理1.報廢條件行政物資符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且無法正常使用的；因技術進步、產品更新換代等原因，已被淘汰或不再適用的；因自然災害、意外事故等原因，導致物資損壞無法修復的；其他確已喪失使用價值或維修成本過高的。2.報廢申請使用部門發現行政物資符合報廢條件時，應填寫《行政物資報廢申請表》，詳細說明物資名稱、規格、型號、購置日期、報廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門對使用部門提交的報廢申請進行審核，核實物資的實際情況，如確需報廢，報公司領導審批。3.報廢處理經公司領導批準后的報廢物資，由行政部門負責組織處理。對于有殘值的報廢物資，可通過變賣、捐贈等方式進行處理，處理收入應及時上繳公司財務部門。對于無殘值的報廢物資，如廢舊紙張、塑料瓶等，應按照環保要求進行分類處理，避免對環境造成污染。行政部門應在報廢物資處理完畢后，及時更新物資臺賬，確保賬實相符。八、監督與檢查1.公司行政部門負責對行政物資管理工作進行定期監督檢查，確保各項管理制度的執行到位。監督檢查內容包括采購計劃執行情況、物資驗收情況、入庫保管情況、發放使用情況、報廢處理情況等。2.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。責任部門應認真分析問題