工程檔案管理制度98863?1.目的為加強工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，為工程建設、管理、維護及竣工驗收提供依據，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目策劃、可行性研究、設計、施工、調試到竣工驗收全過程中形成的各類文件材料的管理。3.基本原則工程檔案管理遵循統一領導、分級管理、同步形成、集中歸檔的原則。項目各參建單位應明確專人負責工程檔案工作，確保檔案管理與工程建設同步進行。二、管理職責1.公司檔案管理部門職責貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策，制定和完善公司工程檔案管理制度。負責指導、監督和檢查公司各工程項目檔案管理工作。集中統一管理公司重要工程項目檔案，組織檔案的整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用工作。參與工程項目竣工驗收，對工程檔案的完整性、準確性進行審查。2.項目建設單位職責負責本項目工程檔案管理工作的組織領導，明確檔案管理機構和人員職責。制定項目工程檔案管理實施細則，確保項目檔案工作有序開展。監督、檢查項目各參建單位工程檔案的形成、積累和整理工作，對不符合要求的及時督促整改。組織項目檔案的收集、整理、歸檔工作，在項目竣工驗收前，將完整、準確的項目檔案移交公司檔案管理部門。3.項目設計單位職責負責收集、整理項目設計過程中形成的各類文件材料，包括初步設計、施工圖設計、設計變更等文件。按照檔案管理要求，對設計文件進行分類、組卷，確保設計檔案的質量。在項目建設過程中，及時向建設單位提供與設計相關的檔案資料，并協助解決檔案整理過程中出現的問題。4.項目施工單位職責建立健全施工過程中的檔案管理制度，配備專（兼）職檔案管理人員，負責施工檔案的收集、整理和歸檔工作。按照合同要求和檔案管理規定，及時收集、整理施工過程中形成的各類文件材料，包括施工組織設計、施工技術交底、工程質量檢驗記錄、施工日志、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件等。對施工檔案進行分類、組卷，確保檔案資料的真實、準確、完整，并在工程竣工后及時向建設單位移交。5.項目監理單位職責負責監理過程中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理會議紀要、工程質量評估報告等。監督檢查施工單位工程檔案的形成、積累和整理情況，對不符合要求的及時提出整改意見。審核施工單位報送的工程檔案資料，簽署審核意見，并向建設單位提交監理檔案。三、工程文件材料的形成與積累1.文件材料的來源工程文件材料來源于項目建設全過程中的各項活動，包括項目前期策劃、可行性研究、設計、招投標、施工、調試、竣工驗收等環節。各環節產生的文件材料應明確責任部門和責任人，確保及時、準確地形成和積累。2.文件材料的形成要求工程文件材料應真實反映工程建設實際情況，內容完整、準確、清晰，簽字蓋章手續齊全。書寫材料應符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙等。文件材料應采用A4幅面紙張，圖紙應折疊成A4幅面，并按要求加蓋圖章。3.文件材料的積累要求各參建單位應建立工程文件材料積累制度，明確專人負責收集、整理和保管本單位在工程建設過程中形成的文件材料。工程文件材料應隨工程進度同步積累，做到分類存放、及時整理，防止文件材料的散失和損壞。在工程建設過程中，如發現文件材料有缺失或不完整的情況，應及時進行補充和完善。四、工程檔案的整理1.整理原則工程檔案整理應遵循文件材料的形成規律和有機聯系，保持檔案的系統性和完整性。按照工程項目的不同階段、不同專業、不同載體等進行分類整理，便于保管和利用。2.分類方法工程檔案可分為工程前期文件、施工文件、監理文件、竣工圖及竣工驗收文件等五大類。工程前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復等；施工文件包括施工組織設計、施工技術交底、工程質量檢驗記錄、施工日志、隱蔽工程驗收記錄等；監理文件包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理會議紀要等；竣工圖包括建筑、結構、電氣、給排水等專業竣工圖；竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告、工程質量保修書、竣工結算報告等。3.組卷要求工程檔案應按單位工程、分部工程、分項工程等進行組卷，卷內文件應排列有序，編號清晰。同一事項的文件材料應集中組卷，不同載體的文件材料應分別組卷。卷內文件材料應按照文件的形成時間順序排列，批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。卷內文件材料應編寫頁號，單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件材料在正面右下角、背面左下角編寫頁號。4.編目要求工程檔案應編制卷內目錄、卷內備考表和案卷封面。卷內目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注等項目，序號應按卷內文件排列順序編寫。卷內備考表應包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等項目，本卷情況說明應填寫卷內文件的完整性、準確性及整理情況等。案卷封面應包括檔號、檔案館代號（暫不填寫）、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項目，案卷題名應簡明、準確地反映卷內文件的主要內容。五、工程檔案的歸檔1.歸檔范圍凡是與工程建設有關的重要文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像文件等，均應歸檔。具體歸檔范圍按照國家和地方有關檔案管理規定及本制度執行。2.歸檔時間項目各參建單位應在工程竣工后[X]個月內，將整理好的工程檔案移交建設單位。建設單位應在項目竣工驗收合格后[X]個月內，將項目檔案移交公司檔案管理部門。3.歸檔要求歸檔的工程檔案應完整、準確、系統，符合檔案整理規范要求。歸檔的文件材料應一式多份，其中紙質文件應字跡清晰、簽字蓋章齊全；電子文件應格式規范、內容完整，并與紙質文件內容一致；聲像文件應圖像清晰、聲音清楚，具有保存價值。移交檔案時，應同時提交檔案移交清單，清單內容包括案卷題名、檔號、編制單位、起止日期、保管期限、密級、份數、移交日期等，并由雙方簽字確認。六、工程檔案的保管1.保管場所公司檔案管理部門應設立專門的工程檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.保管方式工程檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，按年度、項目順序排列；電子檔案應存儲于專用的存儲設備中，并進行備份，異地存放。聲像檔案應根據載體形式分別進行保管，照片應沖洗成照片冊或裝入照片檔案袋中，錄像帶、光盤等應裝入特制的盒帶或光盤盒中，并注明相關信息。3.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案包括工程前期文件、竣工圖、竣工驗收文件等；長期保存的檔案包括重要的施工文件、監理文件等，保管期限為[X]年；短期保存的檔案包括一般性的施工文件、監理文件等，保管期限為[X]年。保管期限從檔案形成之日起計算。4.檔案鑒定公司檔案管理部門應定期對工程檔案進行鑒定，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規定的程序進行銷毀。檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關業務部門參加，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。銷毀檔案時，應編制銷毀清冊，經主管領導批準后，由兩人以上負責監銷，并在銷毀清冊上簽字。七、工程檔案的利用1.利用范圍公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱工程檔案；外單位因特殊情況需要查閱、借閱工程檔案的，須經公司主管領導批準。2.利用方式查閱工程檔案時，查閱人員應填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱內容、查閱人等信息。檔案管理人員應根據查閱登記表提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。借閱工程檔案時，借閱人員應填寫借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造、丟失檔案，歸還檔案時，檔案管理人員應進行核對，如發現問題，應及時查明原因并追究責任。3.利用登記檔案管理人員應對工程檔案的利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內容、借閱日期、借閱人、歸還日期等信息。利用登記應定期進行統計分析，為檔案管理工作提供參考依據。八、監督與檢查1.監督檢查內容各參建單位工程檔案管理工作的組織領導情況，包括檔案管理機構設置、人員配備、制度建設等。工程文件材料的形成、積累和整理情況，包括文件材料的完整性、準確性、系統性等。工程檔案的整理、歸檔、保管、利用等情況，包括檔案整理質量、歸檔時間、保管條件、利用登記等。2.監督檢查方式公司檔案管理部門定期對各工程項目檔案管理工作進行監督檢查，采取現場檢查、查閱資料、聽取匯報等方式進行。對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關單位限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。3.考核與獎懲公司將工程檔案管理工作納入對各參建單位的績效考核體系，對檔案管理