員工檔案管理制度98422?1.目的為了加強公司員工檔案的科學管理，規范檔案管理工作流程，確保員工檔案的完整性、準確性和保密性，充分發揮員工檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理。3.管理原則員工檔案管理遵循真實、完整、及時、保密的原則。真實反映員工的基本情況、工作經歷、業績表現等信息；確保檔案資料的完整性，不遺漏重要信息；及時更新檔案內容，保證檔案信息的時效性；嚴格保密檔案內容，防止信息泄露。二、檔案內容1.個人基本信息員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。身份證號碼、聯系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。家庭住址、緊急聯系人姓名及聯系方式。2.入職材料應聘登記表，詳細記錄員工應聘時填寫的個人信息、求職意向、教育背景、工作經歷等內容。面試評估表，包括面試過程中對員工專業知識、工作經驗、溝通能力、團隊協作能力等方面的評價。錄用通知書，明確員工的崗位、薪資待遇、入職時間等錄用信息。學歷學位證書、身份證等相關證件的復印件，驗證員工的學歷及身份真實性。離職證明（如有），核實員工的工作經歷。3.勞動合同員工與公司簽訂的勞動合同文本，明確雙方的權利和義務，包括工作內容、工作地點、勞動報酬、社會保險、福利待遇、勞動保護、勞動條件、職業危害防護等條款。勞動合同變更、續簽、解除、終止等相關協議及記錄。4.培訓與發展員工參加公司內部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、培訓講師、培訓考核成績等。員工的職業發展規劃、晉升記錄、崗位調動記錄等，反映員工在公司的成長軌跡。5.績效考核各考核周期的績效考核評估表，記錄員工的工作業績、工作能力、工作態度等方面的考核結果。績效獎金發放記錄，體現員工績效考核結果與薪酬的掛鉤情況。6.薪酬福利員工的工資結構、薪資調整記錄、獎金發放記錄等薪酬明細。社會保險、住房公積金、商業保險等福利參保記錄及相關憑證。其他福利待遇的發放記錄，如節日福利、生日福利、培訓補貼等。7.獎懲情況公司對員工的獎勵記錄，包括表彰通報、榮譽證書、獎金獎勵等，體現員工的優秀表現和對公司的貢獻。員工的違紀處分記錄，包括違紀事實、處分決定、處分期限等，對員工的違規行為進行約束和管理。8.職業資格證書及其他資質證明員工獲得的專業技術資格證書、職業技能等級證書等相關證書的復印件。其他與工作相關的資質證明材料，如行業準入資格證書、培訓結業證書等。9.健康與體檢員工入職體檢報告、年度體檢報告等健康檢查記錄，確保員工身體健康狀況符合工作要求。工傷事故報告及處理記錄（如有），保障員工在工作過程中的安全與權益。10.其他重要資料員工的述職報告、工作總結、工作成果展示等反映員工工作能力和業績的資料。員工參與公司重要項目、活動的相關記錄和證明材料。其他經公司認定需要歸入員工檔案的重要資料。三、檔案建立與收集1.新員工檔案建立新員工入職時，人力資源部門負責發放員工檔案材料清單，并指導員工填寫個人基本信息、應聘登記表等相關表格。員工應按照要求如實提供學歷學位證書、身份證、離職證明等相關證件的原件及復印件，人力資源部門負責審核原件并留存復印件。人力資源部門在收到員工提交的完整檔案材料后，進行整理、分類，并建立電子檔案和紙質檔案。電子檔案應按照公司統一的檔案管理系統要求進行錄入和存儲，紙質檔案應裝入檔案袋，并在檔案袋封面標注員工姓名、崗位、檔案編號等信息。2.檔案資料收集各部門負責人應及時將涉及本部門員工的各類檔案資料收集整理，并定期移交至人力資源部門。檔案資料包括但不限于績效考核評估表、培訓記錄、獎懲情況等。人力資源部門負責定期收集員工的薪酬調整記錄、社會保險參保記錄、職業資格證書等相關資料，確保檔案內容的及時更新和補充。對于員工個人提交的檔案資料，如述職報告、工作總結等，應在規定時間內提交至人力資源部門，由人力資源部門統一整理歸檔。四、檔案整理與分類1.整理原則檔案整理應遵循便于管理、查閱和利用的原則，按照檔案內容的性質和類別進行分類整理。對檔案資料進行編號，確保每份檔案資料都有唯一的標識，便于查詢和管理。2.分類方法員工檔案按照個人基本信息、入職材料、勞動合同、培訓與發展、績效考核、薪酬福利、獎懲情況、職業資格證書及其他資質證明、健康與體檢、其他重要資料等十大類進行分類。每大類下再根據具體內容進行細分，如培訓與發展類可分為內部培訓、外部培訓、職業發展規劃等小類；績效考核類可按照考核周期進行細分。3.檔案裝訂紙質檔案應按照分類順序進行裝訂，采用左側裝訂方式，確保檔案資料整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，如訂書釘、回形針等，避免對檔案造成損壞。在檔案首頁附上檔案目錄，清晰標注檔案內容的類別、頁碼等信息，方便查閱。五、檔案保管1.保管方式公司設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存放。員工檔案采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在檔案柜中，按照檔案編號順序排列；電子檔案應存儲在公司的服務器或專用存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。2.保管期限員工檔案的保管期限根據檔案內容的性質和重要程度確定。一般情況下，個人基本信息、入職材料、勞動合同等永久性保存；培訓與發展、績效考核、薪酬福利等檔案保存期限為員工離職后[X]年；獎懲情況、職業資格證書及其他資質證明等檔案保存期限為員工離職后[X]年；健康與體檢等檔案保存期限為員工在職期間及離職后[X]年。超過保管期限的檔案，經公司檔案管理部門審核后，按照相關規定進行銷毀處理。3.檔案借閱因工作需要查閱員工檔案的，應填寫《員工檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并經所在部門負責人和人力資源部門負責人審批同意。檔案借閱人員應在規定時間內歸還檔案，不得擅自轉借他人或帶出公司。如因特殊情況需要延長借閱時間的，應提前辦理續借手續。檔案借閱過程中，借閱人員應妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。如發現檔案資料有損壞或丟失的，應及時報告人力資源部門，并承擔相應的責任。4.檔案保密檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，妥善保管檔案資料，不得泄露檔案內容。未經員工本人同意，不得向任何單位或個人提供員工檔案信息。如因工作需要必須提供的，應按照相關法律法規和公司規定辦理審批手續。在檔案管理工作中，涉及檔案內容的計算機設備應設置密碼保護，防止信息泄露。檔案管理人員應定期更換密碼，并對計算機設備進行安全檢查，確保檔案信息的安全。六、檔案更新與維護1.定期更新人力資源部門應定期對員工檔案進行更新，確保檔案內容的時效性和準確性。一般情況下，每年對員工檔案進行一次全面審查和更新。在員工崗位變動、薪酬調整、績效考核結果公布、培訓結業等情況發生后，應及時更新檔案中的相關信息。2.動態維護各部門應關注員工的工作表現和發展情況，及時向人力資源部門反饋員工的相關信息，以便對員工檔案進行動態維護。員工本人如發現檔案內容有誤或有需要補充的信息，應及時向人力資源部門提出申請，經核實后進行修改和補充。3.檔案變更審批對于員工檔案內容的變更，如個人基本信息修改、勞動合同變更、崗位調動等，應填寫《員工檔案變更申請表》，注明變更原因、變更內容等信息，并經所在部門負責人和人力資源部門負責人審批同意。檔案管理人員應根據審批意見及時對檔案進行修改和更新，并在檔案系統中記錄變更情況。七、檔案查閱與利用1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱員工檔案的，應按照檔案借閱流程辦理審批手續。一般情況下，人力資源部門工作人員可查閱員工的全部檔案資料；其他部門工作人員因工作需要查閱員工檔案的，只能查閱與工作相關的部分檔案內容。公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱員工檔案的，必須持有合法有效的證明文件，并經公司總經理批準后方可查閱。查閱過程中，公司應安排專人陪同，并嚴格限制查閱范圍。2.查閱流程查閱人員填寫《員工檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。申請表經所在部門負責人和人力資源部門負責人審批同意后，交檔案管理人員辦理查閱手續。檔案管理人員根據申請表提供的查閱內容，在指定地點提供檔案資料供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員姓名、查閱內容、查閱用途等信息。3.利用限制查閱人員不得將查閱的檔案資料用于與工作無關的目的，不得擅自復制、摘抄檔案內容。如因工作需要必須復制、摘抄的，應按照檔案借閱流程辦理審批手續。查閱人員在查閱檔案過程中，應遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內容。如發現檔案資料有損壞或丟失的，應及時報告人力資源部門，并承擔相應的責任。八、檔案銷毀1.銷毀條件員工檔案超過保管期限或因其他原因需要銷毀的，由檔案管理人員提出銷毀申請，并填寫《員工檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。經人力資源部門負責人和公司總經理審批同意后，方可進行檔案銷毀處理。2