辦公室文印管理制度?（一）目的為加強辦公室文印管理，規(guī)范文印工作流程，提高文印工作效率，確保文印質量，節(jié)約文印成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于辦公室所有文印工作，包括文件、資料、報表、合同等的打印、復印、掃描、裝訂等操作。（三）管理原則1.高效原則：優(yōu)化文印流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高文印工作效率，確保文件及時、準確輸出。2.質量原則：嚴格控制文印質量，確保打印、復印、掃描的文件清晰、整潔、完整，符合規(guī)定要求。3.節(jié)約原則：合理使用文印設備和耗材，避免浪費，降低文印成本。4.安全原則：加強文印設備的安全管理，確保設備正常運行，保障文件和信息安全。二、文印設備管理（一）設備配置1.根據辦公室工作需要，配備必要的文印設備，如打印機、復印機、掃描儀、傳真機、裝訂機等。2.定期對文印設備進行評估和更新，確保設備性能滿足工作要求，提高工作效率。（二）設備采購1.文印設備的采購由辦公室提出申請，經領導審批后，按照公司采購流程進行采購。2.采購時應充分考慮設備的品牌、型號、性能、價格、售后服務等因素，選擇性價比高的設備。（三）設備使用1.文印設備由專人負責操作和維護，操作人員應經過培訓，熟悉設備的性能和操作方法。2.操作人員應按照設備操作規(guī)程進行操作，定期對設備進行清潔、保養(yǎng)和維護，確保設備正常運行。3.嚴禁非操作人員擅自操作文印設備，如因特殊情況需要使用，應經設備管理人員同意，并在其指導下進行操作。（四）設備維修1.文印設備出現故障時，操作人員應及時報告設備管理人員，由設備管理人員聯系專業(yè)維修人員進行維修。2.維修人員應及時對設備進行維修，維修后應進行測試，確保設備正常運行。3.建立設備維修檔案，記錄設備故障原因、維修時間、維修內容、維修費用等信息。（五）設備報廢1.文印設備達到報廢條件時，由設備管理人員提出報廢申請，經領導審批后，按照公司固定資產報廢流程進行報廢處理。2.報廢設備應及時清理，妥善處理，防止丟失和損壞。三、文印耗材管理（一）耗材采購1.文印耗材的采購由辦公室統(tǒng)一負責，根據文印設備的使用情況和庫存情況，定期采購必要的耗材。2.采購時應選擇質量可靠、價格合理的耗材供應商，建立供應商檔案，記錄供應商名稱、聯系方式、產品價格、產品質量等信息。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保耗材的質量和供應。（二）耗材庫存管理1.建立文印耗材庫存管理制度，對耗材進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.定期對耗材庫存進行盤點，確保賬實相符，及時補充短缺的耗材。3.對長期積壓的耗材，應及時進行清理和處理，避免浪費。（三）耗材使用1.文印耗材由專人負責發(fā)放和管理，操作人員應根據工作需要，填寫耗材領用申請表，經審批后到耗材管理人員處領取。2.操作人員應嚴格按照操作規(guī)程使用耗材，避免浪費和損壞。3.對使用后的耗材廢棄物，應按照環(huán)保要求進行分類處理，妥善保管，定期交相關部門回收處理。四、文印工作流程（一）文件打印1.文件起草人完成文件起草后，應將文件電子版發(fā)送至辦公室文印管理人員。2.文印管理人員收到文件電子版后，應進行格式檢查和排版調整，確保文件格式規(guī)范、排版美觀。3.文印管理人員根據文件內容和打印要求，選擇合適的打印機和紙張，設置打印參數，進行打印。4.打印完成后，文印管理人員應檢查打印質量，對不符合要求的文件，應重新打印。5.文印管理人員將打印好的文件整理好，交文件起草人或相關部門核對簽字。（二）文件復印1.需要復印文件的人員應填寫文件復印申請表，注明復印文件的名稱、份數、用途等信息，經審批后交文印管理人員。2.文印管理人員根據文件復印申請表，對文件進行復印，復印時應注意調整復印參數，確保復印質量。3.復印完成后，文印管理人員應將復印好的文件整理好，交申請人員核對簽字。（三）文件掃描1.需要掃描文件的人員應填寫文件掃描申請表，注明掃描文件的名稱、用途等信息，經審批后交文印管理人員。2.文印管理人員根據文件掃描申請表，對文件進行掃描，掃描時應選擇合適的掃描分辨率和文件格式，確保掃描文件清晰、完整。3.掃描完成后，文印管理人員應將掃描文件保存到指定的文件夾中，并按照要求進行命名和分類，以便于查找和使用。（四）文件裝訂1.需要裝訂文件的人員應填寫文件裝訂申請表，注明裝訂文件的名稱、份數、裝訂方式等信息，經審批后交文印管理人員。2.文印管理人員根據文件裝訂申請表，對文件進行整理和排序，選擇合適的裝訂方式和裝訂材料，進行裝訂。3.裝訂完成后，文印管理人員應檢查裝訂質量，對不符合要求的文件，應重新裝訂。4.文印管理人員將裝訂好的文件整理好，交申請人員核對簽字。五、文印工作規(guī)范（一）排版規(guī)范1.文件排版應符合國家相關標準和公司規(guī)定，字體、字號、行距、頁邊距等應保持一致。2.標題應使用二號黑體字，正文應使用三號仿宋體字，一級標題應使用四號黑體字，二級標題應使用小四號黑體字，三級標題應使用小四號宋體字。3.段落應首行縮進2個字符，行距應設置為固定值28磅。4.頁碼應位于頁面底部居中位置，格式為"第X頁，共X頁"。（二）打印規(guī)范1.打印文件應使用A4紙，紙張應平整、無褶皺、無污漬。2.打印內容應清晰、完整、無缺頁、無漏印、無模糊不清等現象。3.打印顏色應使用黑色，特殊情況需要使用其他顏色的，應經領導審批。4.雙面打印的文件，應確保正反兩面內容對齊，裝訂后無明顯偏差。（三）復印規(guī)范1.復印文件應使用與原件相同的紙張，確保復印件與原件內容一致。2.復印時應調整好復印參數，避免出現顏色深淺不一、字跡模糊等現象。3.對重要文件的復印，應進行登記，記錄復印日期、復印人、復印份數等信息。（四）掃描規(guī)范1.掃描文件應使用高分辨率掃描儀，確保掃描文件清晰、完整、無缺頁、無漏掃等現象。2.掃描文件的格式應統(tǒng)一為PDF格式，以便于存儲、傳輸和使用。3.掃描文件應按照要求進行命名和分類，文件名應包含文件主題、日期、頁碼等信息，分類應清晰、合理，便于查找和使用。（五）裝訂規(guī)范1.裝訂文件應使用專業(yè)裝訂設備和裝訂材料，確保裝訂牢固、整齊、美觀。2.裝訂方式應根據文件的厚度和用途選擇合適的方式，如騎馬訂、膠裝、線裝等。3.裝訂文件時應注意頁面順序，確保文件內容的連貫性和完整性。4.裝訂后的文件應平整、無褶皺、無掉頁、無缺頁等現象。六、文印安全管理（一）信息安全1.文印工作涉及公司大量機密信息，操作人員應嚴格遵守公司信息安全管理制度，確保信息安全。2.嚴禁在文印設備上處理、存儲、傳輸涉及公司機密的文件和信息。3.對涉及公司機密的文件，應進行加密處理，并嚴格控制訪問權限。4.文印設備使用的存儲介質應定期進行殺毒和數據備份，防止數據丟失和泄露。（二）設備安全1.加強文印設備的安全管理，操作人員應定期對設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。2.文印設備應安裝必要的安全防護軟件，如防火墻、殺毒軟件等，防止病毒入侵和惡意攻擊。3.文印設備應設置密碼保護，操作人員應妥善保管自己的密碼，不得泄露給他人。4.嚴禁在文印設備上連接未經授權的外部設備，如U盤、移動硬盤等，防止病毒傳播和數據泄露。（三）環(huán)境衛(wèi)生1.保持文印工作區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，定期進行清潔和消毒，防止細菌滋生和傳播。2.文印設備和耗材應擺放整齊，不得隨意堆放，保持工作區(qū)域的整潔和有序。3.對文印工作產生的廢紙、廢墨盒、廢硒鼓等廢棄物，應按照環(huán)保要求進行分類處理，妥善保管，定期交相關部門回收處理。七、文印工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室定期對文印工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括文印設備的使用情況、文印耗材的管理情況、文印工作流程的執(zhí)行情況、文印質量和效率等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行，對發(fā)現的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立文印工作考