房地產評估公司檔案管理制度?1.目的為加強房地產評估公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司經營管理、業務開展及歷史查考等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業務活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在房地產評估業務及行政管理等活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門及職責設立專門的檔案管理部門（可根據公司實際情況確定，如綜合管理部等），負責檔案管理工作的組織、協調、指導和監督。其主要職責包括：貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用等工作。指導公司各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓和宣傳教育活動。定期對檔案管理工作進行檢查和評估，總結經驗，發現問題及時整改。負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現代化、規范化和標準化。2.各部門兼職檔案員職責公司各部門應指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規定定期向檔案管理部門移交檔案。其主要職責包括：負責本部門文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，對本部門的文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作，形成初步的案卷。定期將本部門整理好的檔案移交給檔案管理部門，并辦理交接手續。協助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供相關信息和服務。3.檔案形成人員職責公司全體員工在業務活動中應及時將形成的文件材料交本部門兼職檔案員進行整理，確保文件材料的質量，并對所交檔案的真實性、完整性負責。三、檔案的收集與整理1.收集范圍房地產評估業務檔案：包括評估項目委托合同、評估報告、現場勘查記錄、市場調研資料、評估對象相關資料（如產權證書、土地出讓合同等）、與評估業務有關的往來函件等。行政管理檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、人事檔案、財務檔案、固定資產檔案、資質證書及相關證照檔案等。其他檔案：如公司榮譽證書、宣傳資料、業務培訓資料、與外部機構合作的相關文件等具有保存價值的各類文件材料。2.收集要求各部門和員工應在業務活動結束后及時將形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。收集的檔案材料應真實、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應符合耐久性要求。對于電子文件，應確保其內容完整、格式規范，并按照檔案管理部門的要求進行存儲和整理。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。按照分類標準對檔案進行分類，可采用年度機構（部門）保管期限的分類方法，如將檔案分為[具體年份]年度檔案，再按不同部門進行細分，最后根據檔案的保管期限分為永久、長期、短期等類別。對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。編號可采用阿拉伯數字或字母與數字相結合的方式。對檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應進行修復或復制。編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與移交1.歸檔時間一般情況下，各部門應在次年[具體日期]前將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢。對于重大項目或特殊業務形成的檔案，應在項目結束后[規定天數]內完成歸檔工作。2.歸檔程序各部門兼職檔案員將整理好的檔案編制檔案移交清單，清單應注明檔案的編號、題名、日期、數量等詳細信息。檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量，核對無誤后辦理交接手續。交接雙方應在檔案移交清單上簽字確認。3.移交要求移交的檔案應符合整理要求，分類清晰，編號準確，目錄完整。檔案管理部門接收檔案后，應及時將其放入專門的檔案庫房或存儲設備中進行妥善保管。五、檔案的保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設施，確保檔案的安全保存。庫房應配備溫濕度調節設備，保持適宜的溫濕度環境，溫度一般控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.保管方式檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。對紙質檔案應采用密集架或檔案柜進行存放，不同保管期限和類別的檔案應分開存放。對電子檔案應進行備份存儲，可采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，并定期進行數據檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。備份數據應異地存放，以防意外丟失。3.檔案保管期限房地產評估業務檔案的保管期限根據評估項目的重要程度和相關法律法規要求確定，一般分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。行政管理檔案的保管期限按照國家有關規定執行，如公司文件、會議記錄等一般保管期限為[具體年限]年，人事檔案、財務檔案等按照相應規定確定保管期限。保管期限屆滿后，檔案管理部門應會同相關部門對檔案進行鑒定，確定是否仍需繼續保存。對確無保存價值的檔案，應按照規定的程序進行銷毀。4.檔案的清點與檢查檔案管理部門應定期對檔案進行清點，確保檔案的數量與檔案目錄一致。清點工作可每年進行一次，并做好記錄。同時，應定期對檔案進行檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞或變質等情況。對發現的問題應及時采取措施進行處理，如修復、更換存儲介質等。檔案管理人員應做好檔案清點和檢查記錄，記錄內容包括檔案名稱、數量、檢查時間、檢查人員、發現的問題及處理情況等。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。2.鑒定原則與方法根據檔案的歷史價值、現實利用價值和保管期限，對檔案進行全面、客觀、公正的鑒定。鑒定工作應依據國家有關檔案鑒定的標準和規定進行，結合公司實際情況，制定具體的鑒定標準和方法。對檔案的鑒定應從檔案的內容、來源、形式等方面進行綜合分析，確定檔案的保存價值。3.銷毀程序經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，清單應注明檔案的編號、題名、日期、數量、保管期限等詳細信息。檔案銷毀清單報公司主管領導審批后，由檔案管理部門會同相關部門指定專人進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、銷毀檔案的名稱和數量、銷毀人員等。對涉及重要商業秘密或敏感信息的檔案，應采用適當的方式進行銷毀，確保信息安全。銷毀后，檔案管理部門應在檔案銷毀清單上注明"已銷毀"字樣，并由銷毀人員和監銷人員簽字確認。七、檔案的查閱與利用1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。涉及公司重要機密或敏感信息的檔案，查閱申請需經公司主管領導審批。外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信或相關證明文件，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監督。查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內容。2.查閱程序查閱人員在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時應遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。檔案管理人員應根據查閱申請提供相應的檔案，并做好查閱記錄，記錄內容包括查閱時間、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱及內容、查閱目的等。如需復制檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規定的程序進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，注明"復制件"字樣，與原件具有同等效力。3.利用反饋檔案管理部門應定期收集查閱人員對檔案利用情況的反饋意見，了解檔案在公司業務活動中的作用和需求，不斷改進檔案管理工作，提高檔案服務質量。八、檔案的統計與信息化管理1.檔案統計檔案管理部門應建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計分析。統計內容包括檔案數量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。統計報表應定期報送公司主管領導和相關部門。通過檔案統計，及時掌握檔案管理工作的動態和趨勢，為檔案管理決策提供依據。2.檔案信息化管理推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。對紙質檔案進行數字化掃描，掃描圖像應清晰、完整，符合檔案管理部門規定的格式和質量要求。數字化檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于檢索和查詢。檔案管理信息系統應具備用戶權限