檔案管理制度范本?1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司生產、經營、管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門公司設立綜合檔案室，負責集中統一管理公司檔案。2.綜合檔案室職責貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。負責收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用公司各類檔案。指導和監督公司各部門、各分支機構的檔案工作。組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理現代化。參與公司重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。3.各部門、各分支機構檔案工作職責負責本部門、本分支機構在各項活動中形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。定期向綜合檔案室移交應歸檔的檔案。按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門、本分支機構檔案的日常管理工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料。公司生產、經營、管理活動中形成的文件材料，包括但不限于合同協議、會議紀要、工作計劃、工作總結、財務報表、統計報表、技術文件、產品資料、營銷資料等。公司員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關材料。公司對外交往活動中形成的文件材料，如往來信函、接待記錄、合作意向書等。公司重大活動、重要項目形成的文件材料，如項目策劃書、可行性研究報告、項目驗收報告等。公司聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門、各分支機構應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。對收集到的文件材料，應進行初步整理，剔除重復、無效的文件，按照文件形成的時間順序或邏輯關系進行分類。收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規范，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理。文書檔案采用"年度保管期限機構（問題）"的分類方法進行整理；科技檔案按照項目、專業進行分類整理；會計檔案按照會計年度、類別進行整理；人事檔案按照個人進行整理。對每份文件材料應進行編號、編目，填寫卷內文件目錄、備考表等，裝訂成冊，并編制檔案盒封面、脊背等標識。四、檔案的歸檔1.歸檔時間文書檔案應在次年上半年歸檔；科技檔案應在項目結束后三個月內歸檔；會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交綜合檔案室保管；人事檔案應及時歸檔。其他檔案的歸檔時間按照相關規定執行。2.歸檔程序各部門、各分支機構在文件材料整理完畢后，填寫檔案移交清單，向綜合檔案室移交檔案。綜合檔案室對移交的檔案進行核對、檢查，對不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認，辦理檔案交接手續。五、檔案的保管1.保管場所綜合檔案室應配備專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設施。2.檔案裝具檔案應存放在符合標準的檔案柜、檔案架等裝具中，排列整齊，便于查找。3.檔案存放按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，不同類別的檔案應分開存放。同一類檔案應按照保管期限的先后順序排列，保管期限長的在前，保管期限短的在后。對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。4.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。5.檔案鑒定綜合檔案室應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，鑒定工作由檔案管理人員、業務部門人員和有關領導組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的存毀。對確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，經公司領導批準后，予以銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和正確使用。嚴格執行檔案查閱、借閱制度，履行審批手續，防止檔案丟失、損壞和泄密。2.查閱檔案公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，查閱人員應在檔案查閱登記表上簽字確認，及時歸還檔案。3.借閱檔案公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和綜合檔案室負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復制檔案。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，追究借閱人員的責任。4.檔案復制因工作需要復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經所在部門負責人和綜合檔案室負責人批準后，由檔案管理人員負責復制。復制檔案應注明復制日期、復制份數、用途等，并加蓋綜合檔案室印章。復制的檔案應與原件內容一致，如有特殊情況需要修改復制內容，應經綜合檔案室負責人批準，并注明修改情況。七、檔案的信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.數字化檔案掃描對公司重要的紙質檔案應進行數字化掃描，掃描圖像應清晰、完整，符合檔案管理的要求。掃描后的電子檔案應進行分類、著錄，建立電子檔案數據庫，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。3.檔案管理信息系統使用與維護檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作，按照系統要求及時錄入、更新檔案信息。定期對檔案管理信息系統進行維護，確保系統的正常運行，防止數據丟失、損壞等情況發生。加強對檔案管理信息系統的安全管理，設置不同的用戶權限，防止未經授權的人員訪問系統。八、檔案管理人員職責1.檔案管理人員應具備的條件政治素質高，責任心強，具備保密意識。熟悉檔案管理業務，掌握檔案整理、保管、利用等方面的知識和技能。具備一定的計算機操作能力，能夠熟練使用檔案管理信息系統。2.檔案管理人員職責負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統計、鑒定等。按照檔案管理制度的要求，做好檔案的查閱、借閱、復制等服務工作。維護檔案庫房的安全和衛生，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全保管