辦公用品采購管理制度?一、總則1.目的為規范公司辦公用品的采購管理，確保辦公用品的及時供應、合理使用，降低采購成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公用品的采購、使用和管理。3.職責分工行政部門負責辦公用品采購計劃的制定、匯總和執行。建立辦公用品庫存管理制度，定期盤點庫存，確保賬物相符。負責辦公用品的驗收、發放、回收和報廢處理等工作。定期對各部門辦公用品使用情況進行統計分析，提出優化建議。各部門負責本部門辦公用品需求的申報，配合行政部門做好辦公用品的驗收和使用管理工作。協助行政部門監督辦公用品的使用情況，合理控制辦公用品的消耗。財務部門負責審核辦公用品采購預算，對采購費用進行核算和支付。監督辦公用品采購資金的使用情況，確保資金安全。

二、采購計劃管理1.需求申報各部門應指定專人負責每月末向行政部門申報次月辦公用品需求計劃。需求計劃應詳細列出所需辦公用品的名稱、規格、型號、數量等信息。如有臨時需求，應提前填寫《辦公用品臨時需求申請表》，經部門負責人審批后提交行政部門。2.計劃匯總行政部門對各部門申報的需求計劃進行匯總，結合辦公用品庫存情況，編制月度辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的種類、數量、預計采購時間等內容，并確保采購數量合理，既能滿足工作需要，又避免積壓浪費。3.計劃審批月度辦公用品采購計劃報行政部門負責人審核，經公司分管領導審批后執行。對于預算金額較大的辦公用品采購項目，需提交公司總經理辦公會審議通過。

三、采購流程1.供應商選擇與管理行政部門應建立辦公用品供應商名錄，定期對供應商進行評估和篩選。評估內容包括產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。優先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、服務周到的供應商作為長期合作伙伴。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。2.采購申請根據審批后的采購計劃，采購人員填寫《辦公用品采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、預算金額等信息，并附上供應商報價單。《辦公用品采購申請表》經行政部門負責人審核后，提交公司分管領導審批。3.采購實施采購人員按照審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判等，應根據采購物品的特點和金額大小選擇適當的采購方式。在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，確保采購物品按時、按質、按量交付。對于重要辦公用品的采購，可要求供應商提供樣品進行檢驗，合格后方可批量采購。4.驗收辦公用品到貨后，行政部門負責組織驗收。驗收人員應根據采購合同和采購申請，對辦公用品的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對。對于驗收合格的辦公用品，驗收人員應在《辦公用品驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續；對于驗收不合格的辦公用品，應及時與供應商聯系，要求其退換貨或采取其他補救措施。5.入庫驗收合格的辦公用品應及時辦理入庫手續，由倉庫管理人員按照類別、規格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應詳細記錄辦公用品的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息，確保賬物相符。

四、庫存管理1.庫存盤點行政部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬物相符。盤點周期為每月一次，盤點工作由倉庫管理人員負責組織實施，行政部門其他人員參與協助。盤點結束后，倉庫管理人員應編制《辦公用品庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果。如發現賬物不符，應及時查明原因，并填寫《辦公用品盤盈/盤虧報告表》，報行政部門負責人審批后進行賬務處理。2.庫存控制行政部門應根據辦公用品的使用頻率、采購周期等因素，合理設定庫存安全量。當庫存低于安全量時，應及時發出補貨通知，啟動采購流程。對于長期積壓、不再使用或損壞無法修復的辦公用品，應及時進行清理和報廢處理。報廢處理應填寫《辦公用品報廢申請表》，經行政部門負責人審核，公司分管領導審批后執行。

五、發放與使用管理1.發放原則辦公用品發放應遵循按需發放、節約使用的原則。各部門應根據實際工作需要領取辦公用品，避免浪費。對于價值較高的辦公用品，如電腦、打印機等，應實行領用登記制度，明確使用責任人。2.發放流程各部門員工如需領取辦公用品，應填寫《辦公用品領用申請表》，經部門負責人審批后到行政部門倉庫領取。倉庫管理人員根據審批后的《辦公用品領用申請表》發放辦公用品，并在庫存臺賬上記錄發放日期、名稱、規格、型號、數量、領取人等信息。3.使用監督行政部門應定期對各部門辦公用品使用情況進行檢查和統計分析，及時發現和糾正浪費現象。各部門負責人應加強對本部門員工辦公用品使用情況的監督，教育員工節約使用辦公用品，提高辦公用品的使用效率。

六、費用管理1.預算管理財務部門應根據公司年度經營計劃，編制辦公用品采購預算。辦公用品采購預算應納入公司年度預算管理體系，嚴格控制預算執行。行政部門應根據審批后的采購預算，合理安排辦公用品采購計劃，確保采購費用控制在預算范圍內。2.費用報銷辦公用品采購費用報銷時，采購人員應提供合法有效的發票、采購合同、驗收單、入庫單等憑證，并填寫《費用報銷單》。《費用報銷單》經行政部門負責人審核、財務部門審核、公司分管領導審批后，由財務部門辦理報銷手續。3.成本核算財務部門應定期對辦公用品采購成本進行核算和分析，評估采購成本控制效果。通過成本核算，找出降低采購成本的途徑和方法，如優化采購流程、與供應商談判爭取更優惠價格等，不斷提高公司辦公用品采購管理水平。

七、附則1.本制度自發布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門