文書管理崗位職責?一、崗位職責概述文書管理崗位主要負責公司各類文件、資料的收發、登記、傳閱、歸檔、保管等工作，確保公司文件資料的安全、完整和有序流轉，為公司各項工作的正常開展提供有力的支持和保障。同時，協助處理公司的行政事務，參與公司會議組織、活動安排等相關工作，維護公司的正常辦公秩序。

二、具體崗位職責（一）文件收發與登記1.接收外部文件負責接收來自政府部門、合作伙伴、客戶等外部單位發送的各類文件、信函、傳真等資料。對接收的文件進行認真核對，確保文件的完整性和準確性，檢查文件的名稱、編號、頁數、附件等信息是否齊全。在規定時間內將接收的文件進行登記，詳細記錄文件的來源、日期、文號、主題、份數等內容，建立文件接收臺賬。2.內部文件收集督促各部門及時將本部門形成的文件、資料提交至文書管理崗位，確保公司內部文件的及時收集。定期對各部門提交的文件進行檢查，對不符合要求的文件，如格式不規范、內容不完整等，及時與相關部門溝通，要求其進行修改完善。3.文件登記按照公司規定的文件分類標準，對接收和收集的文件進行準確分類登記。將文件的相關信息錄入公司的文件管理系統，確保電子文件與紙質文件信息一致，便于文件的查詢和管理。

（二）文件傳閱與跟蹤1.文件傳閱根據文件的性質、內容和傳閱范圍，及時將文件分發給相關領導和部門進行傳閱。對于重要文件，采用專人傳遞的方式，確保文件能夠迅速、準確地送達傳閱對象手中；對于一般性文件，可以通過內部辦公系統進行傳閱，并及時提醒傳閱對象查看。在文件傳閱過程中，對傳閱情況進行記錄，包括傳閱時間、傳閱人、意見反饋等信息，確保文件傳閱的全程可追溯。2.跟蹤催辦對傳閱中的文件進行跟蹤催辦，及時了解文件的傳閱進度，對于超過規定傳閱時間仍未反饋意見的傳閱對象，及時進行提醒和催促。對需要多個部門或人員會簽的文件，協調各部門之間的工作進度，確保文件能夠按時完成會簽流程。收集傳閱對象對文件的意見和建議，及時反饋給文件起草部門或相關領導，為文件的后續處理提供參考依據。

（三）文件歸檔與保管1.文件整理在文件傳閱完畢后，及時對文件進行整理，將文件按照類別、年度、保管期限等進行分類裝訂。對文件的附件進行整理，確保附件齊全、完整，并與正文進行匹配，一同歸檔。檢查文件的格式是否符合歸檔要求，對不符合要求的文件進行格式轉換或重新排版，保證歸檔文件的規范性。2.文件歸檔根據公司的檔案管理制度，將整理好的文件及時歸檔到相應的檔案柜或電子檔案系統中。在紙質檔案上加蓋歸檔章，注明歸檔日期、保管期限等信息，并按照檔案編號順序進行排列存放，便于查找和利用。將電子文件按照規定的命名規則和存儲路徑進行存儲，建立電子文件索引目錄，確保電子檔案的安全性和可檢索性。3.檔案保管負責公司檔案庫房的日常管理，保持檔案庫房的清潔、通風、防潮、防蟲等環境條件，確保檔案的安全保存。定期對檔案進行盤點和清查，核對檔案的數量、完整性和保管狀況，發現問題及時采取措施進行處理。嚴格遵守檔案查閱制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，確保檔案的使用符合規定，防止檔案丟失、損壞或泄密。

（四）文件銷毀與保密1.文件銷毀按照公司的文件銷毀制度，對已過保管期限或無需留存的文件進行定期清理和銷毀。編制文件銷毀清單，詳細記錄文件的名稱、文號、數量、銷毀日期等信息，并經相關部門負責人和領導審批后進行銷毀。采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復，防止文件內容泄露。對文件銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等情況，留存相關證明材料。2.文件保密嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文件資料進行妥善保管，防止泄露。在文件處理過程中，如收發、傳閱、歸檔等環節，采取必要的保密措施，確保文件信息不被無關人員獲取。對接觸機密文件的人員進行保密教育，要求其簽訂保密協議，明確保密責任和義務。加強對辦公區域的安全管理，防止未經授權的人員進入文件保管場所，確保文件的保密性。

（五）行政事務協助1.會議組織根據公司會議安排，協助會議組織者做好會議的籌備工作，包括會議通知的起草、發送，會議室的預訂、布置，會議資料的準備、分發等。在會議召開期間，負責會議的記錄工作，準確記錄會議的主要內容、討論事項、決議結果等信息，并及時整理形成會議紀要。對會議紀要進行審核，確保內容準確、完整，經相關領導審批后及時分發給參會人員和相關部門，并跟蹤會議決議的執行情況。2.活動安排參與公司各類活動的策劃和組織工作，如公司年會、團建活動、培訓活動等。協助活動組織者做好活動場地的預訂、物資采購、人員安排等工作，確保活動的順利進行。在活動現場負責協調各項工作，處理突發情況，保障活動的安全和秩序。對活動進行總結和評估，收集活動參與者的反饋意見，為今后活動的改進提供參考依據。3.辦公用品管理負責公司辦公用品的采購、入庫、發放和庫存管理工作。根據公司各部門的需求，定期編制辦公用品采購計劃，選擇合適的供應商進行采購，確保辦公用品的質量和供應及時性。對采購的辦公用品進行驗收，核對數量、規格、質量等信息，無誤后辦理入庫手續，并登記入賬。按照公司規定的辦公用品發放標準，定期向各部門發放辦公用品，并做好發放記錄。定期對辦公用品庫存進行盤點，掌握庫存數量和使用情況，及時補充庫存，避免辦公用品的積壓或短缺。4.印章管理負責公司印章的保管和使用登記工作，嚴格按照公司印章管理制度進行印章的使用審批和操作。設立印章使用臺賬，詳細記錄印章使用的日期、事由、申請人、批準人等信息，確保印章使用的全程可追溯。在印章使用過程中，監督印章的使用情況，確保印章使用符合規定用途，防止印章濫用或違規使用。定期對印章進行檢查和維護，確保印章的安全和正常使用。

（六）信息溝通與協調1.內部溝通作為公司文書管理的樞紐，與各部門保持密切的溝通與聯系，及時了解各部門的工作動態和文件需求，為其提供準確、高效的文件管理服務。定期組織召開文書工作溝通會議，傳達公司文件管理的相關政策和要求，聽取各部門對文件管理工作的意見和建議，共同探討改進措施，提高文件管理工作的質量和效率。協助解決各部門在文件處理過程中遇到的問題，如文件格式轉換、文件審批流程優化等，促進公司內部工作的順暢銜接。2.外部溝通與政府部門、合作伙伴、客戶等外部單位保持良好的溝通與合作關系，及時傳達公司的相關文件和信息，確保公司與外部單位之間的信息傳遞準確、及時。負責接待外部單位來訪人員，協助安排會議、參觀等活動，展示公司的良好形象。處理外部單位發送的文件、信函、傳真等資料，及時反饋處理結果，維護公司與外部單位之間的正常業務往來。

（七）其他工作1.完成領導交辦的其他臨時性任務認真完成上級領導交辦的各項臨時性工作任務，按照要求及時、高質量地提交工作成果。在接到臨時性任務后，主動與領導溝通，明確任務的目標、要求和時間節點，制定合理的工作計劃，并積極組織實施。在工作過程中，及時向領導匯報工作進展情況，遇到問題及時尋求領導的指導和支持，確保臨時性任務能夠順利完成。2.參與公司制度建設與完善根據公司文件管理工作的實際情況，參與公司相關制度的修訂和完善工作，提出合理化建議，確保公司制度的科學性、合理性和有效性。關注行業內文件管理的最新動態和先進經驗，結合公司實際情況，為公司制度建設提供參考依據，促進公司文件管理工作的規范化、標準化發展。

三、任職要求（一）學歷與專業本科及以上學歷，行政管理、文秘、檔案管理等相關專業優先。

（二）工作經驗具有[X]年以上文書管理或行政工作經驗，熟悉文件管理流程和相關法律法規。

（三）技能要求1.具備良好的文字處理能力，能夠熟練撰寫各類公文、報告、會議紀要等文件。2.熟練使用辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等，掌握檔案管理軟件的操作技能。3.具備較強的溝通協調能力和組織能力，能夠有效地與各部門進行溝通協作，組織各類會議和活動。4.具有較強的責任心和保密意識，能夠認真負責地做好文件管理和保密工作。5.具備良好的團隊合作精神和服務意識，能夠積極主動地為公司各部門提供優質的服務。

（四）素質要求1.工作認真細致，嚴謹負責，注重細節，能夠保證文件管理工作的準確性和高效性。2.具有較強的學習能力和適應能力，能夠快速掌握新知識、新技能，適應公司發展的需要。3.具備良好的時間管理能力，能夠合理安排工作時間，確保各項工作任務按時完成。4.具有較強的抗壓能力，能夠在工作壓力下保持良好的工作狀態，積極應對各種挑戰。

四、考核指標（一）文件管理工作質量1.文件收發登記的準確性和及時性，文件接收臺賬和電子文件索引目錄的完整性和準確性。2.文件傳閱的效率和效果，傳閱文件的跟蹤催辦情況，文件傳閱意見的收集和反饋情況。3.文件歸檔的規范性和完整性，檔案庫房的管理情況，檔案查閱登記的準確性和合規性。4.文件銷毀的合規性和徹底性，文件保密措施的落實情況，是否發生文件泄密事件。

（二）行政事務協助工作效果1.會議組織的質量和效率，會議通知的發送情況，會議室的預訂和布置情況，會議紀要的撰寫和分發情況。2.活動安排的策劃和組織能力，活動場地的預訂和物資采購情況，活動現場的協調和保障情況，活動總結和評估報告的質量。3.辦公用品管理的規范性和合理性，辦公用品采購計劃的編制情況，庫存管理情況，辦公用品發放的準確性和及時性。4.印章管理的安全性和合規性，印章使用臺賬的記錄情況，印章使用審批流程的執行情況。

（三）溝通協調能力1.與各部門之間的溝通協作情況，是否能夠及時了解各部門的文件需求和工作動態，為其提供優質的文件管理服務。2.內部溝通會議的組織和效果，是否能夠有效地傳達公司文件管理的相關政策和要求，聽取各部門的意見和建議，共同解決文件管理工作中存在的問題。3.與外部單位的溝通合作情況，是否能夠及時、準確地傳達公司的相關文件和信息，維護公司與外部單位之間的良好關系。

（四）工作任務完成情況1.按時完成各項工作任務的情況，是否能夠按照規定的時間節點提交工作成果，工作質量是否符合要求。2.領導交辦的臨時性任務的完成情況，是否能夠積極主動地承擔臨時性任務，并高質量地完成任務，得到領導的認可。

（五）職業素養1.工作態度和責任心，是否認真負責、積極主動地對待工作，是否能夠嚴格遵守公司的各項規章制度。2.保密意識和團隊合作精神，是否能夠嚴格保守公司機密，是否能夠與同事密切配合，共同完成工作任務。

五、職業發展路徑（一）晉升方向1.行政主管：負責公司行政事務的全面管理工作，包括文件管理、會議組織、活動策劃、辦公用品管理、印章管理等，同時承擔部分行政管理職責，如制度建設、流程優化、人員協調等。2.辦公室主任：全面負責公司辦公室的日常管理工作，統籌協調公司的各項行政事務，參與公司的決策支持和溝通協調工作，為公司領導提供有力的行政支持和服務保障。

（二）橫向發展1.人力資源專員：可以通過內部轉崗，從事人力資源管理工作，如招聘、培訓、績效考核等，利用在文書管理工作中積累的溝通協調能力和組織能力