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文檔簡(jiǎn)介

應(yīng)收賬款管理流程圖?一、流程圖概述應(yīng)收賬款管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié),關(guān)乎企業(yè)資金的回籠和運(yùn)營(yíng)效率。本流程圖詳細(xì)展示了應(yīng)收賬款從產(chǎn)生到回收或壞賬處理的整個(gè)過程,旨在幫助企業(yè)建立科學(xué)、規(guī)范的應(yīng)收賬款管理制度,有效降低壞賬風(fēng)險(xiǎn),提高資金使用效益。

二、流程圖(一)銷售環(huán)節(jié)1.訂單獲取-銷售人員通過市場(chǎng)拓展、客戶拜訪等方式獲取客戶訂單。-訂單內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)描述、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、付款方式等關(guān)鍵信息。2.信用評(píng)估-銷售部門將客戶訂單提交給信用管理部門。-信用管理部門對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估,評(píng)估內(nèi)容包括客戶信用狀況、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)能力等。-根據(jù)評(píng)估結(jié)果,確定客戶信用額度和信用期限。-信用評(píng)估結(jié)果分為良好、一般、較差三個(gè)等級(jí)。對(duì)于信用狀況較差的客戶,需謹(jǐn)慎對(duì)待,必要時(shí)要求客戶提供擔(dān)?;虿扇∑渌L(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.合同簽訂-銷售部門與客戶簽訂銷售合同。-合同明確雙方權(quán)利義務(wù),包括產(chǎn)品或服務(wù)交付、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。-合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。(二)發(fā)貨環(huán)節(jié)1.發(fā)貨通知-銷售部門根據(jù)銷售合同和客戶需求,向倉(cāng)庫(kù)下達(dá)發(fā)貨通知。-發(fā)貨通知包括發(fā)貨產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、發(fā)貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.貨物準(zhǔn)備-倉(cāng)庫(kù)根據(jù)發(fā)貨通知,準(zhǔn)備貨物。-貨物準(zhǔn)備過程中,確保貨物質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確,并進(jìn)行妥善包裝。3.發(fā)貨運(yùn)輸-倉(cāng)庫(kù)將貨物交付給物流公司進(jìn)行運(yùn)輸。-物流公司負(fù)責(zé)將貨物安全、及時(shí)送達(dá)客戶指定地點(diǎn)。-發(fā)貨后,倉(cāng)庫(kù)及時(shí)更新庫(kù)存記錄,并將發(fā)貨信息反饋給銷售部門。(三)發(fā)票開具環(huán)節(jié)1.開票申請(qǐng)-銷售部門在發(fā)貨后,根據(jù)銷售合同和實(shí)際發(fā)貨情況,向財(cái)務(wù)部門提交開票申請(qǐng)。-開票申請(qǐng)包括客戶信息、銷售產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、金額、稅率等內(nèi)容。2.發(fā)票開具-財(cái)務(wù)部門審核開票申請(qǐng),確保信息準(zhǔn)確無誤。-審核通過后,財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定開具發(fā)票。-發(fā)票開具后,及時(shí)將發(fā)票交付給銷售部門或直接郵寄給客戶。(四)應(yīng)收賬款記錄環(huán)節(jié)1.賬務(wù)處理-財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售發(fā)票和發(fā)貨記錄,及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。-將應(yīng)收賬款入賬,記錄客戶名稱、金額、賬齡等信息。-同時(shí),更新銷售收入、成本等相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。2.臺(tái)賬建立-財(cái)務(wù)部門建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬。-臺(tái)賬詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收賬款的發(fā)生時(shí)間、金額、到期日、收款情況等信息。-通過臺(tái)賬,實(shí)時(shí)跟蹤應(yīng)收賬款動(dòng)態(tài),為后續(xù)管理提供數(shù)據(jù)支持。(五)賬款跟蹤環(huán)節(jié)1.定期對(duì)賬-財(cái)務(wù)部門定期與客戶進(jìn)行對(duì)賬。-對(duì)賬周期一般為月度或季度。-對(duì)賬內(nèi)容包括應(yīng)收賬款余額、發(fā)貨情況、發(fā)票開具情況等。-如發(fā)現(xiàn)差異,及時(shí)與客戶溝通核實(shí),查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.賬齡分析-財(cái)務(wù)部門定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析。-按照賬齡將應(yīng)收賬款分為不同區(qū)間,如1個(gè)月以內(nèi)、1-3個(gè)月、3-6個(gè)月、6個(gè)月以上等。-通過賬齡分析,了解應(yīng)收賬款的分布情況,評(píng)估壞賬風(fēng)險(xiǎn)。3.逾期提醒-對(duì)于即將到期或已逾期的應(yīng)收賬款,財(cái)務(wù)部門向銷售部門發(fā)出逾期提醒。-銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通,了解逾期原因,催促客戶付款。-根據(jù)逾期情況,采取不同的催收措施。(六)收款環(huán)節(jié)1.收款通知-當(dāng)應(yīng)收賬款到期時(shí),財(cái)務(wù)部門向客戶發(fā)出收款通知。-收款通知明確應(yīng)收賬款金額、到期日、付款方式等信息。2.款項(xiàng)收回-客戶按照收款通知支付款項(xiàng)。-款項(xiàng)可以通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等方式收回。-財(cái)務(wù)部門收到款項(xiàng)后,及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理,核銷應(yīng)收賬款。3.收款確認(rèn)-財(cái)務(wù)部門在收到款項(xiàng)后,向客戶發(fā)送收款確認(rèn)函。-收款確認(rèn)函確認(rèn)款項(xiàng)已收到,并注明收款日期和金額。(七)壞賬處理環(huán)節(jié)1.壞賬認(rèn)定-對(duì)于逾期時(shí)間較長(zhǎng)、多次催收無果的應(yīng)收賬款,財(cái)務(wù)部門會(huì)同銷售部門進(jìn)行壞賬認(rèn)定。-壞賬認(rèn)定需遵循企業(yè)內(nèi)部規(guī)定和相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。-認(rèn)定結(jié)果報(bào)經(jīng)管理層審批。2.壞賬核銷-經(jīng)管理層審批通過后,財(cái)務(wù)部門進(jìn)行壞賬核銷。-壞賬核銷時(shí),沖減應(yīng)收賬款賬面價(jià)值,并計(jì)入壞賬損失科目。-同時(shí),在應(yīng)收賬款臺(tái)賬和財(cái)務(wù)報(bào)表中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.后續(xù)跟蹤-已核銷的壞賬并不意味著放棄追收。財(cái)務(wù)部門和銷售部門仍需關(guān)注客戶情況,如發(fā)現(xiàn)客戶有還款能力,及時(shí)恢復(fù)應(yīng)收賬款催收工作。-對(duì)于因惡意拖欠導(dǎo)致壞賬的客戶,企業(yè)可考慮采取法律手段維護(hù)自身權(quán)益。

三、流程說明(一)銷售環(huán)節(jié)1.訂單獲取-銷售人員應(yīng)積極拓展市場(chǎng),與客戶建立良好的合作關(guān)系,及時(shí)準(zhǔn)確獲取客戶訂單。訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性直接影響后續(xù)流程的順利進(jìn)行,因此銷售人員務(wù)必仔細(xì)核對(duì)訂單內(nèi)容,確保無遺漏或錯(cuò)誤。2.信用評(píng)估-信用管理部門應(yīng)運(yùn)用科學(xué)合理的評(píng)估方法,全面收集客戶相關(guān)信息,包括客戶歷史交易記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、行業(yè)口碑等,對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行客觀公正的評(píng)估。確定合適的信用額度和信用期限,既能滿足客戶需求,促進(jìn)銷售,又能有效控制風(fēng)險(xiǎn),避免過度賒銷給企業(yè)帶來損失。3.合同簽訂-銷售合同是明確雙方權(quán)利義務(wù)的法律文件,務(wù)必嚴(yán)謹(jǐn)起草,確保各項(xiàng)條款清晰明確、合法合規(guī)。合同簽訂前,銷售部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)合同條款進(jìn)行審核,避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。合同簽訂后,應(yīng)妥善保管合同原件,并及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門,以便各部門協(xié)同開展工作。(二)發(fā)貨環(huán)節(jié)1.發(fā)貨通知-銷售部門下達(dá)發(fā)貨通知時(shí),應(yīng)確保信息傳遞準(zhǔn)確及時(shí),避免因信息不暢導(dǎo)致發(fā)貨延誤或錯(cuò)誤。發(fā)貨通知應(yīng)包含詳細(xì)的產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì),以便倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)確備貨。2.貨物準(zhǔn)備-倉(cāng)庫(kù)在貨物準(zhǔn)備過程中,要嚴(yán)格把控貨物質(zhì)量,按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和包裝。確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞,同時(shí)保證貨物數(shù)量與發(fā)貨通知一致。3.發(fā)貨運(yùn)輸-選擇可靠的物流公司進(jìn)行貨物運(yùn)輸,簽訂運(yùn)輸合同,明確雙方責(zé)任和義務(wù)。物流公司應(yīng)具備良好的信譽(yù)和運(yùn)輸能力,確保貨物安全、及時(shí)送達(dá)目的地。倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨后及時(shí)反饋信息,有助于銷售部門和財(cái)務(wù)部門及時(shí)掌握貨物動(dòng)態(tài),為后續(xù)工作提供依據(jù)。(三)發(fā)票開具環(huán)節(jié)1.開票申請(qǐng)-銷售部門提交開票申請(qǐng)時(shí),應(yīng)確保申請(qǐng)信息與銷售合同和實(shí)際發(fā)貨情況相符。財(cái)務(wù)部門審核開票申請(qǐng),不僅要核對(duì)金額、稅率等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,還要審查發(fā)票開具的合規(guī)性,確保符合國(guó)家稅收法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定。2.發(fā)票開具-財(cái)務(wù)部門開具發(fā)票時(shí),要嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫,確保發(fā)票真實(shí)、有效。發(fā)票開具后,應(yīng)及時(shí)交付給銷售部門或郵寄給客戶,避免因發(fā)票交付不及時(shí)影響客戶付款進(jìn)度。(四)應(yīng)收賬款記錄環(huán)節(jié)1.賬務(wù)處理-財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí),要遵循會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和企業(yè)財(cái)務(wù)制度,確保賬務(wù)記錄準(zhǔn)確無誤。及時(shí)入賬應(yīng)收賬款,能夠清晰反映企業(yè)的債權(quán)情況,為后續(xù)的賬款跟蹤和管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。2.臺(tái)賬建立-應(yīng)收賬款臺(tái)賬是跟蹤管理應(yīng)收賬款的重要工具,應(yīng)詳細(xì)記錄每筆賬款的相關(guān)信息。通過臺(tái)賬,財(cái)務(wù)人員可以直觀地了解應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)變化,及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn),為制定合理的催收策略提供依據(jù)。(五)賬款跟蹤環(huán)節(jié)1.定期對(duì)賬-定期與客戶對(duì)賬是維護(hù)良好客戶關(guān)系、確保雙方賬目一致的重要措施。對(duì)賬過程中,如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)溝通核實(shí),查明原因并進(jìn)行調(diào)整。通過對(duì)賬,不僅可以避免因賬目不清引發(fā)的糾紛,還能增強(qiáng)客戶對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信任。2.賬齡分析-賬齡分析有助于企業(yè)評(píng)估應(yīng)收賬款的質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)程度。根據(jù)賬齡分布情況,合理安排催收資源,對(duì)不同賬齡區(qū)間的賬款采取針對(duì)性的催收措施。例如,對(duì)于賬齡較短的賬款,主要以提醒為主;對(duì)于賬齡較長(zhǎng)的賬款,則加大催收力度。3.逾期提醒-逾期提醒是賬款跟蹤環(huán)節(jié)的重要手段。銷售部門應(yīng)積極與客戶溝通,了解逾期原因,根據(jù)實(shí)際情況采取合適的催收方式。對(duì)于因臨時(shí)性資金周轉(zhuǎn)困難導(dǎo)致逾期的客戶,可協(xié)商制定合理的付款計(jì)劃;對(duì)于惡意拖欠的客戶,要采取強(qiáng)硬的催收措施,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。(六)收款環(huán)節(jié)1.收款通知-財(cái)務(wù)部門發(fā)出收款通知時(shí),要確保通知內(nèi)容清晰明確,讓客戶清楚知曉應(yīng)付款項(xiàng)的具體信息。通知方式應(yīng)選擇合適、及時(shí)的渠道,如電子郵件、短信等,確??蛻裟軌蚣皶r(shí)收到通知。2.款項(xiàng)收回-客戶付款時(shí),財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理收款手續(xù),確保款項(xiàng)安全、準(zhǔn)確到賬。對(duì)于不同的付款方式,要按照相應(yīng)的操作規(guī)程進(jìn)行處理,如銀行轉(zhuǎn)賬要及時(shí)核對(duì)收款賬戶信息,支票要注意審核支票的真實(shí)性和有效性等。3.收款確認(rèn)-向客戶發(fā)送收款確認(rèn)函,不僅是對(duì)客戶付款的認(rèn)可,也是企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)范的體現(xiàn)。確認(rèn)函應(yīng)包含準(zhǔn)確的收款信息,讓客戶放心。同時(shí),也為企業(yè)內(nèi)部的賬務(wù)核對(duì)和后續(xù)管理提供了書面依據(jù)。(七)壞賬處理環(huán)節(jié)1.壞賬認(rèn)定-壞賬認(rèn)定應(yīng)遵循謹(jǐn)慎性原則,綜合考慮各種因素,確保認(rèn)定結(jié)果客觀公正。認(rèn)定過程中,要充分收集相關(guān)證據(jù),如客戶破產(chǎn)證明、法院判決書等,以支持壞賬認(rèn)定結(jié)論。報(bào)經(jīng)管理層審批,體現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的決策程序和風(fēng)險(xiǎn)控制要求。2.壞賬核銷-壞賬核銷是對(duì)已無法收回的應(yīng)收賬款進(jìn)行賬務(wù)處理的過程。核銷時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)定的會(huì)計(jì)處理方法進(jìn)行,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。同時(shí),在應(yīng)收賬款臺(tái)賬和財(cái)務(wù)報(bào)表中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整,真實(shí)反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。3.后續(xù)跟蹤-已核銷的壞賬并不意味著完全放棄追收。企業(yè)應(yīng)建立健全壞賬后續(xù)跟蹤機(jī)制,持續(xù)關(guān)注客戶情況。一旦發(fā)現(xiàn)客戶有還款跡象或具備還款能力,應(yīng)及時(shí)恢復(fù)催收工作,最大限度減少企業(yè)損失。對(duì)于惡意拖欠導(dǎo)致壞賬的客戶,通過法律手段維護(hù)權(quán)益,不僅能夠挽回部分損失,還能對(duì)其他潛在違約客戶起到警示作用。

四、相關(guān)部門職責(zé)(一)銷售部門1.負(fù)責(zé)客戶訂單的獲取、信用評(píng)估申請(qǐng)的提交、銷售合同的簽訂與執(zhí)行。2.及時(shí)向倉(cāng)庫(kù)下達(dá)發(fā)貨通知,跟蹤貨物運(yùn)輸情況,并將發(fā)貨信息反饋給財(cái)務(wù)部門。3.會(huì)同財(cái)務(wù)部門定期與客戶對(duì)賬,負(fù)責(zé)逾期賬款的催收工作,及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋催收進(jìn)展情況。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行壞賬認(rèn)定和處理,提供客戶相關(guān)信息和催收情況說明。(二)信用管理部門1.建立和完善客戶信用評(píng)估體系,制定信用評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估,確定客戶信用額度和信用期限,并定期更新評(píng)估結(jié)果。3.監(jiān)控客戶信用狀況變化,及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,為銷售決策提供信用支持。(三)倉(cāng)庫(kù)1.根據(jù)銷售部門發(fā)貨通知,準(zhǔn)確準(zhǔn)備貨物,確保貨物質(zhì)量和數(shù)量符合要求。2.負(fù)責(zé)貨物的保管和發(fā)放,做好庫(kù)存管理工作,及時(shí)更新庫(kù)存記錄。3.將發(fā)貨信息及時(shí)反饋給銷售部門和財(cái)務(wù)部門。(四)財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的賬務(wù)處理,準(zhǔn)確記錄應(yīng)收賬款的發(fā)生、收回和壞賬核銷情況。2.建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬,定期進(jìn)行賬齡分析和跟蹤管理,為賬款催收提供數(shù)據(jù)支持。3.開具銷售發(fā)票,定期與客戶對(duì)賬,發(fā)送收款通知,負(fù)責(zé)款項(xiàng)的收回和確認(rèn)工作。4.會(huì)同銷售部門進(jìn)行壞賬認(rèn)定和處理,按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)核銷,并在財(cái)務(wù)報(bào)表中準(zhǔn)確披露應(yīng)收賬款相關(guān)信息。

五、風(fēng)險(xiǎn)控制(一)信用風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)客戶信用評(píng)估,確保評(píng)估方法科學(xué)合理,評(píng)估信息全面準(zhǔn)確。定期對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行重新評(píng)估,及時(shí)調(diào)整信用額度和信用期限。2.對(duì)于信用狀況較差的客戶,要求提供擔(dān)?;虿扇∑渌L(fēng)險(xiǎn)防范措施,如預(yù)收貨款、縮短信用期限、增加收款頻率等。3.建立客戶信用檔案,記錄客戶信用歷史、交易情況等信息,為信用評(píng)估和管理提供參考依據(jù)。(二)逾期風(fēng)險(xiǎn)1.強(qiáng)化賬款跟蹤管理,定期對(duì)賬和進(jìn)行賬齡分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)逾期賬款并發(fā)出提醒。2.對(duì)于逾期賬款,制定明確的催收策略,根據(jù)逾期時(shí)間和客戶情況采取不同的催收方式。催收過程中要保留相關(guān)證據(jù),如催收函、溝通記錄等。3.加強(qiáng)與銷售部門的溝通協(xié)作,共同分析逾期原因,制定解決方案,提高賬款回收率。(三)壞賬風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格壞賬認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)和程序,確保壞賬認(rèn)定依據(jù)充分、客觀公正。報(bào)經(jīng)管理層審批后進(jìn)行壞賬核銷,防止隨意核銷壞賬導(dǎo)致資產(chǎn)流失。2.已核銷的壞賬要建立備查賬,持續(xù)跟蹤客戶還款能力變化,一旦發(fā)現(xiàn)客戶有還款跡象,及時(shí)恢復(fù)催收并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督,檢查應(yīng)收賬款管理流程的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改,降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

六、案例分析(一)案例背景[公司名稱]是一家從事電子產(chǎn)品生產(chǎn)銷售的企業(yè),在應(yīng)收賬款管理方面存在一些問題。過去,由于信用評(píng)估不夠嚴(yán)格,對(duì)部分客戶給予了過高的信用額度,導(dǎo)致應(yīng)收賬款逾期情況較為嚴(yán)重,壞賬風(fēng)險(xiǎn)逐漸增加。同時(shí),賬款跟蹤和催收工作不夠及時(shí)有效,影響了企業(yè)資金回籠和正常運(yùn)營(yíng)。

(二)改進(jìn)措施1.完善信用評(píng)估體系-信用管理部門重新制定了信用評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),增加了對(duì)客戶財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)穩(wěn)定性等方面的評(píng)估指標(biāo)。-引入專業(yè)的信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu),對(duì)客戶進(jìn)行全面深入的信用調(diào)查和評(píng)估,確保信用額度和信用期限的合理性。2.加強(qiáng)賬款跟蹤管理-財(cái)務(wù)部門建立了更為詳細(xì)的應(yīng)收賬款臺(tái)賬,實(shí)時(shí)跟蹤每筆賬款的動(dòng)態(tài)。-增加對(duì)賬頻率,由原來的季度對(duì)賬改為月度對(duì)賬,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決賬目差異問題。-定期進(jìn)行賬齡分析,根據(jù)賬齡分布情況制定針對(duì)性的催收計(jì)劃。3.強(qiáng)化催收工作-銷售部門成立了專門的催收小組,負(fù)責(zé)逾期賬款的催收工作。-根據(jù)逾期時(shí)間和客戶情況,制定了不同的催收策略。對(duì)于逾期1個(gè)月以內(nèi)的賬款,主要通過電話提醒客戶付款;逾期1-3個(gè)月的賬款,發(fā)送書面催收函;逾期3個(gè)月以上的賬款,安排專人上門催收,并與客戶協(xié)商制定還款計(jì)劃。-加強(qiáng)與客戶的溝通,了解逾期原因,積極尋求解決方案,盡量避免壞賬的發(fā)生。

(三)實(shí)施效果通過以上改進(jìn)措施的實(shí)施,[公司名稱]的應(yīng)收賬款管理狀況得到了明顯改善。逾期賬款金額大幅下降,壞賬率顯著降低。企業(yè)資金回籠速度加快,資金使用效率提高,為公司的穩(wěn)

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