公共關系專題活動一新聞發布會是指以某一社會組織的名義邀請新聞機構的有關記者參加，由專人來宣布有關重要信息，并接受記者采訪，具有傳播性質的一種特殊會議。形式比較正規、隆重，規格較高。記者招待會記者招待會與新聞發布會有相同之處。新聞發布會和記者招待會的區別:（1）目的不同：新聞發布會的目的重在“發布”二字，可以不答記者問；（2）邀請對象不同：記者招待會的對象一律為記者，而新聞發布會的對象除記者外，還要有和本次新聞有關的人員。（一）新聞發布會的目的通過新聞發布會，可以公布本組織的一些重大新聞，將社會組織的有關信息迅速傳達擴散到公眾中去。召開新聞發布會的理由新產品開發；企業經營方針的改變；企業首腦或高級管理人員的變更；新工廠的建立或舊工廠的擴建；新設備投入使用；企業創立周年紀念日；重要人物來訪；新發明、新產品試制成功；涌現典型先進人物；企業獲得重大榮譽；企業合并轉產；與企業相關的重大責任事故的發生；……無論是公司成立、戰略發布，還是新品的推出，或是項目的簽約、合作等具有里程碑性質的事件，發布會都是一個常見的，甚至是必不可少的手段。在各種市場活動手段中，新聞發布會無疑是應用頻率最高的一種。對于媒體來說，新聞發布會也是他們所期待的。新聞發布會上人物、事件都比較集中；時效性又很強；免去了預約采訪對象、采訪時間的一些困擾。（二）召開新聞發布會需考慮的因素信息對新聞界有無價值新聞發布的時機是否成熟主題是否突出信息準備是否充分時間與場地的選擇危機事件中的發布時機過早，記者可能對事態并不很了解，甚至還不是很感興趣；過晚，記者自己便會通過各種渠道去了解信息，進行揣摩性報道，從而帶來更大的危害。最合適的時機是媒體已經出現第一輪報道的時候，或者在這之前進行。新聞發布會的主題一次新聞發布會只應確定一個主題。主題要突出，明確。常見的是在主題中直接出現“***發布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題。主題一般出現在現場的背景板中，傳播媒體也會很高頻率地提到這些字樣，因此應以簡潔、上口為突出點，字數一般不宜太多。新聞發布會的時間周一、周五不要選，盡可能選周二、三、四；避免與社會重大活動的時間沖突；早報、晚報的截稿時間不同；時間一般在上午10時或下午3時為佳，以方便記者到會；如果危機的影響確實十分轟動，可以選擇在特殊的時間進行，比如晚間、凌晨；會議持續1-1.5小時，正式發言時間不超過1小時，應留有時間讓記者提問；會后，一般為記者準備工作餐，最好的形式為自助。場地選擇品位與風格：與所要發布的新聞性質相融洽。以室內為多見，也有選擇在避暑山莊等地召開。方便性：離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，停車是否方便。實用性與經濟性。現場效果：是否具備錄像、拍攝的輔助燈光、視聽輔助工具、播放設備、對外通訊聯絡條件、會場的舒適、桌椅安排等。（三）新聞發布會的步驟會前——會務準備會中——一般會議程序會后——情報工作1、會前——會務準備（1）準備會議資料（2）確定會議主持人、發言人（3）確定應邀者的范圍，發放請柬（4）安排必要的交通、通訊設施（5）布置會場（1）相關資料準備新聞通稿（含電子版）會上發言人的發言提綱和報道提綱輔助材料新聞通稿主要是詳細介紹本次活動的市場背景、活動的深度分析、重點報道企業形象等。形式有：（1）消息稿：字數較短，一般在1000字以內，發布起來快，有的媒體在發布會結束不到一小時就已經登出。（2）通訊稿：篇幅較長，內容充實，一般是深度分析，重點報道。消息稿一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現。發言提綱和報道提綱在會前根據會議主題，組織熟悉情況的人成立專門的小組負責起草。其內容要求全面、準確、簡明扼要。發言人的發言提綱和報道提綱的內容在內部通報一下，統一口徑，以免引起記者猜疑。另外，提供對記者有用的發言稿。輔助材料背景材料、圖片資料、公司宣傳冊、參會重要人物、知名人士材料；布置于會場內外的圖片、實物、模型、會議播放的音像資料等。準備材料的注意事項會前應準備好有關材料，在簽到登記時發給記者。材料設計要便于快速閱讀，不要冗長拖沓。必要時還可進行實物演示或播放影片。在會前要求記者預報提問的題目，常令記者反感。但可以咨詢一些記者，打聽記者所關注的問題，然后再匯總成一個問題庫，讓領導對這些問題有個準備。（2）確定主持人和發言人一般由主持人簡單介紹概要；而后由主要發言人詳細發言。主持人的作用主持人的作用在于把握主題范圍，掌握會議進程，控制會場氣氛，促成會議的順利進行；必要時，還承擔著消除過分緊張的氣氛、化解對立情緒、打破僵局等特殊任務。主持人的條件主持人的表現應當活躍，談吐具有幽默感和親切感，不要給人生硬、冷漠的距離感。主持人要求思維敏捷、反應機敏、口齒伶俐，有較高的文化修養和專業水平。主持人一般由具有較高公關專業能力的人來擔任，如公關負責人。發言人的條件有效的傳播與溝通能力；執行原定計劃并加以靈活調整的能力。頭銜很重要：應在公司身居要職，有權代表公司講話。權威人士或政府官員，在某些特定的危機中可以起到穩定公眾情緒的作用。如果是糾紛處理，可由律師來擔任；但在客戶糾紛中，切忌請律師出面。（3）確定應邀者的范圍邀請對象主要是記者，也有必要邀請一些社會名流和有關專家，以提高會議規格。邀請的記者應該有較大的覆蓋面，既要有報紙、雜志方面的，也要有廣播、電視方面的；既要有文字方面的，也要有攝影方面的。在邀請密度上，一家媒體可以邀請兩個記者，有時需要嚴格控制只請一個，需要謹慎處理。邀請記者的范圍要視發布新聞的內容而定。還應視問題涉及的范圍或事件發生的地點而定。如果事件涉及到全國，則要邀請中央新聞單位記者出席；如果事件影響僅限于本地，則請當地新聞單位的記者出席；如果事件涉及到專門的問題，則請專業性報刊或新聞單位專業記者參加為好。如果是社會發布本組織的好消息，只要有能力，就應盡可能地擴大邀請范圍；如果是危機事件，則應該邀請中央級的媒體、影響力大的各地省級報刊和產生影響力較大的當地各媒體。發送邀請函盡量不要用電話邀請。帶有公司標志的邀請函表明新聞發布會是很正規的。如果媒體離公司不遠，就親手送去。注意不要送得太早，但也應給對方留出反應的時間。可以用電話詢問邀請函是否如期送達，確認對方是否與會等。邀請信中不能過多透露將要發布的新聞。信件中最好不注明會議聯系人的全名和個人電話，以防止記者提前采訪或得到新聞發布會的細節。（5）現場布置房間大小：取決于與會的攝影記者，電視攝影記者比報刊攝影記者所占的空間要大。背景布置：主題背景板內容含主題、日期等。顏色可以企業VI為基準。現場布置（續）酒店外圍布置：如酒店外橫幅、豎幅、飄浮氣球、拱形門等。相關設備：在發布會前要反復調試，保證不出故障。簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，準備好“請賜名片”盒。現場布置（續）席位擺放：一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。注意席位的預留，一般在后面準備一些無桌子的坐席。注意確定主席臺人員。現在很多會議采用主席臺只有主持人位和發言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。席位擺放原則總原則：職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后。（1）一二排：貴賓與企業領導，地位越高者趨于中間和前面，人員多時可考慮兩排，最邊上的位置空出。必要時有席卡，注明貴賓與企業領導的姓名，有時帶單位與職務。（2）三排以下若干排：記者席，電視記者盡量安排在前、通道邊上，攝像機可正對主席臺，也可以對下面的會場進行掃描。（3）再次為經銷商席位。（4）公司一般人員及旁聽席。2、會中——一般會議程序（1）來賓簽到及分發會議資料。（2）主持人宣布會議正式開始，并對新聞發布會的人物、背景、目的等做簡要介紹。（3）發言人講話。（4）接受記者采訪。（5）主持人宣布會議結束。（6）安排其他活動。會后可以安排參觀或舉行茶話會、酒會、便餐、宴會等招待活動。會中的注意事項盡管發布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。主持人要掌握會議時間，調和會議氣氛。會議發言人和主持人應相互配合。發言人的講話應重點突出，吐字流利清晰，最忌長篇大論。每個發言在15-20分鐘之間比較合適。工作人員應做好會場服務工作，及時為記者提供各種方便，如送上紙筆、傳遞擴音器等。應誠懇、明確地回答記者提出的各種問題。每個問題的答案保持在20秒以內最好。不要隨便打斷或阻止記者的發言和提問。會中的注意事項（續）遇到回答不了的問題時，應告訴記者如何去獲得圓滿答案的途徑，而不要簡單說“無可奉告”。對于復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。即使是記者帶有很強的偏見或進行挑釁性發言，也不要顯出激動和失態，說話應有涵養。發布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的專訪，使發布會所發布的新聞素材得到進一步的升華。少用獨家新聞。在大多數情況下，企業應該以公平的方式向所有媒體發布信息。3、會后——情報工作全面收集與會記者在媒體上發表的文章，將其歸類分析，檢查有無漏發信息。

對已發稿的記者，給予特別的聯系和致謝，加強與他們的友誼。

電話追蹤記者對會議的接待、服務的意見。發現問題，搶先及時道歉。

統計已發表的稿件和記者名，計算發稿率，作為今后邀請記者的參考數據。（四）新聞發言人美國全國政府傳播者協會估計，如今美國各級政府大約有4萬名新聞發言人。稍有規模的企業都會設立專職的新聞發言人，即使是十來個人的小企業，也會有兼職的新聞發言人。西方大企業的優秀新聞發言人一般都是記者出身。新聞發言人最好要有過一段從事媒體工作的工作背景，如果沒有也一定要經過專門的培訓進行惡補。1、新聞發言人的選擇一般是由CEO、分管宣傳的副總或者是公關部經理來擔任。上市公司則由董事會秘書擔任。不是能說會道就行，而是要“會說話”。知道什么可以說，怎么說，什么不可以說。新聞發言人的條件心態平和，不卑不亢，始終應充滿自信。胸有全局：內知自己企業的情況，外知整個行業的情況和趨勢。良好的口才：說話滴水不漏，有很強的溝通能力。角色定位要明確：言行必須為企業負責。了解媒體、公眾的訴求點：了解他們可能對哪些問題更感興趣，用什么樣的表達方式可能更對路。2、新聞發言的原則要真實可信要言之有物（1）新聞發言要真實可信新聞發言人可以運用語言技巧，適當地規避一些難以回答的問題。但是，只要張口說辭，就必須真實可信。新聞發言人可以不說，也可以少說，但絕不能說謊。對于一些實在不能當場回答的問題，也應坦誠地告之沒有掌握，同時可以記下提問者的姓名、電話，查問清楚了告訴他，或指引他到什么地方可以得到這個問題的明確答案。（2）新聞發言要言之有物發布內容要實：要善于找到企業關心點、百姓關注點和記者興趣點的結合點，所發布內容為記者和公眾喜聞樂見；回答問題要實：發言人最不應該的就是虛言應付，使記者什么有用的信息也得不到。3、發言人媒體形象設計深色或中性色系的職業裝為宜。不宜穿線白、淺色、咖啡色、帶條紋或格子的服裝，這些顏色在電視鏡頭中會產生不良的視覺效果。如果女士服裝的顏色恰巧與發布會現場的背景版的顏色相近，可以配一條對比色鮮明的披肩或圍巾。在危機期間，著裝盡量素凈。不要佩戴過于惹眼的首飾。根據個人的情況使用粉底，否則皮膚會在燈光下閃閃發亮。4、新聞發言人的訓練國外企業對高層管理人員有一定的輪訓計劃，公司領導出訪前都要接受專門的培訓，對企業架構、文化環境、媒體特點、禁忌語言等都要作詳盡的準備。甚至在舉辦新聞發布會前，還要召集員工模擬記者提問，以此來反復演練。5、新聞發言人的注意事項不論被問到什么問題，不要總是直接回答，而要保證核心信息的傳達。如果出現短暫停頓、失憶或失語的情況也不要驚慌，因為記者和聽眾更關心你講什么，而不完全是你的外在表現。要意識到很多緊張的癥狀別人是注意不到的。不要公開點名批評任何人或組織。少用命令式，多用建議式的表達方式。新聞發言人的注意事項（續）只說你知道的，不要說你想到的和推測出來的。對于未能及時解決的問題和工作中的錯誤，要誠懇地表示歉意。不能說“我剛才說的純屬個人意見，不宜發表”，在新聞發布會上，發言人的每一句話，甚至于每一個表情和動作，都是代表所在的組織。少說“我不知道”，應婉轉地以“目前還沒有準備好確定答案”等來回答。6、與記者面對面的技巧說服的技巧拒絕的技巧避免落入陷阱說說廢話也無妨（1）說服的技巧問題歸檔法針對應答法循循善誘法借此說彼法心理接觸法請君入甕法借題發揮法（2）拒絕的技巧直截了當法避實就虛法巧妙回避法有意岔題法避正答偏法誘導否定法無效回答法（3）使你掉入陷阱的問題A、非此即彼的問題：無論答對答錯，都會有麻煩。問：“你們的產品沒能如計劃推出，是因為設計不合理還是加工不合格？”發言人要斷然不論問題中提供的兩個負面的選擇項，回答：“都不是。新產品只要使用方法正確，性能沒有問題。我們正在修改和簡化產品使用說明書。您不久就能看到，市場以該產品的接受程度完全能達到此前我們所預期的水平。”使你掉入陷阱的問題（續）B、假設性的問題問：“如果這一新產品完全失敗的話，公司還會繼續生存下去嗎？”你可以推翻記者的假設并提供自己的論點。“這種事情不會發生。事實上，我們的研究表明，這一產品會很成功。讓我告訴你為什么我這么認為……”或答：“我認為事情不會是這樣，讓我告訴你我是怎樣看待這個問題的。”使你掉入陷阱的問題（續）C、不公平/錯誤的論斷：問題中包含令人誤解或錯誤的論斷，或激烈的字眼和詞語。問：“為什么工會說公司只關心利潤，而不是員工？”答：“這不正確。我們永遠把員工的利益放在首位。”問：“許多業界分析師認為你們公司股票價格的下滑是由于管理層與業界所發生的變化脫軌。”答：“我不同意你的說法。我們公司的專業化管理層相當富有創意，并且在許多方面已經顯示出領導才能。”必須注意的是：千萬不要在你的答復里重復記者所用過的負面字眼。使你掉入陷阱的問題（續）D、有關第三者的問題：包括競爭對手、業界分析師、公司內其他人員、顧客和其他行業等。可答：“你最好去問他。”或“我不能代他們發言。”然后，將問題中的議題過渡到你的議題上來。記住：永遠不要同其他人爭論或為他人辯護。使你掉入陷阱的問題（續）E、頭重型直截了當的問題。問：“你們的業務每況愈下；你本人也因非法經營正在接受司法調查；你身邊的得力助手紛紛離你而去。你打算怎樣扭轉目前的局勢？”正確的回答方式是：駁斥這些負面假設，然后回答：“我不同意您的看法，我們公司還在發展，而且由于人員素質高、新產品不斷推出，銷售價格合理等因素，所以利潤也一定會不斷增加。”使你掉入陷阱的問題（續）F、序列性問題：帶有最高級形容詞的問題。問：“你的最突出的成就是什么？”“告訴我你最當務之急的事情是什么？”“我們都知道你所取得的成就，但什么是你最大的錯誤？”你不必要排列對你或公司最好的或最壞的事。可答：“我們有許多出色的成績。”或“公司有許多重要的事要做。”被問及所犯過的錯誤時，應想辦法過渡到你的成就上，可答：“當然我們過去有過失誤。但是，我們早已從失誤中學到了不少東西。讓我告訴你許多目前令我們深感自豪的事。”避免掉入陷阱的技巧最主要的是，時刻牢記企業想通過媒體向企業大眾傳遞的信息。爭取思考的時間，如要求提問者重復問題，或自己復述所提的問題，你也可以自作解釋以贏得時間，但不要過分運用。對提問不要給予過多的答復，盡量用最簡潔的語言直截了當地回答，然后再過渡到你的議題上來。注意你的表情，最好一直保持微笑，自然放松。謹慎點頭，否則會被認為同意記者的論述。（4）說說廢話也無妨這個問題我只能說這些。我沒有什么新的東西要說的。我沒有什么東西要補充。這個問題我們可以私下交流。這個問題不屬于我回答的范圍，但我愿了解后向你作出回答。對這個問題，我們正在研究（或調查）中。對這個問題，我們還需要研究。如有這方面的消息，我們會及時發布。我沒有聽說這種安排。我沒有聽說此事。我們會在適當時間發布。我還沒有被授權公布有關方面的消息。我也是剛從報紙上得知此事，還需要核實。我沒有更多的要說。我目前還沒有什么細節可提供。我沒有這方面的消息。目前我沒有什么評論。7、接受采訪是最好的溝通“企業領導人必須認真看待媒體訪問，把每次采訪都視為向外界提供公司正面消息的機會。”——美國著名公關專家AndyBowen（1）在被采訪之前思考下列問題為什么他們要關心我們的話題？哪些尖銳的問題可能會被提及？我的回答可能會引起哪些后續的問題？哪一類的媒體？事情的根源是什么（為什么會有這次采訪）？他的報導主題是什么？他還會采訪哪些人？……（2）如何面對不友好的采訪不要說：“你全都搞錯了。”“我必須告訴你，我對此非常不滿。”“你什么意思，為什么不直說呢？”“大錯而特錯，我來告訴你為什么。”“你是從哪里得出這樣的想法的？”可以說：“這樣說并不完全正確，事實上……”“在這個問題上，很重要的一點是……”“你的觀點很有創意。我們可以一起探討一下。”“你說的問題非常好。我很樂意為您解釋一下怎樣來解決這個問題。”（3）接受采訪的注意事項在接受訪問時，不要只看到記者，而要看到在記者后面的公眾。永遠不要回答“沒意見”或“沒看法”。研究顯示，65%的人認為，這代表默認，或想要隱藏事實。可以回答“我真的沒有足夠的信息，能立刻給你一個圓滿的答案。”或“我真的不了解這個部分，但是我所知道的是……”把訪問拉回你想要的方向。在接受采訪時，說點恭維的話也未嘗不可，如告訴他們你喜歡拜讀他們的文章，他們的文章給你帶來什么啟發。在回答問題時，不要被記者牽著鼻子走，要把內容引向自己熟悉的領域，或把主題拉回來。可答：“你提出的問題很有趣也很重要，但很復雜，限于今天的時間，我還是想就原定主題繼續談下去，稍后